6 ARBEITEN MIT EXCEL. 6.1 Excel 2010 starten

Transkript

1 PC-EINSTEIGER Arbeiten mit Excel 6 ARBEITEN MIT EXCEL Themen in diesem Kapitel: Starten des Programms Kennenlernen der Oberfläche Speichern von Daten Erstellung von Formeln Öffnen einer Datei Bearbeiten von Dateiinhalten Ausdruck einer Tabelle 6.1 Excel 2010 starten EXCEL können Sie wie jedes Programm über das Startmenü von Windows aufrufen. 1. Klicken Sie auf die START-Schaltfläche. 2. Öffnen Sie das Menü ALLE PRO- GRAMME und wählen Sie über MICRO- SOFT OFFICE / MICROSOFT EXCEL 2010 das Tabellenkalkulationsprogramm aus. 3. Es öffnet sich das Programm EXCEL Das Startmenü enthält Verknüpfungen zu den häufig verwendeten Programmen. Wenn EXCEL also öfters in Verwendung ist, erscheint ein Eintrag, über den das Programm schnell aufgerufen werden kann. Team ALGE Seite 75

2 Arbeiten mit Excel PC-EINSTEIGER Elemente des EXCEL-Bildschirms Wenn das Programm aufgerufen wird, erscheint ein Programmfenster mit einem Tabellenblatt. Mit der Maus können nun verschiedene Bereiche oder Schaltflächen ausgewählt werden. Viele dieser Elemente werden mittels einer QuickInfo (ein hellblaues Textfeld unterhalb des Mauszeigers) beschrieben. Das typische Aussehen des EXCEL-Bildschirms a 9b 8 In der Titelleiste (1) werden der Name der Mappe und die Applikation angegeben. An der linken Seite findet sich die Schnellzugriffsleiste. Am rechten Rand befinden sich die Schaltflächen für die Fensterdarstellung und die SCHLIESSEN-Schaltfläche, mit der Sie das Programm beenden. Die Schnellzugriffsleiste (2), enthält standardmäßig die Schaltflächen SPEICHERN, RÜCKGÄNGIG und WIEDERHOLEN. In diesen Bereich können weitere Schaltflächen hinzugefügt werden (zb Rechenoperatoren). Seite 76 Team ALGE

3 PC-EINSTEIGER Arbeiten mit Excel Alle Befehle für das Management der Datei (Öffnen, Speichern, Drucken...) sind über die Datei-Menü (3) aufrufbar. Das Menüband (4) - in der Abbildung die des Registers EINFÜGEN - soll Ihnen dabei helfen, schnell die für eine Aufgabe notwendigen Befehle zu finden. Die Befehle sind in Registerkarten (5) zusammengefasst. Jede Registerkarte bezieht sich auf eine Art von Aktivität (zb hier Einfügen verschiedener Elemente in ein Tabellenblatt). Die Bearbeitungsleiste (6) ermöglicht es Ihnen, den Inhalt der aktuellen Zelle zu schreiben oder zu verändern (editieren). Sie können Ihre Änderungen mit der -Taste (Eingabe) bestätigen oder mit der Taste (Ausstieg) verwerfen. Die gleiche Funktion besitzen die kleinen Schaltflächen, die während des Bearbeitens erscheinen: für Annehmen und für Verwerfen. Im linken Feld der Bearbeitungsleiste befindet sich das Namenfeld (7). Darin wird die zum jeweiligen Zeitpunkt ausgewählte (aktivierte) Zelladresse bzw ein Zell-Bereichsname angegeben. Über die Statusleiste (8) erhalten Sie Informationen über momentan ausgewählte Befehle. Sind Zellen markiert, die Zahlen enthalten, erscheinen deren Mittelwert, Anzahl und Gesamtsumme. Welche Informationen in der Statuszeile angezeigt werden, können Sie selbst bestimmen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf diesen Abschnitt und wählen Sie über die Liste des Kontextmenüs aus. An der rechten Seite der Statusleiste werden die Schaltflächen zur Auswahl der Tabellenansicht und der Skalierleiste für den Zoomfaktor angezeigt. Im oberen rechten Eck jedes Fensters befinden sich Schaltflächen für MINIMIE- REN, MAXIMIEREN/VERKLEINERN oder WIEDERHERSTELLEN und SCHLIESSEN. In EXCEL sind üblicherweise 2 Fenster geöffnet. Eines für das Programm und ein weiteres für die Arbeitsmappe. In der Namensleiste des Programms findet sich daher die Schaltflächengruppe von EXCEL (9a) und in der Registerleiste des Menübandes die Schaltflächengruppe der jeweils aktiven Arbeitsmappe (9b) und der Minimierungsschaltfläche für das Menüband. Team ALGE Seite 77

