Agenda LOHN: Neues Mandat per Agenda-Sicherung anlegen

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1 Agenda LOHN: Neues Mandat per Agenda-Sicherung anlegen Bereich: LOHN - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Voraussetzungen Kanzlei- und Mandantennummer 3.2. Vorberater: Datensicherung erstellen 3.3. Datensicherung einlesen 3.4. Datenversand im Rechenzentrum freischalten 3.5. Keine Systemwechselmeldungen erzeugen 3.6. ELStAM-Ummeldungen erzeugen 4. Details 4.1. Vorberater kopiert auf Ihre Mandantennummer um 4.2. Bestehenden Mandanten kopieren

2 Seite 2 1. Ziel Das Info erklärt, wie Sie Lohndaten von einem Vorberater übernehmen, der auch Agenda LOHN verwendet. 2. Voraussetzungen Agenda LOHN: Aktuelle Programmversion Die Version von Agenda LOHN auf dem Arbeitsplatzrechner muss auf dem aktuellsten Stand sein.»arbeitsplatz Update«Agenda LOHN: Datensicherung Der Vorberater erstellt eine Datensicherung, die Sie in Agenda LOHN einlesen. Durch das Einlesen der LOHN-Datensicherung erhalten Sie alle Daten der abgerechneten Jahre: Mandanten-Adressdaten Mandanten-Programmdaten Personaldaten Auswertungen Lohnbuchungen (Festbezüge und Dialog)

3 Seite Kanzlei- und Mandantennummer Überprüfen der Datensicherung Die Kanzlei- und Mandantennummer ist beim Einlesevorgang nicht änderbar. Ein bestehender Mandant mit gleicher Mandantennummer wird überschrieben. Überprüfen Sie die Kanzlei- und die Mandantennummer der einzulesenden Datensicherung. Wählen Sie bei Bedarf eine der folgenden Lösungen: A. Vorberater kopiert den Mandanten auf neue Mandantennummer. B. Sie kopieren den bestehenden Mandanten auf eine neue Mandantennummer. Damit machen Sie Platz für die Datensicherung. Format der Datensicherung Die Sicherung enthält folgenden Namen: LOHNKxxxxxxMxxxxxxyyyy.AZI Kxxxxxx = Kanzleinummer Mxxxxxx = Mandantennummer yyyy = Laufende Nummer der Sicherung Beispiel Datensicherung von Mandant L+L GmbH: Kanzlei 1, Mandant 1, fortlaufende Nummer der Sicherung: 1

4 Seite Vorberater: Datensicherung erstellen Hinweis Wenn die Kanzlei- und Mandantennummer in Ihrem System bereits vorhanden ist, kann der Vorberater vor Erstellen der Datensicherung den Mandanten auf eine passende Kanzlei-und Mandantennummer kopieren. Damit verhindern Sie, einen bestehenden Mandanten beim Einlesevorgang zu überschreiben. 1. Agenda LOHN öffnen. 2. Betreffenden Mandanten öffnen. 3.»Tools Aktuellen Mandanten sichern«: Zielverzeichnis wählen. 4. <Starten>.

5 Seite Datensicherung einlesen Achtung Die Datensicherung enthält eine feste Kanzlei- und Mandantennummer, die beim Einlesen der Datensicherung nicht verändert werden kann. Wenn bereits ein Mandant mit derselben Kanzlei- und Mandantennummer in Agenda LOHN abgerechnet wird, überschreibt eine eingelesene Datensicherung den Mandanten. Überprüfen Sie vor dem Einlesevorgang Kanzlei- und Mandantennummer. 1.»Tools Datenbestand einlesen«. 2. Sicherungsdatei (Quelldatei) auswählen und <Weiter>.

6 Seite 6 3. Behalten Sie die Standardeinstellungen für das Einlesen der Datensicherung bei. Dadurch erfolgt kein unerwünschtes Überschreiben von Daten (z. B. Kanzleidaten). 4. <Starten>.

7 Seite Datenversand im Rechenzentrum freischalten Die Übermittlung der DEÜV-Daten an das Rechenzentrum muss auf Ihre Agenda-Kundennummer umgestellt werden. Agenda LOHN erkennt automatisch, dass Sie das Mandat von einem anderen Agenda-Anwender übernommen haben und leitet die Umstellung der Kundennummer automatisch ein. 1. Beim erstmaligen Versuch, DEÜV-Dateien zu senden, erhalten Sie folgende Meldung: 2. <Betriebsnummer im Agenda-Rechenzentrum freischalten> aktivieren und <Weiter>. 3. Login-Daten erfassen und Betriebsnummer freischalten. 4. Anschließend DEÜV-Dateien versenden.

8 Seite Keine Systemwechselmeldungen erzeugen Durch das Einlesen der Daten haben Sie die kompletten Personaldaten mit allen Auswertungen und Vorjahren in Ihren Datenbestand übernommen. Das Abrechnungssystem Agenda hat sich nicht geändert. Somit müssen Sie keine Systemwechselmeldungen mit Grund 13 erzeugen ELStAM-Ummeldungen erzeugen Sie müssen für alle Arbeitnehmer eine ELStAM-Ummeldung auf Ihr ELSTER-Zertifikat vornehmen. 1.»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Steuer«. 2. <Ummeldung bei ELSTER-Zertifikatswechsel> aktivieren. 3. <Meldungen versenden> klicken. Achtung Der Vorberater nimmt keine ELStAM-Meldevorgänge vor.

9 Seite Details Vorberater kopiert auf Ihre Mandantennummer um 1. Datenbestand auf eine andere Kanzlei- und Mandantennummer kopieren Die Datensicherung enthält eine feste Kanzlei- und Mandantennummer. Die Nummern können beim Einlesen nicht verändert werden. Der Vorberater kann den Datenbestand vor dem Auslesen auf eine von Ihnen gewünschte Kanzlei- und Mandantennummer kopieren: 1. ARBEITSPLATZ öffnen. 2. Mandanten-Auswahl öffnen. 3.»Bearbeiten Mandant anwendungsübergreifend kopieren«. Nr Mandant anwendungsübergreifend kopieren 4. Gewünschte Kanzlei- und Mandantennummer eintragen. 5. <Starten>. 2. Datensicherung erstellen 1. Agenda LOHN starten. 2. Neue Mandantennummer öffnen. 3.»Tools aktuellen Mandanten sichern«. 4. Sicherungsverzeichnis auswählen. 5. <Starten> Bestehenden Mandanten kopieren Die Datensicherung enthält eine feste Kanzlei- und Mandantennummer. Die Nummern können beim Einlesen nicht verändert werden. Ist in Agenda LOHN bereits ein Mandant mit derselben Nummer vorhanden, kopieren Sie den bereits vorhandenen Mandanten auf eine andere Nummer. Ansonsten wird der Mandant durch das Einlesen überschrieben. 1. ARBEITSPLATZ öffnen. 2. Mandanten-Auswahl öffnen. Nr Mandant anwendungsübergreifend kopieren 3.»Bearbeiten Mandant anwendungsübergreifend kopieren«. 4. <Starten>.