Jahresabschluss- rechnung und Rückstände

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1 ACS Data Systems AG Jahresabschluss- rechnung und Rückstände (Version ) Buchhaltung für Schulen ACS Data Systems AG Bozen / Brixen / Trient Tel obu@acs.it

2 2 Inhaltsverzeichnis 1. JAHRESABSCHLUSSRECHNUNG Kontrolle der Jahresabschlussrechnung Bestimmen der Rückstände der laufenden Gebarung Bestimmen der Rückstände der Rückständegebarung Übernehmen der Rückstände auf das Folgejahr Erfassen der Vermögenslage Erfassen der Wertpapiere Kontrolle und Genehmigung der Abschlussrechnung Drucken der Jahresabschlussrechnung RÜCKSTÄNDEVERWALTUNG Bestimmen der Rückstände Übernehmen der Rückstände vom Vorjahr Manuelle Erfassung der Rückstände Drucken der aktiven und passiven Rückstände...17

3 3 1. Jahresabschlussrechnung In den folgenden Kapiteln werden die einzelnen Schritte beschrieben, die für die Durchführung der Jahresabschlussrechnung erforderlich sind. 1.1 Kontrolle der Jahresabschlussrechnung Für eine Überprüfung der Korrektheit sämtlicher Daten des gesamten Buchhaltungsjahres bitte führen Sie zuerst die Kontrolle der Jahresabschlussrechnung durch. Starten Sie hierfür das Programm Kontrolle / Genehmigung Jahresabschlussrechnung (Menü Jahresabschlussrechnung). Beim Start des Programmes werden verschiedenen Überprüfungen durchgeführt; dies kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Anschließend wird in der linken Spalte vor dem jeweiligen Text mittels eines Icons das Ergebnis der einzelnen Kontrollen angezeigt: Kontrolle mit Erfolg durchgeführt Kontrolle mit Fehler durchgeführt Falls bei einzelnen Kontrollen Fehler gefunden wurden, erscheint die Abfrage:

4 4 Bestätigen Sie die Abfrage mit JA und drucken Sie das Fehlerprotokoll aus. Dabei können einzelne Bereiche des Fehlerprotolles ausgewählt werden; drucken Sie jedoch immer das gesamte Protokoll aus, um alle Fehler zu korrigieren. Folgende Kontrollen werden durchgeführt: Haushaltsvoranschlag definitiv genehmigt: es wird geprüft, ob der Haushaltsvoranschlag auch definitiv genehmigt wurde. Falls nein, bitte führen Sie die Genehmigung des Haushaltsvoranschlages definitiv durch (Bilanzverwaltung > Haushaltsvoranschlag > Genehmigen Haushaltsvoranschlag: Feld provisorische Genehmigung löschen und Knopf [Genehmigung] anklicken). Verfügbarkeit und Restbetrag nicht überschritten: es werden alle Kapitel, Feststellungen und Einnahmeanordnungen bzw. Zweckbindungen und Zahlungsaufträge überprüft. Sollte hier ein Fehler auftreten, so bitte informieren Sie den Support Dieser Fehler wird durch Probleme in der Datenbank hervorgerufen und muss unbedingt vor dem Weiterarbeiten korrigiert werden. Durchlaufkonten ausgeglichen: es wird der Titel III Einnahmen (Einnahmeanordnungen und aktive Rückstände) mit Titel III Ausgaben (Zahlungsaufträge und passive Rückstände) verglichen. Sollte dieser nicht ausgeglichen sein, bitte überprüfen Sie die Buchungen der Durchlaufkonten. Genehmigung Haushaltsänderungen: alle Haushaltsänderungen müssen genehmigt sein. Falls hier ein Fehler auftritt, bitte überprüfen Sie die Beschlüsse/Dekrete der Haushaltsänderungen