4 Arbeiten mit Excel PC-EINSTEIGER Elemente einer EXCEL-Arbeitsmappe Eine EXCEL-Arbeitsmappe besteht aus mehreren Tabellenblättern. Diese Mappe kann entweder als Vollbild oder als Fenster dargestellt werden. Die Fenster-Ansicht erreicht man durch Anklicken der Schaltfläche VERKLEINERN in der Leiste mit den Registerkarten b Die Titelleiste (10) zeigt den Namen der Arbeitsmappe an. Jede neu erstellte Mappe bekommt automatisch den Namen Mappe mit einer fortlaufenden Nummer. Mit der Schaltfläche SCHLIESSEN beenden Sie die offene Arbeitsmappe. EXCEL bleibt dabei geöffnet. Der Bereich in der Mitte, der durch Gitternetzlinien unterteilt ist, ist die eigentliche Tabelle (11). Hier erfolgt die Arbeit mit EXCEL. Eine Tabelle ist in Spalten mit den Bezeichnungen A bis XFD und durchnummerierte Zeilen geteilt. Die Schnittstelle einer Spalte mit einer Zeile ist die Zelle (12). Sie ist die kleinste Einheit in der Tabelle. In ihr können Zahlen, Text, Formeln, Funktionen oder Datum (eine formatierte Zahl) eingeben werden. Jede Zelle wird nach ihrer Koordinate zuerst Buchstaben (Spalte) dann Ziffer (Zeile) benannt. Diese Position (Zelladresse) wird in der Bearbeitungszeile im Namenfeld angegeben. Zusammenhängende Zellen werden als Bereich bezeichnet. Ein Bereich wird durch die Zelladressen der jeweiligen diagonal gegenüberliegenden Eckpunkte getrennt durch einen Doppelpunkt beschrieben, zb A1:A5. Seite 78 Team ALGE

5 PC-EINSTEIGER Arbeiten mit Excel Die Zeilen- (13) und Spaltenköpfe (14) links bzw oberhalb der Tabelle bestimmen die Position jeder einzelnen Zelle und werden andersfarbig dargestellt. Im Register Seitenlayout werden diese Elemente als Zeilen- bzw Spaltenüberschrift bezeichnet. Jede EXCEL-Arbeitsmappe kann mehrere Tabellenblätter enthalten. Das Blattregister (15) am unteren Rand enthält den Namen der jeweiligen Tabelle. Mit den Registerlaufpfeilen (16), links neben dem Blattregister, blättern Sie den Tabellenstapel durch. Die Auswahl der Tabelle erfolgt durch Anklicken des Blattregisters. Ist die Tabelle länger oder breiter als der gerade sichtbare Ausschnitt, nutzen Sie am besten die Bildlaufleisten (17) am rechten bzw unteren Rand um andere Tabellenbereiche anzusteuern. Klicken Sie auf die Pfeiltasten, um zeilen- bzw spaltenweise durch die Tabelle zu blättern. Bewegen Sie die Schiebeleiste mit der Maus, so zeigt Ihnen die eingeblendete Quick-Info, an welcher Position das Bild beim Loslassen der Maustaste stehen bleibt Arbeitsmappe speichern 1. Sie gelangen über das Menü DATEI /SPEICHERN UNTER in das Dialogfenster SPEICHERN UNTER. Dort legen Sie den Speicherort fest. Microsoft gibt Ihnen als Standardspeicherort immer den Ordner Dokumente vor. Möchten Sie einen anderen Ordner, so wählen Sie diesen über den gewünschten Datenträger und dessen Unterordner aus. 2. Sollte noch kein passender Ordner dafür vorhanden sein, können Sie während des Speichervorganges direkt einen eigenen Ordner über die Schaltfläche NEUER ORDNER zur Ablage erstellen. 3. Im nächsten Schritt geben Sie den Dateinamen ein. Standardmäßig wird Ihre Mappe mit dem Dateityp *.xlsx (Excel-Arbeitsmappe) gespeichert. Vergeben Sie im Feld Dateiname Ihrer Mappe einen aussagekräftigen Namen. Team ALGE Seite 79

