Digitales Belegbuchen mit Agenda FIBU und ANLAG (über Rechenzentrum)

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1 Digitales Belegbuchen mit Agenda FIBU und ANLAG (über Rechenzentrum) Bereich: FIBU - Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2 2. Voraussetzungen Monitoranforderung Internetanschluss 2 3. Ablauf des Digitalen Belegbuchens 3 4. Ersteinrichtung Digitales Belegbuchen aktivieren Belegordner einrichten 8 5. Arbeiten mit dem Digitalen Belegbuchen Digitale Belege abrufen Digitale Belege buchen Buchungen und Belege synchronisieren Details Belegvorschau und Bearbeitung Mehrere Buchungen einem Beleg zuordnen Aufruf des Belegs in der Buchungserfassung Beleg beim Löschen einer Buchung freigeben Weitere Darstellungsmöglichkeiten der digitalen Belege Digitale Belege in Verbindung mit Agenda Anlagenbuchführung Weitere Informationen 22

2 Seite 2 1. Ziel Das Info beschreibt, wie Sie Belege aus dem Digitalen Belegbuchen in der Agenda Finanzbuchführung verbuchen und Beleginformationen an Agenda Anlagenbuchführung übergeben. 2. Voraussetzungen 2.1. Monitoranforderung Die Belegvorschau wird in der Agenda Finanzbuchführung in einem separaten Fenster neben der Buchungserfassung geöffnet. Deshalb empfehlen wir, für das Digitale Belegbuchen zwei Monitore zu verwenden. Verwenden Sie einen einzelnen Monitor, sollte er eine Bildschirmdiagonale von mindestens 24 Zoll haben. Setzen Sie zwei identische Monitore mit einer Bildschirmdiagonale von mindestens 20 Zoll ein Internetanschluss Für das Arbeiten mit dem Digitalen Belegbuchen sollte Sie einen DSL-Internetanschluss von mindestens 16 Mbit/s verwenden.

3 Seite 3 3. Ablauf des Digitalen Belegbuchens 1. Belege scannen und hochladen Zunächst scannen Sie bzw. Ihr Mandant die buchführungsrelevanten Belege ein, die anschließend in Agenda Belegtransfer oder alternativ direkt im Unternehmens-Portal hochgeladen werden. Vergleich Funktionen Agenda Belegtransfer Belegimport im Unternehmens-Portal Agenda-Installation erforderlich Ja Nein Direktes Scannen Ja Nein (Scanner mit TWAIN erforderlich) Datei-Import Ja Ja Drag & Drop Nein Ja Belegbearbeitung Ja Nein (Drehen, Heften usw.) Weitere Details: Nr Schnelleinstieg Digitales Belegbuchen (Mandanten-Version) 2. Automatische Belegerkennung Ihre hochgeladenen Belege durchlaufen im Agenda-Rechenzentrum eine Texterkennung. Es werden automatisiert Buchungssatzvorschläge (z. B. Bruttoumsatz, Rechnungsnummer, Datum, Steuersatz, Lieferant oder Kunde) erstellt. 3. Belege abrufen und verbuchen Sie rufen die Belege inklusive der Buchungssatzvorschläge in Agenda Finanzbuchführung ab. Anschließend können Sie den Buchungssatzvorschlag nachbearbeiten und den Beleg verbuchen. Der Beleg ist mit dem Buchungssatz verbunden. Er kann später auch über die Kontenauskunft oder BWA-Wertkontrolle angezeigt werden.

4 Seite 4 4. Ersteinrichtung 4.1. Digitales Belegbuchen aktivieren Bei welchem Agenda-Mandanten Sie das Digitale Belegbuchen aktivieren möchten, entscheiden Sie individuell. Sie können das Digitale Belegbuchen in den Mandanten-Adressdaten aktivieren: wenn Sie die Belege selbst hochladen und verbuchen oder bei der Zusammenarbeit mit einem Mandanten.»ARBEITSPLATZ Bestand Mandant bearbeiten Register: Cloud-Anwendungen« Belege selbst hochladen und verbuchen Geben Sie im Register»Cloud-Anwendungen«Ihre eigene Agenda-Kundenummer ein. Aktivieren Sie die Option <Digitales Belegbuchen kostenpflichtig aktivieren>. Sobald das Digitale Belegbuchen aktiviert ist, können Sie Ihre Belege ohne die Installation einer Software im Unternehmens-Portal hochladen: Nr Schnelleinstieg Digitales Belegbuchen (Mandanten-Version).