5 5 und tragen Sie dort das Genehmigungsdatum und nummer ein (Programm Beschlüsse > Erfassen Beschlüsse/Dekrete/Verträge, auf der 2. Seite). Vormerkungen umgewandelt/gelöscht: am Jahresende müssen evtl. erfasste Vormerkungen entweder in Zweckbindungen umgewandelt werden (und somit als Rückstand bestimmt werden) oder sonst gelöscht werden. Um eine Vormerkung in eine Zweckbindung umzuwandeln, rufen Sie die Zweckbindung auf (Laufende Gebarung > Ausgaben > Zweckbindung Ausgaben) und löschen das Feld Vormerkung. Datum Bank in Einnahmen / Zahlungen eingetragen: für alle Einnahmen und Zahlungen muss das Datum der Einnahme/Zahlung (Datum Bank) eingetragen werden (Laufende Gebarung > Einnahmen > Bestätigen Einnahmen bzw. Ausgaben > Bestätigen Zahlungen). Ökonomatsdienst abgeschlossen: der Ökonomatsdienst muss abgerechnet sein und die Einnahmeanordnung zur Wiedereinführung erstellt und eingetragen sein (Ökonomatsdienst > Jahresabschluss (Wiedereinführung)). Rückstände übernommen und bestimmt: hier werden zwei unterschiedliche Kontrollen durchgeführt: zuerst werden die endgültigen Rückstände des Vorjahres mit den anfänglichen Rückstände des aktuellen Jahres verglichen; sollten diese nicht übereinstimmen, wo werden auf dem Protokoll die jeweiligen Differenzen je Kapitel angezeigt. Übernehmen Sie in diesem Falle nochmals die Rückstände (im aktuellen Jahr der Jahresabschlussrechnung: Rückständeverwaltung > Übernehmen Rückstände Vorjahr). Sollte erneut dieser Fehler auftauchen (bei erneutem Start des Programmes Kontrolle Jahresabschlussrechnung), dann korrigieren Sie die Rückstände im aktuellen Jahr der Abschlussrechnung mit dem Programm Rückständeverwaltung > Manuelle Erfassung der Rückstände. Drucken Sie ggf. sowohl im aktuellen Jahr als auch im Vorjahr eine Übersicht der Rückstände aus (Rückständeverwaltung > Drucken aktiver Rückstände bzw. Drucken passiver Rückstände). Achtung: Sollten Sie Korrekturen durchgeführt haben, müssen Sie ggf. die Rückstände, die Sie in das folgende Jahr bereits übernommen haben, nochmals übernehmen (nächstes Finanzjahr aufrufen und dort Programm Rückständeverwaltung > Übernehmen Rückstände Vorjahr nochmals starten). Weiters führt das Programm eine Kontrolle durch, ob alle Rückstände der laufenden Gebarung, d.h. Feststellungen und Zweckbindungen mit einem Restbetrag, bestimmt wurden. Auch wenn ein Restbetrag nicht als Rückstand weitergeführt werden soll, muss dieser mit 0 erfasst werden (sonst erkennt das Programm nicht, ob der Restbetrag nicht als Rückstand übernommen werden soll oder ob er vergessen wurde, zu bestimmen). Dies erfolgt durch das Programm Jahresabschlusrechnung > Bestimmen Rückstände laufende Gebarung. Hingegen die Rückstände der Rückständegebarung müssen nicht erneut bestimmt werden. Offene Bestellungen ohne Zweckbindung: eine offene Bestellung erstellt intern automatische eine Vormerkung, die jedoch am Ende des Finanzjahres in der Jahresabschlussrechnung nicht vorhanden sein darf. Deshalb muss eine Bestellung entweder geschlossen werden oder mit einer

