Das Digitale Archiv des Bundesarchivs

Transkript

1 Das Digitale Archiv des Budesarchivs

2 2 3 Ihaltsverzeichis Das Digitale Archiv des Budesarchivs 4 Techische Ifrastruktur 5 Hilfsmittel zur Archivierug 5 Archivierugsformate 6 Abgabe vo elektroische Akte a das Budesarchiv 7 Was ist eie E-Akte? 7 Techische Voraussetzuge der Abgabe 7 Aussoderugsverfahre 8 Vereifachtes Aussoderugsverfahre 9 Abgabe vo Datebake a das Budesarchiv 10 Was sid Datebake? 10 Techische Voraussetzuge der Abgabe 11 Aussoderugsverfahre 11 Abgabe vo Datei-Ablage a das Budesarchiv 12 Was ist eie Datei-Ablage? 12 Techische Voraussetzuge der Abgabe 13 Aussoderugsverfahre 14

3 4 5 Das Digitale Archiv des Budesarchivs Techische Ifrastruktur Ausgagspukt für de Betrieb des Digitale Archivs ist der Speicher. Das Budesarchiv verwedet ei Speichersystem, das auf der Kombiatio vo Festplatte ud Magetbäder basiert. Die Magetbäder verfüge über eie Schreibschutz. Es ist also icht möglich, die darauf abgelegte Iformatioe zu veräder oder zu lösche. Ei Sicherugskozept verhidert, dass Date aufgrud vo veralteter Techik oder Stromausfälle verlore gehe. Hilfsmittel zur Archivierug Bei der Archivierug digitaler Date auf dem Speichersystem utzt das Budesarchiv verschiedee Istrumete zur Überahme der Dateie aus de Behörde, ihrer Bearbeitug, Aufbewahrug ud Recherche. Ei weiteres wichtiges Hilfsmittel ist das Metadateschema des Budesarchivs XBARCH, das zu jedem Archivobjekt admiistrative, ihaltliche, techische ud strukturelle Iformatioe erfasst. Der Wadel i der Iformatiostechologie ist i de letzte zwei Jahrzehte immer rasater fortgeschritte. Dieser Prozess gig auch a de Budesbehörde icht spurlos vorüber. Seit de 1970er Jahre fidet dort die Umstellug vo der papiergebudee Verwaltug hi zur ausschließliche Arbeit mit PC ud Maus statt. Der zuehmede Eisatz vo elektroische Akte, Datebake ud adere IT-Aweduge führt zu steigede Datemege. Diese müsse i jedem Falle für eie bestimmte Zeitraum, als Archivgut des Budes dauerhaft aufbewahrt werde ud beutzbar bleibe. Dabei ist beispielsweise sicherzustelle, dass ei Brief, der im Jahr 2011 mit eiem Office-Programm erstellt wurde, auch i füfzig Jahre och gelese werde ka. Die Metadate eier E-Akte ethalte beispielsweise de Name der abgebede Behörde, de Name ud die Größe der Datei sowie die Laufzeit. Metadate diee der Verwaltug, der Recherche ud dem Zugriff auf digitale Uterlage. Um dieser Etwicklug Rechug zu trage, hat das Budesarchiv das Digitale Archiv aufgebaut. Es ermöglicht die Aufbewahrug ud Beutzug archivwürdiger elektroischer Uterlage auf ubegrezte Zeit.

4 6 7 Archivierugsformate Die große Azahl uterschiedlicher Dateiformate stellt eie der Hauptschwierigkeite bei der Archivierug digitaler Date dar. Die Aufbewahrug aller Dateie i ihrem jeweilige Format ist icht möglich, weil ma für jedes Format eie Software zum Lese bereitstelle ud sowohl die Formate als auch die Software regelmäßig aktualisiere müsste. Ziel ist es deswege, ur sehr weige Dateiformate zu archiviere ud ur solche zu verwede, die mehrere Jahrzehte stabil bleibe. A erster Stelle steht hierbei PDF/A, mit dem vor allem Dateie aus Office-Aweduge gesichert werde. Für die Sicherug vo Bilder steht TIFF, für Datebake ud für Metadate XML zur Verfügug. Sofer dies möglich ist, müsse die Ausgagsdateie i diese Archivierugsformate kovertiert werde. Abgabe vo elektroische Akte a das Budesarchiv Was ist eie E-Akte? Elektroische Akte (E-Akte) sid aus Dokumetemaagemetsysteme oder Vorgagsbearbeitugssysteme (DMS/VBS) hervorgegagee elektroische Uterlage, die zuehmed a die Stelle der herkömmliche Papierakte trete. I der Regel weise auch E-Akte die Struktur Akte Vorgag Dokumet auf. DMS verfüge ormalerweise über ei Aussoderugsmodul. Hierüber werde die abgeschlossee Vorgäge ach Ablauf der Aufbewahrugsfriste regelmäßig dem Budesarchiv agebote. Die meiste DMS uterstütze auch archivtaugliche Abgabeformate: PDF/A für die Primärdate, also die E-Akte selbst, ud XML für die Metadate, also beschreibede Iformatioe über die Akte wie Laufzeit, Aktezeiche ud Aussoderugsart. Techische Voraussetzuge der Abgabe Falls im DMS keie Schittstelle für die Aussoderug itegriert ist, muss eie solche programmiert werde. Die Ablieferug sollte i archivtaugliche Formate erfolge: Als Stadardformat für die Primärdate, also die E-Akte selbst, hat sich PDF/A durchgesetzt. Die Metadate (Laufzeit, Aktezeiche, Aussoderugsart etc.) i Form der Abiete- oder Ablieferugsverzeichisse werde i XML oder CSV übermittelt.

5 8 9 Aussoderugsverfahre 1. Kotaktaufahme der Behörde mit dem Budesarchiv: Das Budesarchiv legt ei Behördeprofil a, i dem die Gruddate der Behörde ud die Datei-Formate, die für eie Übergabe geeiget sid, hiterlegt sid. Durch eie Testlauf wird ei elektroischer Laufzettel (i Form der sogeate te-datei ) für die folgede Schritte des Aussoderugsprozesses erzeugt. 2. Abietug vo Date durch die Behörde per Die Behörde schickt ei Abieteverzeichis ud de elektroische Laufzettel als -Ahäge as Budesarchiv. 3. Die Behörde erhält eie Eigagsbestätigug des Budesarchivs mit eier Trasaktios-ID. 4. Die Behörde erhält das bewertete Abieteverzeichis (Bewertugsverzeichis) mit de Bewertugsergebisse ud dem elektroische Laufzettel zurück. 5. Ablieferug der archivwürdige Date: Die Behörde schickt ei Ablieferugspaket (als Zip-Datei) mit Aussoderugsverzeichis, Primärdokumete ud elektroischem Laufzettel as Budesarchiv. Dies erfolgt i der Regel durch Übermittlug eies extere Dateträgers (CD, DVD etc.) per Post. Vereifachtes Aussoderugsverfahre Das Aussoderugsverfahre vereifacht sich, we bereits ei Bewertugskatalog des Budesarchivs vorliegt. I diesem Fall übermittelt die Behörde dem Budesarchiv die mit de Aussoderugsarte A ud B ( Archiviere bzw. Bewerte ) bezeichete Akte uter Wegfall der Schritte 2 ud 4 direkt. Die mit V ( Verichte ) bewertete Akte werde i der Behörde gelöscht. 6. Die Behörde erhält die Archivierugsbestätigug des Budesarchivs mit Agabe der Archivsigature. 7. Löschug der Primärdate i der Behörde.