5 Seite Mandant lädt Beleg hoch Steuerberater verbucht Belege Hat Ihr Mandant bereits eine Agenda-Kundennummer, können Sie diese im Register»Cloud-Anwendung«eingeben und das Digitale Belegbuchen direkt aktivieren. Hat Ihr Mandant noch keine Agenda-Kundennummer, fordern Sie im Register»Cloud-Anwendungen«die Kundennummer und die Zugangsdaten für das Unternehmens-Portal mit wenigen Klicks an. Sie übergeben Ihrem Mandanten anschließend das Aktivierungsschreiben für das Digitale Belegbuchen. Agenda-Kundennummer anfordern 1. Option <Digitales Belegbuchen kostenpflichtig aktivieren> aktivieren und. 2. <Agenda-Kundennummer anfordern> klicken.

6 Seite 6 3. Auf <Weiter> klicken und weiteren Anweisungen folgen. 4. Nachdem alle notwendigen Daten erfasst sind, wird Ihr Auftrag an Agenda übertragen. 5. Auf <Schließen> klicken. 6. Mandanten-Adressdaten mit Klick auf verlassen. Sie erhalten spätestens am nächsten Arbeitstag eine mit den weiteren Schritten zur Aktivierung (Betreff:»Aktivierung von Agenda Cloud-Anwendungen«). 7. Nach Erhalt der schließen Sie die Aktivierung ab:»agenda ARBEITSPLATZ Bestand Mandant bearbeiten Register: Cloud-Anwendungen«.

7 Seite 7 8. Auf <OK> klicken. 9. Login. Hinweis Die Login-Daten entsprechen Ihrem Login bei den Agenda Cloud-Anwendungen. 10. Absenderdaten der Kanzlei eingeben und auf <PDF öffnen> klicken. Das PDF-Dokument wird automatisch in Agenda DMS gespeichert. 12. Aktivierungsschreiben»Zugang zum Unternehmens-Portal«dem Mandanten übergeben. Ihr Mandant richtet mit dem Aktivierungsschreiben seinen Zugang zum Unternehmens-Portal ein. Sobald der Zugang eingerichtet ist, kann Ihr Mandant mit dem Digitalen Belegbuchen beginnen. Dabei lädt er die Belege ohne Software-Installation direkt im Unternehmens-Portal hoch. Möchte Ihr Mandant seine Belege einscannen und anschließend bearbeiten, ist eine Installation der Anwendung Belegtransfer nötig. Nr Schnelleinstieg Digitales Belegbuchen (Mandanten-Version)

8 Seite Belegordner einrichten Erstellen Sie Belegordner, bevor Ihr Mandant mit dem Beleg-Upload im Unternehmens-Portal beginnt. Nutzt Ihr Mandant die Anwendung Belegtransfer, muss er die Belegordner in Belegtransfer anlegen: Nr Schnelleinstieg Digitales Belegbuchen (Mandanten-Version). Es gibt vier Standard-Belegordner: Kasse Rechnungseingang Rechnungsausgang Sonstige Sie können weitere Belegordner anlegen. Die Belegordner sollten den Buchungskreisen der Finanzbuchführung entsprechen. Standard-Belegordner Belegarten FIBU-Buchungskreis, in dem die Belege verbucht werden sollen Rechnungseingang Nur Eingangsrechnungen Nr. 10»Rechnungseingang«Rechnungsausgang Nur Ausgangsrechnungen Nr. 20»Rechnungsausgang«Kasse Nur Kassenbelege Nr. 30»Kasse«Sonstige Sonstige Belege Nr. 01»Freie Erfassung Vorgehensweise 1. Login im Unternehmens-Portal. 2.»Belegverwaltung Online I Belegordner verwalten«. 3. Auf klicken.

9 Seite 9 5. Arbeiten mit dem Digitalen Belegbuchen Die nachfolgenden Schritte zeigen das Verbuchen von bereitgestellten Eingangsrechnungen. Tipp Sie können im Unternehmens-Portal jederzeit prüfen, ob Belege für den Abruf bereitstehen:»belegverwaltung online I Bereitgestellte Belege« Digitale Belege abrufen Vorgehensweise 1. In der Buchungserfassung»Rechnungseingang«auswählen. 2. Schaltfläche <Digitale Belege buchen> klicken. 3. Login. Tipp Mit der Aktivierung der Option <Tageslogin> müssen Sie sich nur einmal täglich einloggen. Der Tageslogin gilt sowohl für Digitales Belegbuchen als auch für die anderen Cloud-Anwendungen. Ihnen werden anschließend die Belegordner angezeigt, in denen Belege im Agenda-Rechenzentrum bereit stehen, sowie die Anzahl der enthaltenen Belege. Hinweis Ist im Rechenzentrum nur ein Belegordner zum Verbuchen vorhanden, entfällt die Auswahl eines Belegordners.

