Elektronische Rechnungen Compliance, Chancen, Risiken und erste Erfahrungen aus der neuen Rechtslage

Transkript

1 Elektronische Rechnungen Compliance, Chancen, Risiken und erste Erfahrungen aus der neuen Rechtslage Stefan Groß Steuerberater CISA (Certified Information Systems Auditor)

2 Compliance bei elektronischen Rechnungen 2 Elektronische Rechnungen Die Vorteile liegen auf der Hand!

3 Compliance bei elektronischen Rechnungen 3 Elektronische Rechnung als Mehrwert Automatisierung und Beschleunigung des Abrechnungsprozesses Effiziente Weiterverarbeitung, schnellere Zahlungseingänge Kosteneinsparungspotenzial Abschaffung Papierarchiv Durchgängigkeit der Prozesse, d. h. keine Medienbrüche

4 Compliance bei elektronischen Rechnungen 4 Elektronische Rechnungen Wo lagen die Hemmnisse in der Vergangenheit?

5 Compliance bei elektronischen Rechnungen 5 Elektronische Rechnung - Die Hürden Akzeptanzprobleme Outsourcing (Verlust Kontrolle, Kosten) Aufwand zur Vereinheitlichung der Formate / Schnittstellen Erfüllung rechtlicher Anforderungen zu komplex / zu aufwendig

6 Compliance bei elektronischen Rechnungen 6 Elektronische Rechnungen Was galt bisher?

7 Compliance bei elektronischen Rechnungen 7 Bisher gültige Verfahren bei elektronisch übermittelten Rechnungen AUTHENTIZITÄT Echtheit der Herkunft (Eindeutige Identifizierung des Rechnungsausstellers) INTEGRITÄT Unversehrtheit des Inhalts (keine Veränderung der Daten) gewährleistet durch (1) qualifizierte elektronische Signatur (mit oder ohne Anbieter-Akkreditierung) (2) elektronischen Datenaustausch (EDI) (Sammelrechnung obsolet, Wegfall durch Steuerbürokratieabbaugesetz 2009) Elektronisch übermittelte Rechnungen bedürfen der Zustimmung des Empfängers Zustimmung bedarf keiner besonderen Form Einvernehmen der elektronischen Übermittlung ausreichend Es genügt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billigung

8 Compliance bei elektronischen Rechnungen 8 Mehrwertsteuersystemrichtlinie Was geschah am 13. Juli 2010?

9 Compliance bei elektronischen Rechnungen 9 Was geschah am 13. Juli 2010 Änderung der Mehrwertsteuersystemrichtlinie Elektronische Signatur / EDI-Verfahren kein zwingender Bestandteil mehr bei elektronischer Rechnungsstellung, Verwendung aber weiterhin möglich Gleichbehandlung Papier elektronisch, aber keine erhöhten Anforderungen für eine Papierrechnung Umsetzung EU-weit bis spätestens

10 Compliance bei elektronischen Rechnungen 10 Ablauf Rechnungsstellung bislang Papier Elektronische Signatur Rechnungsaussteller Rechnungsempfänger EDI Elektronische Rechnung

11 Compliance bei elektronischen Rechnungen 11 Ablauf Rechnungsstellung zukünftig Rechnung Rechnungsaussteller Rechnungsempfänger

12 Compliance bei elektronischen Rechnungen 12 Erläuterungen der EU Kommission als Orientierungshilfe Rechnungen müssen den tatsächlichen Lieferungen / Dienstleistungen entsprechen Echtheit Herkunft Unversehrtheit Inhalt durch Lieferer/Dienstleistungserbringer Aufzeichnung durch Empfänger Innerbetriebliches Steuerungsverfahren mit verlässlichem Prüfpfad Fortgeschrittene elektronische Signatur Elektronischer Datenaustausch (EDI) Innerbetriebliches Steuerungsverfahren mit verlässlichem Prüfpfad Fortgeschrittene elektronische Signatur Elektronischer Datenaustausch (EDI)

13 Compliance bei elektronischen Rechnungen 13 Erläuterungen der EU Kommission Innerbetriebliches Steuerungsverfahren mit verlässlichem Prüfpfad Hinreichende Gewähr für Integrität, Authentizität und Lesbarkeit Vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsdauer Beispiel: Abgleich von Begleitunterlagen (Bsp. Lieferschein, ) Angemessenheit beachten Prüfpfad: Prüffähige Verbindung zwischen Rechnung und Lieferung/Dienstleistung Verlässlich soweit Verbindung zwischen Begleitunterlagen und Umsatz leicht nachvollziehbar

14 Compliance bei elektronischen Rechnungen 14 Steuervereinfachungsgesetz 2011 Die Umsetzung der MwStSysRL in nationales Recht!

