Kurzanleitung für den Prozess: P2P - elektronische Rechnung über Zugang Für AirSupply

Transkript

1 Kurzanleitung für den Prozess: PP - elektronische Rechnung über Zugang Für AirSupply SupplyOn, the shared supply chain collaboration platform in the manufacturing industry Oktober SupplyOn AG

2 Rechnungsprozess über Access in 5 Schritten Schritt Bestellungs auswählen und auf Link klicken Eingabe der USt-Nummer ist nur beim ersten Zugriff erforderlich Schritt Stammdaten prüfen/eingeben Schritt Auf Rechnung erstellen klicken und die abrechenbaren Positionen auswählen Schritt 4 Rechnung erstellen Schritt 5 Rechnung archivieren Erste Schritte: Bestell prozess Beschreibung in Quick- Guide für Bestellprozess 06 SupplyOn AG Seite SupplyOn Intern

3 Schritt : Bestellungs- auswählen und auf Link klicken Wählen Sie eine Bestellungs aus und klicken Sie auf den Link, um zu AirSupply zu gelangen. Die erste enthält eine Auswahl aus 0 möglichen Sprachen. Die folgenden Bestellungs- s werden nur in der vorausgewählten Sprache versendet. Melden Sie sich mit Ihrem Kennwort bei SupplyOn an. 4 Wenn Sie Ihr Kennwort vergessen haben, können Sie hier klicken. Sie erhalten dann eine mit einem Link zur Erstellung eines neuen Kennworts. Der genaue Inhalt dieser kann abweichen. In jedem Fall aber klicken Sie auf den Link, um die nächsten Schritte auszuführen SupplyOn AG Seite SupplyOn Intern

4 Schritt Stammdaten prüfen/eingeben (/) Wählen Sie Mein Unternehmen, um Ihre Unternehmensdaten zu ändern. Alle Stammdaten, die eingegeben werden, werden für spätere Schritte übernommen, wodurch die Rechnungserstellung deutlich vereinfacht wird. Bildschirm Mein Unternehmen und Reiter Adresse : Auf diesem Reiter können Sie Ihre Umsatzsteuernummer eingeben oder bestätigen. Diese Nummer ist für die Rechnungserstellung sehr wichtig. Wenn Sie diese Nummer in die Stammdaten aufnehmen, wird sie automatisch in jedes Rechnungsformular übernommen. Auf dem Reiter Ansprechpartner können Sie den verantwortlichen Mitarbeiter für Rechnungen und Bestellungen für Ihren Kunden angeben. 06 SupplyOn AG Seite 4 SupplyOn Intern 4

5 Schritt Stammdaten prüfen/eingeben (/) Wählen Sie Mein Benutzerkonto, um Ihre persönlichen Stammdaten zu ändern. Bildschirm Mein Benutzerkonto für die Änderung des Namens und der Sprache. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie die Änderungen vorgenommen haben. Wenn Sie auf Zurück klicken, gelangen Sie wieder zu Ihren Bestellungen. 06 SupplyOn AG Seite 5 SupplyOn Intern 5

6 Schritt : Kollaboration an der Bestellung Status NEW ORDER PUBLISHED (/) Wichtig: Bevor Sie die Rechnung erstellen können, müssen Sie die Bestellungen mit dem Status NEW ORDER PUBLISHED bearbeiten. Bitte überprüfen Sie die Bestelldaten (insbesondere das Preisfeld) noch einmal, da diese Daten später in die Rechnung übernommen werden. Auf dieser Folie sehen Sie die Bestellübersicht für die entsprechende Kollaboration sowie die Schaltfläche Aktionen um eine Bestellung anzunehmen oder abzulehnen (siehe: Kurzanleitung Bestellung über Zugang auf der AirSupply Hilfeseite). Wählen Sie die Bestellung mit dem Status NEW ORDER PUBLISHED aus. Kollaboration ( Annehmen oder Ablehnen ) an ausgewählter Bestellung. 06 SupplyOn AG Seite 6 SupplyOn Intern 6

