Zusammenarbeit mit geschützten Projektseiten

Transkript

1 Zusammenarbeit mit geschützten Projektseiten (Version / bn) Inhalt 1 Einleitung Erster Schritt - Definition des Personenkreises Zweiter Schritt Die Dokumentenverwaltung Dritter Schritt - Die geschützte Projektseite Zugriff auf die geschützte Projektseite Direkter Zugriff über die Internetadresse Zugriff über den Intranetbereich Ihr Intranetbereich und die geschützten Projektseiten Liste der geschützten Projektseiten Die Projektseite Die Dokumente zum Projekt Geschütztes Dokument per Mail verschicken Die Infospalte Ihr Nutzen bei der Arbeit mit dem Intranet Seite 1

2 1 Einleitung profi.kirchenweb.ch gibt Ihnen die Möglichkeiten eines Intranets. Das heisst, Sie arbeiten über das Internet in einem geschützten Bereich, zu dem nur Sie und ein klar definierter Personenkreis Zugang haben. Diese geschützte "Zone" besteht aus drei Bereichen: (1) Geschützte Internetseiten, sog. geschützte Projektseiten, (2) Geschützte Ablage von Dokumenten und (3) der Personenkreis, der darauf zugreifen kann (durch die Mailgruppen definiert). Sie werden nun Schritt für Schritt angeleitet, wie Sie einen solchen geschützten Bereich für Ihre Arbeit aufbauen können. Um es konkret werden zu lassen, gehen wir von einer Pfarrwahlkommission aus, welche die Aufgabe hat, für die Kirchgemeinde einen neuen Pfarrer zu suchen. Diese Pfarrwahlkommission will profi.kirchenweb.ch dazu nutzen, vertrauliche Informationen und Dokumente zentral so abzulegen, dass alle Mitglieder der Pfarrwahlkommission darauf zugreifen und wenn nötig auch ergänzen können. 2 Erster Schritt - Definition des Personenkreises Am Anfang des Aufbaus eines geschützten Bereichs steht die Festlegung des Personenkreises, der auf die vertraulichen Daten, Informationen und Dokumente später Zugriff haben soll. Für die Definition dieser zugangsberechtigten Personen ist die Mailgruppe vorgesehen. Sie müssen also zuerst eine Mailgruppe aufbauen, zu der die Personen der Pfarrwahlkommission gehören. Dabei gehen Sie wie folgt vor: 1. Loggen Sie sich in Ihrem prof.kirchenweb.ch-system ein, so dass Sie in Ihrem "mein Konto" gelangen. 2. Klicken Sie auf Mein Konto > Mail > neue Mailgruppe 3. In das Textfeld unter "Name und Adresse der Mailgruppe" tragen nun den Namen der zu erstellenden Mailgruppe ein; in unserem Fall ist das. Merken Seite 2

