ACD RMA Portal. Kurzbedienungsanleitung Version: ACD RMA Portal_Kurzbedienungsanleitung_V1.10_de 1 / 12

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1 ACD RMA Portal Kurzbedienungsanleitung Version: 1.10 Copyright ACD Gruppe Dieses Dokument darf ohne Zustimmung weder vervielfältigt noch Dritten zugänglich gemacht werden. ACD RMA Portal_Kurzbedienungsanleitung_V1.10_de 1 / 12

2 Inhaltsübersicht Abbildungsverzeichnis ACD RMA Portal Schritt für Schritt zum RMA Portal Aufrufen der Seite rma.acd-gruppe.de Registrierung Dashboard ACD RMA Portal Allgemeine Informationen Navigationsleiste Dashboard Neuer Auftrag Auftragsinformationen Userdarstellung Zielort Artikeltyp Erfassen von Artikeln Fehlerbeschreibungen Fehlervorlagen Editieren/Löschen von Fehlern in RMA Auftrag Editieren oder hinzufügen von Fehlervorlagen RMA Position aus Fehlervoralge erstellen Anhänge Meine Aufträge: Freigabe Kostenvoranschlag: Freigabe aus der Auftragsübersicht Freigabe aus den Auftragsdetails Benutzerverwaltung (Adminrechte vorausgesetzt) Benutzerdetails Benutzerstatus: Reiter Benutzernamen Meine Daten ACD RMA Portal_Kurzbedienungsanleitung_V1.10_de 2 / 12

3 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Landing Page des RMA Portals... 4 Abbildung 2: Registrierung durch Kunden... 5 Abbildung 3: Dashboard... 6 Abbildung 4: Auftragsanlage... 7 Abbildung 5: Fehlerbeschreibung im Auftrag... 8 Abbildung 6: Editieren einer Fehlervorlage... 9 Abbildung 7: Auftragsposition erstellen aus Fehlervorlage... 9 Abbildung 8: Freigabe Kostenvoranschlag aus Auftragsübersicht Abbildung 9: Freigabe Kostenvoranschlag aus Auftragsdetails Abbildung 10: Benutzerverwaltung Abbildung 11: Dropdown RMA-Benutzer Abbildung 12: Meine Daten - Benachrichtigungen ACD RMA Portal_Kurzbedienungsanleitung_V1.10_de 3 / 12

4 1 ACD RMA Portal Sie können mit Hilfe dieses Portals ihre Retouren an die ACD Gruppe schicken. Hierfür können in der RMA- Weboberfläche direkt von Ihnen die Serviceaufträge mit der dazugehörigen Fehlerbeschreibung angelegt werden. Ihre Vorteile im Überblick Alle Reparaturen auf einen Blick Jederzeit über den Reparaturstatus informiert Begleitende Dokumente oder Fotos können angehängt werden Kostenvoranschlagsfreigabe auf einen Klick über das Portal Einfach Rücksendung durch vorkonfiguriertes Versandlabel 2 Schritt für Schritt zum RMA Portal 2.1 Aufrufen der Seite rma.acd-gruppe.de Abbildung 1: Landing Page des RMA Portals Sind Sie als Benutzer bereits angemeldet, haben Sie die Möglichkeit, sich auf der Startseite mit Ihrem Benutzernamen (nicht ) und Passwort direkt anzumelden. Ist noch kein Zugang vorhanden, gelangen Sie hier über einen Klick auf Registrieren zu einem Formular um sich als Benutzer zu registrieren. ACD RMA Portal_Kurzbedienungsanleitung_V1.10_de 4 / 12

5 2.2 Registrierung Mit Klick auf den Registrieren Button, öffnet sich ein Pop-up Fenster. Um die Registrierung erfolgreich abschließen zu können, müssen alle mit einem * gekennzeichnet Felder (Pflichtfelder) inklusive der spezifischen Kundennummer und dem Reparaturstandort, angegeben werden (siehe Abbildung 2). Sind alle Pflichtfelder belegt, wird die Registrierung über das Feld Registrieren abgeschlossen. Nachdem der Account seitens der ACD Elektronik GmbH freigegeben wurde, erhalten Sie eine Bestätigungsmail. Diese beinhaltet einen Link, mit dem Sie die Registrierung durch das Eingeben eines Passworts abschließen können. Abbildung 2: Registrierung durch Kunden ACD RMA Portal_Kurzbedienungsanleitung_V1.10_de 5 / 12

