VERGABE VON PLANUNGSLEISTUNGEN. DSK-Fachtagung Angebotsphase im Verhandlungsverfahren nach VgV Manuela Peters Rechtsabteilung

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1 VERGABE VON PLANUNGSLEISTUNGEN 1 DSK-Fachtagung Angebotsphase im Verhandlungsverfahren nach VgV Manuela Peters Rechtsabteilung

2 AUFFORDERUNG ANGEBOTSABGABE, 52 VGV 2 Hinweis auf veröffentlichte Bekanntmachung, Konkretisierung der Aufgabenbeschreibung, Beizufügende Unterlagen, Abforderung von Lösungsskizzen für die gestellte Planungsaufgabe bei Vergütung nach der HOAI: Angaben, die zur Berechnung des Honorars erforderlich sind Honorarzone (str., nach VK Hessen [Beschl. v , 69d-VK- 24/2015] und OLG Koblenz [Beschl. v , 1 Verg 14/13] nicht notwendig) Leistungsphasen und Prozentsätze Geschätzte anrechenbare Kosten Vergleichbarkeit der Angebote Frist für Eingang Erstangebote gemäß 17 Abs. 6 VgV: mindestens 30 Tage

3 ZUSCHLAGSKRITERIEN 3 Bekanntgabe in den Vergabeunterlagen, einschließlich Unterkriterien, 41 i. V. m. 29 Abs. 1 Nr. 2 VgV Vergabe im Leistungswettbewerb, 76 VgV Benennung und Gewichtung einschließlich Unterkriterien Abgrenzung zu den Eignungskriterien Zuschlagskriterien müssen mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehen und dürfen neben dem Preis/ den Lebenszykluskosten qualitative, soziale und umweltbezogene Kriterien berücksichtigen

4 ZUSCHLAGSKRITERIEN 4 EuGH, Urteil vom , C 6/15, TNS Dimaro ): keine Pflicht zur Bekanntmachung der Bewertungsmethode aber die gewählte Methode darf keine Veränderung der Zuschlagskriterien und ihrer Gewichtung bewirken Anpassung der Bewertungsmethode zur Bewertung und Einstufung der Angebote muss möglich sein aber Wahl der Methode vor Angebotsöffnung

5 VERHANDLUNG 5 Verhandlung / Gespräch Verhandlung über den gesamten Angebotsinhalt mit Ausnahme der festgelegten Mindestanforderungen und den Zuschlagskriterien, 10 VgV. Auftrag kann auch auf Grundlage der Erstangebote und damit ohne Verhandlung erteilt werden, wenn sich der öffentliche Auftraggeber diese Möglichkeit in der Auftragsbekanntmachung vorbehalten hat, 17 Abs. 11 VgV Verhandlung kann in verschiedenen aufeinanderfolgenden Phasen erfolgen Gleichbehandlung der Bieter Keine Weitergabe von Informationen, durch die bestimmte Bieter gegenüber anderen bevorzugt werden könnten

6 PRÄSENTATION 6 Gegenstand der Präsentation: Geplante Vorgehensweise Lösungsskizzen Referenzen nur zur Veranschaulichung der Lösungsskizzen Angebot Es dürfen Fragen gestellt werden. Gleichbehandlungsgrundsatz beachten. Am besten vorher Fragenkatalog aufstellen. Wertung der Präsentation unmittelbar im Anschluss an den Termin. Keine vergleichende Wertung der Präsentationen. Erstellung eines Protokolls Wertungsgremium ist nur mit Vertretern des Auftraggebers zu besetzen

7 VERFAHREN ANGEBOTSWERTUNG 7 Wertung der Angebote 1. Prüfung, ob der Bieter auszuschließen ist z. B. verspäteter Eingang des Angebotes, fehlende Unterschrift 2. Formale Prüfung Vollständigkeit der Unterlagen, evtl. Unterlagen nachfordern 3. Inhaltliche Prüfung Preisangebot HOAI-konform Wertung des Angebotes / der Präsentation / der Lösungsskizzen anhand der zuvor bekannt gemachten Kriterien 4. Auswahl nach Rangfolge

8 HOAI-ANGEBOTE 8 Angebote unterhalb des Mindestpreises der HOAI Preisangebote müssen sich im vorgeschriebenen Rahmen der HOAI bewegen Prüfung, ob ein Ausnahmefall für zulässige Unterschreitung des Mindestsatzes vorliegt: enge Beziehungen rechtlicher, wirtschaftlicher, persönlicher und sozialer Art (z. B. Rahmenvereinbarung zwischen Wohnungsbauunternehmen und Architekten) Aufklärung des Angebotes Wenn in Ausschreibung strikte Bindung an HOAI vorgesehen, dann kein Zuschlag auf ein Angebot, dessen Preis sich nicht im Rahmen der HOAI bewegt. Angebot wird ausgeschlossen. Wenn in Ausschreibung keine Vorgaben, dann Anhebung des Angebotes auf das Mindesthonorar im Wege der Nachverhandlung (Ermessen des Auftraggebers, keine Pflicht).

9 INFORMATIONSSCHREIBEN NACH 134 GWB 9 Notwendiger Inhalt: Name des erfolgreichen Bieters, Gründe für die Nichtberücksichtigung, frühester Zeitpunkt des Vertragsschlusses. Enthält das Informationsschreiben nicht den notwendigen Inhalt, kann ein Zuschlag nach Ablauf der Frist nach 135 Abs. 1 Nr. 1 GWB nicht wirksam erteilt werden. Ein trotz dessen geschlossener Vertrag ist nach 135 Abs. 2 GWB bei Feststellung eines Verstoßes im Nachprüfungsverfahren unwirksam.

10 ZUSCHLAG 10 Erfolgt auf der Grundlage eines zuschlagfähigen Angebotes Mitwirkung von mind. 2 Vertretern des öffentlichen Auftraggebers an der Entscheidung über den Zuschlag, 58 Abs. 5 VgV Frühestens 15 Tage nach Absendung des Informationsschreibens gemäß 134 Abs. 2 GWB, bei Übermittlung des Schreibens per Fax oder Verkürzung der Frist auf 10 Tage Vertragsschluss

11 DOKUMENTATION UND VERGABEVERMERK, 8 VGV 11 Fortlaufende Verfahrensdokumentation Zusätzlich Anfertigung eines Vergabevermerks Aufbewahrung der Dokumentation, des Vermerks, der Angebote, der Teilnahmeanträge, der Interessenbekundungen und Interessensbestätigungen und ihre Anlage bis zum Ende der Laufzeit der Verträge oder Rahmenvereinbarungen, mindestens drei Jahre ab Tag des Zuschlags gilt auch für Kopien aller abgeschlossenen Verträge mit Mindestauftragswert von 1 Million EUR bei Liefer- oder Dienstleistungsaufträgen und 10 Millionen EUR bei Bauaufträgen