SEPA-Leitfaden für Profi cash

Transkript

1 SEPA-Leitfaden für Profi cash 1 Voraussetzungen 2 Allgemeine SEPA-Einstellungen am Konto 3 Der SEPA-Zahlungsverkehr 3.1 SEPA-Überweisung 3.2 SEPA-Lastschriften Gläubiger-Identifikation SEPA-Mandate Mandatsverwaltung Erfassen von SEPA-Mandaten Bearbeiten von SEPA-Mandaten Drucken und versenden von SEPA-Mandaten Drucken und versenden der Umdeutungslösung Mandats-Erstellung von bestehenden Dauerlastschriften SEPA-Lastschriften (SDD Core [Basis] und SDD B2B [Firmen]) Anlegen einer SEPA-Lastschrift 1

2 1 Voraussetzung Diese Anleitung gilt ausschließlich für Profi cash Versionen 10.3 oder höher. Bitte prüfen Sie über den Hilfe -Button in der oberen Taskleiste Info", den Versionsstand Ihrer Software: Ist hier eine niedrigere Version als 10.3 angegeben führen Sie bitte ein Online-Update durch. Das Online Update finden Sie unter: Datei Programmupdate Prüfen und Laden. HINWEIS: Sollten Sie Profi Cash in einem Netzwerk einsetzen kontaktieren Sie bitte das Team Electronic Banking unter 06761/

3 2 Allgemeine SEPA-Einstellungen am Konto Grundsätzlich ist Ihr Profi cash schon durch abgeschlossene Updates auf den SEPA-Zahlungsverkehr voreingestellt und kann sofort hierfür verwendet werden. Über Stammdaten - Firmenkonfiguration wählen Sie bitte ihr Standard-Formular aus (z.b. SEPA-Überweisung) Bestätigen und schließen Sie die Fenster anschließend mit dem Button Speichern". 3

4 3 Der SEPA-Zahlungsverkehr Der SEPA-Zahlungsverkehr in Profi cash wird in den Grundfunktionen wie der bisherige Zahlungsverkehr (national) durchgeführt. Die jeweiligen technischen Änderungen sind in den einzelnen folgenden Zahlungstypen beschrieben. 3.1 SEPA-Überweisungen Die SEPA-Überweisung ist ab für Firmen- und Vereinskunden verpflichtend zu nutzen. Privatkunden können im nationalen Zahlungsverkehr bis 2016 noch die nationale Überweisung mit Kontonummer und Bankleitzahl nutzen. Für diese Übergangszeit bietet Profi cash folgende Möglichkeit an: Öffnen Sie ein Überweisungsformular, rechts oben befindet sich ein Auswahlbutton (Art) (Bilder unten), mit dem Sie die Ausführungsart auswählen können. Nach einem Klick auf SEPA-Überweisung wird die bisherige nationale" Überweisung in eine SEPA-Überweisung umgewandelt. Die SEPA-Überweisung ist der Nachfolger der nationalen Überweisung mit Kontonummer und Bankleitzahl. Im Aufbau der Eingabemaske ändern sich nur die Empfängerdaten. Statt Kontonummer und Bankleitzahl erscheinen hier IBAN und BIC. Ihre Daten werden automatisch Profi cash in das SEPA-Format umgewandelt. Die weitere Vorgehensweise der SEPA-Überweisung erfolgt analog den Ihnen bekannten Schritten. 4

5 3.2 Die SEPA-Lastschrift Auch die SEPA-Lastschrift baut auf das bisherige Lastschriftverfahren auf. Jedoch müssen Sie vorab Voraussetzungen erfüllen, bevor Sie am SEPA-Lastschriftverfahren teilnehmen können. Hierzu benötigen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer (kurz CI) und ein Mandat des Zahlungspflichtigen, welches Sie als Zahlungsempfänger zum Einzug einer Forderung zu einem festen Termin berechtigt Gläubiger-ldentifikationsnummer Um eine SEPA-Lastschrift einreichen zu können, benötigen Sie eine Gläubiger- Identifikationsnummer (Gläubiger-ID). Diese können Sie in Deutschland bei der deutschen Bundesbank beantragen. Profi cash stellt Ihnen den Link zur deutschen Bundesbank zur Verfügung. Über die Reiter Stammdaten Gläubiger-Identifikationsnummern (Bild 1), gelangen Sie in die Verwaltung der Gläubiger-Identifikationsnummern (Bild 2). Über den Button NEU" gelangen Sie in die Erfassungsmaske für eine neue Gläubiger-ID. Hier können Sie Ihre Gläubiger-ID eingeben, die Sie von der deutschen Bundesbank erhalten haben oder über den hier integrierten Link (Button Gläubiger-ID bei der Bundesbank beantragen) wird direkt die Internetseite der deutschen Bundesbank aufgerufen um eine neue Gläubiger-ID zu beantragen. 5