6 3 Dashboard ACD RMA Portal Nach dem Login gelangen Sie immer zuerst auf den Reiter Dashboard (siehe Abbildung 3). Hier erhalten Sie die wichtigsten Informationen auf einen Blick. 3.1 Allgemeine Informationen Durchgängig für das gesamte Portal gilt, dass die Zeichen, und Funktionen oder Kontextmenüs beinhalten die nicht immer explizit erläutert werden. RMA-Nummern sind in der Regel verlinkt und führen direkt in den entsprechenden Auftrag. Abbildung 3: Dashboard Navigationsleiste Die Navigationsleiste bezeichnet die Menüleiste am oberen Bildschirmrand. Hier können Sie per Klick auf den entsprechenden Reiter zur Auftragsanlage Neuer Auftrag, Auftragszusammenfassung Meine Aufträge oder der Benutzerverwaltung gelangen. Per Klick auf den Namen besteht die Möglichkeit, die persönlichen Profileinstellungen zu ändern oder sich auszuloggen. Per Klick auf das Länderkürzel (DE in Abbildung 3) kann die Sprache eingestellt werden. Der aktuelle Reiter ist orange hinterlegt. ACD RMA Portal_Kurzbedienungsanleitung_V1.10_de 6 / 12

7 3.1.2 Dashboard Über die Kacheln erhalten Sie auf einen Blick alle Neuigkeiten des Portals, Ihre aktuell offenen Aufträge, das UPS-Tracking und den Kontakt zur ACD Elektronik GmbH angezeigt. Es ist außerdem möglich, über einen Klick auf die RMA Nummer direkt in das Tracking oder in einen bestimmten Auftrag zu springen. Alternativ kann über einen Klick auf die Punkte in der Kachel Meine Aufträge ebenfalls in die Auftragsdetails gesprungen oder das Versandetikett erstellt werden. Über Icons wird der aktuelle Status auf einen Blick angezeigt. Statusübersicht: = fertiggestellt, = in Arbeit, = Kunde muss in Aktion treten (KVA), storniert = X 3.2 Neuer Auftrag Abbildung 4: Auftragsanlage ACD RMA Portal_Kurzbedienungsanleitung_V1.10_de 7 / 12

8 3.2.1 Auftragsinformationen Userdarstellung Wird ein neuer Auftrag angelegt, so sind bestimmte Felder auf Basis der Benutzerdaten, die Sie bereits hinterlegt haben, ausgefüllt Zielort Dieser ist vorausgefüllt; hier wird die angegebene Standardauswahl des Zielorts angegeben. Sofern der Zielort abweichend ist, muss dieser angepasst werden Artikeltyp Das Endgerät ist vorbelegt. Sofern abweichend, muss die Auswahl anpasst werden. Ändert man den Artikeltyp, so erscheint je nach Auswahl eine andere Eingabemaske. Bei Auswahl Endgeräte: vorzugsweise Angabe von Seriennummer oder kundenspezifischer Bezeichnung Bei Auswahl Leiterplatte oder Zubehör: vorzugsweise Angabe Artikelnummer oder Artikelnummer Kunde und Menge Erfassen von Artikeln Grundsätzlich beginnt die Erfassung einer RMA-Position immer mit der Eingabe der Gerätedaten, also der Seriennummer (oder kundenspezifische Bezeichnung) oder der Artikelnummer/Artikelnummer Kunde mit Angabe der Menge. Im Anschluss ist ein Rücksendegrund anzugeben Fehlerbeschreibungen Hier kann über die Schaltfläche Fehler hinzufügen ganz einfach eine Beschreibung der Fehler erfolgen. Per Klick auf die Schaltfläche öffnet sich ein Fenster mit vordefinierten Fehlerbeschreibungen, die Sie einfach auswählen können. Zusätzlich können Sie in Freitextfeldern den Fehler in eigenen Worten beschreiben Fehlervorlagen Wollen Sie ein Fehlerbild speichern, so kann die Checkbox Fehler als Vorlage speichern aktiviert und ein Name für die Vorlage eingeben werden. Die Fehlervorlage wird dann direkt im Menü Fehlervorlagen gespeichert. Die Fehlervorlagen können im Anschluss sofort für weitere Positionen und Aufträge verwendet werden, indem Sie einfach die Fehlervorlage per Drag&Drop auf die Schaltfläche Fehler hinzufügen ziehen Editieren/Löschen von Fehlern in RMA Auftrag Per Klick auf den Stift auf der jeweiligen Fehlerbeschreibung können Sie einen Fehler im Auftrag ganz einfach editieren. Sollte der Fehler aus einer Fehlervorlage stammen, wird diese dadurch nicht beeinflusst, so dass Sie ihre Fehlervorlage auftragsbezogen anpassen können. Ebenso können Sie einen Fehler direkt im Auftrag löschen. Dies hat ebenfalls keinen Einfluss auf die Fehlervorlage Abbildung 5: Fehlerbeschreibung im Auftrag ACD RMA Portal_Kurzbedienungsanleitung_V1.10_de 8 / 12

