Anlage 4: Checkliste für SEPA Umstieg

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2 Anlage 4: Checkliste für SEPA Umstieg Organisatorischer Bereich efinieren Sie einen Verantwortlichen fü r die Umsetzung des SEPA-Umstiegs.!Erledigt Verei nbaren Sie einen eigenen Beratungstermin mit Ihrer Raiffeisenbank - Ihr Kundenbetreuer steht Ihnen gerne zur Verfügung. Erarbeiten Sie einen Aktionsplan, in dem Ziele und Zeitrahmen definiert sind. Stellen Sie ein gesondertes Budget für den SEPA-Umstieg bereit. Stellen Sie die nötigen zeitlichen und personellen Ressourcen für die SEPA- Umstellung zur Verfügung. Legen Sie fest, wann die einzelnen Bereiche des Zahlungsverkehrs auf SEPA umgestellt werden. Wir empfehlen eine schrittweise Umstellung der verschiedenen Bereiche: Lohn-/Gehaltszahlungen Kreditorenzahlungen ebitorenzahlungen Sozialversicherungs- und Finanzamtabgaben Stellen Sie Ihre eigenen Stammdaten von Bankleitzahl und Kontonummer auf IBAN und BIC um. Für österreichische Kontodaten steht Ihnen das IBAN-Konvertierungs- Service unter zur Verfügung. Für deutsche Kontoverbindungen steht Ihnen das IBAN-Konvertierungs- Service des Bank-Verlag unter zur Verfügung. ie IBAN und BIC der sonstigen ausländischen Kunden müssen Sie direkt beim Zahlungsempfänger erfragen. Prüfen Sie Ihre bestehenden EUR-Kontoverbindungen, ob diese noch benötigt werden. Wenn Sie Konten im Ausland führen, können Sie im SEPA-Raum alle EUR- Zahlungen betragsunabhängig von Ihrem Raiffeisen-Konto beauftragen. Geben Sie IBAN und BIC anstatt BLZ und Kontonummer in Ihrer gesamten Geschäftskorrespondenz an: Briefpapier Rechnungen Angebote etc. Um die Lesbarkeit der IBAN zu verbessern, empfehlen wir die Angabe in 4er Blöcken: zb AT informieren Sie die betroffenen Abteilungen und Mitarbeiter hinsichtlich der notwendigen Änderungen. Prüfen Sie die Auswirkungen auf die täglichen Arbeitsprozesse (zb Mandatsverwaltung bei SEPA Lastschrift, Neuanlage von Kundendaten, Mitarbeitern etc). Prüfen Sie, ob externe Partner (zb. Steuerberater) über etwaige Änderun gen im Zuge der SEPA Umstellung informiert werd en müssen. Leitfaden SEPA Lastschriftverfahren 20

3 Technik & Systeme Prüfen Sie, ob sämtliche Anwendungen (Finanzbuchhaltung, Lohnverrechnungsund Treasurysystem, Stammdaten, interne atenbanken) für SEPA gerüstet sind: Ausgabe von XML-Format Abbildung von IBAN und BIC Mandatsreferenz Mandatsverwaltung Zahlungsreferenz Creditor-I Bei offenen Fragen kontaktieren Sie Ihren Softwarelieferanten. Planen Sie bei Systemupdates/-umstellungen eine entsprechende Testphase ein. jerledigt Während der Umstellungsphase empfehlen wir Ihnen einen Parallelbetrieb Ihrer aktuellen Zahlungsverkehrslösung und des neuen SEPA Zahlungsverkehrs. Prüfen Sie, nach welchem SEPA Rulebook-Standard Ihre SEPA-XML-atenträgernachrichten aus Ihrem Finanzbuchhaltungsprogramm ausgegeben werden. erzeit unterstützen die aktuellen ELBA 5- bzw. MultiCash-Versionen das SEPA Rulebook-Version 3.2. Ab Herbst 203 steht Ihnen die Rulebook-Version 6.0 zur Verfügung. Nutzen Sie die Testmöglichkeit (syntaktische Prüfung) von selbst erstellten XML-Nachrichten mittels XML-Checker auf atenträgerimport in ELBA 5 oder MultiCash XML Prüfprogramm (z.b. Altova XML-Spy) SEPA Überweisung \ \Erledigt Laut SEPA Standard ist eine Weiterleitung von max. 35 Stellen Zahlungsreferenz OER von max. 40 Stellen Verwendungszweck möglich. Bei Angabe einer Zahlungsreferenz ist daher keine zusätzliche Erfassung eines Verwendungszwecks notwendig. SEPA Zahlungsanweisung (beleghafte SEPA Überweisung) Bestellen Sie die neue SEPA-rucksorten. ie Annahme alter Zahlscheine durch die österreichischen Banken ist nur mehr bis gewährleistet. Passen Sie Ihre ruckprogramme an: Beachten Sie die technischen Spezifikationen auf IBAN und BIC ersetzen Kontonummer und BLZ Stellen numerisch) Zahlungsreferenz (35 Stellen alphanumerisch) ersetzt Kundendaten (2 Weiterleitung max. 35 Stellen Zahlungsreferenz OER max. 40 Stellen Verwendungszweck möglich -7 Bei Eindruck Zahlungsreferenz keine zusätzlichen aten im Verwendungszweck-Feld andrucken (Andruck auf Auftragsbestätigung oder Rechnung möglich) -7 Textvorschlag für Hinweis in Verwendungszweck-Feld: Bei Electronic Banking bitte nur im Feld Zahlungsreferenz/ Kundendaten folgende Zahl eingeben : ie zusätzliche Erfassung eines Verwendungszweckes ist nicht notwendig! Lassen Sie bedruckte Testbelege vor Ausgabe an Ihre Kunden unbedingt von Ihrer Raiffeisenbank prüfen. \Erledigt Leitfaden SEPA Lastschriftverfahren 2