3 Sie sich dazu bitte folgende Regeln: Benennen Sie Mailgruppennamen stets nur in Kleinbuchstaben. Wählen Sie den Namen der Mailgruppe so, dass er allgemein verständlich ist. Vermeiden Sie bitte unverständliche Abkürzungen. Besteht der Namen aus mehreren Wörtern, so trennen Sie diese durch einen Bindestrich. 4. Wählen Sie dann weiter bitte folgende Optionen: nicht moderiert sichtbar keine freie Abmeldung, Abmeldung nur durch Administrator 5. Im Feld "Beschreibung" umschreiben Sie die Mailgruppe etwas näher, also z.b: "Temporäre Kommission für die Suche eines Pfarrers". Das Feld kann aber auch leer bleiben. 6. Und nun Sie bitte dieses Formular 7. Wählen Sie nun anschauen: Mailgruppe pfarrwahlkommission 8. Im Weiteren klicken Sie unter der Rubrik "Sie können folgende Aktionen ausführen" auf den Link Mitglieder verwalten (aufnehmen, löschen). 9. Auf der neu geöffneten Seite erscheint für Sie eine Auswahlbox, in der Sie die Mitglieder der Mailgruppe auswählen und speichern können. Da Sie sicher mehrere Mitglieder auswählen wollen, halten Sie die Ctrl-Taste gedrückt und klicken dann mit der Maus auf die Personen, die zur Pfarrwahlkommission gehören. Danach klicken Sie auf. 10. Damit ist die Mailgruppe für die Pfarrwahlkommission erstellt. Sie sind Besitzer dieser Mailgruppe. Gibt es Änderungen in der Zusammensetzung, so ist es Ihre Aufgabe, die entsprechenden Anpassungen vorzunehmen: Personen löschen und Personen hinzufügen etc. 3 Zweiter Schritt Die Dokumentenverwaltung Gleichzeitig mit dem Eröffnen der Mailgruppe wird in der Dokumentenverwaltung automatisch ein Ordner mit dem Namen pfarrwahlkommission erstellt, welcher dieser Mailgruppe zugewiesen ist. Dokumente, die Sie in diesen Ordner ablegen, sind nur für die Personen der Mailgruppe pfarrwahlkommission einsehbar. Klicken Sie dazu auf Mein Konto > Publikation > Dokumente. In der Dokumentenverwaltung öffnen Sie den Ordner Mailgruppen. Darin finden Sie den Unterordner pfarrwahlkommission Seite 3

4 4 Dritter Schritt - Die geschützte Projektseite Nun geht es darum, den eigentlichen Infopool für die Arbeit in der Pfarrwahlkommission zu erstellen. Dazu eröffnen Sie eine neue Infoseite. Wie das geht, ist Ihnen aus der täglichen Arbeit mit dem profi.kirchenweb.ch-system bekannt (Anleitung dazu unter An dieser Stelle erwähne ich nur die Punkte, welche eine Infoseite zu einer geschützten Projektseite machen. 1. Geben Sie der Projektseite einen Titel, der aussagekräftig ist. Um den Zusammenhang klar zu machen, benennen Sie diese doch einfach gleich wie die Mailgruppe. In unserem Fall also:. 2. Wählen Sie für die "direkte Adresse" ebenfalls dieselbe Bezeichnung wie für die Mailgruppe. Also: (nur Kleinbuchstaben!). 3. Die Titel Zeilen 1-6 wählen Sie nach den Bedürfnissen der Arbeit. Für eine Pfarrwahlkommission könnte das z.b. sein: Titel Zeile 1: To Do Liste Titel Zeile 2: Bewerbungs-Eingänge Titel Zeile 3: Adressen der Bewerber/-innen Titel Zeile 4: Chronologie der Kommissionsarbeit Titel Zeile 5: Bemerkungen Titel Zeile 6: Mitglieder der Pfarrwahlkommision (diese Fügen Sie wie folgt ein: <adrgruppekurz>pfarrwahlkommission</adrgruppekurz>). 4. Fügen Sie den Order an Ihre Projektseite an und zwar im Feld:. Achtung: Sehr wahrscheinlich finden Sie keinen Ordner "pfarrwahlkommission" in der Aus- Seite 4

5 wahlliste. Der Grund ist folgender: Zurzeit können Sie den Ordner erst anhängen, wenn sich ein Dokument darin befindet. Und das ist zu diesem Zeitpunkt noch nicht der Fall! 5. Und nun schützen Sie Ihre Seite vor dem öffentlichen Zugriff, indem Sie festlegen, dass nur die Personen der Pfarrwahlkommission Zugang zu dieser Projektseite haben sollen: 6. Speichern Sie jetzt Ihre Seite und öffnen Sie diese dann wieder für die weitere Bearbeitung. 7. Damit neue Inhalte und Notizen im laufenden Betrieb von allen Teammitgliedern in die Projektseite eingefügt werden können, müssen Sie die einzelnen Inhaltsfelder als Bearbeitbar deklarieren. 8. Nun speichern Sie die Projektseite wieder. Damit steht sie bereit für die Zusammenarbeit in der Pfarrwahlkommission. 5 Zugriff auf die geschützte Projektseite Auf die geschützte Projektseite können nur Personen zugreifen, welche zur Mailgruppe pfarrwahlkommission gehören. 5.1 Direkter Zugriff über die Internetadresse Die geschützte Projektseite hat eine Internetadresse. Es ist die direkte Adresse, die der Seite zugewiesen worden ist. Dies lautet: (ihredomain.ch meint dabei die Internetadresse Ihrer kirchlichen Homepage). Nach der Eingabe dieser Internetadresse muss sich eine Person authentifizieren und gelangt so zur geschützten Projektseite. Seite 5

