Handbuch. zum Management von ESF-Projekten. in Baden-Württemberg

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1 Handbuch zum Management von ESF-Projekten in Baden-Württemberg Auflage 2012

2 Inhaltsverzeichnis Die Inhalte im Überblick Kapitel I Der ESF in Baden-Württemberg I.1 Grundlage der ESF-Förderung in Baden-Württemberg: 17 Das Operationelle Programm des Landes I.2 Organisation der ESF-Förderung in Baden-Württemberg 20 I.2.1 Zentrale Ausschreibung und Auswahl von ESF-Projekten 20 I.2.2 Regionale Ausschreibung und Auswahl von ESF-Projekten 21 I.2.3 Förderabwicklung: Die Aufgaben der L-Bank als 21 Bewilligungsstelle I.2.4 Der ESF-Begleitausschuss 22 I.2.5 Beratung der Ministerien und der regionalen Arbeitskreise: 22 Die Aufgaben des ESF Teams I.2.6 Unterstützung zur Umsetzung des Querschnittsziels 22 Gleichstellung der Geschlechter: Begleitung durch prolnnovation GmbH I.2.7 Programmevaluation: Die Aufgaben des Instituts für 23 Sozialforschung und Gesellschaftspolitik GmbH (ISG) I.2.8 Unterstützung der Träger bei der Umsetzung: 23 Die Aufgaben von EPM I.3 ESF Antragstellung 24 I.3.1 Wer kann ESF-Anträge stellen? 24 I.3.2 Wo gibt es Informationen zu Ausschreibungen und zur 24 Projektabwicklung? Kapitel II Von der Projektidee zum erfolgreichen ESF-Antrag II.1 Prüffragen: Hat das Projektvorhaben Chancen, aus dem ESF 26 gefördert zu werden? II.1.1 Bezug zum Operationellen Programm (OP) 26 II.1.2 Antragsverfahren 27 II.1.3 Übereinstimmung mit der regionalen Arbeitsmarktstrategie 29 II.1.4 ESF und Innovation 30 II.1.5 Erfolg in ESF-Projekten 31 II.1.6 Innerorganisatorische Bedingungen für ein 31 erfolgreiches ESF-Projekt 6

3 II.2 Ich erstelle den ESF-Antrag 32 II.2.1 Die Bewertung des ESF-Antrags 32 II.2.2 Der ESF-Antrag 33 II.2.3 Die Projektbeschreibung 35 II Ausgangslage und Handlungsbedarf 36 II Entwicklung von Zielen 36 II Umsetzung der Ziele 41 II Evaluation 42 II Informationen zu Antragsteller/in bzw. Projektträger 42 II Hinweis zum Antragspunkt Angaben zu den 43 Teilnehmenden II.2.4 Der Kosten- und Finanzierungsplan 43 II Grundlagen 44 II Kostenplan 46 II Finanzierungsplan 55 II Kostenverteilungsschlüssel 58 II.2.5 Das elektronische Antragsformular 59 II.3 Ich erarbeite eine Projektpräsentation für den regionalen 61 ESF-Arbeitskreis II.4 Ich beantworte die Rückfragen der L-Bank 62 II.4.1 Unbedenklichkeitsbescheinigung 63 Kapitel III ESF-Projektdurchführung Schritt für Schritt III.1 Der Bewilligungsbescheid ist da! 66 III.2 Die Feinplanungsphase 68 III.2.1 Die Projektgrundlagen 68 III Internes Personal 68 III Besserstellungsverbot 69 III Stellenbeschreibungen 70 III Externes Personal 70 III Vergabe von Honoraraufträgen 71 III Der Honorarvertrag 73 III Sonstige Verträge 73 7