9 Editieren oder hinzufügen von Fehlervorlagen Per Klick auf die Punkte in einer Fehlervorlage öffnet sich ein Kontextmenü anhand dessen die Optionen Fehlervorlage bearbeiten, umbenennen oder löschen gewählt werden können. Abbildung 6: Editieren einer Fehlervorlage RMA Position aus Fehlervoralge erstellen Per Klick auf in einer Fehlervorlage kann dem Auftrag eine neue RMA-Position hinzugefügt werden. Diese beinhaltet dann das hinterlegte Fehlerbild aus der Fehlervorlage. Abbildung 7: Auftragsposition erstellen aus Fehlervorlage Anhänge Wollen Sie zusätzlich Anhänge zu einem Auftrag hinzufügen, können Sie diese per Drag&Drop aus dem Explorer in den Auftrag ziehen. Alternativ öffnet sich per Klick auf das Feld Dateien hierher ziehen ein Explorer Fenster, in dem die Dateien ausgewählt werden können. Wurde das Gerät vollständig angelegt, kann per Klick auf das Feld Gerät hinzufügen eine weitere Position hinzugefügt werden. Per Klick auf das Feld Auftrag anlegen wird die Erfassung des RMA Auftrags abgeschlossen. Die Daten werden dann direkt an den entsprechenden Reparaturstandort übermittelt. Nachdem der Auftrag abgeschlossen wurde, können Sie direkt ein Versandetikett und einen Warenbegleitschein erstellen. Der Warenbegleitschein muss zwingend dem Paket beigelegt werden. Der Warenbegleitschein kann nachträglich jederzeit unter Meine Aufträge im jeweiligen RMA über das Kontextmenü abgerufen werden. ACD RMA Portal_Kurzbedienungsanleitung_V1.10_de 9 / 12