15 Compliance bei elektronischen Rechnungen Für JEDE Rechnung gilt AUTHENTIZITÄT Echtheit der Herkunft (Eindeutige Identifizierung des Rechnungsausstellers) INTEGRITÄT Unversehrtheit des Inhalts (keine Veränderung der Daten) gewährleistet durch Innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad Alternativ: QES oder EDI Elektronisch übermittelte Rechnungen bedürfen auch künftig der Zustimmung des Empfängers Zustimmung bedarf keiner besonderen Form Einvernehmen der elektronischen Übermittlung ausreichend Es genügt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billigung

16 Compliance bei elektronischen Rechnungen 14 UStG gibt den Takt vor Rechnung (Papier + Digital) setzt voraus Integrität Authentizität Innerbetriebliches Kontrollverfahren Papier Digital alternativ QES / EDI Ist aufzubewahren Papier EDV

17 Compliance bei elektronischen Rechnungen 17 Das innerbetriebliche Kontrollverfahren Eine unbekannte Größe?

18 Compliance bei elektronischen Rechnungen 18 Innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad Authentizität und Integrität müssen gewährleistet sein durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen Ausgestaltung obliegt den Unternehmen selbst Verfahren, das der Rechnungsempfänger zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt Klare Analogien zur Rechnungseingangsprüfung Kontrollverfahren hat nicht auf einem zur Signatur/EDI-Verfahren vergleichbaren technischen Niveau zu erfolgen, manuelle Schritte möglich

19 Compliance bei elektronischen Rechnungen 19 Authentizität Echtheit der Herkunft, bedeutet dass Sicherheit über die Identität des Rechnungsausstellers besteht Kriterien: Leistung bestellt? Leistung korrekt erbracht? Zahlungsanspruch korrekt? Für Prüfpfad eignen sich: Geschäftsbriefe und Verträge Bestelldokumente Lieferscheine Buchhalterische Abbildung

20 Compliance bei elektronischen Rechnungen 20 Integrität Unversehrtheit des Inhalts, bedeutet dass Die Inhalte der umsatzsteuerlich geforderten Angaben in einer Rechnung nicht verändert wurden Kriterien: Pflichtangaben nach 14 Abs. 4 UStG Vollständigkeit und inhaltlich richtig Ergänzend: Rechnerische Richtigkeit Ausschluss von Redundanzen

21 Compliance bei elektronischen Rechnungen 21 Lesbarkeit Forderung Frage-Antwort-Katalog des BMF: Die Rechnung muss in einer für das menschliche Auge lesbaren Form geschrieben sein. Eher gemeint: menschenlesbar darzustellen Papier elektronisch, geeigneter Viewer (pdf, ) elektronisch, strukturierte Daten sinnvoll: geeigneter Viewer u.e. auch möglich: Darstellung der Inhalte Darstellung der Pflichtfelder Listenform genügt Rechnungsdatum: Ust-IdNr.: DE Anschrift des Leistenden: Petra Mustermann Musterfrauring Ostenfelde usw.

22 Compliance bei elektronischen Rechnungen 22 Innerbetriebliches Kontrollverfahren Gibt es erhöhte Dokumentationspflichten?

23 Compliance bei elektronischen Rechnungen 23 Dokumentations- und Aufzeichnungspflichten Grundsätzlich nein (gemäß Gesetzesbegründung und Frage-Antwort-Katalog des BMF) Aber: Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung schreiben Verfahrensdokumentation vor, hier also für den Prozess der Rechnungsprüfung. Empfohlen sind Nachweise pro Rechnung, dass das innerbetriebliche Kontrollverfahren durchlaufen wurde Rechnungsempfänger trifft unverändert die Feststellungslast Im Rahmen von Außenprüfungen wird vermehrt auf die Wirksamkeit des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens geachtet werden

24 Compliance bei elektronischen Rechnungen 24 Elektronische Rechnungen Wie sind elektronische Rechnungen aufzubewahren?

25 Compliance bei elektronischen Rechnungen 25 Aufbewahrung Papierrechnung Original optional, wenn digitalisiert kann digitalisiert werden GoBS Aufbewahrung über 10 Jahre (14b Abs. 1 UStG) Papieraufbewahrung elektronische Aufbewahrung Unveränderbarkeit ist gefordert, zu gewährleisten durch Zusammenspiel von Organisation, Prozessen, Kontrollen, Hardware, Software elektronische Rechnung Originäres Format evtl. Konvertierungen Alleinige Aufbewahrung eines Papierausdrucks ist nicht zulässig

26 Compliance bei elektronischen Rechnungen 26 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Referent Stefan Groß Peters, Schönberger & Partner Rechtsanwälte Wirtschaftsprüfer Steuerberater Schackstraße München Tel.: (0 89) Fax: (0 89) psp@psp.eu Internet: