STANDARDFORMULARE FÜR AUSSCHREIBUNGEN

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1 STANDARDFORMULARE FÜR AUSSCHREIBUNGEN Ein Beispiel aus der Praxis der Ruhr-Universität Bochum Petra Euler Dez. 4 Zentrale Beschaffung

2 Agenda 1 Anforderungen an die Vergabeunterlagen / Unterlagen für Teilnahmewettbewerbe 2 Vorstellung der Dokumente 3 Fazit 9. Fachtagung IT-Beschaffung Berlin September

3 1 Anforderungen an die Vergabeunterlagen / Unterlagen für Teilnahmewettbewerbe Wichtige Anforderungen an die Vergabeunterlagen / Unterlagen für Teilnahmewettbewerbe aus Sicht der Ruhr-Universität Bochum (RUB) hohe Rechtssicherheit + geringe Rügegefahr Minimierung des Aufwandes Wirtschaftliche Ergebnisse Transparente Unterlagen Rechtlich korrekte Unterlagen Keine Angaben, Eigen- und Verpflichtungserklärungen und sonstige benötigte Unterlagen werden vergessen einzuholen möglichst geringer zeitlicher Aufwand bei der Erstellung einfache Anpassung an die jeweilige Ausschreibung, aber trotzdem...flexibel gestaltbar, um individuelle Anforderungen integrieren zu können möglichst keine oder nur wenige J Bieter-/Bewerberfragen einfache Auswertbarkeit geringe Gefahr unvollständiger Angebote und damit verbundene Nachforderung von Unterlagen Vermeidung von Formfehlern und damit ggf. verbundene Ausschlüsse Wirtschaftlichkeit und nicht Formalitäten steht im Vordergrund 9. Fachtagung IT-Beschaffung Berlin September

4 1 Anforderungen an die Vergabeunterlagen / Unterlagen für Teilnahmewettbewerbe Wünsche zu den Vergabeunterlagen / Unterlagen für Teilnahmewettbewerbe aus Sicht der Bewerber und Bieter Transparenz Minimierung des Aufwandes Fairer Wettbewerb Gut strukturierte und klar verständliche Unterlagen auch für Unternehmen, die selten an Ausschreibungen teilnehmen Übersichtliche und konkrete Darstellung (möglichst nur an einer Stelle) Was ist bis wann und wie zu tun und einzureichen? Möglichst wenig verschiedene Dokumente möglichst geringer zeitlicher Aufwand bei der Erstellung Durch einfache Gestaltung Vermeidung von Formfehlern und damit ggf. verbundene Ausschlüsse Wirtschaftlichkeit und nicht Formalitäten entscheiden über Zuschlag 9. Fachtagung IT-Beschaffung Berlin September

5 1 Anforderungen an die Vergabeunterlagen / Unterlagen für Teilnahmewettbewerbe Möglichst viele Standards Viele Ankreuzfelder Möglichst wenig Einzeldokumente Basis: Formulare des Vergabehandbuchs des Landes NRW Wie versucht die RUB, die Anforderungen und Wünsche zu erfüllen? selbsterklärende Ausfüllfelder Textbausteine Möglichst keine Dokumente, die der Bieter selbst entwerfen / erstellen muss 9. Fachtagung IT-Beschaffung Berlin September

6 2 Vorstellung der Dokumente Unterlagen für Teilnahmewettbewerbe Vergabeunterlagen Dokumente der RUB Dok Bewerberinformation Teilnahmeantrag Dok.01 - Vordruck Teilnahmeantrag Kennzettel Teilnahmeantrag Dok Aufforderung zur Angebotsabgabe Dok Bewerbungs- und Vergabebedingungen der RUB Dok Angebotsvordruck Dok Leistungsverzeichnis und Fragenkatalog Dok Vertrag Vertragsbedingungen (VOL/B, Vertragsbedingungen NRW, Vertragsbedingungen lt. TVgG NRW etc.) Angebotskennzettel Für jedes Vergabeverfahren gibt es den rechtlichen Vorgaben entsprechend angepasste Standardformulare Nur die Bewerbungs- und Vergabebedingungen der RUB und die Vertragsbedingungen sind nicht änderbar 9. Fachtagung IT-Beschaffung Berlin September

7 2 Vorstellung der Dokumente 1. Übersicht über die Bestandteile / Dokument der Vergabeunterlagen 2. Einleitung + Form /Adressierung des Angebotes 3. Kurzbeschreibung des zu vergebenden Auftrages 10. Sonstige Hinweise 9. Angebotsbewertung und Zuschlagserteilung 8. Liste der Angebotsbestandteile Dokument 00 Aufforderung zur Angebotsabgabe 4. Fristen und Termine 5. Vorgaben zu Bewerber-/ Bieterfragen 7. Sicherheitsleistungen 6. Nebenangebote und Änderungsvorschläge 5. Losweise Vergabe Fachtagung IT-Beschaffung Berlin September

8 2 Vorstellung der Dokumente Dokument 01 - Bewerbungs- und Vergabebedingungen der Ruhr-Universität Bochum Enthalten insbesondere Regelungen zu Angebotsbedingungen (z.b. Form der Angebote, Regelungen zur Angebotsvergütung, zu Mustern, Proben, Nebenangebote etc.) Wettbewerbsbeschränkenden Absprachen/Mittelstandskartelle Bietergemeinschaften Unterauftragnehmer (Nachunternehmer) Sonstiges Regelungen (z.b. zur Amtssprache, geltende Rechtsvorschriften, Vertraulichkeit etc.) Bewerbungs- und Vergabebedingungen gelten für alle Ausschreibungen! Fachtagung IT-Beschaffung Berlin September

9 2 Vorstellung der Dokumente Dokument 02 - Angebotsvordruck Ausfüllfelder, z.b Was ausgefüllt werden muss, ist genau vorgegeben! Ankreuzfelder, z.b. Standarderklärungen, z.b. Angaben zu Versicherungen, Berufsgenossenschaften Angaben zu Unterauftragnehmern und Bietergemeinschaften Eigen-/Verpflichtungserklärungen gemäß Tariftreuegesetz NRW Referenzen, Mitarbeiterzahlen, Umsätze Angaben zu Präqualifikation Angabe des Gesamtangebotspreises inklusive Anlage Einzelpreisaufstellung Kartellerklärung Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit nach den Landesregelungen in NRW zur Verhütung von Korruption Erklärung, dass die gewerberechtlichen Voraussetzungen für die Ausführung der angebotenen Leistung erfüllt werden Angebotsvordruck wird unterschrieben Unterschrift gilt für alle Erklärungen in dem Dokument Fachtagung IT-Beschaffung Berlin September

10 2 Vorstellung der Dokumente Die Dokumente 03 Leistungsverzeichnis und Fragenkatalog und 04 Vertrag werden jeweils individuell erstellt 10

11 3 Fazit Fazit bislang keine Rügen positive Rückmeldungen der Bieter kaum Bieter-/ Bewerberfragen kaum Formfehler wenig Nachforderungsbedarf positive Rückmeldungen der Sachbearbeiter in der Beschaffungsabteilung Zeiteinsparungen durch einfache Bearbeitung + Auswertung insgesamt also sehr positive Erfahrungen J Fachtagung IT-Beschaffung Berlin September

12 Für Fragen stehe ich gern zur Verfügung! Meine Kontaktdaten: Petra Euler Ruhr-Universität Bochum Dezernat 4 / Zentrale Beschaffung Universitätsstr. 150 D Bochum Tel.: Fax: Petra.Euler@uv.rub.de 9. Fachtagung IT-Beschaffung Berlin September