6 5.2 Zugriff über den Intranetbereich Über diese und alle weiteren geschützten Projektseiten, für die Sie eine Berechtigung besitzen, haben Sie Zugang über den Intranetbereich. Um darauf zuzugreifen, gehen Sie bitte wie folgt vor: 1. Loggen Sie sich in Ihrem profi.kirchenweb.ch-system ein, so dass Sie in Ihr Mein Konto gelangen. 2. Wählen Sie Mein Konto > Zusammenarbeit > Projektseiten > Pfarrwahlkommission. Seite 6

7 6 Ihr Intranetbereich und die geschützten Projektseiten 6.1 Liste der geschützten Projektseiten In der linken Spalte sehen Sie die Liste der Projektseiten, zu denen Sie Zugriff haben. Je nachdem, wie lange diese Liste ist, erscheint ein Suchfeld, über das sie nach der gewünschten Projektseite suchen können. Das sieht dann so aus: Aktuellste Projektseiten auf die Sie Zugriff haben Suchfeld für Suche nach einer bestimmten Projektseite Liste sämtlicher Projektseiten auf die Sie Zugriff haben Seite 7

8 6.2 Die Projektseite Der zentrale Teil zeigt den bearbeitbaren Bereich der geschützten Projektseite. Es sind maximal 6 Abschnitte. Diese Abschnitte können geöffnet und mit Text gefüllt bzw. stetig ergänzt werden. Klicken Sie z.b. beim Abschnitt Bewerbungseingänge auf den Knopf Bearbeiten. Es öffnet sich ein Textfeld, in das nun ein Eintrag gemacht werden kann. Z.B. wie folgt: Der Texteditor hat verschiedene Symbole mit denen Sie den eingegebenen Text bearbeiten können: Der Reihe nach von links nach rechts bedeuten sie: 1. Fett... <b></b> 2. Kursiv... <i></i> 3. Unterstrichen... <u></u> 4. Einfügen eines Links... <a></a> 5. Anheften eines Dokumentes... <dok></dok> 6. Markieren des Textes... <marker-08f></marker-08f> 7. Textfarbe... <farbe-8f0></farbe-8f0> Seite 8

9 Überstreichen Sie mit der Maus ein Wort und klicken Sie dann auf das entsprechende Symbol. Z.B. wenn Sie den Text einfärben wollen auf das grosse A und dann wählen Sie die Farbe: Der markierte Text wird dann mit dem entsprechenden Einfügebefehl umklammer. Nun klicken Sie auf speichern. Das Textfeld wird geschlossen und Ihr Text ist eingetragen. Seite 9

