Kostenplanung im 7. EU-Rahmenprogramm. Mag. Martin Baumgartner

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1 Kostenplanung im 7. EU-Rahmenprogramm Mag. Martin Baumgartner

2 Rechtliche Rahmenbedingungen für EU-(Forschungs)förderungen EG-Vertrag (Art. 163ff EGV) Haushaltsordnung der EU (Financial Regulation) Gemeinschaftsregeln über staatliche Beihilfen Rahmenprogramm und spezifische Programme Beteiligungsregeln (Rules for Participation) EU-Finanzhilfevereinbarung ( grant agreement ) Leitfaden (Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions) Arbeitsprogramme und Ausschreibungen nicht rechtsverbindlich Seite 2

3 Förderungsgrundsätze Finanzbeitrag der EU wird v.a. bestimmt von: besonderen Bestimmungen der Förderform (funding scheme) Art der Organisation Art und maximalem Erstattungsatz der Tätigkeit (z. B. F&E, Pionierforschungsmassnahme, Demonstration, Sonstige Kosten) nicht rechtsverbindlich Seite 3

4 Förderformen (aufgrund von Calls) Verbundprojekte (vormals IP; STREP) Exzellenznetze (NoE) Koord.- und Unterstützungsmaßnahmen (CSA) Pionierforschung (Ideas) Marie-Curie Maßnahmen Forschung für spezielle Zielgruppen (insbes. KMU) (vormals CRAFT und Collective Research) nicht rechtsverbindlich Seite 4

5 Kostenarten Erstattungsfähige Kosten sind: 1. direkte Kosten können Projekt unmittelbar zugerechnet werden und im Einklang mit internen Buchführungsgrundsätzen des Teilnehmers abgerechnet werden 2. indirekte Kosten können Projekt nicht unmittelbar zugerechnet werden, stehen aber in unmittelbaren Zusammenhang mit direkten Projektkosten nicht rechtsverbindlich Seite 5

6 Direkte Kosten Direkte Kosten sind z. B.: Personalkosten Personalbegriff im GA Annex II Art. II.15.1 näher erläutert Zeitaufzeichnungen sind für alle Projektmitarbeiter zu führen Reisekosten Geräteanschaffungen nicht rechtsverbindlich Seite 6

7 Indirekte Kosten Indirekte Kosten sind z.b.: Verwaltungsgemeinkosten Raummieten Strom u Heizkosten Telefon- u Kopierkosten Aufwendungen für Reinigungsdienste Allg. Büroausstattung (PCs, Software) Postgebühren, Bürobedarf nicht rechtsverbindlich Seite 7

8 Indirekte Kosten Berechnung I (GA Annex II Art. II.15.2 a) 1. Abrechnung tatsächlichen indirekten Kosten: Vereinfachte Methode: steht mit üblichen Rechnungsführungs- u Managementprinzipien des Teilnehmers in Einklang und analytisches Buchhaltungssystem fehlt oder es besteht rechtliche Pflicht zum cash-based accounting ; Indirekte Kosten nur auf Organisationsebene feststellbar aber es besteht Möglichkeit, Overheads auf Projektebene zuzuweisen (z.b. Verteilungsschlüssel Stundenrate oder Prozentanteil von Personenkosten) 2. Pauschalabrechnung: 20 % der direkten erstattungsfähigen Kosten nicht rechtsverbindlich Seite 8

9 Indirekte Kosten Berechnung II (GA Annex II Art. II.15.2 a) 3. Sonderregelung für Öffentl. Non-profit Org., Forschungsorg., Universitäten und KMU: Pauschalabrechnung (60 %* der direkten erstattungsf. Kosten) bei F&E u. Demonstrationsprojekten (wenn indirekten Projektkosten nicht mit Sicherheit angegeben werden können) * bis Koordinations- und Unterstützungsmaßnahmen: max. 7 % der erstattungsf. direkten Kosten; gilt für alle Organisationen! nicht rechtsverbindlich Seite 9

10 Erstattungsfähige Kosten I (GA Annex II, II.14) sind jene, welche: tatsächlich entstanden sind während der Maßnahmenlaufzeit angefallen (bis 60 Tage nach Projektende für die Erstellung des Abschlussberichts) in Übereinstimmung mit üblichen Rechnungsführungs- und Managementprinzipien und praktiken des Teilnehmers ermittelt wurden nicht rechtsverbindlich Seite 10

11 Erstattungsfähige Kosten II (GA Annex II, II.14) zum Zwecke der Zielerreichung der Maßnahme den Prinzipien der Sparsamkeit, Effizienz und Effektivität entsprechen in Rechnungsführung des Teilnehmers ausgewiesen sind nicht rechtsverbindlich Seite 11

12 Nicht erstattungsfähige Kosten (GA Annex II Art. II.14.3 ) indirekte Steuern (wie Mehrwertsteuer) Zölle und Abgaben geschuldete Zinsen Rückstellungen für künftige Verluste Wechselkursverluste Kosten in Verbindung mit Kapitalrendite Kosten in anderen EU-Projekten Überteuerte oder wirtschaftlich nicht vertretbare Ausgaben nicht rechtsverbindlich Seite 12

