Arbeitszeugnisse leicht gemacht

Transkript

1 TITELTHEMA Arbeitszeugnisse leicht gemacht INTERVIEW (TEIL 1) Das Arbeitszeugnis dient einerseits dem Arbeitnehmer bei Bewerbungen als Nachweis seiner Befähigung und Eigenschaften, andererseits dem Arbeitgeber als Entscheidungshilfe bei der Bewerberauswahl für die Besetzung einer freien Arbeitsstelle. Arbeitszeugnisse haben daher sowohl dem Gebot des Wohlwollens als auch dem Gebot der Wahrheit zu entsprechen, was oft als Widerspruch erscheinen mag. Für WiM beantwortet Rechtsanwalt Moritz Schulte von der Würzburger Kanzlei Wagner+Gräf die wichtigsten Fragen. 1. Welche Zeugnisarten gibt es? Man unterscheidet zwischen Ausbildungszeugnis, Zwischenzeugnis, vorläufigem Zeugnis und Schlusszeugnis. Zum Teil schließen sich die einzelnen Zeugnisarten aus. Inhaltlich wird zwischen einem einfachen und einem qualifizierten Zeugnis unterschieden. 2. Wie unterscheiden sich die Zeugnisarten? Maßgeblich für die Art des Zeugnisses ist der Zeitpunkt der Zeugniserteilung. Das Ausbildungszeugnis ist unaufgefordert bei Beendigung des Berufsausbildungsverhältnisses auszustellen. Ein Anspruch auf die Erteilung eines Zwischenzeugnisses ist gegeben, wenn das Arbeitsverhältnis noch besteht und der Arbeitnehmer ein berechtigtes Interesse an der Erstellung des Zwischenzeugnisses nachweisen kann. Ein vorläufiges Zeugnis kann ausgestellt werden, wenn das Arbeitsverhältnis noch nicht beendet ist, allerdings absehbar ist, dass es zu einem bestimmten Zeitpunkt endet, also zum Beispiel während der Kündigungsfrist. Das Schlusszeugnis ist bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses auszustellen Wie unterscheiden sich einfaches und qualifiziertes Zeugnis? Das einfache Zeugnis muss Angaben über Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie die Person und ein Ausstellungsdatum enthalten. Die bisherige Tätigkeit und der Aufgabenbereich sind möglichst genau und vollständig zu beschreiben. Bei einem qualifizierten Zeugnis sind die Angaben darüber hinausgehend auch auf die Leistung und das Verhalten des Arbeitnehmers im Arbeitsverhältnis zu erstrecken. Regelmäßig wird die Bitte auf Erteilung eines Zeugnisses als Foto: kzenon/istock 22 Wirtschaft in Mainfranken

2 STEUERN UND RECHT Verlangen nach einem qualifizierten Zeugnis zu verstehen sein. 4. Wer hat Anspruch auf ein Zeugnis? Anspruch auf ein schriftliches Arbeitszeugnis haben nach 16 BBiG Auszubildende, Praktikanten und Volontäre sowie nach 109 GewO alle Arbeitnehmer. Arbeitnehmerähnliche Personen, Heimarbeiter, Einfirmenvertreter sowie Handelsvertreter nach 84 Abs. 2 HGB haben bei einem dauernden Dienstverhältnis Anspruch auf ein Dienstzeugnis, 630 BGB. Bei Arbeitnehmern ist das Arbeitszeugnis jedoch nur auf deren ausdrückliches Verlangen hin, das sich auch auf die Zeugnisart erstrecken muss, zu erstellen. 5. Wer muss das Zeugnis ausstellen? Das Arbeitszeugnis ist durch den Arbeitgeber zu erteilen. Dabei kann er sich durch einen hierarchisch höher angesiedelten und dem Arbeitnehmer gegenüber weisungsbefugten Betriebsangehörigen vertreten lassen. Unzulässig ist eine Vertretung durch einen Rechtsanwalt. Im Falle der Insolvenz des Arbeitgebers ist dieser gleichwohl zur Erteilung des Zeugnisses verpflichtet, wenn der Arbeitnehmer vor Eröffnung des Insolvenzverfahrens ausscheidet. Bei einem Ausscheiden nach Eröffnung der Insolvenz richtet sich der Zeugnisanspruch gegen den Insolvenzverwalter. Nach einem Betriebsübergang gem. 613a BGB hat der Erwerber das Arbeitszeugnis auszustellen, wenn das Arbeitsverhältnis nach dem Übergang endet. 