Marginalspalten (Randnotizen) in Word 2007

Transkript

1 Marginalspalten (Randnotizen) in Word 2007 Oft sieht man vor allem in Büchern eine Spalte rechts oder Links neben dem Text, in der weitere Hinweise oder auch Erläuterungen zum eigentlichen Text stehen. Diese Spalte nennt man Marginalspalte. Gibt man jedoch diesen Begriff in die Word 2007/2010-Hilfe ein, so erhält man kein Suchergebnis. Erstellen Sie sich eine Dokumentvorlage (nicht nur Formatvorlage), die mehr als nur die Marginalformatierung enthält. Außerdem wird so die Normal.dotm von den speziellen Formatvorlagen nicht beeinflusst und bleibt "sauber" und übersichtlich. Die Marginalspalte soll auf der rechten Seite sein. Ich werde auch auf einige Besonderheiten von Word 2007 hinweisen, die es so in den älteren Versionen noch nicht gab. Die Dokumentvorlage erstellen Nach dem Öffnen von Word, das sich ja immer mit einem leeren Blatt öffnet, wird zunächst dieses leere Blatt als neue Dokumentvorlage gespeichert. Office-Button bzw. Datei--> Speichern unter... --> Word-Vorlage bzw. Dateityp *.dotm Marginalspalten.docx Seite 1 von 16

2 Hier stoßen wir auf das erste kleinere Problem, wenn Office 2007 unter Vista installiert ist. Unter Windows XP ist es üblich, dass beim Aufruf der Vorlagenspeicherung gleich in den richtigen Ordner (Templates) gesprungen wird. Unter Vista ist das leider nicht der Fall, es wird der zuletzt benutzte Ordner geöffnet. Im linken Dialogfensterteil befindet sich der Ordner Templates. Klicken Sie ihn einfach an und schon ist der richtige Ordner ausgewählt. Jetzt noch den richtigen Dateinamen angeben (z. B. marginal_rechts) und, falls man von dieser Vorlage eine Miniaturansicht in der Vorschau sehen möchte, sollte man auch noch den Haken bei "Miniatur speichern" setzen. Der Screenshot zeigt die wichtigen Einstellungen rot umrandet. Die so erstellte Vorlage findet man, wenn man über den Office-Button eine neue Datei aufruft und dann auf "Meine Vorlagen..." klickt: Marginalspalten.docx Seite 2 von 16

3 Jetzt erscheint ein neues Fenster, in der auch unsere Dokumentvorlage erscheint: In der Vorschau sieht man noch nichts, wir haben ja ein leeres Blatt gespeichert. Wir öffnen die Vorlage auch nicht, sondern brechen den Dialog ab, wir wollten ja nur schauen, ob die Vorlage gespeichert wurde. Jetzt gehen wir an die Formatierung der Dokumentvorlage. Marginalspalten.docx Seite 3 von 16

4 Einrichten der Word-Optionen Die Word-Optionen sind ein wichtiges Hilfsmittel, um die Anwendung auf die eigenen Bedürfnisse anzupassen. Es gibt viele Einstellungen, die gemacht werden müssen schon in der Normal.dotx. Das ist für die Marginalspalte im Moment aber unwichtig. Wichtig sind die Hilfsmittel, die wir zum Formatieren brauchen, um zu sehen, was wir tun. Das könnten wir nicht, wenn die Formatierungszeichen nicht zu sehen sind oder die Textbegrenzungen uns nicht zeigen, wo ein Text aufhört und ein anderer anfängt. Die Word-Optionen erreicht man über den Office-Button und die Schaltfläche "Word-Optionen" rechts unten. Im Fenster der Optionen gibt es links verschiedene Abschnitte die man nacheinander anklicken kann (eigentlich nichts anderes als die früheren Register, nur sind die Abschnitte etwas übersichtlicher). Zunächst wollen wir die Formatierungszeichen einblenden, ohne die man nicht sehen kann, ob irgendwo ein Fehler in der Formatierung ist. Dazu werden alle Formatierungszeichen aktiviert, bis auf den ausgeblendeten Text. Marginalspalten.docx Seite 4 von 16

5 Für die Formatierung unserer Dokumentvorlage reicht es, den Haken bei alle Formatierungszeichen zu setzen, damit sie später in der Vorlage über ein Symbol in der Multifunktionsleiste ein- und ausgeblendet werden können. Ganz wichtig ist es aber auch die Testbegrenzungen einzuschalten. Dazu klickt man links auf den Abschnitt "Erweitert" und scrollt im Fenster bis zu "Dokumentinhalt anzeigen". Hier aktiviert man "Textbegrenzungen anzeigen". Die gemachten Einstellungen werden mit OK bestätigt. Marginalspalten.docx Seite 5 von 16