4 III Kooperationsvertrag 73 III.2.2 Finanzbuchhaltung 75 III.2.3 Aufgaben der Projektleitung in der Feinplanungsphase 77 III Anschaffungen und Investitionen 77 III Einarbeitung von neuem Projektpersonal 77 III Einrichten der Projektgremien und Klären der Arbeitsweise, 78 Informationspflichten und Kommunikationsformen III Klären von Aufgaben, Rollen und Zuständigkeiten im Projekt 78 III Anpassen bzw. Einführen von Arbeitszeitnachweisen 79 III Erstellen eines detaillierten Projektzeitplans mit Meilensteinen 79 III Interne Öffentlichkeitsarbeit 80 III.3 Die Durchführungsphase 81 III.3.1 Inhaltliche Steuerung 82 III Publizitätspflicht 82 III Die Projektbesprechung 82 III Projekttagebuch 83 III Steuerung über Kennzahlen 84 III.3.2 Steuerung im Bereich der Ausgaben und Einnahmen 88 III Förderfähige Aufwendungen 88 III Belegführung und Aufbewahrungsfristen 89 III Berichts- und Mitteilungspflichten 91 III Liquiditätsplanung 92 III Mittelanforderung 93 III SOLL-IST-Vergleich 95 III Änderungsmitteilung 96 III Änderungsantrag 96 III.4 Der Projektabschluss 97 III.4.1 Ich denke an den Verwendungsnachweis 98 III Zahlenmäßiger Nachweis 98 III nachweis der Personalaufwendungen 99 III Nachweis und Dokumentation von Personalkosten 100 III Tätigkeitsnachweis 100 III Sachbericht 100 III Projektangaben zum Verwendungsnachweis 101 III Publizitätsnachweise 101 III Monitoring 101 8

5 Kapitel IV Einführung in Projekt-, Multiprojekt- und Qualitätsmanagement IV.1 Wie Projekte zum Erfolg geführt werden 106 IV.2 Struktur-, Prozess und Ergebnisqualität in Projekten 109 IV.2.1 Strukturqualität 109 IV Projektauftrag 109 IV Projektaufbauorganisation 111 IV Projektsteuerung 114 IV Strukturqualitäten der Projektleitung 114 IV Anforderungen an das Projektteam 115 IV Projektkommunikation und Berichtswesen 116 IV Kommunikationsmatrix 116 IV Berichtswesen 117 IV.2.2 Prozessqualität 118 IV Die Initialphase 121 IV Bedeutung und Relevanz 121 IV Nutzwertanalyse 122 IV Risikoeinschätzung 124 IV Die Definitionsphase 125 IV Die Stakeholderanalyse 125 IV Die SWOT-Analyse 126 IV Die Zielentwicklung 128 IV Die Projektfeinplanung 130 IV Der Projektstrukturplan 130 IV Die Personalbedarfsplanung 132 IV Die (Personal-)Kostenplanung 134 IV Die Projektrealisierung 135 IV Kick-off 135 IV Die Projektbesprechung 135 IV Das Projektcontrolling 136 IV Der Statusbericht 137 IV Die laufende Risikobewertung 137 IV Betriebswirtschaftliches Controlling 138 IV Der Projektabschluss 140 IV Die Abschlusssitzung 140 9

6 IV Der Projektbericht 141 IV Lesson learned 141 IV.2.3 Ergebnisqualität 142 IV Zieldefinition 142 IV Projektevaluation 143 IV.3 Multiprojektmanagement 146 IV.3.1 Multiprojektmanagement vs. solitäres Projekt- 146 management IV.3.2 Mindestanforderungen an das Multiprojekt- 148 management IV Das Reportingsystem 148 IV Das Projektboard 148 IV Das Projektportfolio 149 IV.4 Qualitätsmanagement in Projekten 150 IV.4.1 Anforderungen an ein qualitätsorientiertes 150 Projektmanagement IV Vorgaben zur Projektpolitik 150 IV Vorgaben zur Lenkung von Projektdokumenten 150 IV Vorgaben zur Bereitstellung der erforderlichen 151 Ressourcen IV Vorgaben zur Projektsteuerung und zum 151 Projektcontrolling IV Das Audit 151 IV Die Managementbewertung 152 IV.4.2 Das Projektmanagementhandbuch 153 IV.4.3 Die Projektakte 154 Anhang Quellenverzeichnis 158 Abbildungsverzeichnis 158 Autorinnen und Autoren 159 Arbeitshilfen von A bis Z 10