10 6.3 Die Dokumente zum Projekt Am Ende der Projektseite hängt der Mailgruppenordner der Pfarrwahlkommission. Hier können Sie direkt neue Unterordner erstellen und Dokumente hochladen. Dabei lohnt es sich, auf ein einheitliches Dokumentenmanagement zu achten. Das heisst, die Dokumente sollten erstens einheitlich benannt werden und zweitens soll die Bezeichnung Auskunft über Entstehung, Inhalt und Autor des Dokumentes geben. Mein Vorschlag ist ein vierfacher Dokumentenname: 1. Zuerst das Datum in umgekehrter Reihenfolge, so werden die Dokumente automatisch chronologisch aufgelistet, also: Als nächstes folgt das Umfeld, in dem oder für das das Dokument erstellt worden ist. In unserem Fall ist es die pfarrwahlkommission 3. Dann folgt die Bezeichnung des Dokumentes, der auf den Inhalt hinweist. Bei unserem Beispiel ist das z.b. Das Inserat Ref Presse 4. Und zuletzt steht der Kürzel der Person, welche das Protokoll verfasst hat, also: pk z.b. für Peter Keller. Zusammengefasst ergibt das für das Beispiel-Dokument: pfarrwahlkommission-Inserat Ref Presse-pk Vielleicht scheint Ihnen das aufwändig und lange. So aber schaffen Sie es, Dokumente so abzulegen, dass Sie, ohne diese öffnen zu müssen, auch noch in drei oder vier Jahren "von aussen" erkennen, worum es sich bei dem entsprechenden Dokument handelt, ohne es öffnen zu müssen. 7 Geschütztes Dokument per Mail verschicken Wenn per Mail ein oder mehrere Dokumente verschickt werden, dann werden diese normalerweise als Anhang, als sog. Attachements, dem Mail mitgegeben. Solche Dokumente kann jede Person öffnen, die das Mail anschaut. Sind es Dokumente mit vertraulichem Inhalt, dann ist das eher heikel. Mit profi.kirchenweb.ch versenden Sie Dokumente mit den s so, dass sie nur von Personen geöffnet werden können, die auch eine Berechtigung dazu haben. Seite 10

11 Bleiben wir bei unserem Beispiel der Pfarrwahlkommission. Sie möchten an die Kommissionsmitglieder das Protokoll der konstituierenden Sitzung versenden. Dabei gehen Sie wie folgt vor. 1. Als erstes müssen Sie das Dokument natürlich in den Ordner "pfarrwahlkommission" der Dokumentenverwaltung hochladen. Wie oben schon erwähnt, können Sie das direkt von der Projektseite aus machen. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Protokoll. Es öffnet sich ein Kontextmenü. Dort wählen sie Link aus. 3. Sobald sie darauf klicken, öffnet sich Ihr Programm, das Ihnen ein vorbereitetes anzeigt. Wichtig darin ist die -Adresse, die bereits an die Pfarrwahlkommission gerichtet ist. Zudem sehen Sie einen Link im . Es ist der Link auf das Dokument, das Sie verschicken wollen. Sie haben die Möglichkeit den Text noch anzupassen. Und das Mail dann zu verschicken. Der Vorteil ist, wenn Sie Dokumente auf diese Art verschicken, dass diese nur durch berechtigte Empfänger geöffnet bzw. heruntergeladen werden können. Mail-Adresse automatisch eingefügt. An die Mailgruppe "pfarrwahlkommission" gerichtet. Link auf das Dokument. Da das Dokument geschützt ist, kann es nur durch berechtigte Personen heruntergeladen werden. Seite 11

12 8 Die Infospalte Die rechte Spalte der geschützten Projektseite zeigt ein Infofeld. Es zeigt, welche Mailgruppe(n) zur Seite Zugang haben, wer die Projektseite erstellt hat und somit dessen Besitzer ist und wann diese zuletzt bearbeitet wurde. Der Besitzer hat in diesem Infofeld noch den Knopf Bearbeiten. Ein Klick darauf öffnet für ihn das Eingabefenster für die Erstellung dieser Projektseite. So kann er an allen Elementen Änderungen vornehmen. 9 Ihr Nutzen bei der Arbeit mit dem Intranet 1. Teammitglieder müssen nur zwei Dinge kennen: (a) Die Adresse der Mailgruppe. (b) Die Adresse der Projektseite. Und schon gelingt die Zusammenarbeit. Auch wenn die Mitglieder sonst nicht viel mit dem profi.kirchenweb.ch-system arbeiten. 2. Sämtliche relevanten Informationen sind zentral gespeichert und jederzeit für alle Kommissionsmitglieder einsehbar. Also keine verstreuten Infos auf verschiedenen PCs. 3. Die Seite bleibt auch nach Abschuss des Projektes erhalten. Muss später wieder ein Pfarrer gesucht werden, kann man auf die Infos dieser Seite zurückgreifen, ohne das Rad neu erfinden zu müssen. kirchenweb.ch gmbh / / bn Seite 12