6 Die Vorlage sieht jetzt so wie im obigen Screenshot aus. Um die Formatierungszeichen einzublenden, klickt man auf das Icon, das wie ein gespiegeltes P aussieht (s. roter Pfeil). Seiteneinrichtung Jetzt müssen die Seitenränder eingerichtet werden. Was sich in früheren Versionen unter dem Menü Datei befand, findet man jetzt unter dem Register "Seitenlayout" in der Gruppe "Seite einrichten". Klickt man auf Seitenränder, so hat man die Wahl zwischen mehreren voreingestellten Seitenrändern. Die Randeinstellungen haben zum Teil recht "krumme Werte". Das liegt daran, dass allen Office-Versionen die amerikanische Fassung zugrunde liegt und in Amerika wird mit Zoll und Inch gerechnet. Marginalspalten.docx Seite 6 von 16

7 Die voreingestellten Werte wollen wir aber nicht nutzen, sondern die Seitenränder individuell einstellen. Den Dialog SEITENRÄNDER finden Sie auf dem Menüband SEITENLAYOUT, Einfacher und schneller kommt man an den Dialog, wenn man in der Gruppe "Seite einrichten" unten rechts auf den kleinen Pfeil klickt. Der öffnet in jeder Bediengruppe das zur Gruppe passende Dialogfenster. Noch schneller geht es allerdings mit einem Doppelklick in den grauen Bereich des Lineals. Marginalspalten.docx Seite 7 von 16

8 Da die Marginalspalte für die Randnotizen auf der rechten Seite des Blattes sein soll, habe ich für den rechten Rand 1,5cm eingestellt, während ich den linken Rand auf 2,5 cm gelassen habe, damit der Rand gelocht oder evtl. gebunden werden kann. Wichtig ist es darauf zu achten, dass die Einstellung für das gesamte Dokument gilt. Auch hier bestätigt man die Einstellungen mit OK. Einrichten der Marginalspalte Der Haupttext und die Marginalspalte müssen zwischen den rechten und linken Rand platziert werden. Um das zu erreichen, muss der Haupttext auf der rechten Seite eingerückt werden. Da wir eine eigene Dokumentvorlage erstellt haben, können wir die Standardvorlage verändern, würde unser Dokument auf der Normal.dotx basieren, wäre das nicht möglich und wir müssten für den Haupttext eine eigene Formatvorlage erstellen. Wie erreicht man in Word 2007 nun die Formatvorlagen? Man wechselt auf das Register "Start" und da in die Gruppe Formatvorlagen. Auch hier gibt es unten rechts neben dem Gruppennamen "Formatvorlagen" den kleinen Pfeil, der diesmal den Formatvorlagen-Dialog aufruft, der aus den Word 2003 und 2002 schon bekannt ist. Marginalspalten.docx Seite 8 von 16

9 Die jetzt angezeigten Formatvorlagen gibt es auch in der Normal.dotx, denn unsere Dokumentvorlage hat ja noch keine eigenen Formatvorlagen. Die Standardformatvorlage wollen wir jetzt für unsere Zwecke anpassen. Dazu klickt man auf Standard und dort dann auf den jetzt erscheinenden Listenpfeil und wählt "Ändern...". Marginalspalten.docx Seite 9 von 16

10 Jetzt erscheint ein Dialogfenster, das es auch in den Vorgängerversionen gibt. Um eine Unterscheidung zur Standardformatierung zu haben, benennen wir die Standardformatvorlage um in "Haupttext". 1. Umbennen in Hauptext 2. Hier wird die jetzige Formatierung angezeigt 3. Wichtige Einstellung für unsere Dokumentvorlage a. Zur Liste der Schnellformatvorlagen hinzufügen Ist dieser Punkt aktiviert, dann erscheint die neue Formatvorlage auch in der Multifunktionsleiste: b. Neue auf dieser Vorlage basierende Dokumente Nur wenn diese Option gewählt wird, wird die neue Formatvorlage für alle neuen mit dieser Dokumentvorlage erstellten Dokumente nutzbar. 4. Auf den Button "Format" klicken 5. "Absatz..." auswählen Marginalspalten.docx Seite 10 von 16

11 Jetzt erscheint ein Dialogfenster, in dem wir die Vorgaben für die Absätze des Haupttextes festlegen können. Im Absatzdialog wurden hier drei Einstellungen verändert: 1. Ausrichtung: Blocksatz Obwohl ich den Blocksatz in längeren Dokumenten für schlecht lesbar halte, habe ich ihn in diesem Fall gewählt, weil ich an die Marginalspalte gedacht habe. Texte, die dort erscheinen sollen haben links einen geraden Rand. Es würde nicht besonders gut aussehen, wenn der rechte Rand des Haupttextes Flattersätze hätte, daher der Blocksatz in diesem Fall. 2. Einzug rechts: 5cm Dieser rechte Absatzeinzug wird später die Marginalspalte enthalten. 3. Zeilenabstand: Einfach Standardmäßig ist der Zeilenabstand in Word 2007 auf 1,15 eingestellt, das ist vielen Benutzern zu groß, daher habe ich den Abstand hier auf einzeilig gestellt. Diese Einstellungen werden mit OK bestätigt und auch das vorherige Dialogfenster mit OK geschlossen. Marginalspalten.docx Seite 11 von 16