6. Wann kann ein Zeugnis verlangt werden? Abhängig von der jeweiligen Zeugnisart kann ein Zeugnis während des bestehenden Arbeitsverhältnisses oder bei dessen Beendigung verlangt werden. Das Ausbildungszeugnis ist bei Beendigung des Ausbildungsverhältnisses auszustellen, das Schlusszeugnis gemäß 109 GewO bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses. In beiden Fällen bedeutet bei Beendigung nicht mit oder nach Beendigung. Das vorläufige Zeugnis kann bei Fälligkeit des Anspruchs, jedoch noch nicht eingetretener rechtlicher Beendigung des Arbeitsverhältnisses verlangt werden. Ein solches Zeugnis ist nach der rechtlichen Beendigung des Arbeitsverhältnisses gegen ein End- bzw. Schlusszeugnis auszutauschen. Ein Zwischenzeugnis kann während des bestehenden Arbeitsverhältnisses jederzeit verlangt werden, wenn der Arbeitnehmer ein berechtigtes Interesse nachweisen kann, das Arbeitsverhältnis noch besteht und keine Beendigung des Arbeitsverhältnisses absehbar ist. Teilt der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber seine Entscheidung mit, ob er ein einfaches oder qualifiziertes Zeugnis verlangt, ist das Zeugnis innerhalb eines angemessenen Bearbeitungszeitraums von zwei bis drei Wochen anzufertigen. Bei einer außerordentlichen Kündigung ist das Zeugnis unverzüglich, spätestens innerhalb einer Woche zu erteilen. 7. Wann liegt ein berechtigtes Interesse für das Verlangen eines Zwischenzeugnisses vor? ENERGIEKREDIT GEBÄUDE NEU MIT TILGUNGSZUSCHUSS WIR FÖRDERN NEUBAU UND UMBAU Bayerns Mittelstand ist stark in seiner Vielfalt. Als Förderbank für Bayern unterstützen wir mittelständische Unternehmen dabei, in die Energieeffizienz ihrer Gewerbegebäude zu investieren. Mit günstigen Konditionen, langer Laufzeit und einem extra Tilgungszuschuss. Sparen Sie Energie und Geld! Gerne beraten wir Sie kostenfrei über unseren neuen Energiekredit Gebäude. Tel Wirtschaft in Mainfranken 23

3 TITELTHEMA Ein berechtigtes Interesse liegt beispielsweise dann vor, wenn dem Arbeitnehmer eine Kündigung in Aussicht gestellt wurde, bei einer Versetzung im Unternehmen oder einem Wechsel des Vorgesetzten, einer Arbeitsunterbrechung aufgrund Elternzeit, einem zu erwartenden Betriebsübergang, einer beabsichtigten Fort-/Weiterbildungsmaßnahme, bei inner- oder außerbetrieblichen Bewerbungen oder einer Insolvenz des Arbeitgebers. In Tarifverträgen kann die Verpflichtung, ein Zwischenzeugnis zu erstellen, enthalten sein. 8. Ist der Arbeitgeber an den Inhalt eines erteilten Zwischenzeugnisses gebunden? In der Regel ist mit der Erteilung eines Zwischenzeugnisses eine Bindungswirkung im Hinblick auf die dort vorgenommene Bewertung der Leistung und Führung des Arbeitnehmers verbunden. Im Zweifel ist daher sofern keine die Sachlage ändernden Tatsachen vorliegen die in einem Zwischenzeugnis vorgenommene Bewertung in ein Schlusszeugnis zu übernehmen. Gleiches gilt auch bei einem Betriebsübergang. 