7 Schritt : Auf Rechnung erstellen klicken (/) Wichtig: Bevor Sie die Rechnung erstellen, sollten Sie die Bestelldaten (insbesondere das Preisfeld) noch einmal überprüfen, da diese Daten später in die Rechnung übernommen werden. + Auf dieser Folie sehen Sie die Bestellübersicht für die entsprechende Kollaboration sowie die Schaltfläche Rechnung erstellen für die Rechnungsstellung. Option : Direkteingabe der ausgewählten Bestellpositionen in das Rechnungsformular. Wählen Sie Ihre Bestellung aus, und klicken Sie auf Rechnung erstellen, wenn Sie direkt eine Rechnung für die ausgewählte Bestellung erstellen möchten. Option : Direkteingabe in die Liste abrechenbarer Positionen. Wählen Sie direkt Rechnung erstellen (ohne die Auswahl einer bestimmen Bestellung), wenn Sie die abrechenbaren Positionen für all Ihre Bestellungen anzeigen möchten. 06 SupplyOn AG Seite 7 SupplyOn Intern 7

8 Schritt : Abrechenbaren Positionen auswählen (/) Hier sehen Sie die Liste abrechenbarer Positionen, die alle Positionen enthält, für die Sie eine Rechnung erstellen können. Wählen Sie die abrechenbaren Positionen aus, indem Sie das jeweilige Kontrollkästchen aktivieren, und klicken Sie auf Rechnung anlegen. Hinweis: Es ist nicht möglich, eine Rechnung für mehrere Bestellungen gleichzeitig zu erstellen. Es kann nur eine Rechnung für eine Bestellnummer mit mehreren Positionen erstellt werden. Die maximale Anzahl an Positionen pro Rechnung kann je nach Kunde variieren. 06 SupplyOn AG Seite 8 SupplyOn Intern 8

9 Schritt 4: Rechnung erstellen (/5) Der genaue Inhalt Ihres Rechnungsformulars kann entsprechend den Rechnungsbedingungen Ihres Kunden variieren. Das Rechnungsformular ist in acht Abschnitte (links) unterteilt, die jeweils verschiedene Informationen enthalten. Die Rechnung wird im Status Entwurf ohne Validierungsprüfung gespeichert. Die Rechnung wird validiert*. Die Rechnung wird validiert* und gesendet. Durch erneutes Klicken auf Senden bestätigen Sie die Bedingungen für das E-Invoicing. Gelbe Felder sind Pflichtfelder. Pflichtfelder können je nach Kunde und Rechnungstyp unterschiedlich sein. * Validierung anhand verschiedener Regeln: Unternehmensregeln (kundenspezifische Parameter), Länderregeln (Einhaltung landesspezifischer Vorschriften), Formatregeln (allgemeine Formate) 06 SupplyOn AG Seite 9 SupplyOn Intern 9

10 Schritt 4: Rechnung erstellen (/5) Lieferanteninformationen werden automatisch mit Ihren Stammdaten befüllt. Kundeninformationen werden automatisch befüllt und können zum Großteil nicht mehr geändert werden. Referenznummern können je nach Kunde und Rechnungsbedingungen unterschiedlich sein. 06 SupplyOn AG Seite 0 SupplyOn Intern 0

11 Schritt 4: Rechnung erstellen (/5) Positionen können in der Kopfzeile oder in der Detailansicht geändert werden. In der Detailansicht finden Sie die genauen Informationen zu den Positionen. Der Abschnitt Zusatzinformationen wird beispielsweise für die relevanten Steuerinformationen genutzt. 06 SupplyOn AG Seite SupplyOn Intern

12 Schritt 4: Rechnung erstellen (4/5) Der Abschnitt Zahlungsinformationen enthält die Zahlungsbedingungen und die Bankdaten des Lieferanten. Nach dem ersten Ausfüllen der Zahlungsinformationen bietet Ihnen das Feld Vorlage Bankdaten die Möglichkeit, einfach die zuletzt eingegebenen Bankdaten auszuwählen. 06 SupplyOn AG Seite SupplyOn Intern

13 Schritt 4: Rechnung erstellen (5/5) Der Abschnitt Summen enthält die Kalkulation aller Beträge. Der Steuerbetrag wird gesondert dargestellt, ist jedoch in der Gesamtbetragskalkulation enthalten. Prüfen Sie die Beträge, und klicken Sie am Ende für die abschließende Validierung und das Senden der Rechnung auf. Wenn Sie die Rechnung zu einem späteren Zeitpunkt absenden möchten, können Sie sie als Entwurf speichern oder lediglich validieren. Sie finden die Rechnung später in der Rechnungsliste auf dem Reiter Entwurf oder Versandbereit. 06 SupplyOn AG Seite SupplyOn Intern

