Qualitätsmanagementsystem

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1 Übersicht 1. Zweck und Geltungsbereich 2. Zuständigkeiten 3. Systembeschreibungen 3.1 Prozessorientierte Darstellung 3.2 Verfahrensanweisungen 3.3 Arbeitsanweisungen 3.4 Stellenbeschreibungen 3.5 QM - Planung 4. Änderungsdienst 5. Anwendungsbereich des QM- Systems 6. Verwendete Abkürzungen in den Verantwortungsmatrizes, etc. 7. Prozesslandschaft / Wechselwirkungen 8. Ausgelagerte Prozesse 9. Mitgeltende Unterlagen Qualitätsmanagementsystem Seite: 1 von: 8 Erstellt/Geprüft: Ho / P. Ahler Revision: Freigabe: L. Ewering

2 1. Zweck und Geltungsbereich Das Qualitätsmanagementsystem gewährleistet, dass die von der Geschäftsführung formulierte und in Kraft gesetzte Unternehmenspolitik mit den jeweils gültigen Zielvorgaben in der Firma AKG umgesetzt wird. Darüber hinaus werden Zuständigkeiten und Abläufe eindeutig festgelegt, so dass auch die Nachweisführung von qualitätssichernden Maßnahmen gegeben ist. Dabei soll der Schwerpunkt auf laufenden Qualitätsverbesserungen liegen, zur Zufriedenstellung der Kunden und natürlich zur Erreichung der eigenen, festgelegten Unternehmensziele. 2. Zuständigkeiten Die Geschäftsführung ist für die Einführung, Aufrechterhaltung und Verwirklichung des Qualitätsmanagement- Systems verantwortlich. Um diese Ziele zu verwirklichen, hat sie alle erforderlichen Maßnahmen eingeleitet und die entsprechenden Mittel sowie das notwendige Personal zur Verfügung gestellt. Des Weiteren wurde von ihr die Position des Qualitäts-Management-Beauftragten (QMB) geschaffen. Dieser ist Führungsmitglied und mit allen Befugnissen und Kompetenzen ausgestattet, die zur Einführung und Aufrechterhaltung des QM- Systems wichtig sind. 3. Systembeschreibungen Die Geschäftsführung lebt den Grundgedanken der Unternehmenspolitik vor und macht die Einhaltung aller qualitätssichernden Maßnahmen für sich und alle beschäftigten Mitarbeiter verbindlich. Der QMB überwacht und kontrolliert, neben der Geschäftsführung, alle qualitätssichernden Maßnahmen. Weiterhin ist er für die Pflege und Aktualisierung des QM- Handbuches / MIS zuständig. In bestimmten Abständen werden von ihm interne Audits durchgeführt, deren Ergebnisse zur Beurteilung des QM- Systems herangezogen werden. Bezüglich der internen Audits kann auch externe Unterstützung anfordert bzw. hinzugezogen werden. Qualitätsmanagementsystem Revision: Seite: 2 von: 8

3 Das QM - Handbuch der Firma AKG ist in zwei Teile aufgeteilt und wird in 3 Ebenen dokumentiert: 1. Prozesse, Kapitel () 2. Verfahrensanweisungen (Teil 2) 3. Arbeitsanweisungen, Formblätter, Stellenbeschreibungen usw. (Teil 2) Die von uns verwendeten Formblätter sind gelenkt und unterstreichen durch ihr mehr oder weniger einheitliches Aussehen den Dokumentencharakter und ihre Wichtigkeit als tägliches Werkzeug bei den auszuführenden Tätigkeiten. Zusätzlich gibt es noch Vorschriften, Richtlinien, Normen und Gesetze, die bei der Erstellung der eigenen QM- Dokumentation berücksichtigt wurden und als mitgeltende Unterlagen im erweiterten Sinne anzusehen sind. 3.1 Prozessorientierte Darstellung In der prozessorientierten Darstellung der Firma AKG werden die Beziehungen der Abteilungen und Unternehmensbereiche untereinander widergespiegelt und transparent dargestellt. Darüber hinaus gibt es im ersten Teil unseres Handbuches noch die Themen der "Verantwortung der Firmenleitung", das "Qualitätsmanagementsystem" selbst, sowie das Thema Ressourcenmanagement. Das Qualitätsmanagement- Handbuch steht allen Mitarbeitern mit Hilfe des Mitarbeiter- Informations-Systems (MIS) zur Verfügung. Es kann gewissermaßen als internes Nachschlagewerk genutzt werden. Außerdem kann es zur Darstellung unseres QM- Systems nach außen hin betrachtet werden und bedarfsweise an Kunden herausgegeben werden. An Kunden wird in aller Regel nur der des QM- Handbuches ausgegeben. Sind darüber hinaus andere Inhalte von Kunden gewünscht, ist dieses mit der Geschäftsführung zwingend abzuklären. Qualitätsmanagementsystem Revision: Seite: 3 von: 8