9. Welche Form muss ein Zeugnis haben? Das Zeugnis ist schriftlich zu erstellen. Die Erteilung des Zeugnisses in elektronischer Form ist ausgeschlossen. Regelmäßig ist das Zeugnis maschinenschriftlich abzufassen und auf dem für Geschäftskorrespondenz allgemein üblichen Geschäftspapier zu erstellen. Das Zeugnis ist vom Arbeitgeber oder von einem Vertreter mit einem die Vertretung kennzeichnenden Zusatz zu unterzeichnen. Die Zeugnissprache ist Deutsch. Der Arbeitnehmer kann verlangen, dass das Zeugnis ordentlich und sauber ist und im DIN-A4-Format erstellt wird. Weiter ist das Zeugnis frei von Rechtschreib-, Grammatik- und sonstigen Fehlern zu erstellen. Dem Arbeitnehmer steht ansonsten ein Berichtigungsanspruch zu. Rechtsanwalt Moritz Schulte von der Würzburger Kanzlei Wagner+Gräf. Foto: Ilona Müller Das Zeugnis darf zwar geknickt bzw. gefaltet werden, um es auf dem Postweg versenden zu können. Knick bzw. Faltung dürfen sich jedoch auf einer Fotokopie nicht als Schwärzung abzeichnen. Zu empfehlen ist der Versand in einem rückseitig verstärkten DIN-A4-Umschlag mit einem gesonderten Anschreiben, da das Arbeitszeugnis selbst nicht zugleich als Anschreiben dienen darf. NürnbergMesse. Turning ideas into value. BESONDERE MOMENTE VERWANDELN ERLEBNISSE IN NACHHALTIGEN ERFOLG Wir kreieren Messekonzepte, die bis ins Detail begeistern. Und das können Sie spüren. Erfahren Sie mehr: nuernbergmesse.de/fairmag 24 Wirtschaft in Mainfranken

4 STEUERN UND RECHT 10. Welchen Inhalt muss ein Zeugnis haben? Hinsichtlich des Inhalts sind einige Punkte zwingend zu berücksichtigen. Welche, hängt davon ab, ob es sich um ein einfaches oder ein qualifiziertes Zeugnis handelt. Das qualifizierte Zeugnis muss Angaben zur Leistung und zum Verhalten des Arbeitnehmers enthalten. Darüber hinaus ist die Tätigkeit des Arbeitnehmers genau zu beschreiben und die Leistung zu beurteilen. Das qualifizierte Zeugnis besteht aus folgenden Punkten: Überschrift Einleitungsteil Firmenbeschreibung Positions- und Aufgabenbeschreibung Weiterbildung Leistungsbeurteilung Arbeitsbereitschaft/Motivation (das Wollen ) Arbeitsbefähigung (das Können ) Fachwissen, Weiterbildung Arbeitsweise, Arbeitsstil (das Wie ) Arbeitserfolg, Ergebnisse FAZIT Der Arbeitgeber hat bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen eine Vielzahl an Punkten zu beachten. Insbesondere ist darauf zu achten, dass die Sprache klar und verständlich ist und keine Geheimbotschaften übermittelt werden. Bei der Benotung liegt der Fokus darauf, die Bewertung im gesamten Zeugnis einheitlich beizubehalten. Möchte der Arbeitgeber von der Durchschnittsnote befriedigend nach unten abweichen, trägt er im Prozess die Darlegungs- und Beweislast für die Tatsachen, die eine schlechtere Bewertung des Arbeitnehmers rechtfertigen. Mit der Erstellung des Zeugnisses ist es unter Umständen noch nicht getan. Bei Fehlern ist der Arbeitgeber verpflichtet, das Zeugnis zu berichtigen. Sozialverhalten Verhalten zu Internen Verhalten zu Externen Soziale Kompetenz Beendigungsgrund/Schlussformel Ausstellungsdatum, Unterschrift Bei einem einfachen Zeugnis entfallen die Angaben zur Leistungsbeurteilung und zum Sozialverhalten. Ein Zeugnis darf keine Hinweise auf eine Gewerkschaftszugehörigkeit oder/und eine Betriebsratstätigkeit enthalten. Gleiches gilt für die Benennung einmaliger Vorfälle und Hinweise auf Straftaten, die keinen Bezug zum Arbeitsverhältnis haben. Lesen Sie Teil 2 des Interviews in der nächsten Ausgabe der WiM Wirtschaft in Mainfranken 25

