Reise- u. Auslagenüberprüfung - Benutzer... 2

Transkript

1 FAQ Inhalt Reise- u. Auslagenüberprüfung - Benutzer Wo finde ich eine Übersicht über all meine Reisen? Wie beantrage ich einen Vorschuss? Kann ich Belege, die nicht mit einer Reise verbundenen sind einreichen? Wie kann ich meine Auslagen einreichen? Wo finde ich meine Belege für sonstige Auslagen? Ein Beleg wurde einer Reise zugeordnet, gehört aber ins Auslagenkonto wie kann ich das ändern? Ein Beleg im Auslagenkonto gehört in eine Reise wie kann ich das ändern? Wo kann ich eine Zusammenfassung der Reise inkl. Belegangaben sehen? Wo kann ich Fragen an MEREKO Support oder an meinen Vorgesetzten stellen bzw. Kommentare schreiben? Wie kann ich die Angaben zur Reise ändern? Wie kann ich die An-/Abreisezeit ändern? Wie kann ich Belegangaben ändern? Ein Beleg in der Reise ist falsch zugeordnet - er gehört zu einer anderen Reise. Wie kann ich den Beleg einer anderen Reise zuordnen? Ein Beleg in der Reise ist falsch zugeordnet - er gehört in das Auslagenkonto. Wie kann ich den Beleg in das Auslagenkonto verschieben? Wie kann ich einen Beleg löschen? Ich habe noch einen Beleg zu einer Reise gefunden, die schon abgeschlossen ist. Was mache ich damit? Ich habe noch Kilometergeld anzulegen, wo kann ich es tun? Wie kann ich einen Beleg in einen Bewirtungsbeleg umwandeln? Wie kann ich einen Eigenbeleg anlegen? Wie kann ich die Spesen/Tagespauschalen ändern/löschen? Wie kann ich die Reise einreichen? Wie kann ich die Reise drucken? Ich habe ein Kommentar oder Frage an meinen Vorgesetzten / die Finanzabteilung / MEREKO Support bezüglich einer Reise oder eines Belegs. Wo gebe ich ihn ein? Ich habe nur noch wenige MEREKO Umschläge - wie kann ich neue bestellen?... 5 Reise- und Auslagenüberprüfung Vorgesetzter / Finanzabteilung Wie gebe ich eine Reise für meine Mitarbeiter frei? Wie gebe ich Auslagen frei?... 5 Version vom Februar

2 27. Wo kann ich Kommentare zu einer Reise oder zu Auslagen an meine Mitarbeiter oder an die Buchhaltung erstellen? Wo kann ich ein Kommentar/Frage an meine Mitarbeiter/die Finanzabteilung/MEREKO Support bezüglich einer Reise oder eines Belegs eingeben? Wo finde ich eine Filterfunktion? Was passiert, wenn ich in der Freigabeübersicht rechts auf das klicke? Nachdem ich eine Reise freigegeben habe, verschwindet die Reise aus meiner Liste, wo ist sie?... 6 Allgemeines Ich konnte mich nicht anmelden, und es kam eine Fehlermeldung. Wie soll ich jetzt vorgehen? Wie gehe ich am besten vor, wenn allgemein Fehler auftreten? Wo kann ich mein Profil ändern? Wie kann mein Kollege auch Zugang zu MEREKO bekommen? Kann ich meinem Kollegen auch meinen Zugang für MEREKO geben? Kann ich meinem Kollegen auch meinen MEREKO Umschlag geben?... 7 Reise- u. Auslagenüberprüfung - Benutzer 1. Wo finde ich eine Übersicht über all meine Reisen? Wenn Sie bereits eine Reise bearbeiten, klicken Sie am oberen Fensterrand auf Eigene Reisen. Wenn Sie auf einer anderen MEREKO-Seite sind, klicken Sie oben links auf das MEREKO-Logo, um auf die MEREKO-Hauptseite zu kommen, und dann klicken Sie auf Eigene Reisen. 2. Wie beantrage ich einen Vorschuss? Auf der MEREKO-Hauptseite oder unter der Rubrik Eigene Reisen klicken Sie auf Vorschuss beantragen. Tragen Sie den Betrag und Reisedaten ein und klicken Sie auf Beantragen. Der Vorschuss wird automatisch beantragt und die Reise angelegt. 