Einführung eines integrierten SAP-Systems (benefit) für Beschaffungs- und Finanzprozesse Allgemeine Beschaffung - Änderungen für Sie als Lieferant

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Hartmut Fürst
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1 Deutschland FIRMA An die Geschäftsleitung STRASSE 0134 ORT LAND Ihre Zeichen Ihre Nachricht Unsere Org.-Einheit/Zeichen Hausruf Telefax September 009 Datum 00334/0 0909* Einführung eines integrierten SAP-Systems (benefit) für Beschaffungs- und Finanzprozesse Allgemeine Beschaffung - Änderungen für Sie als Lieferant Sehr geehrte Damen und Herren, zur Optimierung der Beschaffungs- und Finanzprozesse setzt die ab der KW 43/009 SAP ein. In der Beschaffung werden in diesem Zusammenhang zukünftig Online-Applikationen und elektronischer Datenaustausch für online Ausschreibung, online Bestellung und online Bestellbestätigung genutzt. Dies hat Auswirkungen für Sie als Lieferant. Damit Sie sich rechtzeitig auf diese Umstellung und die damit verbundenen Änderungen einstellen können, möchten wir Sie über das neue Verfahren informieren. Zukünftig erhalten Sie als registrierter Lieferant Ausschreibungen, Abruf- und Einzelbestellungen über die Konzernbeschaffungsplattform vwgroupsupply.com. Damit verbunden werden von Ihnen als Lieferant die dazugehörigen Angebote, Auftragsbestätigungen / Bestellantworten mit Preisen, Liefermengen und -termine ebenfalls online über die vwgroupsupply.com gefordert. Nicht systemgestützte Bestellungen (mündlich, fernmündlich oder per , etc.) können durch Audi nicht mehr reguliert werden. Nach vereinnahmter Lieferung bzw. Leistung und Rechnungsstellung erfolgt die systemgestützte Rechnungsprüfung. Für Bestellungen mit der neuen Systematik, Bestell-Nr (10-stellig, beginnend mit 57), bitten wir Sie nachfolgend beschriebene Form für Lieferschein und Rechnung zu nutzen, um eine zeitnahe Rechnungsregulierung gewährleisten zu können: Die Lieferantennummer ist inklusive zweistelligem Index als eine Nummer (ohne Trennzeichen) anzugeben (z. B anstatt 134/00). Bestellnummer und Lieferscheinnummer müssen als solche klar ersichtlich angegeben werden. Je Lieferschein / Rechnung darf nur eine Bestellung geliefert / abgerechnet werden (Teillieferung/-abrechnung möglich). Es dürfen keine Sammelrechnungen eingereicht werden. Seite 1 von Lieferverkehr: Ettinger Straße Tor 10 Telefon Ehrenvorsitzender des Aufsichtsrats: Carl H. Hahn Vorsitzender des Aufsichtsrats: Martin Winterkorn Vorstand: Rupert Stadler, Vorsitzender des Vorstands Ulf Berkenhagen Michael Dick Frank Dreves Peter Schwarzenbauer Axel Strotbek Werner Widuckel AUDI Aktiengesellschaft Sitz der Gesellschaft: Ingolstadt Eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Ingolstadt unter HR B 1 Bankverbindungen EUR: Commerzbank AG Ingolstadt Konto: BLZ: SWIFT: COBADEFF71 IBAN: DE USD: Citibank AG Frankfurt/Main Konto: SWIFT: CITIDEFFXXX IBAN: DE USt.-ID-Nr.: DE