6 Arbeiten mit Excel PC-EINSTEIGER Standardspeicherort Auswahl des Dateityps Zu vergebender Dateiname 4. Schließen Sie die Eingaben mit ab. Ist eine Datei bereits einmal gespeichert worden, so sind Name, Speicherort, Dateityp bereits festgelegt. Wenn sich bei einer neuerlichen Speicherung dieser Datei die bestehenden Eintragungen nicht ändern, so kann eine Schnellspeicherung über die Schaltfläche oder der Tastenkombination + vorgenommen werden. 6.2 Auswahl und Eingabe Die leere Arbeitsmappe (Rechnung.xlsx) steht nun zur Eingabe bereit. Die Eingabe von Daten Text oder Zahl erfolgt immer in einer Zelle. Dabei werden von EXCEL die Eintragungen in denen Buchstaben enthalten sind grundsätzlich als Text und Eintragungen die nur aus Ziffern bestehen als Zahl oder Zahlenwert interpretiert. Jede Zelle kann mit nur einem Datentyp (Text oder Zahl) belegt werden. Dabei werden standardmäßig ein Text linksbündig und ein Zahlenwert rechtsbündig ausgerichtet. Währung, Datum, aber auch Formeln und Funktionen Seite 80 Team ALGE

7 PC-EINSTEIGER Arbeiten mit Excel werden als Zahlentyp gespeichert und können für Berechnungen herangezogen werden. Spaltenkopf Zellinhalt = Text für Berechnungen ungeeignet Zellinhalt = Zahl für Berechnungen geeignet Zeilenkopf Zellinhalt = Text Das Beschreiben von Tabellen erfolgt immer in der jeweils aktivierten Zelle. Diese ist durch einen Rahmen gekennzeichnet. Jede Zelle wird aufgrund ihrer Position mit einer Zelladresse ausgestattet. In der obigen Abbildung wurde in die Zelle A1 die Eingabe 5 Äpfel durchgeführt. In Zelle A3 steht der Wert 5, in B3 der Text Äpfel. Die Eingabe erfolgt über die Tastatur und muss immer abgeschlossen werden. Verwenden Sie dazu die Eingabe-Taste. Jede Zelleintragung wird von EXCEL automatisch als Zahlenwert oder als Text erkannt und entsprechend ausgerichtet. Markiert ist die Zelle oder der Bereich, der von einem schwarzen Rahmen umgeben ist und in dessen rechter unterer Ecke sich ein kleines Quadrat (Ausfüllkästchen) befindet. Um eine einzelne Zelle zu markieren, klicken Sie einmal mit der Maus auf die gewünschte Zelle. Team ALGE Seite 81