3. Kann ich Belege, die nicht mit einer Reise verbundenen sind einreichen? Ja, Sie können sonstige Belege einreichen, die nicht mit einer Reise verbunden sind. Diese Belege kommen in das Auslagenkonto, wo Sie diese anschauen und bearbeiten können. Gehen Sie einfach auf die MEREKO-Hauptseite und klicken Sie auf Auslagenkonto. Die Auslagenbelege werden nach Monaten angezeigt. 4. Wie kann ich meine Auslagen einreichen? In der Übersicht für das Auslagenkonto, unter dem Menüpunkt Zweck der Reise, klicken Sie auf die Auslagen für den gewünschten Monat. Auf dem Toolbar klicken Sie so lange auf Nächster, bis Sie zum letzten Beleg kommen. Nach dem letzten Beleg erscheint ein Fenster mit einer Zusammenfassung der Summe der Belege im Monat. Klicken Sie auf Auslagen freigeben. Version vom Februar

3 5. Wo finde ich meine Belege für sonstige Auslagen? Auf der MEREKO-Hauptseite, klicken Sie auf Auslagenkonto, um Ihre Belege für sonstige Auslagen zu sehen. Die Auslagenbelege werden nach Monaten angezeigt. 6. Ein Beleg wurde einer Reise zugeordnet, gehört aber ins Auslagenkonto wie kann ich das ändern? In der Belegansicht, klicken Sie einfach auf und wählen Sie Beleg ins Auslagenkonto verschieben. Der Beleg wird mit anderen Belegen im gleichen Monat geordnet. 7. Ein Beleg im Auslagenkonto gehört in eine Reise wie kann ich das ändern? In der Beleg Ansicht, klicken Sie einfach auf und wählen Sie Beleg in Reise verschieben. Der Beleg wird automatisch einer Reise mit übereinstimmendem Zeitraum zugeordnet. 8. Wo kann ich eine Zusammenfassung der Reise inkl. Belegangaben sehen? In der Reiseansicht klicken Sie oben rechts auf und wählen Sie Reise ausdrucken. Es wird ein PDF über die Reise generiert inklusive der Reiseangaben, eingescannten Belege und Belegangaben. Das PDF können Sie anschließend speichern oder ausdrucken. Sie können auch Reise exportieren (Excel) wählen Sie können Ihre Belegangaben in XLS-Format lokal speichern. 9. Wo kann ich Fragen an MEREKO Support oder an meinen Vorgesetzten stellen bzw. Kommentare schreiben? Bei Fragen allgemein klicken Sie in der Toolbar oben rechts auf Hilfe und wählen Sie Supportanfrage und füllen Sie das Fenster aus, das sich öffnet. Bei Fragen zu einzelnen Reisen oder Belegen, tragen Sie Ihre Frage unter Kommentare ein. Anschließend wählen Sie einen Ansprechpartner, an den Sie Ihre Frage richten möchten: an Ihren Vorgesetzten, an die Finanzabteilung, oder an MEREKO SUPPORT. Rückmeldungen werden ebenfalls im Kommentarbereich angezeigt und dokumentiert. 10. Wie kann ich die Angaben zur Reise ändern? Sie können Reiseangaben jederzeit ändern, solange Sie die Reise noch nicht eingereicht haben. In der Reiseübersicht, klicken Sie auf, wählen Sie Reise bearbeiten, geben Sie Ihre Daten ein und klicken Sie anschließend auf Speichern. Ihre Änderungen werden auch im Kommentarbereich angezeigt und dokumentiert. 11. Wie kann ich die An-/Abreisezeit ändern? Sie können alle Reiseangaben jederzeit ändern, solange Sie die Reise noch nicht eingereicht haben. Klicken Sie auf, wählen Sie Reise bearbeiten und ändern Sie Ihre Reisezeiten. Klicken Sie anschließend auf Speichern. Ihre Änderungen werden auch im Kommentarbereich angezeigt und dokumentiert. 12. Wie kann ich Belegangaben ändern? Sie können Belegangaben jederzeit ändern, solange Sie die Reise noch nicht eingereicht haben. In der Belegansicht klicken Sie auf, wählen Sie Beleg bearbeiten, geben Sie Ihre Änderungen ein und klicken Sie anschließend auf Speichern. Sie können ebenfalls einzelne Positionen im Beleg bearbeiten. Ihre Änderungen werden auch im Kommentarbereich angezeigt und dokumentiert. Version vom Februar

