Recht und Finanzen in Horizon Katarina Rohsmann

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1 Recht und Finanzen in Horizon 2020 Katarina Rohsmann

2 WAS IST NEU IN HORIZON 2020? Vereinfachte Förderraten: 100 % der gesamten förderfähigen Kosten für Forschungs- und Innovationsmaßnahmen (RIA) 25-Prozent-Pauschale für die indirekten Kosten Nicht abzugsfähige Mehrwertsteuer (VAT) ist förderfähig Vereinfachungen bei den Zeitaufzeichnungen Open Access, Open Research Data Pilot für FET verpflichtend Elektronische Unterzeichnung des Grant Agreement im Participant Portal Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 1

3 WAS WIRD GEFÖRDERT? Personalkosten: Berechnung auf Basis der tatsächlichen Kosten oder als Durchschnittspersonalkosten (Berechnung nach der üblichen Praxis der Organisation) Reise- und Aufenthaltskosten Abschreibung von Geräten und Infrastruktur sonstige direkte Kauf von Waren (z.b. Konsumgüter) Kosten Dienstleistungen Kosten von Unterverträgen ( Subcontracts ) Indirekte Kosten (=Gemeinkosten, Overheads) Kosten von sog. Third Parties (im Projekt mitarbeitende Dritte/Nicht-Projektpartner) Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 2

4 PERSONALKOSTEN: BERECHNUNG DES STUNDENSATZES Personalkosten = Stundensatz x EU-Projektstunden Brutto-Brutto-Kosten: Berechnung des Stundensatzes: Jährliche Brutto- Brutto-Kosten Jahresproduktivstunden (3 Optionen) Gehälter Sozialversicherungsbeiträge Steuern und Abgaben Sonstige verpflichtende Gehaltsbestandteile freiwillige Prämien etc. gelten als additional remuneration nur für Non-Profit-Organisationen u.u. förderfähig Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 3

5 PERSONALKOSTEN: OPTIONEN FÜR DIE JAHRESPRODUKTIVSTUNDEN Stunden : fixed hours (Teilzeit: aliquoter Anteil) kann jeder Teilnehmer verwenden Stundensatz = jährl. Brutto-Brutto-Kosten Jahresproduktivstunden 2. Individuelle Jahresproduktivstunden : Berechnung: Annual workable hours der Person (= die laut Gesetz/ Kollektivvertrag/ Arbeitsvertrag/ vorgesehene Arbeitszeit unter Berücksichtigung von Urlaubsanspruch, Feiertagen etc.) + Überstunden Fehlzeiten (Krankenstände etc.) 3. Standard-Jahresproduktivstunden Berechnung nach üblichen Kostenrechnungsprinzipien müssen mind. 90 % der Annual workable hours entsprechen Bitte beachten: Pro Jahr können nicht mehr Stunden als die jeweiligen Jahresproduktivstunden abgerechnet werden! Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 4

6 UNTERAUFTRÄGE (SUBCONTRACTING) Subcontractors (Untervertragsnehmer) führen bestimmte Tasks (begrenzte Teile des Projekts gem. Technical Annex) aus und verrechnen dafür einen marktüblichen Preis. Gründe für Subcontracting, Aufgaben und Kosten müssen im Antrag (und im GA) stehen Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis oder niedrigster Preis Anwendbares Vergaberecht ist zu berücksichtigen Keine indirekten Kosten auf Subcontracting! Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 5

7 SONSTIGE DIREKTE KOSTEN I D.1: Reise- und Aufenthaltskosten von ProjektmitarbeiterInnen und ExpertInnen: Förderfähig, soweit sie für das Projekt notwendig sind und mit der üblichen Praxis des Teilnehmers übereinstimmen (Dienstreiserichtlinien u.a.) D.2: Abschreibung von Geräten und Infrastruktur: Förderfähig ist der auf das Projekt entfallende Anteil der Abschreibungskosten (auch bei vor Projektbeginn gekauften Geräten) nicht der volle Kaufpreis! Abschreibung nach üblichen Regeln und Standards Best- oder Billigstbieter (Vergaberecht beachten) Miete/Leasing ist förderfähig, wenn nicht teurer als Abschreibung Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 6