5 WIRTSCHAFT UND REGION Arbeitszeugnisse leicht gemacht INTERVIEW (TEIL 2) Das Arbeitszeugnis dient einerseits dem Arbeitnehmer bei Bewerbungen als Nachweis seiner Befähigung und Eigenschaften, andererseits dem Arbeitgeber als Entscheidungshilfe bei der Bewerberauswahl für die Besetzung einer freien Arbeitsstelle. Arbeitszeugnisse haben daher sowohl dem Gebot des Wohlwollens als auch dem Gebot der Wahrheit zu entsprechen, was oft als Widerspruch erscheinen mag. Für WiM beantwortet Rechtsanwalt Moritz Schulte von der Würzburger Kanzlei Wagner+Gräf die wichtigsten Fragen. 11. Welche inhaltlichen Grundsätze gelten für die Erstellung des Zeugnisses? Inhaltlich muss das Zeugnis dem Transparenzgebot sowie den Grundsätzen der Wahrheit, des Wohlwollens und der Vollständigkeit entsprechen. Unter dem Transparenzgebot ist zu verstehen, dass das Zeugnis unmissverständlich und eindeutig formuliert sein muss. Die Formulierungen müssen für jeden unbefangenen Leser allgemein verständlich sein. Entscheidend ist die aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage. Es darf nicht durch Formulierungen ein anderer Inhalt transportiert werden, der nicht mit dem Wortlaut übereinstimmt, sondern ihn sinnentstellt. Das Zeugnis muss wahr sein und alle wesentlichen Tatsachen enthalten, die für eine Gesamtbeurteilung von Bedeutung sind und an denen ein künftiger Arbeitgeber ein berechtigtes, billigenswertes und schutzwürdiges Interesse haben könnte. Es muss wohlwollend formuliert sein und darf das berufliche Fortkommen des Arbeitnehmers nicht ungerechtfertigt erschweren. Maßstab ist hier ein verständiger Arbeitgeber. Zudem darf das Zeugnis keine Lücken enthalten. Es müssen alle für die Beurteilung der Leistung und der Führung wichtigen Punkte erwähnt werden. Der Aussteller des Zeugnisses darf nichts auslassen, was der Leser üblicherweise erwartet. 12. Gibt es ein Notenschema; welche Formulierung entspricht welcher Benotung? Hinsichtlich der Benotung kann man sich im Rahmen der zusammenfassenden Leistungsbewertung an folgendem Schema orientieren: Er/sie hat die ihr/ihm übertragenen Aufgaben Note 1 stets zu unserer vollsten Zufriedenheit / in jeder Hinsicht und außerordentlich zufriedenstellend Note 1,5 zu unserer vollsten Zufriedenheit Note 2 stets zu unserer vollen Zufriedenheit / voll und ganz zufriedenstellend Note 2,5 zu unserer vollen Zufriedenheit Note 3 stets zu unserer Zufriedenheit Note 4 zu unserer Zufriedenheit Note 5 im Allgemeinen zufriedenstellend erledigt. Zu beachten ist jedoch, dass die Einzelbewertungen mit der Note der Gesamtbewertung übereinstimmen müssen. 13. Gibt es eine Standardnote für das Zeugnis? Nach ständiger Rechtsprechung des BAG hat ein Arbeitnehmer einen Anspruch auf ein Zeugnis mit der Gesamtbewertung befriedigend (Note 3). Hält der Arbeitnehmer eine bessere Note für angemessen, trifft ihn die Darlegungs- und Beweislast, dass seine Arbeitsleistungen auch besser zu bewerten sind. Hält hingegen der Arbeitgeber die Leistungen des Arbeitnehmers für schlechter als befriedigend, trifft ihn die Nachweispflicht. Foto: kzenon/istock 70 Wirtschaft in Mainfranken