6 6 Zweckbindung verbunden werden, die dann als Rückstand definiert wird (siehe hierzu das Handbuch Bestellungen). Bargeldverwaltung abgerechnet und Schülerverwaltung abgerechnet: es ist erforderlich, dass am Ende des Finanzjahres keine offenen Einträge der Schülerverwaltung bzw. der Bargeldverwaltung bestehen. Alle erfassten Bewegungen müssen abgerechnet werden, d.h. es müssen die jeweiligen Feststellungen und Einnahmeanordnung erstellt werden (Bargeldverwaltung > Abrechnung und Überweisung bzw. Schülerbeiträge > Abrechnung und Überweisung). Falls Schülerbeiträge mit einem noch einzuhebenden Betrag erfasst wurden, wobei der Betrag erst im folgenden Finanzjahr eingehoben wird, so muss diese Bewegung gelöscht werden und im jeweiligen Finanzjahr der Einhebung eingetragen werden. Es ist nicht möglich, offene Schülerbeiträge über 2 Finanzjahre zu verwalten. Nachdem Sie diese Kontrollen durchgeführt haben, korrigieren Sie die jeweiligen Fehler und starten diese Kontrolle erneut, bis kein Fehler mehr auftaucht. Zum Drucken der Jahresabschlussrechnung ist es nicht erforderlich, dass diese auch hier genehmigt wird. 1.2 Bestimmen der Rückstände der laufenden Gebarung Falls in der laufenden Gebarung ein Restbetrag einer Feststellung oder Zweckbindung vorhanden ist, muss dieser als Rückstand bestimmt oder ggf. auf 0 gesetzt werden (falls ein Restbetrag nicht mehr als Rückstand geführt werden möchte, muss dieser ebenfalls bestimmt und auf 0 gesetzt werden). Für die Bestimmung der Rückstände rufen Sie das Programm Bestimmen Rückstände laufende Gebarung (Menü Jahresabschlussrechnung) auf.

7 7 Beim Starten dieses Programmes wird überprüft, ob offene Bestellungen vorhanden sind, denen keine Zweckbindung zugewiesen wurde. Falls ja, erscheint folgende Meldung: In diesem Falle werden alle offenen Bestellungen ohne Zweckbindung angezeigt. Bevor Sie weiter die Rückstände bestimmen können, schließen Sie zuerst die offenen Bestellungen oder weisen Sie diesen eine Zweckbindung zu (siehe hierzu Handbuch Bestellungen). Falls keine offenen Bestellungen ohne Zweckbindung vorhanden sind, können Sie die Rückstände bestimmen. Die Anzeige der einzelnen Feststellungen bzw. Zweckbindungen mit Restbetrag erfolgt hierarchisch nach Teil, Titel und Kapitel unterteilt; durch Klicken auf das [+] wird die jeweilige Ebene geöffnet bzw. durch Klicken auf [ ] geschlossen. Folgende Spalten werden angezeigt: Feststellung bzw. Zweckbindung Einnahme bzw. Zahlung Differenz: Restbetrag als möglicher Rückstand Rückstand: der Rückstand kann hier manuell erfasst bzw. durch Klicken auf den Pfeil übernommen werden. Wichtig: falls Sie keinen Rückstand übernehmen möchten, geben Sie 0 ein.

8 8 Bestellungen: falls mit dieser Zweckbindung eine Bestellung verbunden ist, so wird hier der Betrag der offenen Bestellung angezeigt. Der Rückstand muss mindestens dem Betrag der Bestellung entsprechen. Anmerkung (dt) und (it): hier kann eine Anmerkung zum Rückstand erfasst werden. In der Titelzeile werden die Summen für das jeweilige Kapitel angezeigt. Nach der Bestimmung aller Rückstände speichern Sie die Eingaben mit [Speichern]. 1.3 Bestimmen der Rückstände der Rückständegebarung Während die Rückstände der laufenden Gebarung immer bestimmt werden müssen (auch falls der Rückstand nicht übernommen wird und somit 0 ist), brauchen die Rückstände aus der Rückständegebarung nicht jedes Jahr erneut bestimmt werden. Diese Rückstände werden automatisch fortgeführt, außer sie werden manuell geändert bzw. gelöscht. Um die Rückstände zu ändern, rufen Sie das Programm Bestimmen Rückstände Rückständegebarung (Menü Jahresabschlussrechnung) auf. Die Anzeige der einzelnen Rückstände erfolgt hierarchisch nach Teil, Titel und Jahr/Kapitel unterteilt; durch Klicken auf das [+] wird die jeweilige Ebene geöffnet bzw. durch Klicken auf [ ] geschlossen. Folgende Spalten werden angezeigt: Ursprünglicher Rückstand: Rückstand wie er vom Vorjahr übernommen wurde.