4 3.2 Verfahrensanweisungen Eine Verfahrensanweisung legt ein systematisches und geprüftes Vorgehen fest, welches Voraussetzung dafür ist, dass das Ergebnis der ausgeführten Tätigkeit mit dem geplanten Vorhaben übereinstimmt. Es werden für alle qualitätsrelevanten Abläufe die dafür notwendigen Tätigkeiten beschrieben und auf verwendete Formblätter oder andere Hilfsmittel hingewiesen. Da Verfahrensanweisungen firmenspezifische Informationen beinhalten, werden sie nicht ohne Genehmigung der Geschäftsführung an Außenstehende herausgegeben. Die Verfahrensanweisungen werden vom QMB in Zusammenarbeit mit den zuständigen Abteilungen erarbeitet, von den betroffenen Personen inhaltlich geprüft und vom QMB formell freigegeben. 3.3 Arbeitsanweisungen Arbeitsanweisungen enthalten detaillierte Informationen für das ausführende Personal. In ihnen ist geregelt, wie und von wem bestimmte Arbeiten und Prüfungen durchgeführt werden. Diese Dokumente finden nur firmenintern Verwendung und dürfen nicht ohne Genehmigung der Geschäftsführung an Außenstehende ausgegeben werden. Arbeitsanweisungen werden vor ihrer Herausgabe genauso geprüft und freigegeben wie Verfahrensanweisungen. 3.4 Stellenbeschreibungen Stellenbeschreibungen sind abteilungsbezogen aufgebaut und spiegeln den Aufgaben- und Verantwortungsbereich wieder, den die Mitarbeiter zu beachten haben, die hier eingesetzt werden. Ebenfalls ist einer STB (Stellenbeschreibung) zu entnehmen, welche Qualifikationsanforderungen an die Mitarbeiter gestellt werden und wem Sie unter- bzw. überstellt sind (einhergehend mit entsprechenden Weisungsbefugnissen). Qualitätsmanagementsystem Revision: Seite: 4 von: 8

5 3.5 QM-Planung Der grundsätzliche innerbetriebliche Ablauf unseres Unternehmens, der auch als Richtschnur für unsere Kundschaft gilt, ist in unserer Prozesslandschaft (siehe Punkt 7.) niedergelegt. Diese kann unserer Kundschaft auf besonderem Wunsch zur Verfügung gestellt werden. Sollte allerdings ein detaillierterer Prüf- bzw. Arbeitsplan (z.b. im Rahmen eines Großauftrages etc.) erforderlich sein, so wird dieser durch die Geschäftsführung in Verbindung mit dem QMB und anderen Verantwortungsträgern ausgearbeitet und dem Kunden zugeleitet. Die Erstellung eines solchen Prüf- bzw. Arbeitsplanes steht grundsätzlich immer in Einklang mit unserem QM- System. Ein QM- Plan wird grundsätzlich formlos erstellt. 4. Änderungsdienst Der QMB sorgt dafür, dass die QM- Dokumentation immer dem aktuellen Stand der Dinge entspricht. Dabei wird er zusätzlich noch durch die Verteilerliste "Inhaltsverzeichnis, Verteilerliste QM- Dokumentation unterstützt. Diese gibt Aufschluss über Inhalt und Revisionsstand der einzelnen QM- Handbuchbestandteile. Näheres zum Änderungsdienst regelt die "VA- Lenkung der Dokumente und Daten, Qualitätsaufzeichnungen. 5. Anwendungsbereich des QM- Systems Der Anwendungsbereich des QM- Systems bezieht sich auf: Herstellung und Vertrieb von Verpackungsdruckformen für den Tief-, Flexo- und Offsetdruck Bearbeitung von Zylindern für die Druckindustrie Qualitätsmanagementsystem Revision: Seite: 5 von: 8