13 Förderhöhen I F&E Tätigkeit: bis zu 50 % der ges. erstattungsf. Kosten Ausnahme: Öffentliche Stellen, Hochschulen, Forschungsorganisationen und KMU: bis zu 75 % der ges. erstattungsf. Kosten nicht rechtsverbindlich Seite 13

14 Förderhöhen II Demonstrationstätigkeit: bis zu 50 % der ges. erstattungsf. Kosten Sonstige Tätigkeiten: bis zu 100 % der ges. erstattungsf. Kosten (z. B. Trainings, Koordinierung, Vernetzungstätigkeit, Dissemination) Pionierforschung, Koordinierungs- und Unterstützungsmaßnahmen, Maßnahmen zur Aus- u Weiterbildung u Laufbahnentwicklung Forscher: bis zu 100 % der ges. erstattungsf. Kosten nicht rechtsverbindlich Seite 14

15 Förderhöhen Zusammenfassung Maximale Erstattungsquoten F & E (einschl. relevanter Innovations- u Koordinierungsaktivitäten) Demonstrations -aktivitäten Ausbildungs -maßnahmen Management Konsortium Andere Aktivitäten Verbundprojekte 50 % 75 % * 50 % 100 % 100 % 100 % Exzellenznetze 100 % 100 % Koordinierungs- Unterstützungsmaßnahmen 100 % 100 % 100 % * Öffentl. Einrichtungen, Hochschulen, (non-profit) Forschungszentren, KMU nicht rechtsverbindlich Seite 15

16 Certification on financial statements (GA Annex II Art. II.4) Prüfbescheinigung (Wirtschaftsprüfer) verpflichtend: bei Gemeinschaftsbeiträgen gleich/größer als Euro pro Projektpartner (Betrag wird kumulativ pro Partner berechnet) aber!: Projekte mit Dauer bis zu 2 Jahren = alle Partner Prüfbescheinigung erst bei letzter Berichtsperiode Bei Genehmigung der zertifizierten Methode (über Personalkosten und indirekte Kosten) durch KOM = Verzicht auf Prüfbescheinigung für Zwischenzahlungen (GA Annex (II Art. II.4.4) nicht rechtsverbindlich Seite 16

17 Certification on the methodology I Optional für eine begrenzte Anzahl von Teilnehmern (Kriterien werden noch von KOM festgelegt) Für Teilnehmer mit mehreren FP7 Beteiligungen Zertifizierung der Personalkosten (aktuellen oder durchschnittlichen) und der indirekte Kosten (nicht flat rate) und des zugrundeliegenden Kontrollsystems Methoden werden von Wirtschaftsprüfer zertifiziert u KOM zur Genehmigung übermittelt; wird diese genehmigt kann fürs ganze FP7 angewandt werden nicht rechtsverbindlich Seite 17

18 Certification on the methodology II Vorteile bei Zertifizierung und Genehmigung durch KOM: keine Prüfbescheinigung für Zwischenzahlungen wenn von KOM genehmigt gültig für ganzes FP7 (außer es ändert sich die Methode) nicht rechtsverbindlich Seite 18

19 Certification on the average Personnel Costs Personalkosten können auf Basis von Durchschnittssätzen abgerechnet werden müssen mit Management- und Rechnungsführungspraxis des Teilnehmers übereinstimmen Durchschnittssätze sollen nicht signifikant von tatsächlichen Kosten abweichen Zertifizierung der Berechnungsmethode durch Wirtschaftsprüfer; ist von KOM zu genehmigen (RfP Artikel 31 Abs. 3 und Grant Agreement Annex II.14.1) Personalkosten/Methode können für künftige FP7 Einreichungen angewandt werden (bis sich Methode ändert) nicht rechtsverbindlich Seite 19

20 Zertifizierungen Certificate on Financial Statements, Certificate on the Methodology und Certificate on average personnel costs können durchgeführt werden von: Qualifizierten, externen und (von Teilnehmer) unabhängigen Wirtschaftsprüfer Öffentliche Organisationen, Universitäten und Forschungsorganisationen können einen competent public officer wählen nicht rechtsverbindlich Seite 20

21 Subaufträge (GA Annex II Art. II.7) Ist möglich wenn: Subunternehmer einen begrenzten Teil des Projektes ausführt im Annex I aufgelistet ist Tätigkeit und Kostenveranschlagung in Annex I aufgelistet ist best price-quality Verhältnis gewährleistet ist Transparenz und Gleichbehandlung gegeben ist Bereits bestehende Rahmenverträge zw. Projektteilnehmer und Subunternehmer sind zulässig! nicht rechtsverbindlich Seite 21

22 Einnahmen aus Projekt (GA Annex II Art. II.17) Müssen angegeben werden bei: 1) Finanzielle- oder Sachleistungen, wenn diese von einem Dritten spezifisch für das Projekt zur Verfügung gestellt werden 2) Einkünfte aus dem Projekt (Konferenzgebühren, Verkauf von Geräten, die mit EU-Geld angeschafft wurden) nicht rechtsverbindlich Seite 22

23 Informationen und Kontakt EU Infos zu Beteiligungsregeln: FFG/EIP Informationen zum 7.RP: Kontakt: Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft (FFG) Europäische und Internationale Programme Mag. Martin Baumgartner, nicht rechtsverbindlich Seite 23

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