9 9 Änderungen (+): Eingabe Erhöhungen des Rückstandes (nur für aktive Rückstände möglich). Änderungen ( ): Eingabe Verminderungen des Rückstandes; dadurch kann ein Rückstand auf 0 gesetzt werden; dieser Betrag wird immer positiv erfasst. Einnahmen bzw. Zahlungen: Einnahmen bzw. Zahlungen, die auf diesen Rückstand im aktuellen Finanzjahr durchgeführt wurden. Endgültiger Rückstand: errechneter Rückstand, der in das nächste Finanzjahr übertragen wird. Um diesen ggf. auf 0 zu setzen, geben Sie eine Verminderung in das Feld Änderung ( ) ein. Bestellungen: falls mit diesem Rückstand eine Bestellung verbunden ist, so wird hier der Betrag der offenen Bestellung angezeigt. Der Rückstand muss mindestens dem Betrag der Bestellung entsprechen. Anmerkung (dt) und (it): hier kann eine Anmerkung zum Rückstand erfasst werden. In der Titelzeile werden die Summen für das jeweilige Rückstandskapitel angezeigt. Nach der Bestimmung aller Rückstände speichern Sie die Eingaben mit [Speichern]. 1.4 Übernehmen der Rückstände auf das Folgejahr Wenn die Rückstände definitiv bestimmt wurden, ist es erforderlich, diese in das nächste Finanzjahr zu übernehmen, damit diese dort verwendet (eingehoben bzw. bezahlt) werden können. Hierzu gehen Sie wie folgt vor: Wechseln Sie in das nächste Finanzjahr (wenn die Rückstände im Jahr 2008 bestimmt wurden, wechseln Sie in das Finanzjahr 2009). Rufen Sie das Programm Übernahme Rückstände vom Vorjahr (Menü Rückständeverwaltung) auf und klicken Sie auf [Übernehmen]. Achten Sie bitte jedoch darauf, dass Sie sich im richtigen Finanzjahr befinden (die Rückstände, die bei der Jahresabschlussrechnung 2008 bestimmt wurden, müssen in das Finanzjahr 2009 übernommen werden).

10 10 Sollten Sie bereits einmal die Rückstände übernommen und anschließend im Vorjahr Änderungen durchgeführt haben, die Einfluss auf die Rückstände haben, so können Sie dieses Programm erneut durchführen. Falls ein vorher übernommener Rückstand inzwischen eingenommen bzw. bezahlt wurde, so erscheint eine Fehlermeldung; in diesem Falle muss der Rückstand dann manuell korrigiert werden (Rückständeverwaltung > Manuelle Erfassung der Rückstände). 1.5 Erfassen der Vermögenslage Die Vermögenslage wird teils aus Bewegungen der Buchhaltung und des Inventars berechnet, teils aus manuellen Eingaben. Für die Berechnung und Erfassung der Vermögenslage rufen Sie das Programm Erfassen Vermögenslage (Menü Jahresabschlussrechnung) auf und klicken auf [Berechnen]; diese Berechnung kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Folgende Werte werden erfasst bzw. berechnet: Kassenfond: der Anfangsbestand wird aus Eingabe des Programmes Erfassen Bank und Post K/K Saldos (Menü Bilanzverwaltung) übernommen; die Erhöhungen und Verminderungen aus den Einnahmen und Zahlungen errechnet. Wertpapierte / sachen: diese Werte werden händisch erfasst.

11 11 Aktive und Passive Rückstände: diese Beträge werden automatisch aus den Bewegungen der Buchhaltung errechnet und können nicht geändert werden. Bewegliches Inventar: diese Werte werden automatisch aus dem Inventar errechnet. Immobilien: diese Werte werden händisch erfasst. Die hier erfasst bzw. errechneten Werte werden durch Klicken auf [Speichern] gespeichert und stehen somit für den Ausdruck der Jahresabschlussrechnung zur Verfügung. 1.6 Erfassen der Wertpapiere Falls die Schule über Wertpapiere verfügt, so werden diese im Programm Erfassen Wertpapiere (Menü Jahresabschlussrechnung) erfasst. Mit [Neu] wird ein neuer Eintrag durchgeführt. Dabei erhält jeder Eintrag eine fortlaufende Nummer. Im Feld Bezeichnung (de) und (it) wird die Bezeichnung des Wertpapieres und im Feld Wert der jeweilige Wert erfasst. Ein Eintrag wird mit [Speichern] gespeichert. Ein bestehender Eintrag kann mit [Übersicht] gesucht werden. Mit [Ändern] wird ein bestehender Eintrag aufgerufen und kann geändert (Knopf [Speichern]) bzw. gelöscht (Knopf [Löschen]) werden. 1.7 Kontrolle und Genehmigung der Abschlussrechnung Wie bereits oben in Kapitel 1.1 Kontrolle der Jahresabschlussrechnung, Seite 3 beschrieben, wird vor der Genehmigung der Jahresabschlussrechnung eine eingehende Überprüfung der Daten durchgeführt. Bzgl. dieser Überprüfung wird hier auf dieses Kapitel verwiesen. Mit dem Programm Kontrolle / Genehmigung Abschlussrechnung (Menü Jahresabschlussrechnung) wird neben der Kontrolle auch der Beschluss der Genehmigung der