8 Arbeiten mit Excel PC-EINSTEIGER Sollen mehrere nicht zusammenhängende Zellen gemeinsam markiert werden, so wählen Sie die erste Zelle aus, halten die -Taste gedrückt und wählen die weiteren Zellen mittels Mausklick aus. Sie können einen ganzen zusammenhängenden Bereich von Zellen markieren, indem Sie an der Zelle, an der die Markierung beginnen soll, die Maustaste drücken und dann die Maus mit gedrückter linker Maustaste auf die Zelle ziehen, an der der markierte Bereich enden soll. Um eine Spalte bzw. Zeile in ihrer gesamten Länge (also bis zur Zeile bzw. Spalte XFD) mit der Maus zu markieren, klicken Sie einmal auf den Spaltenbzw. Zeilenkopf. Geben Sie nachfolgende Inhalte in die entsprechenden Zellen ein. Speichern Sie Ihre Exceldatei zwischendurch über die Schaltfläche SPEICHERN Seite 82 Team ALGE

9 PC-EINSTEIGER Arbeiten mit Excel 6.3 Einfügen von Formeln Formelaufbau Eine Formel besteht aus drei Grundelementen: Operanden sind Zahlenwerte oder Texteingaben, mit denen die Formel arbeitet. Werte oder Text lassen sich zwar direkt in eine Formel eingeben Operatoren sind mathematische Symbole, Textzeichen oder logische Ausdrücke, die EXCEL anweisen, was mit den Operanden in einer Formel geschehen soll. Die arithmetischen Operatoren sind + - * / für die Addition, Subtraktion, Multiplikation, Division Trennzeichen werden zur Kombination verschiedener Operationen und mehrerer Formeln in einer Formel verwendet. Sie können Klammern in komplexen Formeln verwenden, um EXCEL die Reihenfolge mitzuteilen, in der die Formeln zu berechnen sind. Am Beginn steht das Gleichheitszeichen = Danach folgt die erste Zahl oder der erste Zellbezug Als Operatoren bei einer numerischen Formel sind fünf Symbole möglich: + für Addition - für Subtraktion * für Multiplikation / für Division Dabei werden mathematische Grundsätze genauestens eingehalten, denn jede der mathematischen Operationen ist nach streng hierarchischer Ordnung gereiht. So wird Punktrechnung vor Strichrechnung präzise eingehalten. Ermitteln Sie zb das Ergebnis der Rechnung * 4 Nun - es ist 14! Das erklärt sich aus der Anwendung der hierarchischen Ordnung der Rechenoperationen (Prioritätenregel: Multiplikation vor Addition) zuerst 3 * 4 = 12 und jetzt erst + 2 = 14 Team ALGE Seite 83

10 Arbeiten mit Excel PC-EINSTEIGER Wenn Sie jedoch zuerst 2 und 3 addieren wollen, so müssen Sie diesen Rechenvorgang vorziehen. Das geschieht durch das Setzen von Klammern: ( ) * 4 = 20 Nach dem Operator (Rechenzeichen) erfolgt die Eingabe der nächsten Zahl oder des nächsten Zellbezuges usw. Jede Formeleingabe wird mit abgeschlossen Formelerstellung 1. Die Datei Rechnung.xlsx ist geöffnet. Markieren Sie die Zelle D6, indem Sie diese mit der Maus anklicken. Sie erhält einen dicken, schwarzen Rahmen. 2. Fügen Sie nun in die Zelle ein Gleichheitszeichen (=) ein. 3. Klicken Sie danach auf die Zelle B6 (hier steht der Preis des Artikels Mantel). 4. Tippen Sie über die Tastatur nun das Operationszeichen *, für eine Multiplikation. 5. Klicken Sie danach auf die Zelle C6 (hier steht die Menge des Artikels Mantel) In der Zelle D6 sehen Sie die Erstellung der Formel. 6. Drücken Sie zum Abschluss Ihrer Formeleingabe die Eingabe-Taste. In der Zelle D6 steht nun das Ergebnis Ihrer Formel. 7. Wiederholen Sie die Formeleingabe in der Zelle D7, indem Sie auch hier nach dem Gleichheitszeichen auf den Preis des Artikels klicken, das Multiplikationszeichen * eintippen und danach auf die Menge des Artikels klicken. Zuletzt schließen Sie wieder mit ab. 8. Die gleiche Aktion führen Sie in der Zelle D8, D9 und D10 durch. Seite 84 Team ALGE