Benutzerhandbuch MOTIVA

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1 Benutzerhandbuch MOTIVA Module Offline de Transfert, d'interrogation et de Visualisation d'assurances Version:

2 Inhaltsverzeichnis 1 Empfohlene Einstellungen Informationen zum Download Installation von Motiva Programmstart (Motiva Login) Konfiguration Motiva Menü-Übersicht Erstellung, Änderung eines Kunden Erstellung, Änderung einer Offerte Versandvorbereitung... 8 F. Cadoux

3 1 Empfohlene Konfiguration System: Windows 7, Windows 8, Windows 8.1 Arbeitsspeicher: Mindestens 2 GB Festplatte: Mindestens 20 GB Für Linux- oder Mac OS-Benutzer: Virtualisierungssoftware wie z. B. Parallels oder VirtualBox erlauben die Simulation eines Microsoft Windows Betriebssystems und somit die Benutzung von Motiva. Weiterführende Informationen zu diesem Thema finden Sie im Internet. Technischer Support: Figeas SA bietet keinen technischen Support bei Verwendung von Motiva 4 in einem in diesem Dokument nicht aufgeführten und nicht getesteten Betriebssystem. Dasselbe gilt für eine virtuelle Maschine und ihr Gastsystem. Zusätzlich garantiert Figeas in den folgenden Fällen keinesfalls die korrekte Funktionsfähigkeit von Motiva: auf schlecht eingestellten Computern, Rechnern mit WLAN-Verbindung oder Filesharing-Software. Figeas informiert, dass einige Internetprovider eine Firewall einsetzen, welche die Verbindung mit unserem Server blockieren kann. In diesem Fall kontaktieren Sie bitte Ihren Internetprovider. 2 Informationen zum Download Sie können das Installationsprogramm von Motiva 4 unter folgender Adresse herunterladen: (falls sich die gewünschte Seite nicht öffnen sollte, kopieren Sie die Adresse in die Adresszeile Ihres Browsers) oder wenden Sie sich an Ihren Niederlassungsleiter. 3 Installation von Motiva 4 Vor der Motiva-Installation müssen Sie kontrollieren, ob das Dezimalzeichen in der Systemsteuerung (unter Region und Sprache) ein Punkt ist. Zur Installation müssen Sie mit dem Internet verbunden sein. Starten Sie das Installationsprogramm. Das Programm Motiva 4 wird installiert. Zur Weiterführung der Installation klicken Sie auf «Weiter» («Next»). Zur Unterbrechung des Vorgangs können Sie jederzeit auf «Abbrechen» («Cancel») klicken. Nachdem die Installation abgeschlossen ist, wird auf Ihrem Desktop das Motiva- Bildsymbol, welches zur Verbindung mit dem Programm dient, angezeigt. Zum Start von Motiva 4: Doppelklick auf das Symbol. F. Cadoux

4 4 Programmstart (Motiva Login) Beim ersten Start von Motiva müssen Sie einen neuen Benutzer hinzufügen. Geben Sie zuerst den Namen der Gesellschaft (Assura) ein. Anschliessend Ihre Beraternummer und dann klicken Sie auf "Hinzufügen". Sie haben die Möglichkeit, mehrere Beraterkonten für verschiedene Gesellschaften hinzuzufügen. Das Login-Fenster ermöglicht Ihnen, Ihr Passwort einzugeben und anschliessend Motiva 4 zu öffnen. Gleichzeitig haben Sie die Möglichkeit, einen Berater hinzuzufügen oder einen bestehenden Berater zu löschen. F. Cadoux

5 4.1 Konfiguration Motiva-Benutzerhandbuch Sie müssen Motiva vor der Eingabe des Passwortes konfigurieren. Klicken Sie dazu im unten stehenden Login-Fenster auf "Konfiguration". Sprachen: Um die Sprache von Motiva 4 zu ändern, klicken Sie auf «Konfiguration» und wählen Sie die gewünschte Sprache. Klicken Sie dann auf OK. Die Änderung tritt nach der Eingabe des Passwortes in Kraft. F. Cadoux

