Bestell- und Rechnungsprozess (P2P) - Kurzanleitung für Lieferanten mit Zugang

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1 Bestell- und Rechnungsprozess (P2P) - Kurzanleitung für Lieferanten mit Zugang R. Schmitz Februar 2017 SupplyOn Intern 1/16

2 Inhaltsverzeichnis Einführung Schritt 1 Erhalt einer und Öffnen des darin enthaltenen Links Schritt 2 Ausfüllen der Stammdaten Schritt 3 Bestellung bearbeiten Bestellung bestätigen Bestelländerung bestätigen Stammdatenpflege Für die Rechnungserstellung Für die persönlichen Benutzerdaten Sie sind nicht der richtige Ansprechpartner? Schritt 4 Rechnung erstellen Rechnung aus einer bestätigten Bestellung heraus erstellen Rechnung ohne Kopie der Bestelldaten erstellen Blankorechnung Rechnung als csv hochladen Rechnung archivieren Rechnungsansicht konfigurieren und Rechnungen suchen Tipps zum Herunterladen von Anhängen...15 SupplyOn Intern 2/16

3 Einführung Ihr Kunde Robert Bosch GmbH, nachfolgend als Bosch bezeichnet, stellt mit der Initiative die weltweite Beschaffung indirekter Materialien und Leistungen auf einen durchgängig elektronischen Prozess über die Online-Plattform SupplyOn um. Das bedeutet für Sie als Bosch-Lieferant: Zukünftig erhalten Sie Bestellungen einfach über SupplyOn und können diese direkt online weiterverarbeiten über deren Bestätigung bis hin zur Rechnung. Der elektronische Versand von Bestellungen, Bestellbestätigungen und Rechnungen ist schnell, komfortabel, wirtschaftlich und umweltschonend, und damit die überzeugende Alternative zum herkömmlichen Prozess. Dieses Dokument richtet sich an Sie als Lieferanten mit Zugang zu SupplyOn und gibt Ihnen eine Übersicht, wie Sie mit elektronischen Bestellungen umgehen und daraus eine Rechnung erstellen. Für detaillierte Informationen lesen Sie bitte die P2P Anleitung für Lieferanten mit Zugang. Folgende vier Schritte sind für den ersten Zugriff auf eine Bestellung nötig: Schritt 1: SupplyOn sendet Ihnen eine mit dem Link zu SupplyOn. Schritt 2: Bestätigen oder ergänzen Sie einmalig Ihre Benutzerdaten und legen Sie ein Kennwort fest. Zukünftig können Sie mit diesem Kennwort auf jede weitere Bestellung zugreifen. Schritt 3: Prüfen Sie die Bestellung und bestätigen Sie diese. Schritt 4: Erstellen Sie eine elektronische Rechnung und archivieren Sie diese. SupplyOn Intern 3/16

4 Mögliche Bestellabwicklungen: Szenario 1: Bosch sendet eine Bestellung, die Sie als Lieferant wie bestellt bestätigen. Nach der Lieferung stellen Sie eine Rechnung. Szenario 2: Bosch sendet eine Bestellung, die Sie als Lieferant abweichend bestätigen. Nach der Lieferung stellen Sie eine Rechnung. Szenario 3: Bosch sendet eine Bestellung, die Sie als Lieferant wie bestellt bestätigen. Bosch ändert die Bestellung und Sie als Lieferant bestätigen die Änderung. Nach der Lieferung stellen Sie eine Rechnung. Szenario 4: Der Kunde erlaubt Ihnen die Erstellung einer Rechnung ohne Bestellbezug. Nach der Lieferung stellen Sie eine Rechnung. Daraus ergeben sich vier Szenarien: SupplyOn Intern 4/16

5 1 Schritt 1 Erhalt einer und Öffnen des darin enthaltenen Links SupplyOn sendet Ihnen eine mit dem Verweis auf eine Bestellung für Ihr Unternehmen. Diese Bestellung können Sie prüfen, bearbeiten und bestätigen. Klicken Sie dazu auf den Link in der E- Mail. SupplyOn Intern 5/16

6 2 Schritt 2 Ausfüllen der Stammdaten Wie in der Einführung erklärt, tragen Sie einmalig Ihre Benutzerdaten ein. Falls Sie nicht der richtige Ansprechpartner sind, wenden Sie sich bitte an unseren Kunden Support Customer-Support@supplyon.com. Am Ende bestimmen Sie Ihr persönliches Kennwort. SupplyOn Intern 6/16