12 12 Jahresabschlussrechnung erfasst. Dieser kann nur dann erfasst werden, wenn bei der vorhergehenden Überprüfung kein Fehler aufgetaucht ist. Im Feld Beschluss werden Finanzjahr, Register und Beschlussnummer ausgewählt bzw. erfasst. Der Beschluss wird vorher im jeweiligen Finanzjahr erfasst (Beschlussverwaltung > Erfassen Beschlüsse/Dekrete/Verträge). Mit [Genehmigung] wird die Jahresabschlussrechnung genehmigt; anschließend können keine Änderungen mehr im Haushalt durchgeführt werden. Um ggf. nachträglich nochmals Korrekturen durchzuführen, kann die Genehmigung aufgehoben werden; klicken Sie hierzu auf [Aufheben]. Anschließend wird die Jahresabschlussrechnung erneut durch Eingabe des Beschlusses und Klicken auf [Genehmigung] genehmigt. 1.8 Drucken der Jahresabschlussrechnung Unabhängig von der Genehmigung kann die Jahresabschlussrechnung gedruckt bzw. auf PDF Datei exportiert werden. Starten Sie hierzu das Programm Drucken Abschlussrechnung (Menü Jahresabschlussrechnung). Gleich wie beim oben beschriebenen Programm Kontrolle / Genehmigung Jahresabschlussrechnung führt das Programm vor jedem Druck eine vollständige Überprüfung des Haushaltsjahres durch. Falls Fehler aufscheinen, werden diese angezeigt und können als Fehlerprotokoll ausgegeben werden (siehe hierzu Kapitel 1.1 Kontrolle der Jahresabschlussrechnung, Seite 3).

13 13 Unabhängig von evtl. vorhandenen Fehlern kann die Jahresabschlussrechnung gedruckt werden; es sollten jedoch zuerst die Fehler korrigiert werden, um zu vermeiden, dass ggf. nicht vollständige oder nicht korrekte Ausdrucke verwendet werden. Der Ausdruck der Jahresabschlussrechnung besteht aus mehreren Übersichten: Durch Aktivierung einer Option kann die jeweilige Übersicht gedruckt werden. Standardmäßig werden alle Übersichten gedruckt. Zusätzlich kann das Datum der Erstellung der Jahresabschlussrechnung erfasst werden; dieses Datum wird jedoch auf dem aktuellen Titelblatt nicht mehr ausgegeben.

14 14 Der Beschluss des Schulrates wird im Programm Kontrolle / Genehmigung Jahresabschlussrechnung eingetragen; die Veröffentlichung im jeweiligen Beschluss (Beschlüsse > Erfassen Beschlüsse, auf der 2. Seite). Die Namen für die Unterschriften werden im Programm Erfassen Körperschaft (Menü Stammdaten) definiert.