14 Schritt 5 Archivierung Jedes Unternehmen muss sicherstellen, dass die Originalrechnung für mehrere Jahre aufbewahrt wird. Die Originalrechnung kann nach Abschluss des Rechnungsversands heruntergeladen werden. Der Status in der Rechnungsliste muss Gesendet sein. Wenn eine Rechnung den Status Gesendet hat, kann die Originalrechnung heruntergeladen werden. - Wählen Sie links Ihre Rechnung(en) aus, und klicken Sie auf Herunterladen und Originaldokument. - Speichern Sie diese Originalrechnung entsprechend den gesetzlichen Vorgaben. Originalrechnung im PDF- Format mit Signatur. Eine Signatur ist nicht immer erforderlich und nicht immer Teil der Rechnung. 06 SupplyOn AG Seite 4 SupplyOn Intern 4

15 Rechnungsliste Die Ansicht Rechnungsliste ist in drei Reiter unterteilt: Entwurf, Versandbereit und Gesendet. Über verschiedene Suchfunktionen können Sie Informationen suchen und erhalten einen optimalen Überblick. 4 5 Jedes Rechnungsformular, das mit als Entwurf gespeichert wurde, ist im Reiter Entwurf gespeichert. 5 Jedes Rechnungsformular, das über Reiter Versandbereit gespeichert. validiert wurde, ist im 4 5 Jedes Rechnungsformular, das über Reiter Gesendet gespeichert. gesendet wurde, ist im Über das Zahnrad-Symbol können Sie Ihre angezeigten Spalten ändern. 06 SupplyOn AG Seite 5 SupplyOn Intern 5

16 Häufig gestellte Fragen (FAQ) / Wie gehe ich vor, wenn ich mein Kennwort vergessen habe? Öffnen Sie eine alte -Einladung, und klicken Sie auf den Link. Klicken Sie auf Kennwort vergessen?. Sie erhalten eine und können Ihr Kennwort zurücksetzen: 06 SupplyOn AG Seite 6 SupplyOn Intern 6

17 Häufig gestellte Fragen (FAQ) / Wie kann ich einem anderen internen Kollegen den Zugriff auf das Rechnungsmodul ermöglichen? Es ist nicht möglich, die Bestellung an eine andere Person zu übertragen, da diese Person einen eigenen AirSupply-Zugang und ein eigenes Kennwort benötigt. Kontaktieren Sie Ihren Kunden, und bitten Sie ihn, einen neuen Empfänger hinzuzufügen. Wie kann ich meinen Kunden kontaktieren, wenn bei der Rechnungserstellung ein Problem mit den Rechnungs- oder Bestelldaten auftritt? Wählen Sie eine Bestellungs- aus und klicken Sie auf den Link, um zu AirSupply zu gelangen. Auf der Übersichtsseite Bestellungen finden Sie eine Spalte mit Informationen zur zuständigen Person (Ord. Off. Name) beim Kunden, die Sie im Falle eines Problems mit den Daten kontaktieren müssen. 06 SupplyOn AG Seite 7 SupplyOn Intern 7

18 Häufig gestellte Fragen (FAQ) / Wie kann ich anfordern, dass meine -Adresse als Empfänger entfernt wird? Kontaktieren Sie Ihren Kunden, und bitten Sie ihn, Ihre -Adresse zu entfernen. Wie ändere ich die Sprache in AirSupply? Oben rechts auf Ihrem Bildschirm finden Sie eine Liste mit 4 Sprachen, aus denen Sie auswählen können. 06 SupplyOn AG Seite 8 SupplyOn Intern 8

19 Gibt es Fragen? SupplyOn AG Customer Support Ludwigstraße Hallbergmoos Deutschland Erreichbarkeit (Deutsch, Englisch)) kostenfrei: Mo-So: 00:00-4:00 Uhr MEZ/MESZ Erreichbarkeit (Französisch, Spanisch, Portugiesisch) kostenfrei: Mo-Fr: 06:00-0:00 Uhr MEZ/MESZ Hotline: SupplyOn AG Seite 9 SupplyOn Intern 9