10 Seite Belegordner entsprechend dem Buchungskreis auswählen und <Öffnen> klicken. Die Belege aus diesem Belegordner werden inklusive der Buchungssatzvorschläge heruntergeladen. Das Herunterladen kann in Abhängigkeit Ihrer Internetverbindung und der Anzahl der Belege mehrere Minuten dauern. Die heruntergeladenen Belege werden anschließend in der Belegvorschau geöffnet. 5. Belegvorschau neben der Buchungserfassung platzieren. Hinweis Platzieren Sie die Belegvorschau auf dem zweiten Bildschirm. Platzieren Sie die Fenster so, dass Sie Buchungserfassung und Belegvorschau nebeneinander sehen.

11 Seite Digitale Belege buchen Es gibt folgende Möglichkeiten: Automatische Belegerkennung mit manueller Ergänzung Vollständige automatische Belegerkennung Beleg einer bestehenden Buchung zuordnen Automatische Belegerkennung mit manueller Ergänzung Vorgehensweise 1. Beleg anklicken, der verbucht werden soll. 2. Schaltfläche <Buchungssatz vorschlagen> im unteren Bereich klicken. Die Buchungssatzinformationen werden in die Felder der Buchungserfassung übernommen. 3. Belege manuell ergänzen, da die automatische Belegerkennung im Rechenzentrum eventuell nicht alle Beleginformationen aus einem Beleg ermitteln kann. 4. Nach der Ergänzung: Buchungssatz mit der <Eingabetaste> bestätigen. In der Belegansicht erhält der Beleg einen grünen Haken als Kennzeichnung, dass eine Buchung zugeordnet wurde. 5. <+>-Taste drücken oder Schaltfläche <Nächster Beleg> klicken. Der Beleg wird aus der Belegansicht entfernt, endgültig mit der Buchung verknüpft und der nächste unverbuchte Beleg in die Buchungserfassung übernommen. Hinweis zur Bildung des Buchungsvorschlags Bei der automatischen Belegerkennung im Rechenzentrum werden für die Buchung relevante Daten (z. B. Belegnummer, Rechnungsbetrag usw.) sowie weitere Informationen aus dem Beleg ermittelt (z. B. USt-IdNr. oder Steuernummer). Die weiteren Informationen bilden die Grundlage für den Buchungsvorschlag bei der zukünftigen Belegerkennung.

12 Seite 12 Beispiel In Belegtransfer wird eine Eingangsrechnung gescannt und an das Rechenzentrum übermittelt. Bei der automatischen Belegerkennung wird die USt-IdNr. DE neben der Rechnungsnummer, Bruttobetrag sowie Rechnungsdatum ermittelt und als Beleginformation gespeichert. Neben der Miniaturansicht des Belegs wird der Buchungsvorschlag angezeigt. Die automatische Texterkennung hat nachfolgenden Buchungsvorschlag ermittelt: Betrag: Beleg1: Datum: Entspricht dem Umsatz: 1.935,83 Euro brutto Rechnungsnummer: 558/2017 Rechnungsdatum Vorgehensweise 1. <Buchungssatz vorschlagen> klicken, um die Angaben zu übernehmen. 2. Fehlende Angaben wie Gkto, Konto und Buchungstext ergänzen. In diesem Fall wurde als Gegenkonto »Sonst. Reparaturen und Instandhaltungen«, als Konto Kreditor und der Buchungstext»RE-Tischlerei Webermann«erfasst. 3. Buchung abschließen.

13 Seite 13 Vollständige automatische Belegerkennung Nach dem Speichern und Verlassen der Buchungserfassung erfolgt die Abfrage zur Synchronisation mit dem Rechenzentrum. Hierbei wird der digitale Beleg im Rechenzentrum auf»verbucht«gesetzt und die Buchung zum Beleg gespeichert. Dadurch ist festgelegt, dass ein digitaler Beleg mit z. B. der USt-IdNr. DE zuletzt auf ein bestimmtes Konto/Gegenkonto verbucht wurde. Übermitteln Sie erneut einen Beleg ans Rechenzentrum und erkennt die automatische Belegerkennung auf diesem die USt-IdNr. DE , wird automatisch das Gegenkonto und Konto aus der letzten Buchung als Buchungsinformation ermittelt und an Agenda Finanzbuchführung übergeben. Beim nächsten Abholen der digitalen Belege erhalten Sie einen vollständigen Buchungsvorschlag.