6 5 Motiva 5.1 Menü-Übersicht Das Suchfeld ermöglicht die Suche in Ihrem Versichertenbestand nach einem Wort oder einem Wortteil. Die Ermittlung wird in allen Ordnern Ihres Versichertenbestandes (Anträge, Berateraufträge, Kunden usw.) durchgeführt. Die übereinstimmenden Suchergebnisse werden in der Registerkarte "Suchergebnisse" angezeigt. Die drei wichtigsten Status für einen Antrag oder Auftrag: "In Bearbeitung", "Zu versenden" und "Versendet". Das Menü "Anträge" fasst die Versicherungsanträge nach Ihrem Status zusammen. Das Menü "Aufträge" zeigt die Berateraufträge, geordnet nach Status, an. Das Menü "Anonyme Kunden" umfasst alle anonymen Offerten. Das Menü "Kunden" umfasst alle Kunden, Offerten und Verträge des Versichertenbestandes. Das Menü "Neue Kunden" listet diejenigen Kunden auf, die bereits in Motiva erfasst sind, mit denen jedoch noch kein Vertrag abgeschlossen wurde. Dies ermöglicht das schnelle Auffinden kürzlich hinzugefügter Kunden. Das Menü "Filter" erlaubt es, im Versichertenbestand nach benutzerdefinierten Kriterien eine Kundensuche durchzuführen. Das Menü "Erneuerung" funktioniert wie das "Filter"-Menü. Die Suche beschränkt sich hingegen nur auf Kunden, deren Vertrag erneuert werden muss. Das Menü "Dokumente" umfasst Muster-Standarddokumente in drei Sprachen (Französisch, Deutsch, Italienisch): AVB, BVB, Kundenbereich-Vertrag, Kündigungsschreiben usw. Symbol für die Referenzperson (Krone). Symbol für eine Familie. Bei gekündigtem Kundenvertrag erscheint das Symbol in grau. 5.2 Erstellung, Änderung eines Kunden Beim Erstellen und Ändern eines Kundenprofils werden die zu ergänzenden Informationen rot angezeigt. Dasselbe gilt für die Registerkarte "Gesetzlicher Vertreter". F. Cadoux

7 Falls der Kunde einen elektronischen Briefkasten wünscht, ist die Option "Kundenbereich" zu markieren. Diese gesicherte Dienstleistung ermöglicht die Online-Verwaltung seines Vertrages (Online-Zugriff auf: Verträge, Versicherungsbedingungen, Einzahlungsscheine, Kontoauszüge, Leistungsabrechnungen, Internet-Zahlungen usw.). Mit der Nutzung dieses Dienstes trägt der Versicherte zu der Verminderung der Verwaltungskosten bei und erhält deshalb pro Kalenderjahr einen bestimmten Betrag geschenkt. Nachdem alle erforderlichen Angaben eingegeben wurden, wechselt der Indikator unten links auf grün. Bewegen Sie den Mauszeiger auf den Indikator, um weitere Informationen zu erhalten. 5.3 Erstellung, Änderung einer Offerte In diesem Formular befindet sich neben jeder Versicherungskategorie ein Indikator. Dieser sagt aus, ob die Deckungskombination möglich ist und ob die Angaben korrekt erfasst wurden. Bewegen Sie wie beim Erstellen eines Kundenprofils den Mauszeiger auf den Indikator, um weitere Informationen über den Fehler zu erhalten. Beim Hinzufügen oder bei der Änderung der Versicherungsdeckungen einer Offerte leuchtet der Indikator grün auf, wenn die gewählte Deckungskombination möglich ist und rot oder orange, wenn sie fehlerhaft oder unvollständig ist. Bewegen Sie den Mauszeiger darauf, um weitere Informationen zu erhalten. F. Cadoux

8 5.4 Versandvorbereitung Nach der Offerten-Erstellung zeigt das Programm einen Offerten-Überblick sowie eine Auflistung der verschiedenen diesbezüglichen Optionen an: Drucken, Export ins PDF-Format, Vorbereitung für den Versand usw. Sobald die Anträge zum Versand bereit sind, klicken Sie zur Weiterleitung an den Motiva-Server auf «Senden - Empfangen». F. Cadoux