7 So sieht der nächste Zugang aus. Zukünftig brauchen Sie nur noch Ihr Kennwort einzutragen. SupplyOn Intern 7/16

8 3 Schritt 3 Bestellung bearbeiten In diesem Kapitel wird erklärt, wie Sie eine Bestellung von Bosch prüfen und bestätigen. 3.1 Bestellung bestätigen Die Bestell- oder Auftragsbestätigung ist ein neuer, grundlegender Bestandteil des P2P Prozesses mit Bosch. Eine Bestellbestätigung ist verpflichtend durchzuführen und Grundlage für die Rechnungserstellung. Bitte führen Sie Bestellbestätigungen - auch im Falle von Bestelländerungen - stets zeitnah und umfassend durch. Wenn Sie eine Bestellung bestätigen, dann: - gemäß der Angaben zu Mengen, Datum und Preis oder - abweichend zu den Vorgaben. Bestätigen wie bestellt: Als Erstes prüfen Sie genannten Lieferzeitpunkt, Menge und Preis. Wenn alle Angaben richtig sind, bestätigen Sie wie gefordert, tragen Ihre interne Referenznummer für diesen Vorgang in Lieferantenreferenz ein und klicken auf Speichern & versenden. Abweichend bestätigen: Falls die Bestellangaben nicht zutreffen, selektieren Sie den Eintrag mit Änderungen und ändern entweder das Datum, die Menge oder den Preis. Sie können die Lieferung auch splitten, indem Sie Teilmengen auf mehrere Daten verteilen. Tragen Sie Ihre Lieferantenreferenz ein und klicken Sie auf Speichern & versenden. Der Kunde erhält Ihre Bestätigung jetzt elektronisch über SupplyOn. SupplyOn Intern 8/16

9 3.2 Bestelländerung bestätigen Wie im Kapitel Einführung beschrieben, sendet Bosch falls Sie abweichend bestätigt haben, erneut eine Bestellung, die bestätigt werden muss. Im Feld Status erkennen Sie sofort, dass dies die geänderte Bestellung ist. Beispiel: Der Kunde hatte ursprünglich den als Lieferdatum gefordert, Sie hatten den als neues Datum vorgeschlagen. Hier sehen Sie, dass der Kunde Ihren Vorschlag angenommen hat und Ihr neues Lieferdatum, den , akzeptiert. Wenn Sie den Haken Kundenänderungen anzeigen gesetzt haben, sehen Sie die Änderungen mit einem Ausrufezeichen markiert. Bestätigen Sie wie gefordert, tragen Ihre Lieferantenreferenz ein und versenden die Bestätigung an Ihren Kunden. SupplyOn Intern 9/16

10 4 Stammdatenpflege Bitte stellen Sie über den Menüpunkt Mein Unternehmen sicher, dass dort im Reiter Kontaktpersonen dauerhaft die richtigen Ansprechpartner für die Abwicklung der Geschäftsprozesse gepflegt sind. 4.1 Für die Rechnungserstellung Bevor Sie die Rechnung erstellen, empfehlen wir, dass Sie Ihre Umsatzsteuer ID einmalig pflegen, um die wiederholte Eingabe der Nummer zu vermeiden. Öffnen Sie die Bestellung und klicken Sie auf Daten für die Rechnungserstellung übernehmen. Sie befinden sich jetzt im einvoicing Modul. Klicken Sie auf Mein Unternehmen. Jetzt befinden Sie sich im Unternehmensprofil im Reiter Adresse in der Sie Firmenstammdaten bei Bedarf ändern können. SupplyOn Intern 10/16

11 Scrollen Sie nach unten bis zum Bereich Änderung Firmenstammdaten und tragen Sie Ihre Umsatzsteuer ID ein. Speichern Sie Ihre Eingaben und kehren Sie mit einem Klick zu Ihrer Rechnung zurück. 4.2 Für die persönlichen Benutzerdaten Sie können jederzeit Ihre persönlichen Benutzerdaten ändern. Öffnen Sie eine für eine Bestellung und klicken Sie auf den Link. Geben Sie Ihr vorher definiertes Kennwort ein. Klicken Sie oben auf Mein Benutzerkonto und führen Sie notwendige Änderungen in Meine Stammdaten durch. SupplyOn Intern 11/16