8 SONSTIGE DIREKTE KOSTEN D.3: Sonstige Waren und Dienstleistungen: z.b. Verbrauchsmaterial, Kosten für Veröffentlichungen, Catering, Grafik- und Druckkosten, IPR-Kosten (z.b. Lizenzund Patentgebühren), Kosten für verpflichtende Prüfzertifikate (CFS) bestes Preis-Leistungs-Verhältnis oder niedrigster Preis Für alle Kostenarten gilt: Die Mehrwertsteuer (VAT) ist unter der Voraussetzung förderfähig, dass sie nach den nationalen Vorschriften nicht erstattet wird (kein Vorsteuerabzug möglich). Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 7

9 KOSTEN VON NICHT-PROJEKTPARTNERN (LINKED THIRD PARTIES) Für Nicht-Partner gelten die selben Abrechnungs-Regeln wie für Projektpartner Gewinnverbot! Nur Affiliates (Mutter-/Tochter-/Schwester-Unternehmen) und Organisationen mit einer über das Projekt hinausgehenden rechtlichen Verbindung mit einem Partner können als Nicht-Partner Kosten abrechnen Third Parties und ihre Tasks müssen im Antrag (und später im GA) stehen Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 8

10 LARGE RESEARCH INFRASTRUC- TURES ALS DIREKTE KOSTEN Large Research Infrastructure : Forschungs-Infrastruktur mit einem Gesamtwert von mind. 20 Mio. Euro Voraussetzungen für die Abrechnung der Anschaffungsund Betriebskosten als direkte Kosten: Wert: mind. 75 % des gesamten Anlagevermögens Positives ex-ante assessment der Berechnungsmethode durch die EU-Kommission (Kosten müssen identifizierbar, verifizierbar und direkt messbar sein) Nähere Informationen: Annotated Grant Agreement (Artikel 6.2.D.4) Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 9

11 ZAHLUNGSFLUSS Koordinator als Bindeglied zur EU-Kommission: erhält Zahlungen und leitet sie an die Partner weiter laut Grant Agreement sofort; im Konsortialvertrag kann eine spätere Weiterleitung vereinbart werden Pre-Financing (Vorfinanzierung) Interim Payments (Zwischenzahlungen): nach jeder Berichtsperiode; auf Basis der bekannt gegebenen Ausgaben Final Payment: auf Basis der bekannt gegebenen Ausgaben; mind. 15 % der Förderung werden erst zu Projektende ausgezahlt Budgetierte Kosten bilden die Obergrenze der Förderung ( maximum EU contribution ) für das Gesamtprojekt Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 10

12 FINAL REPORING: CERTFICATE ON THE FINANCIAL STATEMENTS (CFS) Ein Certificate on the Financial Statements (CFS, Prüfzertifikat eines Wirtschaftsprüfers) ist mit dem Final Reporting vorzulegen, wenn die tatsächlichen Kosten + Durchschnittspersonalkosten EUR betragen (sonstige Unit Costs und die indirekte Kosten werden nicht eingerechnet) die Kosten für das CFS sind förderfähig (other direct costs kein Subcontracting) budgetieren! Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 11

13 PROJEKTERGEBNISSE Eigentum an Projektergebnissen (Results; FP7: Foreground ): Ergebnisse gehören dem Teilnehmer, der sie geschaffen hat Miteigentum mehrerer Partner ist möglich, wenn sich die Ergebnisse nicht trennen lassen (verpflichtendes Joint Ownership Agreement nach Entstehung d. Ergebnisse) Allgemeine Verpflichtungen in Zusammenhang mit Ergebnissen: Verwertung, z.b. durch weitere F&E, Entwicklung von Produkten/Prozessen/Dienstleistungen Verbreitung, z.b. durch wissenschaftliche Publikationen Schutz, z.b. durch Patentierung (soweit möglich, vernünftig und gerechtfertigt) Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 12

14 ZUGANGSRECHTE IM ÜBERBLICK Zugangsrecht: Das Recht, Results oder Background unter den im GA festgelegten Bedingungen zu nutzen Wer hat Zugangsrechte? insb. die Projektpartner Affiliates von Projektpartnern (wenn nicht anders vereinbart) Zu welchem Zweck? Projektdurchführung (Partner) Verwertung eigener Results (Partner) Verwertung der Ergebnisse von Affiliates Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 13

15 ZUGANGSRECHTE Zur Projektdurchführung Zur Nutzung der Ergebnisse Zugangsrechte zu Background * Unentgeltlich, sofern nicht vor Beitritt zum GA etwas anderes vereinbart wurde Faire und angemessene Bedingungen ** Zugangsrechte zu Ergebnissen Unentgeltlich Faire und angemessene Bedingungen * Daten/Wissen/Informationen, die ein Partner vor GA-Beitritt besessen hat und die für die Projektdurchführung/Nutzung der Ergebnisse nötig sind ** Faire und angemessene Bedingungen : vom Konsortium zu definieren (kann auch unentgeltlich bedeuten). Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 14

