MANAGEMENT- UND ORGANISATIONS-BERATUNG. DIN EN ISO : Aufgaben der obersten Leitung. 1 Einleitung 2. 3 Umsetzungshinweise 5

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1 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung 2 2 Beauftragte der obersten Leitung 3 3 Umsetzungshinweise Ermittlung der Anforderungen Umsetzungsgrundlagen Umsetzung der Anforderung: Bedeutung der Anforderung für die Führung Prüfung der Umsetzung 6 4 Schlussanmerkung 7 Datei: Aufgaben oberste Leitung nach ISO doc Seite 1 von 7

2 1 Einleitung Analog zur DIN ISO EN 9001: wurde die DIN EN ISO 14001: im September 2015 in Kraft gesetzt. Ergänzend zu meinen allgemeinen Abhandlungen beschäftige ich mich in diesem Dokument ganz speziell mit den Aufgaben der obersten Leitung, die aus diesen Neufassungen resultieren. Übereinstimmend fordern beide Normen jetzt ausdrücklich keinen Beauftragten der obersten Leitung mehr. Im Abschnitt (9001) und 5.1 (14001) steht folgende Forderung: Die oberste Leitung muss in Bezug auf das Qualitäts-/Umweltmanagementsystem Führung und Verpflichtung zeigen, indem sie die Rechenschaftspflicht für die Wirksamkeit des Qualitäts-/Umweltmanagementsystems übernimmt; Damit ist klargestellt, dass sich zukünftig die oberste Leitung mit mehr persönlichem Engagement an der Realisierung des Qualitäts- und/oder Umweltmanagementsystems beteiligen muss. Erste Erfahrungen aus einem Zertifizierungsverfahren zeigen mir, dass ich mit den nachfolgend beschriebenen Überlegungen auf dem richtigen Weg bin. Dabei ist eine Matrix entstanden, auf deren Inhalt ich in dieser Abhandlung eingehe. Hinweis: Dadurch dass in den nächsten Monaten weitere praktische Erfahrungen in der Umsetzung gesammelt werden, wird es zu weiteren Überarbeitungen dieses Dokumentes kommen. Schauen Sie hin und wieder nach, ob es eine Neuausgabe gibt. Peter Wintzer Gensingen, den 19. Februar 2017 Aktualisiert: 11. März 2018 Datei: Aufgaben oberste Leitung nach ISO doc Seite 2 von 7

3 2 Beauftragte der obersten Leitung Bei allen betroffenen Organisationen kann man davon ausgehen, dass es mindestens einen Qualitäts- und/oder Umweltmanagement-Beauftragten gibt. Ich will gleich vorwegnehmen, dass es diese Funktion auch weiterhin geben wird. Auch an den Aufgaben wird sich nichts Wesentliches ändern. Lediglich in der Abstimmung mit der obersten Leitung sollte es zu relevante Verschiebungen kommen. Die ISO enthält unter Abschnitt 9.3 Abs. 3e den folgenden Text: Möglichkeiten, die Integration des Umweltmanagementsystems mit anderen Geschäftsprozessen zu verbessern, falls benötigt; Hier tauchen die Begriffe Geschäftsprozesse und Integration auf. Was ist aus diesem Satz abzuleiten? Bezogen auf den Begriff Geschäftsprozess geben beide Normen dazu bereits eine Antwort (siehe Bild 2a). Bild 2a: Prozesse und Verantwortungen Es sind Prozesse (9001/14001) und Prozessverantwortliche (9001) festzulegen. Dieses kann durch Beauftragte vorbereitet werden, die endgültige Festlegung muss aber durch die oberste Leitung erfolgen. Auch zum Begriff Integration enthalten beide Normen eine Antwort (siehe Bild 2b). Datei: Aufgaben oberste Leitung nach ISO doc Seite 3 von 7

4 Bild 2b: Integration Die Anforderungen aus Qualitäts- und Umweltmanagementsicht sind in die Geschäftsprozesse zu integrieren. Diese Integration ist, je nach Organisationsstruktur, grundsätzlich auf zwei Wegen zu erreichen. 1. Der jeweilige Beauftragte (z.b. Qualität, Umwelt, Arbeitsschutz, Compliance) stimmen immer mit dem/den jeweiligen Prozessverantwortlichen diese externen Forderungen ab und veranlassen über den Prozessverantwortlichen, dass diese Forderungen in seinen Geschäftsprozess integriert werden oder 2. die Organisation installiert einen Managementsystembeauftragten (MSB) als Bindeglied zwischen allen anderen Beauftragten. Ich persönlich bevorzuge seit Jahren eine Kombination beider Wege, da in diesem Fall gewährleistet ist, dass bereits in Verbindung mit der Analyse der externen/internen Anforderungen verhindert wird, dass gleichartige Forderungen zu doppelten oder sogar mehrfachen Aktivitäten oder Methoden führen. Beispiel: Alle Normen fordern z.b. dass Gesetze/Verordnungen aktuell zu halten und, sofern zutreffend, sind die Forderungen in die Organisation zu übertragen. Jeder Beauftragte könnte ein eigenes Verfahren zur Feststellung der Aktualität praktizieren Jeder Beauftragte könnte die gleichen Gesetze/Verordnungen aus seinem Blickwinkel analysieren Jeder Beauftragte könnte einen eigenen Weg haben, die zutreffenden Forderungen in die Organisation zu übertragen Als Folge könnten die Geschäftsprozessverantwortlichen jeweils eigene Wege bei der Umsetzung gehen Zusammenfassung: Die Beauftragten werden weiterhin mindestens zur Ausführung der operativen Aufgaben und zur Vorbereitung der strategischen Aufgaben der obersten Leitung benötigt. Sie sind für die Geschäftsprozessverantwortlichen weiterhin Ansprechpartner bei der Frage der Berücksichtigung und Umsetzung der Anforderungen. Datei: Aufgaben oberste Leitung nach ISO doc Seite 4 von 7