4 SEPA Truncation!Erledigt Für die Änderungen beim Belegdruck beachten Sie auch die Punkte unter SEPA Zahlungsanweisung". Für SEPA Truncation verwenden Sie das neue Prüfziffernverfahren (ISO 7064 mod 97-0). ie Spezifikationen finden Sie unter Schließen Sie mit Ihrer Raiffeisenbank die Vereinbarung zur Truncation Zahlungsanweisung ab (falls diese noch nicht unterzeichnet wurde). Lassen Sie bedruckte Testbelege vor Ausgabe an Ihre Kunden unbedingt von Ihrer Raiffeisenbank prüfen. SEPA Lastschrift/Firmenlastschrift JErledigt Wählen Sie das geeignete SEPA Lastschriftverfahren aus: SEPA Lastschrift - Einzug bei Verbraucher und Nicht-Verbraucher möglich - 56 Tage Rückgaberecht SEPA Firmenlastschrift - Einzug nur bei Nicht-Verbraucher möglich - kein Rückgaberecht (final) Es ist auch die Verwendung beider Verfahren möglich. Tipp: Analysieren Sie dazu Ihre ebitorenstruktur nach Verbraucher/Nicht- Verbraucher Prüfen Sie anhand des Teilnehmerverzeichnisses unter ob die Bezogenenbanken für das gewählte Verfahren erreichbar sind. Für SEPA Lastschrift besteht seit Nov. 200 eine verpflichtende Erreichbarkeit im EURO-Raum, sofern auch national Einzüge für Verbraucher angeboten werden Für SEPA Firmenlastschrift besteht keine generelle Verpflichtung zur Erreichbarkeit Beantragen Sie eine Creditor-I (=Zahlungsempfängerkennung) über Ihre Raiffeisenbank bei der OeNB Unterfertigen Sie die Kundenvereinbarung für den Einzug von Forderungen mittels SEPA Lastschrift/Firmenlastschrift mit Ihrer Raiffeisenbank. efinieren Sie den Aufbau der Mandatsreferenz (max. 35 Stellen alphanumerisch): Prüfung, ob bestehende Referenzen (z.b. Kundennummer, Vertragsnummer, Abo-Nummer, Versicherungsnummer,...) weiterverwendet werden können oder ob die Vergabe neuer Mandatsreferenzen notwendig ist. Verwenden Sie keine Sonderzeichen. Setzen Sie das Mandat auf: Verwenden Sie Inhalte und Texte lt. Musterformular (as Musterformular erhalten Sie mit der Vereinbarung für den Einzug von Forderungen mittels SEPA Lastschrift/Firmenlastschrift). as Format ist frei wählbar (z.b. in Ihre Rechnung integrierbar). Wird das Mandat im Rahmen eines Vertrags verwendet, so ist eine zusätzliche Unterschrift des Mandats notwendig. Erstellen Sie eine interne Mandatsverwaltung: Ablage der Originalmandate Verwaltung in ELBA oder Buchhaltungsprogramm Beachten Sie die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von mind. 3 Monaten nach dem letztem Einzug Leitfaden SEPA Lastschriftverfahren 22