6 6. Verwendete Abkürzungen in den Verantwortungsmatrizes, etc. Die einzelnen Prozessdarstellungen der Firma AKG werden durch sogenannte Verantwortungsmatrizes unterstützt. In diesen Matrizes gibt es 3 Spalten: V für Verantwortlich, M für Mitwirken und I für Informieren Die Zeilen der Matrizes beinhalten Abkürzungen, die für eine Abteilung bzw. für eine Position in der Firma AKG stehen und zwar immer an der Stelle, wo auf der rechten Seite der Matrizes der entsprechende Text bzw. der Ablaufpunkt steht (Siehe bezüglich der Abkürzungen auch das Kapitel Ressourcenmanagement). GF = Geschäftsführung QMB = Qualitätsmanagementbeauftragter VT EK VW PW AV RP GA GR VC AD VS = Vertrieb (Innendienst & Außendienst) = Einkauf = Verwaltung, Sekretariat (auch Buchhaltung, Finanzen) = Personalwesen = Arbeitsvorbereitung = Repro = Galvanik = Gravuren = Verchromung = Andruck = Versand FaSi = Fachkraft für Arbeitssicherheit Weitere: EXT = Extern, Lieferant KD = Kunde WA = Warenannehmender AL = Abteilungsleiter MA = Mitarbeiter Qualitätsmanagementsystem Revision: Seite: 6 von: 8

7 7. Prozesslandschaft / Wechselwirkungen Politik Führungsprozesse Ziele KVP Hauptprozesse K U N D E Vertrieb (VT) Arbeitsvorbereitung (AV) Technischer Bereich Repro K U N D E Galvanik Gravuren Verchromung Andruck Einkauf (EK) Verwaltung (VW) Versand (VS) Unterstützende Prozesse Ableitend aus der Prozesslandschaft werden die Wechselwirkungen (Risikodarstellung) im unteren Schaubild dargestellt: Qualitätsmanagementsystem Revision: Seite: 7 von: 8

8 8. Ausgelagerte Prozesse Bei der Firma AKG sind gemäß Punkt 7 die Prozesse definiert. Keiner der Prozesse ist als Ganzes ausgegliedert. Jedoch kann es z.b. im technischen Bereich sicherlich Bereiche wie die "Fremdfertigung" nach Vorgaben der Firma AKG geben. Hierbei ist es so geregelt, dass dieser Fremdfertiger (= Lieferant) alle notwendigen Dokumente zur Herstellung bekommt und die gefertigten Teile im Hause AKG einer Wareneingangsprüfung unterzogen werden. Diese Ergebnisse finden wiederum Berücksichtigung in der Lieferantenbewertung. In der Regel werden Fremdfertiger im Vorfeld besucht, um sich ein Bild von der Infrastruktur und Arbeitsumgebung zu machen. 9. Mitgeltende Unterlagen Inhaltsverzeichnis, Verteilerliste QM- Dokumentation VA "Lenkung der Dokumente und Daten, Qualitätsaufzeichnungen" Unternehmenspolitik der Firma AKG Qualitätsmanagementsystem Revision: Seite: 8 von: 8