5 3 Umsetzungshinweise In den folgenden Ausführungen gehe ich auf der Grundlage von Einzelbeispiel darauf ein, wie eine Organisation den Part der obersten Leitung ermitteln und in der Praxis umsetzen kann. Natürlich handelt es hierbei nur um eine Möglichkeit, diesen Themenkreis zu analysieren und darzustellen. Andere Wege können genauso zum Ziel führen. 3.1 Ermittlung der Anforderungen Im ersten Schritt habe ich die gleichlautenden Forderungen aus beiden Normen direkt gegenübergestellt (siehe Bild 2a + 2b). 3.2 Umsetzungsgrundlagen Zur Ausführung der dann folgenden Schritte habe ich die in Bild 3.2 dargestellte Matrix entwickelt. Bild 3.2: Struktur der Matrix 3.3 Umsetzung der Anforderung: Hier wird ausgeführt, mit welchen Möglichkeiten/Methoden/Verfahren die jeweilige Forderung in die Praxis umgesetzt werden kann (siehe Bild 3.3). Bild 3.3: Bedeutung der Forderung Datei: Aufgaben oberste Leitung nach ISO doc Seite 5 von 7

6 3.4 Bedeutung der Anforderung für die Führung Die Spalten A7 A9 in Bild 3.4 beinhalten Aussagen darüber, welche Funktionsgruppen in der Organisation mit welchen Aktivitäten an der Umsetzung der Forderungen beteiligt sind. A7 = Persönliche Aufgabe: Hier muss ein Vertreter der obersten Leitung (z.b.: Geschäftsführung, Vorstand, Direktion) persönlich aktiv werden A8 = Delegierbar: Die Aufgabe oder ein Aufgabenteil kann zur Ausführung an interne Fachbereiche delegiert werden, z.b. an einen Beauftragten A9 = Mitwirkung: Bei der Ausführung der Aufgabe sollten einzelne oder mehrere Fachbereiche in der beschriebenen Form mitwirken Bild 3.4: Bedeutung der Anforderung 3.5 Prüfung der Umsetzung Die Einhaltung aller Anforderungen wird in festgelegten Intervallen durch interne Audits aber auch im Rahmen von Zertifizierungsaudits überprüft. In diesem Zusammenhang muss auch nachgewiesen sein, wie die jeweiligen Forderungen umgesetzt werden. In einigen Punkten handelt es sich dabei um dokumentierte Informationen, was zur Folge hat, dass hier in Audits voraussichtlich ein Nachweis gefordert wird (z.b. Ergebnisse der Managementsystembewertung). Die Spalte A10 der Matrix enthält Hinweise darauf, wo diese Informationen zu finden sind bzw. wo sie eingefügt werden könnten (siehe Bild 3.5). Datei: Aufgaben oberste Leitung nach ISO doc Seite 6 von 7

7 Bild 3.5: Prüfung der Anforderung 4 Schlussanmerkung Diese Abhandlung wurde nach bestem Wissen und Gewissen erstellt. Sie erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Über konstruktive Anmerkungen von Lesern würde ich mich freuen. Erkenntnisse aus der Teilnahme an zukünftigen Zertifizierungsverfahren oder aus Erfahrungsberichten werden dazu führen, dass diese Abhandlung auch von Zeit zu Zeit aktualisiert wird. Die in den Bildern und Texten erwähnte Excel-Datei von PWMP liegt nicht nur auszugsweise vor, sondern ist vollständig in Bezug auf die Aufgaben der obersten Leitung mit Handlungsvorschlägen und Beispielen aus meiner beruflichen Praxis versehen. Sie kann käuflich erworben werden. Voraussetzung ist, dass in der jeweiligen Organisation eine Originalfassung der Norm ISO 9001 und/oder jeweils in der Ausgabe vorliegt. Darüber hinaus besteht auch die Möglichkeit, diesen Komplex in Ihrer Organisation in Seminarform zu behandeln. In diesem Fall ist die Unterlage Bestandteil des Seminars und wird nicht gesondert berechnet. Seminardauer ca. 4 Stunden einschl. einer Pause. Die Kosten können Sie meiner Webseite entnehmen, bzw. ergeben sich aus einem Angebot. Datei: Aufgaben oberste Leitung nach ISO doc Seite 7 von 7