5 Stellen Sie Ihre bestehenden österreich ischen Abbuchungsaufträge/ Einzugsermächtigungen auf SEPA Lastschrift-Mandate um: bestehende Abbuchungsaufträge/Einzugserm ächtigungen behalten Ihre Gültigkeit, sofern sie im Original mit Unterschrift des Zahlungspflichtigen vorliegen schriftliche Information an Zahlungspflichtigen über die Umstellung auf SEPA Lastschrift notwendig (Inhalt: Creditor-I, Mandatsreferenz und atum der Information) Informationsschreiben (z.b. als pdf-okument) beim Originalmandat aufbewahren Im Zuge dieser Information sollte den Zahlungspflichtigen auch deren IBAN und BIC mitgeteilt werden, um zu überprüfen, ob diese auch aktuell/korrekt sind. Stellen Sie Ihre bestehenden deutschen Einzugsermächtigungen auf SEPA Lastschrift-Mandate um: bestehende Einzugsermächtigungen behalten Ihre Gültigkeit, sofern sie im Original mit Unterschrift des Zahlungspflichtigen vorliegen schriftliche Information an Zahlungspflichtigen über die Umstellung auf SEPA Lastschrift notwendig (Inhalt: Creditor-I, Mandatsreferenz und aturn der Information, wobei das atum der Information nicht vor dem 9. Juli 202 liegen darf.) Informationsschreiben (z.b. als pdf-okument) beim Originalmandat aufbewahren Im Zuge dieser Information sollte den Zahlungspflichtigen auch deren IBAN und BIC mitgeteilt werden, um zu überprüfen, ob diese auch aktuell/ korrekt sind. Für neue Zahlungspflichtige gilt: neues Mandat bei SEPA Firmenlastschrift erforderlich neues Mandat in eutschland auch bei bestehendem Abbuchungsauftrag erforderlich Bei SEPA Firmenlastschrift Info an Zahlungspflichtigen geben, dass dieser das Mandat an seine Hausbank übermittelt (in eutschland ist eine Originalunterschritt erforderlich) Beachten Sie die Anlieferfristen für SEPA Lastschrift - 5 Tage vor Fälligkeitsdatum bei Erst- und Einmallastschriften - 2 Tage vor Fälligkeitsdatum bei wiederkehrenden Lastschriften Ausblick: ab April 203 ist eine Einreichung von österreichischen SEPA Lastschritten mit einer verkürzten Vorlauffrist von einem Tag vor dem Fälligkeitsdaturn möglich (SEPA Lastschrift COR ) SEPA Firmenlastschrift - Tag vor Fälligkeitsdatum Bei Nichteinhaltung der Anlieferfristen erfolgt eine Weiterrollung des Fälligkeitsdatums auf den nächstmöglichen Geschäftstag. Beachten Sie dazu auch die entsprechenden Cut-Off"-Zeiten für die Anlieferung von SEPA Lastschrift/Firmenlastschrift Ihrer Raiffeisenbank. Als Vorinformation des Zahlungsempfängers an den Zahl ungspflichtigen ist die sogenannte Prenotification erforderlich, damit der Zahl ungspfli chtige fü r entsprechende eckung am Konto sorgen kann: Information des Zahl ungsempfängers an den Zahl ungspflichtigen über den Einzug inkl. Fälligkeitsdatum und Betrag mind. 4 Tage vor Fäll igkeit, wenn nicht anders vereinbart Bei Einzug mit gleichbleibenden Terminen, Intervallen und gleichbleibendem Betrag reicht eine einmalige Prenotification aus (zb im Rahmen eines Vertrages). Bei einmaliger Prenotification mit Zeitangabe zb.. des Monats muss ein Zusatz enthalten sein, dass wenn dieser Tag auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag fällt, der nächstmögliche Geschäftstag als Fälligkeitstag gilt Erfolgt der Einzug nach dem avisierten atum laut Prenotification ist eine neuerliche Information an den Zahlungspflichtigen erforderlich Leitfaden SEPA Lastschriftverfahren 23

6 Mandatsänderungen (z.b. Änderung der Creditor-I, Mandatsreferenz,.) müssen dem Zahlungspflichtigen inklusive dem Gültigkeitsdatum schriftlich mitgeteilt werden. ie Ausstellung eines neuen Mandats ist nicht verpfl ichtend. ie ursprünglichen Mandatsdaten müssen auch in elektronischer Form beim ersten neuen Einzug mitgegeben werden. Unsere Umstellungsempfehlung: langsamer Umstieg auf SEPA Lastschrift/ Firmenlastschrift Beginn mit wenigen Transaktionen Steigerung der Transaktionen in mehreren Tranchen Kontoinformationen Erledigt Analysieren Sie die derzeit verwendeten Kontonachrichten: MT940 (strukturiert oder unstrukturiert, SEPA Minimal- oder SEPA Maximalvariante) MT94/942 Retourdatenträger Prüfen Sie, ob aufgrund der angelieferten SEPA-Zahlungsverkehrsdaten ein Adaptierungsbedarf besteht: Umstieg auf MT940 Maximal-Variante Umstieg auf die neuen XML-camt-Nachrichten Prüfen Sie im Fall eines Umstiegs auf die camt-nachrichten, ob Ihr Electronic- Banking-Programm diese Nachrichten im XML-Format transportieren kann. (ELBA ab Herbst 203) Prüfen Sie im Fall eines Umstiegs auf die camt-nachrichten, ob Ihr Buchhaitungssystem diese Nachrichten im XML-Format verarbeiten kann. Passen Sie die Ausbuchungs-/Zuordnungskriterien in Ihrem Finanzbuchhaitungsprogramm an die neuen Gegebenheiten an (strukturierte Empfängerreferenz etc.) Automatisierungsmöglichkeit/Zusatzprodukte Erledigt Nutzen Sie bereits die Electronic Banking Programme von Raiffeisen für Ihren Zahlungsverkehr? Können Sie im Zuge der SEPA Umstellung Zusatzprodukte kostengünstig implementieren? zb: Ausbuchung der offenen Posten mittels Retourdatenträger SEPA Truncation Raiffeisen virtuelles Kontoservice Wir empfehlen einen Umstieg von Zahlungsanweisungen auf SEPA Lastschrift/ Firmenlastschrift. Weitere Informationen erhalten Sie bei Ihrem Raiffeisen Berater.