6 10 11 Abgabe vo Datebake a das Budesarchiv Die Abietugspflicht der Behörde gegeüber dem Budesarchiv gilt für elektroische Uterlage ud Date ebeso wie für Papieruterlage. Zuächst müsse die techische Voraussetzuge eier Übergabe geklärt werde, die Aussoderug selbst erfolgt da ach eiem geau festgelegte Verfahre. Hierfür sid geaue Absprache zwische der jeweilige Behörde ud dem Budesarchiv ötig. dige Datefelder ud die Beziehuge, i dee eizele Tabelle zueiader stehe, werde system- ud formatuabhägig is Budesarchiv überomme. We möglich, geschieht dies uter Eischluss vo Beschreibuge der Datebak ud des Fachverfahres. Techische Voraussetzuge der Abgabe Die Übergabe erfolgt mit dem Programm SIARD-Suite, das de Behörde zur Verfügug gestellt wird. Die archivwürdige Datebakihalte ud Relatioe werde im Stadardformat SIARD-XML abgegebe. Dokumete, die Datebak ud Fachverfahre beschreibe, sollte i PDF/A übergebe werde. Aussoderugsverfahre 1. Kotaktaufahme mit dem Budesarchiv zur Beratug ud Plaug des Übergabeprozesses: Beteiligt dara sid auf Seite der Behörde ud des Budesarchivs auch die jeweils zustädige IT-Spezialiste. 2. Auswahl der archivwürdige Datefelder ud Tabelle durch das Budesarchiv (Bewertug). 3. Techische Aufbereitug der zur Übergabe bestimmte Date durch das Budesarchiv oder die Behörde selbst. 4. Abgabe der Date mit SIARD-Suite durch die Behörde: Das Programm erzeugt ei Übergabepaket mit Primär- ud Metadate sowie eiem elektroische Laufzettel i XML. Was sid Datebake? Datebake diee der Speicherug, Strukturierug ud Bereitstellug großer Datemege i viele verwaltugsspezifische Fachverfahre. Oft werde dabei mehrere Tabelle als Iformatiosträger miteiader verküpft (relatioale Datebake). Die Vielfalt der Awedugsbereiche ud die komplexe Iformatioe habe eie relativ große Abstimmugsbedarf zwische der jeweilige Behörde ud dem Budesarchiv bei der Übergabe zur Folge. Viele Datebake uterliege eiem städige Datezuwachs, so dass die Archivierug im Budesarchiv durch regelmäßige Datebakschitte erfolgt. Die archivwür- 5. Die Behörde erhält eie Archivierugsbestätigug des Budesarchivs.

7 12 13 Abgabe vo Datei-Ablage a das Budesarchiv Was ist eie Datei-Ablage? Viele elektroische Dokumete etstehe außerhalb vo Dokumetemaagemetsysteme oder Datebake. Solche Dateie mit zum Teil uterschiedlichste Formate (Office-Formate, TIFF, MP3 etc.) werde oft ustrukturiert i Datei-Ablage gesammelt. I der Regel sid keie ausreichede Metadate wie Laufzeit oder Aktezeiche vorhade. trotzdem i Frage. Da de eizele Dateie keie eideutige Aufbewahrugsfriste zugeordet sid, erfolgt die Abgabe vo Datei-Ablage a das Archiv oft als Gazes. Allerdigs müsse die Dateie vor der Archivierug zuächst i eie strukturierte Form gebracht werde. Techische Voraussetzuge der Abgabe Die Ablieferug sollte i eiem archivtaugliche Format erfolge: Als Stadardformat hat sich PDF/A durchgesetzt. Viele Formate lasse sich gut i PDF/A kovertiere, adere allerdigs icht. Für diese Formate sid Absprache mit dem Budesarchiv ötig. Bevor die Übergabe der Datei-Ablage a das Budesarchiv erfolge ka, müsse die Dateie aufbereitet werde: Zum eie werde sie de drei hierarchische Ebee Die Dateisammluge etspreche i dieser Form zwar icht Verwaltugsprizipie wie Nachvollziehbarkeit, Vollstädigkeit ud Trasparez. We sie die eizige Überlieferug darstelle, komme sie für die Archivierug jedoch Dokumet, Vorgag ud Akte zugeordet, zum adere werde Metadate erzeugt. Für die Aufbereitug der Datei- Ablage ka de Behörde ei Werkzeug, der Strukturierugseditor, zur Verfügug gestellt werde. Dieser erzeugt automatisch eie Aussoderugsorder ud eie elektroische Laufzettel für die Abgabe.

8 14 Aussoderugsverfahre 1. Kotaktaufahme der Behörde mit dem Budesarchiv: Das Budesarchiv legt ei Behördeprofil a, i dem die Gruddate der Behörde ud die Datei-Formate, die übergebe werde köe, hiterlegt sid. 2. Aufbereitug der Datei-Ablage ud Erzeugug eies Abgabepakets mit dem Strukturierugs-Editor i der Behörde: Vorstrukturierug der Dateie Zuordug vo Metadate Erzeugug eies elektroische Laufzettels. 3. Ablieferug der Date a das Budesarchiv: Dies erfolgt i der Regel durch Übermittlug eies extere Dateträgers (CD, DVD etc.) per Post. 4. Die Behörde erhält die Archivierugsbestätigug des Budesarchivs mit Agabe der Archivsigature. 5. Löschug der Primärdate i der Behörde.

9 Asprechparter Beratug Kersti Scheke Techik Joachim Rausch Vera Zahhause Adresse Besucheraschrift Budesarchiv Potsdamer Straße Koblez Telefo: 02 61/ Postaschrift Budesarchiv Koblez Stad: Alle Iformatioe zum Budesarchiv uter