4 13. Ein Beleg in der Reise ist falsch zugeordnet - er gehört zu einer anderen Reise. Wie kann ich den Beleg einer anderen Reise zuordnen? In der Belegübersicht, klicken Sie auf, wählen Sie Reise bearbeiten und ändern Sie das Datum des Belegs so, dass er zeitlich innerhalb einer anderen Reise fällt. Beim Speichern werden Sie gefragt, ob Sie den Beleg in die andere Reise verschieben möchten. Klicken Sie auf OK. 14. Ein Beleg in der Reise ist falsch zugeordnet - er gehört in das Auslagenkonto. Wie kann ich den Beleg in das Auslagenkonto verschieben? Sie können den Beleg jederzeit einfach in das Auslagenkonto verschieben. In der Belegansicht, klicken Sie auf und wählen Sie Beleg in Auslagenkonto verschieben. Der Beleg wird sofort verschoben. Um den Beleg zu sehen und in Rechnung stellen zu können, gehen Sie zum MEREKO-Hauptmenü, klicken Sie auf Auslagenkonto und unter Aktionen klicken Sie für den Beleg. Eine PDF-Datei mit der Auslagenrechnung wird zusammen mit dem Beleg erstellt, die Sie dann ausdrucken oder abspeichern können. 15. Wie kann ich einen Beleg löschen? In der Belegansicht, klicken Sie auf und wählen Sie Beleg löschen um den Beleg komplett zu entfernen. Bitte beachten Sie: gelöschte Belege können nicht erneut hergestellt werden. 16. Ich habe noch einen Beleg zu einer Reise gefunden, die schon abgeschlossen ist. Was mache ich damit? Falls Ihre Reise bereits abgeschlossen und bezahlt ist, Sie dennoch einen dazugehörigen Beleg gefunden haben und einreichen müssen, schicken Sie ihn uns einfach in einem MEREKO Umschlag zu. Wir ergänzen Ihre Reise durch den Beleg und Sie werden per E- Mail darüber informiert. Sie können danach die Reise erneut einreichen, allerdings wird nur der neue Beleg als noch ausstehend gekennzeichnet, alle anderen sind auf Bezahlt gestellt. 17. Ich habe noch Kilometergeld anzulegen, wo kann ich es tun? Im Toolbar klicken Sie Neuen Beleg hinzufügen und wählen Sie Kilometergeld. Das nächste Fenster zeigt die Kilometeranzahl und Route auf einer Landkarte eingezeichnet. Ändern Sie gegebenfalls die Route auf der Karte, in dem Sie die Route mit dem Cursor ziehen. Klicken Sie auf Speichern. Anschließend können Sie noch mal die Angaben überprüfen bzw. ändern. Klicken Sie danach auf Speichern. 18. Wie kann ich einen Beleg in einen Bewirtungsbeleg umwandeln? In der Belegansicht, klicken Sie auf und wählen Sie bei der Belegart Bewirtungsbeleg aus. Der Beleg wird automatisch umgewandelt und Sie können nun Ihre Angeben, wie Bewirtungsgrund und Bewirtete Personen angeben. 19. Wie kann ich einen Eigenbeleg anlegen? Falls Ihnen ein Beleg fehlt oder Sie haben ihn verloren, können Sie jederzeit einen Eigenbeleg hinzufügen, solange die Reise noch nicht abgeschlossen ist. Im Toolbar klicken Sie auf Neuen Beleg hinzufügen, wählen Sie Eigenbeleg und geben Ihre Angaben ein. Klicken Sie auf Eigenbeleg hinzufügen und im nächsten Fenster klicken Sie Drucken. Bitte beachten Sie: Sie müssen den Eigenbeleg ausdrucken, unterschreiben und dann erneut hochladen oder an MEREKO schicken. Version vom Februar