14 Seite 14 Belege einer bestehenden Buchung zuordnen Beispiel: Eine Rechnung wurde über den Kontoauszugs-Manager verbucht und an die Buchungserfassung übergeben. Die Rechnung soll dieser Buchung zugeordnet werden. Vorgehensweise 1. Beleg im Fenster <Digitales Belegbuchen> markieren. 2. Buchung in der Buchungserfassung markieren. 3. <Beleg der markierten Buchung zuordnen> klicken. Alternative Beleg im Fenster <Digitales Belegbuchen> markieren und Beleg mit linker Maustaste per Drag & Drop auf den Buchungssatz ziehen.

15 Seite 15 Zugeordnete Belege erkennen Dass ein Beleg einer Buchung zugeordnet ist, erkennen Sie in der Belegvorschau am Symbol. Verbuchte Belege im Unternehmens-Portal ablegen Über die Schaltfläche <Verbuchte Belege im RZ ablegen> legen Sie die Belege im Unternehmens-Portal ab, die einer Buchung zugeordnet sind. Somit werden diese nicht mehr in der Vorschau angezeigt Buchungen und Belege synchronisieren Vorgehensweise 1. Buchungserfassung verlassen. 2. Darauf folgende Abfrage bestätigen, um Belege und Buchungen mit dem Rechenzentrum zu synchronisieren. Bei der Synchronisation: Werden die Belege auf»verbucht«gesetzt In das Belegarchiv im Unternehmens-Portal verschoben Bereitgestellt für den späteren Aufruf aus der Buchungserfassung ( ) Hinweis Führen Sie die Synchronisation durch, damit die Anzahl der zu verbuchenden Belege übersichtlich bleibt. Wird die Synchronisation nicht durchgeführt, erfolgt diese bei der nächsten Verbindung zum Agenda Rechenzentrum automatisch im Hintergrund.

16 Seite Details 6.1. Belegvorschau und Bearbeitung Funktionen zur Belegbearbeitung Buchungsvorschlag aus der automatischen Texterkennung Belegordner-Auswahl Es wird der aktuell ausgewählte Belegordner angezeigt. Über das Listenfeld können Sie die Belege aus den weiteren Belegordnern herunterladen. Hinweis Das Herunterladen kann in Abhängigkeit Ihrer Internetverbindung und der Anzahl der Belege mehrere Minuten dauern. Funktionen zur Ansicht von Belegen/Belegstapeln

17 Seite Heften und Entheften Symbol Beschreibung Kurzaufruf Markierte Belege werden zu einem mehrseitigen Beleg zusammengeheftet. Die unteren Belege werden als weitere Seiten an den obersten Beleg angeheftet. Strg+H Hinweis Die Buchungsvorschläge der angehefteten Belege gehen dabei verloren. Markierte Belege mit vorherigem Beleg heften. Verwenden Sie diese Funktion, um einen mehrseitigen Beleg zu erstellen. Strg+V Mehrseitige Belege können entheftet werden. Es werden einzelne Strg+E Belege erzeugt. Hinweis Zu den enthefteten Belegen können keine Buchungsvorschläge ermittelt werden Weitere Funktionen Symbol Funktionsbeschreibung Kurzaufruf Alle Belege markieren oder die Markierung aufheben. Strg+A Einen Beleg in der Reihenfolge nach oben verschieben. Einen Beleg in der Reihenfolge nach unten verschieben. Strg+O Strg+U Markierte Belege um 90 nach rechts drehen. Markierte Belege um 90 nach links drehen. Strg+. Strg+, Es werden alle markierten Belege gedreht. Hierbei werden auch alle Seiten eines mehrseitigen Belegs gedreht. Markierte Belege um 180 nach rechts drehen. Es werden alle markierten Belege gedreht. Hierbei werden auch alle Seiten eines mehrseitigen Belegs gedreht. Markierte Belege löschen. Strg+Entf. Wurde zu einem Beleg in Belegtransfer eine Notiz erfasst, kann diese hier aufgerufen werden. Strg+N Es wird eine Verbindung zum Rechenzentrum aufgebaut, und die F5 Belege des gerade aktiven Belegordners werden neu heruntergeladen. Ein markierter Beleg wird aus der Liste ausgebucht. Dieser Beleg ist somit nicht mit einem Buchungssatz verknüpft. Im Belegarchiv im Rechenzentrum erhält der Beleg die Kennung verbucht, hat jedoch keinen Buchungssatz verknüpft.