16 OPEN ACCESS PUBLIKATIONEN Open Access: freier Zugang zu wissenschaftlichen Informationen (Publikationen, Daten) über das Internet Für alle wissenschaftlichen Publikationen mit Peer Review verpflichtend (aber keine Verpflichtung zu publizieren!): Artikel/Texte und Metadaten müssen spätestens bei Veröffentlichung in einem Repositorium gespeichert werden Green Open Access (Selbstarchivierung): Sperrfrist von 6 Monaten (Sozial-/Geisteswissenschaften: 12 M.) zulässig Gold Open Access ( author pays model ): während der Projektlaufzeit entstandene Kosten sind förderfähig Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 15

17 OPEN ACCESS FORSCHUNGSDATEN (PILOT) Verpflichtende Veröffentlichung der zur Validierung der Forschungsergebnisse nötigen Daten sowie weiterer Daten (z.b. Rohdaten) FET-Projekte nehmen standardmäßig am Pilot teil geplantes Datenmanagement ist im Antrag zu beschreiben Opt-Out aus legitimen Gründen" möglich Data Management Plan als verpflichtendes Deliverable: - beschreibt den geplanten Umgang mit Forschungsdaten (Art der Daten, Standards/Methoden, Veröffentlichung, Wartung/Speicherung ) während des Projekts und danach - Erstfassung bis M6 (Aktualisierung im Projektverlauf) Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 16

18 TAKE-HOME MESSAGES Regeln des Grant Agreement kennen und beachten Realistisch budgetieren (nicht zu knapp, nicht zu großzügig) Datenmanagement im Antrag beschreiben Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 17

19 WEITERFÜHRENDE INFORMATIONEN: HELPDESKS U. NATIONAL CONTACT POINTS Forschungsservicestellen an den Universitäten (für Universitätsangehörige): Research Enquiry Service: IT Helpdesk: Ethics Helpdesk: European IPR Helpdesk: Verzeichnis aller National Contact Points: Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 18

20 WEITERFÜHRENDE INFORMATIONEN: ALLGEMEINES General Grant Agreement (für Research and Innovation Actions, Innovation Actions, Coordination and Support Actions): Annotated General Grant Agreement (kommentierte Fassung des General Grant Agreement): Reference Documents (Rules for Participation, Model Grant Agreement, Grants Manual): Horizon 2020 On-line Manual: Horizon 2020 FAQ: Glossar: Informationen zum europäischen Förderangebot auf der Homepage der FFG: Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 19

21 WEITERFÜHRENDE INFORMATIONEN: REGISTRIERUNG UND EINREICHUNG Guide on beneficiary registration, validation and financial viability check: Grants Manual - Section on: Proposal submission and evaluation Proposal Submission Service User Manual: Proposal Templates: call_ptef-pt Description of the Action/Instructions: IP Management in Horizon 2020: at the proposal stage Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 20

22 OPEN ACCESS/ OPEN DATA I Guidelines on Open Access to Scientific Publications and Research Data in Horizon 2020: Guidelines on Data Management in Horizon 2020: Open access to publications and data in Horizon 2020: FAQ OpenAIRE (Open Access Infrastructure Research for Europe): FOSTER (Facilitate Open Science Training for European Research) PASTEUR4OA (Open Access Policy Alignment Strategies for European Union Research Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 21

23 OPEN ACCESS/ OPEN DATA II Global Open Access Portal: Green, Gold, Gratis and Libre Open Access brief overview for beginners: Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 22

24 KONTAKT Mag. Martin Baumgartner Nationale Kontaktstelle Recht und Finanzen MMag. Katarina Rohsmann Expertin Recht und Finanzen Karin Kurzweil Assistentin Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 23

25 Urheberrechtshinweis / Haftungsausschluss Sämtliche Texte, Grafiken und Bilder unterliegen dem Urheberrecht. Eine auch nur auszugsweise Verwendung ist nur mit ausdrücklicher Genehmigung der Österr. Forschungsförderungsgesellschaft mbh zulässig. Es kann keine Gewähr für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Angaben übernommen werden. Jede Haftung für Schäden, die durch Nutzung oder Nichtnutzung der dargestellten Informationen oder durch fehlerhafte oder unvollständige Informationen verursacht wurden, ist ausgeschlossen. Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 24