5 20. Wie kann ich die Spesen/Tagespauschalen ändern/löschen? Klicken Sie in der Belegübersicht auf Spesen, machen Sie Ihre Änderungen und klicken Sie anschließend auf Speichern. Ihre Spesen/Tagespauschalen können Sie löschen, indem Sie auf folgendes Zeichen klicken. 21. Wie kann ich die Reise einreichen? Sie können in der Reiseübersicht oben links auf Reise einreichen klicken bzw. durch Klicken von Weiter nach der Spesen/Tagespauschalen Ansicht. Wichtig: Die Angaben zur Reise und Reisekosten können Sie nach dem Einreichen nicht mehr ändern. 22. Wie kann ich die Reise drucken? Sie können jederzeit im Toolbar auf klicken und dann Reise ausdrucken wählen. Sie bekommen eine PDF Datei mit einem Reisebericht und allen Belegen auf den darauffolgenden Seiten. 23. Ich habe ein Kommentar oder Frage an meinen Vorgesetzten / die Finanzabteilung / MEREKO Support bezüglich einer Reise oder eines Belegs. Wo gebe ich ihn ein? In der Reiseansicht oder Belegansicht, klicken Sie in das Kommentarfeld und geben Sie Ihr Kommentar oder Ihre Frage ein, und klicken Sie auf eines der Symbole, je nachdem, an wen die Frage oder Kommentar gerichtet ist. Klicken Sie anschließend auf Speichern, um Ihr Kommentar oder Frage abzuschicken. 24. Ich habe nur noch wenige MEREKO Umschläge - wie kann ich neue bestellen? oder MEREKO schickt Ihnen automatisch Umschläge, wenn Sie weniger als fünf Umschläge haben bzw. Ihr fünftletzter Umschlag bei MEREKO eingegangen ist. Sie können aber auch jederzeit neue bestellen, in dem Sie im Hauptmenü auf Umschläge bestellen klicken. Reise- und Auslagenüberprüfung Vorgesetzter / Finanzabteilung 25. Wie gebe ich eine Reise für meine Mitarbeiter frei? Wenn Sie eine Reise freigeben möchten, klicken Sie auf die Reise in der Freigabeübersicht, und dann klicken Sie auf Reise freigeben. Die Reise ist sofort freigegeben und geht ggf. an die Finanzabteilung. 26. Wie gebe ich Auslagen frei? Wenn Sie Auslagen freigeben möchten, klicken Sie auf die Auslagen in der Freigabeübersicht. In der Spalte Zweck der Reise werden Auslagen immer nach dem Muster Auslagen [Monat Jahr] genannt. Im Toolbar, klicken Sie auf Nächster, bis Sie zum letzten Beleg des Monats kommen. Nach dem letzten Beleg erscheint ein Fenster mit der Zusammenfassung der Beträge aller noch nicht bezahlten Belege im Monat. Klicken Sie auf Auslagen freigeben. Die Auslagen sind sofort freigegeben und gehen ggf. an die Finanzabteilung bzw. Buchhaltung. Version vom Februar

6 27. Wo kann ich Kommentare zu einer Reise oder zu Auslagen an meine Mitarbeiter oder an die Buchhaltung erstellen? Wenn Sie zu einer Reise, - die Sie gerade kontrollieren - Fragen haben, gehen Sie bitte in die Reise und schreiben Sie Ihr Kommentar in das Kommentarfeld. Wenn Sie ein Kommentar oder eine Frage zu einem bestimmten Beleg einer Reise haben, klicken Sie bei dem jeweiligen Beleg in das Kommentarfeld und schreiben Ihre Nachricht/Frage rein. Bei Auslagen tragen Sie Ihr Kommentar oder Frage für den jeweiligen Beleg in das Kommentarfeld ein. Beim Versenden können Sie den Mitarbeiter, die Finanzabteilung/Buchhaltung oder das MEREKO Support Team auswählen. 