1 Neue Textverarbeitung

Transkript

1 1 Neue Textverarbeitung Durch die grundlegende Überarbeitung der Textverarbeitung gestalten sich die Oberflächen übersichtlicher. In den nun folgenden Kapiteln wird anhand einiger Beispiele die Arbeitsweise der neuen Textverarbeitung erklärt. Wichtig für die Erstellung einer Vorlage ist, dass die Feldfunktion F5 mit der neuen Textverarbeitung entfällt. Alle Variablen sind nun über den rechten Menüpunkt Einfügen Felder zu wählen. Vorlagen und Briefpapiere wurden vom Dateisystem in die Datenbank verlagert, wobei der Vorteil für die Netzwerkversion darin liegt, dass alle Benutzervorlagen in der Datenbank global gespeichert werden und nicht mehr auf jedem einzelnen Rechner. Erstellen einer eigenen Vorlage mit Briefpapier: 5.1 Briefpapier anlegen Das Anlegen eines Briefpapiers erfolgt über Eingabe Textverarbeitung Briefpapier erstellen / Bearbeiten. Über die Auswahl Dokumente-Menü Neues Dokument (Leeres RTF) auf der rechten Seite, erstellen wir ein neues leeres Dokument. Abbildung 22: Auswahl der Briefpapiere Bild einfügen Auf der leeren Seite fügen wir über den Menüpunkt Einfügen Bild (Abbildung23), der sich rechts im Fenster zeigt, ein vorhandenes Logo ein (jpg, gif, bmp, usw.).

2 Abbildung 23: Bild-Suchen Dialog Das gewünschte Logo kann nun über Bild suchen gewählt und mit der Bestätigung OK in unsere leere Vorlage eingefügt werden Bild bearbeiten Sollte das eingefügte Bild nicht der gewünschten Ausrichtung entsprechen, kann dieses über das Menü, das sich auf der rechten Seite befindet, ausgerichtet werden. Durch Anklicken des Bildes wird dieses markiert um somit die Höhe des Bildes proportional zur Breite anzupassen (Abbildung 24). Abbildung 24: Markiertes Logo Ebenso ist es über den Menüpunkt Bild Textumbruch möglich, das Bild auszurichten (Abbildung 25).

3 Abbildung 25: Textumbruch-Dialog In unserem Beispiel soll das eingefügte Bild rechts vom eingegebenen Text erscheinen. Hierfür markieren wir unser Bild, und wählen im Menü Bild Textumbruch Text links von Bild aus. Durch Anklicken des Bildes mit der linken Maustaste, kann dieses nun auf die rechte obere Ecke gezogen werden Text erfassen Wir beginnen nun mit dem Erfassen unserer Beratungsstellen-Anschrift, die im Briefpapier enthalten sein soll. Um unser Briefpapier nicht bei jeder Änderung der Anschrift anpassen zu müssen, verwenden wir Variablen Variablen einfügen Als erstes fügen wir den Namen unserer Beratungsstelle ein. Durch Klick auf den Menüpunkt Einfügen Variablenfeld öffnet sich der Variablen-Dialog, in dem der Ordner Beratungsstelle gewählt und durch Klick auf die Variable BS_Name diese eingefügt wird (Abbildung 26). Abbildung 26: Variablen-Dialog Diesen Vorgang wiederholen wir auch für die nächsten Variablen-Felder wie Straße, PLZ, Ort, damit die Anschrift komplett ist. Die Beratungsstellen-Anschrift soll nun unter unserem Logo auf der rechten Seite erscheinen, hierfür markieren wir zuerst die gesamte Anschrift. Über Tabulatoren, die man über den Menüpunkt Dokument ->

4 Tabulatoren oder der oberen Größen-Scala einstellen kann, verschieben wir unsere Anschrift an die gewünschte Position Briefpapier testen Die Testfunktion F8 entfällt mit der neuen Textverarbeitung. Im Menü auf der rechten Seite des Fensters betätigen wir nun den Button Dokument testen, womit sich der Test-Dialog öffnet. Nun ersetzt das Programm die eingefügten Variablen-Felder durch die vorhandenen Daten aus unserer Beratungsstellen-Verwaltung Briefpapier speichern Das Speichern des Briefpapiers erfolgt über den Menüpunkt Speichern Dokument speichern. Im folgenden Dialog kann nun der Name festgelegt werden (Abbildung 27). Abbildung 27: Speichern-Dialog Über den Punkt Zugriffs-Art kann ebenfalls festgelegt werden, wer das Briefpapier verwenden darf bzw. für wen das Briefpapier sichtbar ist. Hinweis: Der Besitzer und der Administrator haben beide die gleichen Rechte, ein Dokument verändern oder löschen zu können. 5.2 Vorlage anlegen In die Auswahl der vorhandenen Vorlagen gelangen Sie über Eingabe Textverarbeitung Vorlagen erstellen / bearbeiten (Abbildung 28).

5 Abbildung 28: Auswahl Vorlagen Eine neue Vorlage kann über Dokumente Menü Neues Dokument (Leeres RTF) erstellt werden Text bearbeiten In unserem Beispiel wollen wir eine Vorlage erstellen, um einen Einspruch an das Finanzamt zu senden. Die Adresse für den Empfänger muss in diesem Fall an das Finanzamt gerichtet sein Variablen einfügen Durch Klick auf den Menüpunkt Einfügen Variablenfeld öffnet sich der Variablen-Dialog. Im Ordner Mandant Personendaten Finanzamt befinden sich alle benötigten Variablen. Nachdem die Anschrift, der Betreff, der Begrüßungstext und die Einspruchsbegründung erfasst sind, soll nun das angelegte Briefpapier hinterlegt bzw. eingefügt werden Briefpapier einfügen Das Einfügen des Briefpapiers erfolgt über den Menüpunkt Briefpapier Briefpapier auswählen. Das gewünschte Briefpapier wird gewählt und über Bestätigen mit OK in unserer Vorlage hinterlegt.