12 4.3 Sie sind nicht der richtige Ansprechpartner? Sie haben an Ihre Adresse eine Bestellung erhalten, sind aber für diese Bestellungen nicht zuständig, dann leiten Sie die Bestellung bitte an den richtigen Ansprechpartner weiter. Dazu klicken Sie auf den Link in der für die Bestellung. 5 Schritt 4 Rechnung erstellen In diesem Kapitel wird erklärt, wie Sie eine Rechnung in SupplyOn einvoicing erstellen, drucken und archivieren. Rechnungen können über zwei Wege erstellt werden: - die Rechnung direkt aus einer bestätigten Bestellung heraus erstellen - die Rechnung ohne eine Kopie der Bestelldaten erstellen Blankorechnung (in Einzelfällen kann dies vom Kunden deaktiviert werden). 5.1 Rechnung aus einer bestätigten Bestellung heraus erstellen Um eine Rechnung zu erstellen müssen Sie den Link, welchen Sie im Vorfeld zu der Bestellung erhalten haben, auswählen und sich mit Ihrem Kennwort auf der SupplyOn Plattform anmelden. In der Regel wird die Rechnung nach der Lieferung erstellt. Durch das Selektieren einer Bestellung und dem anschließenden Klick auf Daten für Rechnungserstellung übernehmen landen Sie direkt im entsprechenden Rechnungsformular. Grundsätzlich besteht die Rechnung aus mehreren Bereichen. Gelbe Felder markieren Pflichtfelder. Füllen Sie alle relevanten Felder aus. Die Position klappen Sie auf tragen die steuerrelevanten Informationen in die markierten Felder ein. SupplyOn Intern 12/16

13 Falls Sie die Bearbeitung unterbrechen und die Rechnung zu einem späteren Zeitpunkt fertigstellen möchten, haben Sie jederzeit die Möglichkeit das Dokument als Entwurf zu speichern. Um die Vollständigkeit Ihrer Eingabe zu prüfen klicken Sie bitte auf Validieren. Wenn hierbei keine Fehlermeldungen angezeigt werden, können Sie die Rechnung Senden. Sie haben die Möglichkeit die Rechnung in einer Voransicht zu prüfen. Sobald Sie auf Rechnung senden klicken, erhält der Kunde Ihre elektronische Rechnung. 5.2 Rechnung ohne Kopie der Bestelldaten erstellen Blankorechnung SupplyOn sendet Ihnen eine mit einem entsprechend konfigurierten Link zu, mit dem Sie jederzeit diese Rechnungen erstellen können. Bitte beachten Sie: die Speicherung des Links (Bookmark) oder der s auf Ihrem Rechner ist zwingend erforderlich, damit Sie stets Zugriff haben. Klicken Sie auf den Link und erstellen Sie Ihre Rechnung. SupplyOn Intern 13/16

14 Innerhalb der Rubrik Rechnung anlegen, können Sie anschließend Blankorechnungen anlegen. Fahren Sie wie im Kapitel Rechnung aus einer bestätigten Bestellung heraus erstellen fort. 5.3 Rechnung als csv hochladen Sie haben die Möglichkeit, gleichzeitig mehrere Rechnungen eines Kunden (= ein Bosch-Werk) hochzuladen, wenn diese das Format csv haben. 5.4 Rechnung archivieren Sobald eine Rechnung im Status Gesendet ist, können Sie diese Herunterladen und entsprechend den gesetzlichen Richtlinien als Originalrechnung archivieren. SupplyOn Intern 14/16

15 5.5 Rechnungsansicht konfigurieren und Rechnungen suchen Sie haben die Möglichkeit über die Schaltfläche Einstellungen Ihre Ansicht in der Rechnungsliste zu personalisieren. 6 Tipps zum Herunterladen von Anhängen Es gibt unterschiedliche Formate beim Herunterladen: - Anhänge in der Bestellung werden in der Regel als Zip File angeboten. - Die Originalrechnung erhalten Sie im PDF Format. SupplyOn Intern 15/16

16 Wie Sie Anhänge herunterladen können entnehmen Sie bitte der P2P Anleitung für Lieferanten mit Zugang. SupplyOn Intern 16/16

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