10 3.3 Meine Aufträge: Hier erhalten Sie eine Übersicht über Ihre RMA Aufträge. Per Klick auf das Feld oder können Sie in der Kurzübersicht den jeweilige RMA Auftrag aus- oder einklappen. Per Klick auf die Schaltfläche können Sie die Optionen Auftragsdetails oder Versandetikett erstellen wählen. In den Auftragsdetails erhalten Sie eine Übersicht zu allen Angaben eines bestimmten RMA Auftrags. Ebenfalls können Sie hier den Kostenvoranschlag einsehen und gegebenenfalls bestätigen. Über entsprechende Icons (Siehe Kacheln) wird der aktuelle Status auf einen Blick angezeigt Freigabe Kostenvoranschlag: Die Freigabe eines Kostenvoranschlags kann entweder aus der Auftragsübersicht oder aus den Auftragsdetails erfolgen. Als Freigabemöglichkeiten stehen Ihnen Reparieren, Verschrotten durch ACD und Unrepariert zurück zur Verfügung Freigabe aus der Auftragsübersicht Per Klick auf werden die Positionen des Auftrags aufgeklappt. Hier erkennen Sie, für welche Position der Kostenvoranschlag bereit steht. Im Drop-Downfeld Kostenvoranschlag können Sie die Vorgabe wählen und den Kostenvoranschlag freigeben. Wenn Sie den Kostenvoranschlag einsehen wollen, können Sie dies auch aus diesem Menü durch Klick auf Kostenvoranschlag anzeigen. Abbildung 8: Freigabe Kostenvoranschlag aus Auftragsübersicht Freigabe aus den Auftragsdetails Durch Öffnen des RMA Auftrags, entweder aus der Auftragsübersicht oder dem Dashboard, gelangen Sie zu den Auftragsdetails. Hier gibt es in den Auftragspositionen eine Spalte Kostenvoranschlag. In der Spalte Kostenfreigabe können Sie die Vorgabe wählen und den Kostenvoranschlag freigeben. Wenn Sie den Kostenvoranschlag einsehen möchten, können Sie dies direkt durch Klick auf den Link des Anhangs. Abbildung 9: Freigabe Kostenvoranschlag aus Auftragsdetails ACD RMA Portal_Kurzbedienungsanleitung_V1.10_de 10 / 12

11 3.4 Benutzerverwaltung (Adminrechte vorausgesetzt) Je nach Benutzerrechten können Sie nicht nur sich selber, sondern auch andere Nutzer verwalten. Unterschieden wird hierbei zwischen Haupt- und Unterbenutzern. Ein Hauptbenutzer ist immer als Benutzer in der höchsten Hierarchieebene angelegt. Im Unterschied dazu kann ein Unterbenutzer in eine bereits bestehende Benutzerstruktur hinein angelegt werden Benutzerdetails Die Benutzerdetails werden bei Klick bzw. bei der Markierung des entsprechenden Benutzers auf der rechten Seite angezeigt. Möchten Sie die Benutzerdetails bearbeiten, so kann man per Klick auf ein entsprechendes Kontextmenü öffnen. Hier haben Sie die Möglichkeit, den Benutzer zu bearbeiten, das Passwort zurückzusetzen oder den Benutzer zu sperren. Des Weiteren besteht die Möglichkeit, Benutzer zu suchen. Wird der gesuchte Benutzer gefunden, so wird die komplette Darstellung der Hierarchie des gesuchten Benutzers angezeigt. Abbildung 10: Benutzerverwaltung Benutzerstatus: Es sind drei verschiedene Benutzerstatus möglich. Diese sind Aktiv, nicht bestätigt und inaktiv. Aktiv : Ein Benutzer ist freigeschaltet und kann das Portal gemäß seiner Rechte benutzen Nicht bestätigt : Der Kunde hat sich registriert, seinen Account aber noch nicht bestätigt Inaktiv : der Benutzer wurde für die Benutzung des Portals gesperrt Reiter Benutzernamen Hier können Sie die Optionen Meine Daten oder Abmelden wählen. Abbildung 11: Dropdown RMA-Benutzer ACD RMA Portal_Kurzbedienungsanleitung_V1.10_de 11 / 12

12 Meine Daten Bei dieser Auswahl öffnet sich ein Popup-Fenster das in die drei Teile aufgeteilt. Einstellungen: Hier sind die Benutzerdaten, die Angaben der Kundennummern sowie die Standartauswahl des Standorts einstellbar. Benachrichtigungen: Je nachdem bei welchen Status Sie eine erhalten möchten, können Sie hier die entsprechenden Haken in dieser Maske zu setzen. Ebenfalls möglich ist die Angabe von zusätzlichen -Adressen, welche die Infomails ebenfalls erhalten sollen. Abbildung 12: Meine Daten - Benachrichtigungen Passwort: An dieser Stelle kann ein neues Passwort hinterlegt werden. ACD RMA Portal_Kurzbedienungsanleitung_V1.10_de 12 / 12