2 Der Lieferschein / die Rechnung darf nur Positionen enthalten, die in der Bestellung aufgeführt waren. Die Positionen sind analog unseren Bestellpositionen aufzuführen (z. B. Positionsnummer, Artikelbezeichnung, abgerechnete Menge und Preis je Mengeneinheit). Das Liefer-/Leistungsdatum muss im folgenden Datumsformat angegeben werden: TT.MM.JJ oder TT.MM.JJJJ. Bitte beachten Sie bei Ihrer zukünftigen Rechnungserstellung obige Anforderungen und führen Sie evtl. dafür notwendige Systemanpassungen durch. Bei der Berechnung von bisherigen Bestellungen sind neben der Bestellnummer weiterhin die bekannten Angaben wie z. B. Kontierung vorzunehmen. Falls Sie am E-Invoicing über First Businesspost teilnehmen und durch die neue Rechnungsform von Ihnen ein geändertes Rechnungslayout eingesetzt wird oder inhaltliche Änderungen an strukturierten Datensätzen durchgeführt werden, informieren Sie bitte vorab die First Businesspost unter support@first-businesspost.com per mit Betreff benefit. Für die erfolgreiche und reibungslose Umstellung der Beschaffungs- und Finanzprozesse bauen wir auf Ihre Kooperation und Unterstützung. Mit der systemunterstützten Rechnungsabwicklung wird für Sie eine schnelle und vereinfachte Rechnungsabwicklung gewährleistet. Zur Veranschaulichung der Neuerungen haben wir für Sie Merkblätter, Beispiele und Musterrechnungen hinterlegt. Diese finden Sie im Internet unter Bei Fragen wenden Sie sich bitte an folgende zentrale -Adresse: benefit.lieferanten@audi.de. Für Ihre Unterstützung und Mitarbeit bedanken wir uns im Voraus. Mit freundlichen Grüßen i.v. i.v. G. Bestle H.-D. Czempik Leiter Beschaffung Allgemein Leiter Kreditoren Seite von

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4 Mustermann Musterstadt Ettinger Straße LN Ansprechpartner: Tel. +49 (0)134 / Fax +49 (0)134 / Lieferschein 5 Lieferscheinnummer: Datum: Ihre Bestellnummer: Lieferantennummer: Unsere Auftrags.-Nr.: ,8 Pos. Beschreibung Lieferumfang/-Leistung Menge ME Gewicht Gewicht brutto netto 1 Flachdichtung 4 ST,00 1,80 Welle ST 5,00 4,00 6 Liefer-/Leistungsdatum: Versanddatum: Abladestelle: Ansprechpartner Kunde: Versandart: Mustergebäude, Ettinger Straße Max Musterbesteller DDP / Ingolstadt WE Verpackung: Lieferbedingungen: ab Werk Mustermann Musterstrasse Musterstadt Telefon: (0134) Telefax: (0134) mustermann@mustermann.de Internet: Handelsregister Musterstadt HRB 345 Gerichtsstand Musterstadt Ust.-ID: DE Unserer Steuernummer: 1345/65431 Geschäftsführer: H. Mustermann Bankverbindungen: Musterbank Musterstadt BLZ Kto IBAN DE BIC: VOMBKDEMU

Mustermann 00000 Musterstadt Abt.: I/FF-1 LN 196900 Ansprechpartner: h.mustermann@mustermann.de Tel. +49 (0)134 / 9876-10 Fax +49 (0)134 / 9876-30 Rechnung Rechnungsnummer: 13456789 Datum: 11.08.

5 Mustermann Musterstadt Abt.: I/FF-1 LN Ansprechpartner: Tel. +49 (0)134 / Fax +49 (0)134 / Rechnung Rechnungsnummer: Datum: Ihre Bestellnummer: Lieferantennummer: Unsere Auftrags.-Nr.: ,8 Pos. Beschreibung Lieferumfang/-Leistung Menge ME Einzelpreis Gesamtpreis EUR EUR 1 Flachdichtung 4 ST 1,00 84,00 Welle ST 150,00 300, Lieferschein-Nr.: Liefer-/Leistungsdatum: Rechnungsbetrag netto 384,00 Mehrwertsteuer 19 % 7,96 Rechnungsbetrag brutto 456,96 Lieferanschrift: Ettinger Strasse Geb. Mustergebäude Versandart: Lieferbedingungen: LKW ab Werk Zahlungsbedingungen: am 5. des der Lieferung folgenden Monats Mustermann Musterstrasse Musterstadt Telefon: (0134) Telefax: (0134) mustermann@mustermann.de Internet: Handelsregister Musterstadt HRB 345 Gerichtsstand Musterstadt Ust.-ID: DE Unserer Steuernummer: 1345/65431 Geschäftsführer: H. Mustermann Bankverbindungen: Musterbank Musterstadt BLZ Kto IBAN DE BIC: VOMBKDEMU

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