12 Um unsere Formatvorlage zu testen, brauchen wir jetzt einen Text. Den könnten wir selber tippen, aber es gibt eine einfachere und schnellere Möglichkeit. Um in Word (alle Versionen) einen sog. Blindtext zu erzeugen, gibt es eine Formel. In älteren Versionen erzeugte Word dann nur einen etwas merkwürdigen Satz. In Word 2007 erscheint sinnvoller Text. Diese Formel sieht so aus =rand(x,y) wobei das x für die Anzahl der Absätze, das y für die Anzahl der Sätze in einem Absatz steht. Ich möchte 5 Absätze mit jeweils 10 Sätzen erzeugen, also lautet die Formel =rand(5,10). Nach dem Bestätigen der Formel mit ENTER erscheint der Text. In der Statusleiste können Sie ablesen, wie viele Seiten und Wörter jetzt entstanden sind. Jetzt brauchen wir noch die Formatvorlage für die Marginalspalte. Dazu rufen wir wieder den Formatvorlagen-Dialog auf. Marginalspalten.docx Seite 12 von 16

13 Ganz unten im Dialogfenster gibt es drei Schaltflächen, von denen die erste zum Dialog für neue Formatvorlagen führt. Im ersten Dialogfenster können auch schon die Absatz- und Schriftformatierungen vorgenommen werden. 1. Formatvorlagenname: Marginale 2. Basiert auf: Keine Formatvorlage Wichtige Einstellung, auf jeden Fall "keine Formatvorlage" einstellen 3. Schriftgröße: 8pt Die Schriftgröße der Marginalspalte sollte geringer sein als die des Haupttextes 4. Schriftschnitt: Kursiv Um die Marginalspalte noch besser vom eigentlichen Text unterscheiden zu können, sollte man den Schriftschnitt auf "kursiv" setzen 5. Zeilenabstand: einfach Auch hier wie im Haupttext der einfache Zeilenabstand 6. Vorschau der vorhandenen Einstellungen Hier kann man die gemachten Einstellungen noch einmal vergleichen Marginalspalten.docx Seite 13 von 16

14 7. Generelle Einstellungen für die Dokumentvorlage siehe Haupttext 8. Positionsrahmen... aufrufen Der Positionsrahmen wird gebraucht, damit unser Text für die Marginalspalte genau da sitzt, wo er hingehört. Die Einstellungen für den Positionsrahmen sind im oberen Screenshot zu sehen. Textumbruch : Umgebend Breite des Positionsrahmens: Genau 4,5cm Horizontale Position: Rechts gemessen vom Seitenrand Abstand vom Haupttext: 0,5cm Die Summe der Breite des Positionsrahmens und des Abstands vom Text muss genau dem Absatzeinzug des Haupttextes ergeben. Mit dem Text verschieben Der Positionsrahmen soll sich mit dem Absatz verschieben, wenn über dem zugehörigen Absatz noch Text eingefügt wird Die Einstellungen für den Positionsrahmen mit OK bestätigen genauso wie das eigentliche Format-Dialogfenster. Bevor wir die Dokumentvorlage endgültig speichern und schließen, wollen wir jetzt noch testen, ob unsere Vorlage funktioniert. Der Blindtext ist ja noch in der Vorlage und wir möchten jetzt erklären, wie dieser Blindtext erzeugt wurde. Dazu setzen wir den Cursor an den Anfang des Dokumentes, am schnellsten geht das mit der Tastenkombination STRG + Pos1. Jetzt Marginalspalten.docx Seite 14 von 16

15 einmal ENTER drücken um eine neue Zeile oberhalb des ersten Absatzes zu erzeugen. Jetzt den Text schreiben, der in der Marginalspalte erscheinen soll: Diesen Text markiert man anschließend und formatiert ihn mit der Formatvorlage "Marginale" siehe roter Pfeil). Und so sieht das Ergebnis aus: Jetzt können wir den kompletten Text einschließlich dem, in der Marginalspalten.docx Seite 15 von 16

16 Marginalspalte löschen und die Dokumentvorlage speichern und schließen. Mit der Dokumentvorlage "margin_rechts.dotx" arbeiten Der Aufruf der Dokumentvorlage erfolgt über den Office-Button --> Neu -- > Meine Vorlagen... Zum Testen, ob wirklich alles so funktioniert, wie wir es in der Dokumentvorlage eingerichtet haben, erzeugen wir noch einmal einen Blindtext. Diesmal nehmen wir nicht den oberen Absatz um ihn mit einer Ergänzung zu versehen, sondern den 2. Absatz. Wir erzeugen zwischen dem 1. und 2. Absatz eine Leerzeile und schreiben den Text: "Ich bin eine Marginalspalte". Danach formatieren wir diesen Absatz mit der Formatvorlage "Marginale". Und so müsste jetzt das Ergebnis aussehen: Viel Erfolg! Marginalspalten.docx Seite 16 von 16