15 15 2. Rückständeverwaltung Bei der Erstellung von Einnahmeanordnungen und Zahlungsaufträgen können anstelle der Kapitel der laufenden Gebarung die Kapitel der Rückständegebarung verwendet werden, indem im Feld Jahr (vor der Kapitelnummer) ein Rückstandsjahr ausgewählt wird. Deshalb gibt es für die Buchung der Rückstände keine eigenen Programme. Für die Verwaltung der Rückstände jedoch, stehen folgende Programm zur Verfügung. 2.1 Bestimmen der Rückstände Die Rückstände der laufenden Gebarung und der Rückständegebarung werden mit der Jahresabschlussrechnung bestimmt und sind im Kapitel 1.2 Bestimmen der Rückstände der laufenden Gebarung, Seite 6 und Kapitel 1.3 Bestimmen der Rückstände der Rückständegebarung, Seite 8 beschrieben. 2.2 Übernehmen der Rückstände vom Vorjahr Bei der Übernahme der Rückstände vom Vorjahr werden alle im vorigen Finanzjahr vorhandenen Rückstände bzw. Zweckbindungen mit Rückständen übernommen, die bei der Jahresabschlussrechnung als Rückstand festgestellt wurden. Dieses Programm wird im Bereich der Jahresabschlussrechnung oben beschrieben (siehe Kapitel 1.4 Übernehmen der Rückstände auf das Folgejahr, Seite 9). 2.3 Manuelle Erfassung der Rückstände Falls mit dem Programm neu begonnen und das Vorjahr nicht übertragen wurde, so können die Rückstände auch manuell erfasst werden. Dieses Programm wird auch für evtl. Korrekturen der Rückstände nach der Übernahme verwendet (grundsätzlich sollten jedoch die Rückstände immer mit dem Programm Übernehmen der Rückstände aus dem Vorjahr, siehe oben, übernommen werden). Mit dem Programm Manuelle Erfassung Rückstände (Menü Rückständeverwaltung) können sowohl bestehende Rückstände geändert bzw. gelöscht werden als auch neue Rückstände angelegt werden.

16 16 Zum Anlegen eines neuen Rückstandes klicken Sie auf [Neu]; dabei wird für jeden Rückstand automatisch eine fortlaufende Nummer vorgeschlagen. Um einen bestehenden Rückstand zu ändern, suchen Sie diesen mit der Funktion [Übersicht] aus. Für jeden Rückstand wird das Jahr und das Kapitel ausgewählt; dieses muss im jeweiligen Finanzjahr des Rückstandes vorhanden sein (d.h. für einen Rückstand aus dem Jahr 2008 muss das Kapitel im Jahr 2008 vorhanden sein). Das Jahr des Rückstandes bezieht sich immer auf die ursprüngliche Zweckbindung (oder Feststellung), aus der der Rückstand entstanden ist. Unter dem Kapitel werden die Summen des Rückstandes angezeigt. Der Beschluss bezieht sich auf den Beschluss bzw. auf das Dekret, das in der ursprünglichen Zweckbindung verwendet wurde; ebenso das Datum. Der festgestellte Rückstand ist der Betrag, der am Beginn des aktuellen Haushaltsjahres für diesen Rückstand festgestellt wurde (entspicht also dem endgültigen Rückstand des Vorjahres). In der Beschreibung wird der Rückstand beschrieben; hier wird normalerweise die Beschreibung der ursprünglichen Zweckbindung bzw. Feststellung übernommen.

17 17 In den Feldern Änderungen (+) (nur bei aktiven Rückständen) und Änderungen ( ) werden evtl. Änderungen eingetragen und somit der endgültige Rückstand verändert. Diese Felder entsprechen der Eingabe im Programm für die Bestimmung der Rückstände der Rückständegebarung (siehe Kapitel 1.3 Bestimmen der Rückstände der Rückständegebarung, Seite 8). Zusätzlich zu den Änderungen können auch Anmerkungen erfasst werden. Bei der Eingabe der Beträge überprüft das Programm den Restbetrag. Mit [Speichern] wird er Rückstand gespeichert, mit [Löschen] können Sie diesen löschen. 2.4 Drucken der aktiven und passiven Rückstände Mit dem Programm Drucken aktive Rückstände bzw. Drucken passive Rückstände (Menü Rückständeverwaltung) kann eine Liste der aktiven bzw. passiven Rückstände mit dem festgestellen Rückstand, den Einnahmen bzw. Zahlungen und dem Restbetrag ausgegeben werden. Falls das Feld Nur mit Restbetrag aktiv ist, so werden nur die Rückstände ausgegeben, die noch einen Restbetrag aufweisen.