PAPIERLOSES ARBEITEN. für Anfänger

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3 Über den Autor Viktor Mečiar IT Manager Viktor ist für die Überwachung der Inhouse Entwicklung und Implementierung von Softwarelösungen für Accace Group verantwortlich. Mit 7 Niederlassungen und einem gut etablierten europäischen Netzwerk von Partnern liefert Accace das komplexe finanzielle Outsourcing und Beratungsdienstleistungen in den Bereichen von Buchhaltung, Lohnverrechnung und Personalwesen, Steuern und Rechtsberatung.

4 Cloud-basierte Buchhaltung Automatisierung der Rechnungsverarbeitung Workflow der automatisierten Genehmigung INTERESSIEREN SIE SICH FÜR DIESE NEUEN TRENDS?

5 Auf den ersten Blick scheint es offensichtlich zu sein, wenn wir Handarbeit in der Buchhaltung durch die Umstellung auf die Digitalisierung ersetzen, werden wir Geld sparen, schneller arbeiten und damit effektiver in jeder Hinsicht sein.... ALLERDINGS, IST ES WIRKLICH SO EINFACH?

6 Unsere kurze Anleitung wird Ihnen helfen, die Antworten auf wichtige Fragen zu finden, bevor Sie irgendwelche Schlussfolgerungen ziehen, was eigentlich "papierlos werden" impliziert

7 1. Sind Ihre Lieferanten "anspruchsvoll" genug? Sind Ihre Rechnungen auf das Papier von schlechter Qualität gedruckt? Sendet Ihr Lieferant die Rechnungen mit verschiedenen Hintergründen, Texten & Logos? Verlieren Sie Zeit und Ressourcen mit manueller Sortierung der Dokumente und Dokumententrennung mit Barcodes? Wenn Sie mit wenigstens einem der oben genannten Probleme konfrontiert sind, dann ist die Chance auf eine vollständige Automatisierung der Datenextraktion von diesen Dokumenten gering

8 Hinweis: Seien Sie immer einen Schritt voraus Um unerwartete Kosten oder Verluste loszuwerden, müssen Sie zum Beginn des Prozesses gelangen und werden Sie mit Ihren Lieferanten einig, eine elektronische Rechnung zu senden - entweder eine unstrukturierte PDF oder, wenn Sie Glück haben, einen EDI. Zur Erinnerung: Europäische Union fördert und unterstützt mit allen Mitteln die Verwendung der elektronischen Rechnungsstellung über die Grenzen hinaus.

9 PAPIERLOS WERDEN 2. Wie kann ich den Prozess vereinfachen? Es ist wichtig zu wissen, welche Daten Sie wirklich brauchen, um aus Ihren Dokumenten zu extrahieren. Brauchen Sie "nur" die Daten aus dem Rechnungskopf oder alle Textinformationen? In der Regel ist es nicht effizient, jedes Detail aus einem Dokument zu extrahieren. Konzentrieren Sie sich nur auf die Daten, die Sie wirklich brauchen, um mit denen zu arbeiten - für Ihr Buchhaltungssystem oder Berichte.

10 Hinweis: Haben Sie eine klare Vision! Was ist es, das Sie von Digitalisierung der Rechnungen erwarten? Möchten Sie die mit bestimmten Aufgaben verbrachte Zeit verkürzen, die Arbeitskosten sparen, die Datensicherheit erhöhen oder Probleme mit elektronischer Zustimmung lösen? All dies hat einen Einfluss auf die finale Lösung. Die Digitalisierung wird nicht die erwarteten Ergebnisse haben, wenn Sie auf die Lösung nur von einer der oben genannten Fragen zielen, ohne dass das Gesamtbild seiner Vorteile zu haben.

11 3. Ist nicht OCR alles, was ich brauche? Die Qualität der Datenextraktion kann Monat für Monat variieren. Es ist deswegen, weil die Dokumentenverarbeitung durch viele Aspekte beeinflusst ist, wie zum Beispiel: Papierqualität Aktueller Zustand Ihrer Scan-Einrichtung Änderungen bezüglich der Extraktionsregeln (zusätzliche Setups) Änderung der Gesetzgebung

12 Hinweis: Outsourcen Sie! Wenn Sie sich für die Digitalisierung von Rechnungen (oder von anderen Dokumenten) entscheiden, haben Sie 2 Möglichkeiten: kaufen Sie Ihre eigene OCR-Software oder überlassen Sie diese Aufgabe einem externen Anbieter. Beim Outsourcing wird der Anbieter für eine breite Palette von Dienst sorgen: von der Verwaltung / Updates zu der Dokumentensammlung, Sortierung, zum Barcoding und Scannen, Datenextraktion, Validierung, zu dem elektronischen Genehmigungsworkflow und Archivierung.

13 Schlussfolgerung

14 Betreiben Sie ihr Business papierlos - aber wirklich papierlos! Papierdokumente verschwinden schrittweise aus unserem Berufsleben und dieser Trend wird weitergehen. Auch die Gesetzgebung behauptet, Papierdokumente seien nicht unbedingt mehr erforderlich. Die ideale Lösung ist, die "Papier-basierten" Systeme mit EDI, ISDOC oder Gutschriften/ Selbstfakturierung vollständig zu ersetzen. Es ist definitiv der richtige Schritt für die Zukunft.

15 Wir helfen gerne, die Unternehmen erfolgreich zu Kontaktieren Sie uns! machen. Lassen Sie uns Ihnen helfen! Über TULIP