6 3.2.2 SEPA-Mandate Neben der Gläubiger-ID benötigen Sie auch ein gültiges Mandat des Zahlungspflichtigen. Zur Erstellung und Verwaltung dieser Mandate stellt Ihnen Profi cash eine integrierte Mandatsverwaltung zur Verfügung. Klicken Sie hierzu auf Stammdaten Mandate" Mandatsverwaltung Die Mandatsverwaltung/Mandatsliste unterstützt Sie bei der Verwaltung und Einholung der Mandate und der aktuellen Umdeutungslösung Ihrer Zahlungspflichtigen für den SEPA- Lastschriftverkehr. Über die Mandatsliste können Sie erfasste Mandate gemäß den SEPA-Vorschriften ausdrucken oder per an Ihre Zahlungspflichtigen versenden. Auch die sogenannte Umdeutungslösung für die bestehenden Zahlungspflichtigen kann über die Mandatsverwaltung vorgenommen werden. 6

7 Erfassen von SEPA-Mandaten Über Stammdaten Zahlungsempfänger/pflichtige" erfassen Sie neue SEPA-Lastschrift Mandate. 1. Maske In der 2. Maske klicken Sie nun auf ändern". 3. Maske 4. Maske In der 3. Maske das Feld Lastschrift erlaubt" ankreuzen, und auf Neu" klicken. In der 4. Maske können Sie das Mandat erfassen. 7

8 Feld Gläubiger-ldentifikationsnummer: Wählen Sie hier eine oder die Gläubiger-ID aus, die Sie in Profi cash erfasst haben (siehe Seite 5). Die dort hinterlegten Daten werden automatisch übernommen. Sollten Sie noch keine Gläubiger-Identifikationsnummer erfasst haben, können Sie diese hier über den Button..." und Leeren/Neu" erstellen. Feld Mandatsreferenz: Hier erfassen Sie die eindeutig zuordenbare Mandatsreferenz für Ihren Zahlungspflichtigen. Feld Mandatsdatum: Hier erfassen Sie das Datum an dem das Mandat unterschrieben wurde. Feld Bezeichnung: Im Feld Bezeichnung erfassen Sie eine Beschreibung für Ihren Zahlungspflichtigen. Diese wird nur innerhalb von Profi cash unterschieden. Angaben zum Lastschriftverfahren Feld Lastschrift Art: Wählen Sie aus, ob eine Firmen- oder eine Basis-Lastschrift für dieses Mandat zugeordnet werden soll. Feld Lastschriftsequenz: Wählen Sie hier aus ob wiederkehrend oder nur eine einmalige Lastschrift. Feld Zuordnungsschlüssel: Haben Sie mehr als ein Mandat zu einem Schuldner erfasst und wollen Sie bestehende Lastschriften in eine SEPA-Lastschrift konvertieren, können Sie hier einen Zuordnungsschlüssel hinterlegen. Die Suche erfolgt über den Verwendungszweck. 8

9 Bearbeiten von SEPA-Mandaten Um ein Mandat zu bearbeiten, gehen Sie wie in Kapitel beschrieben vor. Zum Bearbeiten markieren Sie das entsprechende Mandat, und klicken dann (Maske 3) auf Ändern". Beachten Sie bitte, dass eine Mandatsänderung dem Zahlungspflichtigen mitgeteilt und durch ihn akzeptiert werden muss Drucken und versenden von SEPA-Mandaten Über den Button Drucken" wird eine neue Maske angezeigt in der Sie das Mandat ausdrucken bzw. mailen können. Die Mandatsverwaltung öffnen Sie wie unter Punkt beschrieben Mandat ausdrucken bzw. Umdeutungslösung 9