18 Seite Funktionen in der Belegansicht Symbol Beschreibung Über diese Funktion können Sie den Beleg drucken. Seite um 90 nach rechts drehen. Seite um 90 nach links drehen. Es wird die derzeit gewählte Belegseite gedreht. Seite um 180 nach rechts drehen. Es wird die derzeit gewählte Belegseite gedreht. Seitenvorschau vergrößern bzw. verkleinern. Seitenvorschau 100 % Seitenvorschau Ganze Seite Seitenvorschau Seitenbreite Seitennavigation in einem mehrseitigen Beleg.

19 Seite Mehrere Buchungen einem Beleg zuordnen Bei der Verbuchung kann es notwendig sein, einem Beleg mehrere Buchungen hinzuzufügen. Vorgehensweise 1. Beleg auswählen, der verbucht werden soll. 2. Auf <Buchungssatz vorschlagen> klicken. Wurde durch die Texterkennung ein Betrag ermittelt, wird der vollständige Betrag in das Feld <Umsatz> übernommen. 3. Diesen Betrag auf den gewünschten Betrag der ersten Buchung ändern. Buchung speichern. 4. Erneut auf <Buchungssatz vorschlagen> klicken. 5. Betrag auf den gewünschten Betrag der zweiten Buchung ändern. Speichern Sie die Buchung. 6. Wie beschrieben fortfahren, um den Beleg weiteren Buchungen zuzuordnen. 7. Wenn alle Buchungen zum Beleg erfasst sind, diesen Beleg über die Schaltfläche <Nächster Beleg> abschließen. Der Beleg verschwindet aus der Belegvorschau. Die Buchungen sind mit dem Beleg verknüpft. Hinweis Alternativ kann ein Beleg auch über eine Splittbuchung (Rechnungssplitt/Zahlungssplitt) mehreren Buchungen zugeordnet werden. Öffnen Sie hierzu nachdem zum Beleg ein Buchungssatz vorgeschlagen wurde einfach den entsprechenden Splittbuchungskreis. Erfassen Sie wie gewohnt die Splittbuchungen. Nachdem die Splittbuchung beendet wird, ist der Beleg in jeder Buchung hinterlegt Aufruf des Belegs in der Buchungserfassung

20 Seite Beleg beim Löschen einer Buchung freigeben Wird eine Buchung mit einem digitalen Beleg gelöscht, erhalten Sie folgende Abfrage: Option Beschreibung Zur erneuten Verbuchung freigeben Der mit der Buchung verknüpfte Beleg wird wieder freigegeben und steht zur Verbuchung zur Verfügung. In den Papierkorb im Unternehmens-Portal verschieben Der mit der Buchung verknüpfte Beleg wird im Unternehmens-Portal in den Papierkorb verschoben. Der Beleg kann somit nicht noch einmal verbucht werden. Hinweis Der Papierkorb im Unternehmens-Portal wird automatisch nach 30 Tagen geleert Weitere Darstellungsmöglichkeiten der digitalen Belege An unterschiedlichen Stellen in der Anwendung finden Sie das Symbol lege. Diese sind: zum Aufruf der digitalen Be- Buchungsauskunft in der Buchungserfassung Kontenansicht in der Buchungserfassung OP-Ansicht in der Buchungserfassung Kontenauskunft

21 Seite Digitale Belege in Verbindung mit Agenda Anlagenbuchführung Bei der Verbuchung der digitalen Belege können Sie die Beleginformationen mit an Agenda Anlagenbuchführung übergeben und dadurch in den Stammdaten des Anlageguts den digitalen Beleg aufrufen. Vorgehensweise 1. Anlag-Sachverhalt verbuchen. 2. Im Fenster der Übergabe Option <Digitalen Beleg übergeben> aktivieren. 3. Anlagegut vollständig erfassen.

22 Seite Beleg über Schaltfläche <Beleg anzeigen> aufrufen. Es wird hierbei eine Verbindung zum Agenda-Rechenzentrum aufgebaut. 7. Weitere Informationen Nr Agenda Unternehmens-Portal Nr Schnelleinstieg Digitales Belegbuchen (Mandanten-Version) Nr Schnelleinstieg BELEGTRANSFER