AM.Portal Handlingsbroschüre Rechnungen recherchieren und anzeigen

Transkript

1 AM Elektronisches Auftragsmanagement AM.Portal Handlingsbroschüre Rechnungen recherchieren und anzeigen (Stand ) Unternehmensbereich Post ecommerce Parcel (PeP)

2 Einführung Mit AM.portal können Sie sich nicht nur die Daten zu Ihren Einlieferungen ansehen, sondern auch die zugehörigen Rechnungen. AM.portal ist Ihre zentrale Informationsdrehscheibe für auftragsbezogene Informationen. Sie haben auf einen Blick Zugriff auf alle für Sie relevanten Auftragsinformationen. So können Sie über AM.portal ohne großen Aufwand Ihre Einlieferungsdaten mit den zugehörigen Rechnungen vergleichen. So haben Sie in AM.portal den vollständigen Überblick über die Kosten Ihrer Einlieferungsaufträge. Dieses Modul gibt Ihnen einen Überblick darüber, - wie die Recherche und die Anzeige von Rechnungsdaten zu Ihren Aufträgen funktioniert und - welche Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer Rechnungsdaten vorgesehen sind Voraussetzung: Auf dem aufrufenden Rechner ist ein PDF-Reader installiert (z.b. Adobe Reader) 2

3 Ihre Rechnungsdaten sind gegen unberechtigten Zugriff geschützt Gut zu wissen: Wie werden Ihre Rechnungsdaten vor unberechtigtem Zugriff geschützt? Rechnungsdaten sind sensible Daten, die vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden müssen. Generell gilt: In AM sind Rechnungsdaten prinzipiell nur für den im Auftrag genannten Zahlungspflichtigen einsehbar. Genauer formuliert, erhält ein Benutzer nur dann Zugriff auf die Rechnungsdaten zu einem Auftrag, wenn der Benutzer ein Mitarbeiter des Unternehmens ist, das im Auftrag als Zahlungspflichtiger genannt ist, oder der Benutzer explizit berechtigt ist, im Namen des Unternehmens zu handeln, das im Auftrag als Zahlungspflichtiger genannt ist, und der Benutzer die systemtechnische Berechtigung besitzt, Rechnungsdaten einzusehen. Alle für die Berechtigungsprüfung notwendigen Informationen werden im Benutzerprofil hinterlegt. Das Benutzerprofil wird erstmalig beim Einrichten einer Benutzerkennung angelegt und kann bei Bedarf geändert werden. Sofern Sie als Kunde Administrationsrechte für AM.portal besitzen, können Sie auch gezielt einem Ihrer Mitarbeiter die Berechtigung zum Aufruf der Rechnungsdaten zuteilen. 3

4 Sie können auf nahezu alle Rechnungsdaten des Geschäftsfelds Post zugreifen Gut zu wissen: Auf welche Rechnungsdaten kann über das AM.portal zugegriffen werden? Sie haben Zugriff auf nahezu alle Rechnungen, die sie aus dem Geschäftsfeld Post der DHL Group erhalten (siehe Briefkopf unten): Sie haben keinen Zugriff auf Rechnungen anderer Geschäftsfelder, wie z. B. Paket, Express oder Tochterunternehmen der DHL Group 4

5 Übersicht * Rechnungen recherchieren und anzeigen (über Menüpunkt Rechnungsrecherche ) Rechnungen anzeigen (über Menüpunkt Auftragssuche ) Kontakt *) Zum Aufruf eines Kapitels unterstrichenen Text anklicken 5

6 Beispiel 1: Rechnungsdaten recherchieren und anzeigen (1 von 3) Rechnungen suchen über einen Zeitraum oder die Rechnungsnummer 1. Nach Anklicken des Menüpunkts Rechnungsrecherche starten Sie die Recherche. 2. Postkundennummer (EKP) des Zahlungspflichtigen auswählen. 3. Weitere Recherche Parameter eingeben. Entweder Zeitraum oder Rechnungsnummer Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Rechnungsdaten erst dann aufgerufen werden können, wenn der Auftrag an unser Abrechnungssystem übermittelt wurde (Aufträge mit dem Status An Abrechnung übermittelt ). 4. Button Suchen anklicken. Danach wird das Suchergebnis angezeigt. 6

7 Beispiel 1: Rechnungsdaten recherchieren und anzeigen (2 von 3) Rechnung auswählen 10 Auf gewünschte Rechnungsnummer klicken. Danach wird die Rechnung aufgerufen. 7

8 Beispiel 1: Rechnungsdaten recherchieren und anzeigen (3 von 3) ausgewählte Rechnung anzeigen lassen oder speichern Button Öffnen oder Speichern anklicken. Danach wird die Rechnung im PDF Format angezeigt bzw. gespeichert. Zurück zur Übersicht 8

9 Übersicht * Rechnungen recherchieren und anzeigen (über Menüpunkt Rechnungsrecherche ) Rechnungen anzeigen (über Menüpunkt Auftragssuche ) Kontakt *) Zum Aufruf eines Kapitels unterstrichenen Text anklicken 9

10 Beispiel 2: Rechnungsdaten anzeigen (1 von 4) Auftrag suchen z. B nach AM-Auftragsnummer 1. Wenn Sie Rechnungsdaten zu einem Auftrag einsehen möchten, müssen Sie über die Auftragssuche zunächst den Auftrag laden, für den Sie sich interessieren. 2. Suchen Sie den entsprechenden Auftrag z.b. über seine AM-Auftragsnummer 3. Nach Eingabe der Suchkriterien starten Sie die Suche. Bitte beachten Sie, dass Rechnungsdaten erst dann aufgerufen werden können, wenn der Auftrag den Status An Abrechnung übermittelt erreicht hat. 10

11 Beispiel 2: Rechnungsdaten anzeigen (2 von 4) Auftrag in der Suchergebnisliste mit Lupensymbol aktivieren Klicken Sie auf das Lupensymbol, danach wird die Detailansicht des Auftrags angezeigt. 11

12 Beispiel 2: Rechnungsdaten anzeigen (3 von 4) Rechnung zum Auftrag anzeigen In der Detailansicht des Auftrags wird Ihnen der Reiter Abrechnung angezeigt. Mit dem Button Rechnung anzeigen können Sie die Rechnungsdaten abrufen. 12

13 Beispiel 2: Rechnungsdaten anzeigen (4 von 4) Rechnungsdaten aufrufen Nach dem Klick auf den Button Rechnung anzeigen wird die Meldung angezeigt, dass das Dokument erzeugt wird. Button Öffnen oder Speichern anklicken. Danach wird die Rechnung im PDF Format angezeigt bzw. gespeichert. Zurück zur Übersicht 13

14 Übersicht * Rechnungen recherchieren und anzeigen (über Menüpunkt Rechnungsrecherche ) Rechnungen anzeigen (über Menüpunkt Auftragssuche ) Kontakt *) Zum Aufruf eines Kapitels unterstrichenen Text anklicken 14

15 Kontakt Ihre Ansprechpartner Speziell zu Fragen rund um das elektronische Auftragsmanagement (AM) wenden Sie sich bitte an Ihren Kundenbetreuer der Deutschen Post AG oder direkt an den IT Customer Support Post (IT-CSP) Telefon: E-POSTBRIEF: Zurück zur Übersicht 15