10 Drucken und Versenden der Umdeutungslösung Für bestehende Einzugsermächtigungen nutzen Sie zur Umstellung die Umdeutung. Erfassen Sie hierzu für die vorliegenden Lastschriften die jeweiligen Mandate und speichern Sie diese ab. Anschließend öffnen Sie die Mandatsverwaltung wie unter Punkt beschrieben. Über die Druckfunktion können Sie hier den Button Umstellung" anklicken. Das angezeigte Formular können Sie dann ausdrucken bzw. an Ihren Zahlungspflichtigen mailen Mandatserstellung von bestehenden Dauerlastschriften Zur Änderung von bestehenden Dauerlastschriften klicken Sie bitte auf Stammdaten - Massenänderung - ZV-Aufträge. In dieser Maske wählen Sie bitte aus in welches Format die bisherige Einzugsermächtigung geändert werden soll. Nach dem Klick auf Ändern" wird Ihnen eine Hinweisfenster zur Nutzung von Verwendungszweckzeilen angezeigt, anschließend wird Ihnen die automatische Mandatserzeugung angezeigt. Geben Sie hier bitte das Mandatsdatum ein. Eine Mandatsreferenz können Sie hier individuell anlegen oder sie wird automatisch erzeugt. 1. Maske 2. Maske 3. Maske 4. Maske 10

11 3.2.4 SEPA-Lastschriften (SDD Core [Basis] und SDD B2B [Firmen]) Anlegen einer SEPA-Lastschrift Die SEPA-Lastschriften unterscheiden sich zum Einzugsermächtigungsverfahren vor allem durch Ihre Art der Ausführung, der Gläubiger-ID und der Mandatsreferenz. Um sicher zu gehen, dass Sie alle Voraussetzungen zum SEPA-Lastschriftverfahren einhalten, sollten Sie die Details hierzu vorher mit Ihrem Berater klären. Die SEPA-Basislastschrift (kurz SDD core), findet bei Verbrauchern und Unternehmen Anwendung. Die SEPA-Firmenlastschrift (kurz SDD B2B), darf nur zwischen Unternehmen (Nicht- Verbrauchern) angewandt werden. Weiterhin darf eine SEPA-Lastschrift nur zu einem festen Belastungstermin erfolgen, welche dem Zahlungspflichtigen spätestens 14 Tage vor Belastung mitgeteilt werden muss - eine sogenannte vorautorisierte Zahlung. Aus diesem Grund sind SEPA-Lastschriften in Profi cash technisch als bankverwaltete terminierte Lastschriften hinterlegt. Somit bestehen hier die gleichen Möglichkeiten zum Erfassen, Ändern und Löschen, wie sie bei bankverwalteten Aufträgen bestehen. Hinweis: Bitte beachten Sie die unterschiedlichen Vorlaufzeiten der jeweiligen SEPA- Lastschrift Art. Die Erfassung einer SEPA-Lastschrift erfolgt analog der Einzugsermächtigung über Tagesgeschäft ZV-Aufträge neu erfassen. Im rechten Bereich, erfassen Sie die Lastschriftart, über das Drop-Down Menü wählen Sie ob Sie eine Basis- oder eine Firmenlastschrift anlegen wollen. 11

12 Im Feldbereich Termininformationen" erfassen Sie den gewünschten Fälligkeitstermin. Bitte beachten Sie die unterschiedlichen Vorlaufzeiten der jeweiligen Lastschriftart. Profi cash gibt bei unterschreiten der Vorlaufzeiten einen entsprechenden Hinweis aus. Im Bereich SEPA Zusatzinformationen", erfassen Sie zum einen das jeweils zugeordnete Mandat und zum anderen besteht die Möglichkeit eine sog. Ende-zu-Ende Referenznummer für den jeweiligen Auftrag zu erfassen. Die Ende-zu-Ende-Referenznummer ermöglicht Ihnen den Auftrag auf den kompletten Zahlungsweg zu identifizieren, ist aber kein Pflichtfeld. Ist das Feld nicht gefüllt wird automatisch NOTPROVIDED gesetzt Weitere Informationen rund um Profi cash und SEPA finden Sie im Handbuch des Programmes. Dieses bildet auch die Grundlage zu dieser Verfahrensanleitung. Das Handbuch steht Ihnen in Profi cash über die Hilfe" -Funktion zur Verfügung. Weiterführende Informationen rund um den SEPA-Zahlungsverkehr erhalten Sie auf unserer Homepage unter: Haftungsausschluss: Alle Angaben in dieser Verfahrensanleitung wurden mit größter Sorgfalt erarbeitet und geben den zum Zeitpunkt der Erstellung aktuellen Stand wieder. Dennoch kann für seine Vollständigkeit und Richtigkeit keine Haftung übernommen werden. Die Volksbank Hunsrück-Nahe eg kann weder eine juristische Verantwortung, noch irgendeine Haftung für Folgen, die auf fehlerhafte Angaben zurückgehen, übernehmen. 12