6 WIRTSCHAFT UND REGION 14. Besteht ein allgemeiner Anspruch auf die Schlussformel? Eine Schlussformel lautet in Abhängigkeit der Bewertung von Führung und Leistung beispielsweise: Wir bedauern sein/ ihr Ausscheiden, danken für die geleistete Arbeit und wünschen ihm/ihr für die Zukunft alles Gute. Nach ständiger Rechtsprechung des BAG hat der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf die Schlussformel. Die Schlussformel zähle nicht zum gesetzlich geschuldeten Zeugnisinhalt. Zwar werte die Schlussformel ein Zeugnis auf, allerdings werde ein Zeugnis ohne Schlussformel nicht entwertet. Nach Auffassung des BAG sei es hinzunehmen, dass in der Praxis ein Zeugnis ohne Schlussformel negativ bewertet werde. 15. Gibt es einen Geheimcode in Zeugnissen? Das Zeugnis muss gemäß 109 Abs. 2 GewO grundsätzlich klar und verständlich formuliert sein. Techniken und Formulierungen, mit denen negative Eigenschaften und Merkmale des Arbeitnehmers so formuliert werden, dass diese den Arbeitnehmer positiv erscheinen lassen, sind unzulässig. Als Reaktion auf die Pflicht zu wohlwollenden Formulierungen haben sich Codierungstechniken entwickelt, die durch taktischen Sprachgebrauch als wohlwollende Aussage gemeint erscheinen, tatsächlich aber negativ gemeint sind. Zum Teil verstoßen diese Techniken gegen 109 Abs. 2 GewO. 16. Hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf Übersendung des Zeugnisses? Grundsätzlich muss der Arbeitnehmer das Zeugnis beim Arbeitgeber abholen. Dem Arbeitgeber steht es allerdings auch frei, dem Arbeitnehmer das Zeugnis zu überbringen oder zu übersenden. Ein diesbezüglicher Anspruch besteht jedoch nur bei einer entsprechenden Vereinbarung zwischen den Parteien. Nur wenn der Arbeitgeber das Zeugnis verspätet fertigstellt, ist er auch ohne Vereinbarung verpflichtet, das Zeugnis zu übersenden. Gleiches gilt, wenn die Abholung für den Arbeitnehmer unzumutbar ist. 17. Wie lang muss ein Zeugnis sein? Ausgehend von der Papiergröße DIN A4 sollte das qualifizierte Zeugnis mindestens eine Seite lang sein, aber regelmäßig 2 3 Seiten im Umfang nicht überschreiten. Das Zeugnis sollte auf separate Blätter gedruckt werden, nicht auf Vorder- und Rückseite. 18. Welches Ausstellungsdatum muss das Zeugnis tragen? Das genaue Datum der Ausstellung muss auf dem Zeugnis angegeben sein. Dies ist regelmäßig der Tag der rechtlichen Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Da die Wahrheitspflicht für das gesamte Zeugnis gilt, also auch das Datum erfasst, kann der Arbeitnehmer keine Rückdatierung verlangen. Auch ein berichtigtes Zeugnis muss das Datum des ursprünglich ausgestellten Zeugnisses tragen. 19. Hat der Arbeitnehmer einen Berichtigungsanspruch? Bei formellen oder inhaltlichen Fehlern steht dem Arbeitnehmer ein Berichtigungsanspruch zu, da es ihm unzumutbar ist, sich mit einem fehlerhaften Zeugnis zu bewerben. Der Arbeitnehmer hat etwaige Fehler im Zeugnis in angemessener Zeit zu bemängeln, da der Anspruch auf Zeugnisberichtigung Rechtsanwalt Moritz Schulte von der Würzburger Kanzlei Wagner+Gräf. Foto: Ilona Müller auch der Verwirkung oder bei bestehenden Ausschlussfristen dem Verfall unterliegt. