Datenschutz im Betriebsratsbüro. Referent: Lorenz Hinrichs TBS Niedersachsen GmbH

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1 Datenschutz im Betriebsratsbüro Referent: Lorenz Hinrichs TBS Niedersachsen GmbH

2 Datenschutz im BR-Büro Seite 2 Ausgangssituation

3 Ausgangssituation Kurz gefasst ist es Euer Job als Betriebsrat, die Beschäftigten Eures Zuständigkeitsbereiches bezüglich ihrer Interessen auf Grundlage des BetrVG zu vertreten. Daraus ergibt sich zwangsläufig, dass personenbezogene Daten der Beschäftigten erhoben, verarbeitet und genutzt werden müssen. Datenschutz im BR-Büro Seite 3

4 Ausgangssituation Beispiele zur Verwendung von Beschäftigtendaten zu folgenden Anforderungen: bei personellen Einzelmaßnahmen bei Qualifizierungsmaßnahmen bei Sozialplanverhandlungen bei Befragungen der Beschäftigten Bei Fragen und Anwendung von Eingliederung/Wiedereingliederung Mitbestimmungstatbestände nach 87 Zur Ausübung der Pflichten aus BetrVG Am Ende bleibt die Frage: Was unternehmt ihr, um PD in Eurem Gremium zu schützen? Datenschutz im BR-Büro Seite 4

5 Rechtliche Vorgaben Datenschutz im BR-Büro Seite 5

6 Rechtliche Vorgaben Der Umgang mit personenbezogenen Daten wird durch das Datenschutzrecht geregelt. Datenschutz ist ein Grundrecht. Datenschutz im BR-Büro Seite 6

7 Rechtliche Vorgaben Jeder Mensch soll grundsätzlich selbst über die Preisgabe und Verwendung seiner persönlichen Daten bestimmen. Kernaussage des Volkszählungsurteils aus 1983 Datenschutz im BR-Büro Seite 7

8 Rechtliche Vorgaben Die Grundprinzipien im Datenschutz sind für Einzelpersonen eigentlich ganz einfach: Wenn Du, Behörde oder Unternehmen, etwas über mich wissen willst, dann nur weil ich es gestatte oder weil es per Gesetz geregelt/erlaubt ist. Bevor ich Dir jedoch meine Daten vertraulich gebe, hast Du mir genau zu erklären, wozu Du diese benötigst. Und weil es meine Daten sind, kann ich auch jederzeit Einsicht haben und sie kontrollieren. Datenschutz im BR-Büro Seite 8

9 Rechtliche Vorgaben BAG Leitsätze Verarbeitet der Betriebsrat personenbezogene Daten, so ist er zur Beachtung des Bundesdatenschutzgesetzes verpflichtet. 1. Der Betriebsrat unterliegt nicht der Kontrolle durch den betrieblichen Datenschutzbeauftragten. 2. Betriebsrat und Gesamtbetriebsrat sind keine Dritten im Sinne von 3 Abs. 9 BDSG (jetzt: 3 Abs. 8), sondern Teil des Unternehmens. BAG, Beschluss v , Az: 1 ABR 21/97 9

10 Rechtliche Vorgaben Begründung des BAG Der bdsb wird vom Arbeitgeber ausgewählt und bestellt. Er sei daher der Arbeitgeberseite zuzurechnen. Mit der Unabhängigkeit der Betriebsräte vom Arbeitgeber sei die Kontrolle durch einen Beauftragten des Arbeitgebers unvereinbar. Die Feststellung, dass der bdsb als verlängerter Arm des Arbeitgebers handelt, stehen auch die Vorkehrungen nicht entgegen, die im 36 BDSG (jetzt: 4f) zur Sicherung seiner objektiven Amtsausübung enthalten sind. Schließlich führt die Verneinung der Kontrollbefugnis des bdsb nicht etwa dazu, dass der BR sich in einem datenschutzfreien Raum bewegen würde. Vielmehr bestehen ihm gegenüber in gleicher Weise Kontrollbefugnisse der Aufsichtsbehörde nach 38 BDSG, wie dies gegenüber Unternehmen ohne bdsb der Fall ist. 10

11 Rechtliche Vorgaben Konsequenzen für den Betriebsrat Bestellung eines Datenschutzverantwortlichen Prüfung der Zulässigkeit der Datenverarbeitung beim Betriebsrat Umsetzung der 8 Maßnahmen des Datenschutzes (Anlage 9 BDSG) Gewährleistung der Rechte der Beschäftigten ( 6, BDSG) 11