6 Abbildung 29: Briefpapier-Dialog Briefpapierzuordnung einstellen Das Briefpapier befindet sich nun in der Vorlage. In unserem Beispiel soll das Briefpapier nur auf der 1.Seite der Vorlage sichtbar sein, dafür muss die Einstellung über Briefpapier Briefpapier-Zuordnung erfolgen (Abbildung 30). Abbildung 30: Briefpaper-Zuordnung Der Punkt 1. Seite Briefpapier 1. Seite Dokument wird ausgewählt und mit OK bestätigt Vorlage testen Die Testfunktion F8 entfällt mit der neuen Textverarbeitung. Im Menü auf der rechten Seite des Fensters wählen wir den Button Dokument testen, womit sich der Test- Dialog öffnet. Nun ersetzt das Programm die eingefügten Variablen-Felder durch die vorhandenen Daten aus den Mandantenstammdaten Vorlage speichern Über Speichern Dokument speichern öffnet sich der Dialog zum Festlegen des Namens und des Speicherorts der Vorlage (Abbildung 31).

7 Abbildung 31: Speichern-Dialog - Über den Punkt Gerichtet an wird festgelegt, an wen die Vorlage gerichtet ist und über den Punkt Auflisten unter kann eingestellt werden, in welchen Programmteilen diese Vorlage verwendet werden kann (wie z.b.: Serienbrief). - Über den Punkt Zugriffs-Art wird festgelegt, wer unser Briefpapier verwenden darf bzw. für wen das Briefpapier sichtbar ist. Mit OK kann unsere Vorlage entsprechend der Einstellungen endgültig gespeichert werden. 5.3 Vorlage verwenden In die Auswahl der vorhandenen Vorlagen und bereits erstellten Schreiben gelangen Sie über das Menü Eingabe Textverarbeitung Schreiben erstellen (Abbildung 32). Abbildung 32: Auswahl Schreiben

8 Die gewünschte Vorlage ist über die Ordner-Struktur auf der linke Seite zu wählen. Über den Knopf Öffnen öffnet sich das Schreiben und die Variablen werden automatisch mit den entsprechenden Werten gefüllt Textbaustein erstellen Beim Verwenden unserer Vorlage fällt uns nun auf, dass wir für jeden Einspruchs-Grund eine eigene Vorlage erstellen müssten. Mit Hilfe von Textbausteinen, haben wir die Möglichkeit komplette Textblöcke in verschiedene Schreiben einzufügen, ohne diese neu zu schreiben (Abbildung 33). Abbildung 33: Einspruchs-Vorlage Zur allgemeinen Verdeutlichung erstellen wir nun, im Hinblick auf unsere Vorlage, zwei Textbausteine. - Textbaustein 1 Handwerkerleistungen - Textbaustein 2 Aussetzung Über das Menü Eingabe Textverarbeitung Textbausteine erstellen / bearbeiten öffnen wir die Übersicht der erstellten Textbausteine. In diesem Fall sind noch keine Bausteine erstellt (Abbildung 34).

9 Abbildung 34: Übersicht Textbausteine Über den Punkt Textbaustein-Menü Neuer Textbaustein legen wir einen neuen Textbaustein an. Nachdem der Text eingetragen ist, können wir den Textbaustein über Speichern Element speichern abspeichern (Abbildung 35). Abbildung 35: Textbaustein speichern Textbaustein verwenden In unserem Beispiel erstellen wir nun ein neues Schreiben und verwenden unsere eigene Vorlage (Menüpunkt Eingabe Textverarbeitung Schreiben erstellen / einsehen ). Mit der rechten Maustaste klicken wir nun auf die Stelle, an der unser Textbaustein eingefügt werden soll und wählen den entsprechenden Textbaustein über Einfügen Textbaustein aus (Abbildung 36).

10 Abbildung 36: Textbaustein-Dialog Mit OK wird der Textbaustein eingefügt, die Variablen werden mit den entsprechenden Werten gefüllt. 5.4 Serienbrief erstellen Ein Serienbrief kann aus jeder Vorlage erstellt werden. Sie können jetzt alle Feldtypen (Variablen, Funktionen, usw.) verwenden. Die Festlegung eines Indexes ist nicht mehr notwendig. Als Beispiel möchten wir nun einen Serienbrief erzeugen, den wir an alle Mandanten senden. Hierfür werten wir zuerst eine Mandantenliste über Verwaltung Auswertung / Serienbrief aus Serienbrief drucken Ist der Serienbrief erstellt, wird der Druckdialog über Drucken Dokument drucken geöffnet (Abbildung 37).

11 Abbildung 37: Druck-Dialog Serienbrief Es folgt die Druckerauswahl und falls nötig kann der Serienbrief in mehrere Druckaufträge aufgeteilt werden Serienbrief speichern Die Serienbriefe werden nun zum entsprechenden Mandanten gespeichert und sind über Eingabe Textverarbeitung Schreiben erstellen / einsehen auf der linken Seite im unteren Bereich sichtbar (Abbildung 38). Abbildung 38: Gespeichertes Schreiben