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Arbeitnehmer ein gänzlich neues Zeugnis zu erstellen. Es ist so auszugestalten, als ob es sich um eine Erstausfertigung handeln würde. Dabei ist der Arbeitgeber an den nicht beanstandeten Text gebunden, sofern nicht nachträglich Umstände bekannt werden, die das Verhalten des Arbeitnehmers in einem anderen (negativeren) Licht erscheinen lassen. 20. Wann erlischt der Zeugnisanspruch? Der Anspruch auf ein Zeugnis erlischt durch Erfüllung, wenn also ein nach Form und Inhalt ordnungsgemäßes Zeugnis erteilt wurde. Der Arbeitnehmer kann auf ein Zeugnis auch verzichten. Der Verzicht kann nicht während des bestehenden Arbeitsverhältnisses erklärt werden, sondern erst bei oder nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Im Rahmen eines Ausbildungsverhältnisses und bei tariflichen Zeugnisansprüchen ist ein Verzicht ausgeschlossen. Der Anspruch auf ein Zeugnis kann auch durch tarif- oder einzelvertraglich vereinbarte Ausschlussfristen ausgeschlossen sein. Ausschlussfristen, die nicht auf die Geltendmachung bestimmter Ansprüche beschränkt sind, erfassen auch den Anspruch auf ein Zeugnis. Hinsichtlich des Beginns der Ausschlussfrist ist nach der Art des Zeugnisses zu unterscheiden. Beim Endzeugnis beginnt die Frist am letzten Tag der tatsächlichen Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Bei einem vorläufigen Zeugnis beginnen die Ausschlussfristen mit Zugang der Kündigung. Das Vorliegen eines berechtigten Grundes führt bei der Erteilung eines Zwischenzeugnisses zum Fristbeginn. Zu beachten ist, dass die Erhebung einer Kündigungsschutzklage die Ausschlussfrist nicht wahrt. Der Zeugnisanspruch kann auch verwirkt werden, wenn der Arbeitnehmer über längere Zeit untätig geblieben ist (Zeitmoment) und der Arbeitgeber sich darauf einstellen durfte, dass der Zeugnisanspruch nicht mehr geltend gemacht wird (Umstandsmoment). Das BAG bejaht eine Verwirkung bereits nach fünf Monaten. Auf die gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren, welcher der Zeugnisanspruch unterliegt, kommt es daher regelmäßig nicht an. 21. Besteht eine Haftung des Arbeitgebers für verspätet oder falsch erstellte Zeugnisse? Stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer schuldhaft verspätet oder zwar rechtzeitig, jedoch fehlerhaft oder überhaupt kein Zeugnis aus, kommen Schadensersatzansprüche des Arbeitnehmers in Betracht. Der Schaden kann darin liegen, dass der Arbeitnehmer gar keinen oder erst verspätet einen adäquaten neuen Arbeitsplatz gefunden hat und dies unmittelbar auf dem verspätet, unrichtig oder überhaupt nicht erteilten Zeugnis beruht. Als Anspruchsteller trägt der Arbeitnehmer die volle Darlegungs- und Beweislast. Unter Umständen kommt eine Haftung des zeugnisausstellenden Arbeitgebers gegenüber dem neuen Arbeitgeber aus 826 BGB in Betracht. Dazu muss der frühere Arbeitgeber aber bewusst unzutreffende Angaben im Zeugnis gemacht und die Möglichkeit eines Schadenseintritts beim Folgearbeitgeber in Kauf genommen haben Wirtschaft in Mainfranken 71