12 Datenschutz im BR-Büro Seite 12 Bedeutung

13 Personenbezogene Daten Personenbezogene Daten Was ist damit gemeint? Datenschutz im BR-Büro Seite 13

14 Pflichten Datenverarbeitung ist der Umgang mit personenbezogenen Daten mittels automatisierter Verarbeitung oder in nicht automatisierter Datei Anwendungsbereich des Datenschutzes Erheben Verarbeiten Nutzen speichern verändern anonymisieren pseudonymisieren übermitteln sperren löschen Datenschutz im BR-Büro Seite 14

15 Pflichten 3a BDSG: Datenaskese Alles hat sich bereits bei der Auswahl dem Ziel auszurichten, keine oder so wenig personenbezogene Daten wie möglich zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen. Personenbezogene Daten sind nur so lange zu bevorraten, wie sie wirklich benötigt werden. Daraus folgt: Verbot der Vorratsdatenspeicherung! Datenschutz im BR-Büro Seite 15

16 Pflichten 4 BDSG: Zulässigkeit Datenerhebung ist somit zulässig, wenn sie erlaubt wird. durch das BDSG selbst... Beispiel: öffentlich zugängliche Daten oder durch eine andere Rechtsvorschrift... Beispiel: Steuern, Abgaben oder durch die Einwilligung des Betroffenen... Beispiel: Einverständniserklärung zur Datennutzung Datenschutz im BR-Büro Seite 16

17 Pflichten 4e BDSG: Inhalt der Meldepflicht Führen von Übersichten der DV im BR-Büro Inhalte u.a.: Zweckbestimmung der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Beschreibung der Personengruppen und der Daten Regelfristen für die Löschung allgemeine Beschreibung, ob die Maßnahmen nach 9 BDSG angemessen sind Datenschutz im BR-Büro Seite 17

18 BDSG 9 Technische und organisatorische Maßnahmen Die 8 Gebote des Datenschutzes: Trennungsgebot Zutrittskontrolle Verfügbarkeitskontrolle Zugangskontrolle Auftragskontrolle Zugriffskontrolle Eingabekontrolle Weitergabekontrolle Datenschutz im BR-Büro Seite 18

19 Rechte des Betroffenen Der Betroffene Welche Rechte hat er? Datenschutz im BR-Büro Seite 19

20 Rechte des Betroffenen Information bei Erhebung oder Benachrichtigung bei erstmaliger Speicherung Betroffener Unternehmen/ BR-Büro Auskunftsrecht über die zu seiner Person gespeicherten Daten über die Herkunft der gespeicherten Daten über die Empfänger, an die Daten weitergegeben werden Datenschutz im BR-Büro Seite 20

21 Rechte des Betroffenen Information bei Erhebung, oder Benachrichtigung bei erstmaliger Speicherung Betroffener Unternehmen/ BR-Büro Auskunftsrecht Berichtigungsanspruch Löschungsanspruch Sperrungsanspruch Datenschutz im BR-Büro Seite 21

22 Schutz der Daten Schutz der Daten Umsetzung Datenschutz im BR-Büro Seite 22

23 Schutz der Daten Zulässigkeit der Datenverarbeitung beim Betriebsrat nach BAG Nur in dem nach BetrVG und BDSG festgelegten Rahmen Verarbeitung nur für konkret festgelegte Zwecke Der Zweck kann nur aus den betriebsverfassungsrechtlichen Aufgaben hergeleitet werden Keine Vorratsspeicherung Löschung der Daten, wenn Zweckbestimmung weggefallen ist Datenschutz im BR-Büro Seite 23

24 Schutz der Daten Beachtet dieses Nutzt Verschlüsselungstechnologien! Prüft die Vertraulichkeit des genutzten Netzwerkes! Niemals die Benutzerkennungen weitergeben! Schließt Räume, die länger unbesetzt sind, ab! Sperrt Arbeitsplatzrechner durch "Strg-Alt-Entf"! Verwendet sichere Passwörter! Verwahrt Daten, Datenträger und Ausdrucke stets sicher! Shreddert nicht mehr benötigte Dokumente! Verwehrt Unbefugten Einsicht in Unterlagen! Datenschutz im BR-Büro Seite 24

25 Schutz der Daten und setzt dieses um! Ernennung eines Datenschutzverantwortlichen aus der Mitte oder Freiwilliges Zustimmen der Kontrollen durch den betrieblichen Datenschutzbeauftragten! Prüfung der Zulässigkeit! Beachten der Datenaskese! Umsetzung der 8 Gebote zum Datenschutz! Beachten der Betroffenenrecht (insbesondere Auskunftsrecht)! Nutzt professionelle Software zur Umsetzung im BR-Büro! Datenschutz im BR-Büro Seite 25

26 Vielen Dank für die Aufmerksamkeit! Habt Ihr noch Fragen? Lorenz Hinrichs 0511 / / lh@tbs-niedersachsen.de