28. Wo kann ich ein Kommentar/Frage an meine Mitarbeiter/die Finanzabteilung/MEREKO Support bezüglich einer Reise oder eines Belegs eingeben? In der Reiseansicht oder Belegansicht klicken Sie in das Kommentarfeld und geben Sie Ihr Kommentar oder Ihre Frage ein und klicken Sie auf eines der Symbole oder, je nachdem, an wen die Frage oder das Kommentar gerichtet ist. Klicken Sie anschließend auf Speichern, um Ihr Kommentar oder Ihre Frage abzuschicken. 29. Wo finde ich eine Filterfunktion? Im Toolbar finden Sie folgende Optionen: Hier können Sie auf die jeweilige Angabe klicken und eine Liste der Auswahl- und Filtermöglichkeiten erscheint: 30. Was passiert, wenn ich in der Freigabeübersicht rechts auf das klicke? Wenn Sie auf das klicken, dann markieren Sie eine Reise als bezahlt. 31. Nachdem ich eine Reise freigegeben habe, verschwindet die Reise aus meiner Liste, wo ist sie? Wenn Sie eine Reise freigegeben haben, verschwindet sie nicht aus der Übersicht, sondern nur aus der Filterfunktion. Wenn Sie in der Toolbar auf Status klicken, können Sie alle Reisen auswählen, so erscheinen alle Reisen in der Übersicht, auch die, die schon freigegeben wurden. Version vom Februar

7 Allgemeines 32. Ich konnte mich nicht anmelden, und es kam eine Fehlermeldung. Wie soll ich jetzt vorgehen? Laden Sie die MEREKO-Webseite neu, bzw. löschen Sie Ihre Cookies. Wenn immer noch die Fehlermeldung kommt, kontaktieren Sie bitte wir kümmern uns umgehend um Ihr Problem. 33. Wie gehe ich am besten vor, wenn allgemein Fehler auftreten? Versuchen Sie am Besten immer die Webseite neu zu laden und Ihre Cookies zu löschen. Sonst einfach an schreiben, Ihr Problem wird schnellstens gelöst. 34. Wo kann ich mein Profil ändern? Klicken Sie oben links auf das MEREKO-Logo, um auf die MEREKO-Hauptseite zu kommen, und dann klicken Sie auf Mein Profil. Hier können Sie Ihre Adressen eingeben und die jeweiligen Anfahrtszeiten zum Flughafen bzw. zum Bahnhof, sowie Ihre Vorgesetzten und Assistenten wählen und verschiedene Kreditkarten hinzufügen. 35. Wie kann mein Kollege auch Zugang zu MEREKO bekommen? Ganz einfach: senden Sie oder Ihr Kollege eine an mit seinem Namen, Adresse und der Angabe seines Vorgesetzten; der Account Ihres Kollegen wird schnellstmöglich generiert, er bekommt sein Starter Paket zugeschickt und er bekommt eine Nachricht mit seinen Zugangsdaten, sobald seine erste Reise bei uns eingegangen ist. 36. Kann ich meinem Kollegen auch meinen Zugang für MEREKO geben? Bitte bedenken Sie, dass Ihr Account nur für Ihre Reisen angelegt wurde. Wenn eine Reise Ihrer Kollegen in Ihrem Account angelegt wird, erscheint es bei Ihrem Vorgesetzten als Ihre Reise, und das führt nur zu Missverständnissen. Am Besten sendet er uns eine kurze , wir legen seinen Account schnellstens an. 37. Kann ich meinem Kollegen auch meinen MEREKO Umschlag geben? Bitte beachten Sie, dass sich auf Ihrem Mereko Umschlag ein Barcode befindet, der zu Ihrem Profil erstellt wurde. Das könnte zu dem Missverständnis führen, dass wir die Reise Ihres Kollegen in Ihrem Profil anlegen. Er kann den Umschlag benutzen, sollte allerdings seine Visitenkarte beilegen oder seine Adresse auf den Umschlag schreiben. Eine Marke der Pentland Firth Software GmbH Unterer Anger München Fon Fax info@mereko.de Version vom Februar