Musterhandbuch Food & Services

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1 Qualitätsmanagement Verlag Seiler Dokumentationen Musterhandbuch Food & Services Leseprobe DIN EN ISO 22000:2005 Konditionen: 14 Tage Rückgaberecht! Kein Abo! ISBN

2 Inhaltsübersicht Index: Einleitung Allgemeine Informationen Benutzerhinweise Abkürzungsverzeichnis Verzeichnisstruktur Teil 1 Kapitel Kapitel 1 und 2 Anwendungsbereich und normative Verweise Kapitel 3 Begriffe Kapitel 4 Managementsystem Lebensmittelsicherheit Kapitel 5 Verantwortung der Kapitel 6 Management von Ressourcen Kapitel 7 Planung und Realisierung sicherer Produkte Kapitel 8 Validierung, Verifizierung und Verbesserung Teil 2 Prozessbeschreibungen 200 Rechtssicherheit 422 Lenkung von Dokumenten 423 Lenkung von Aufzeichnungen 570 Notfallvorsorge 622 Weiterbildung 700 Planung Lebensmittelsicherheit 720 Lieferantenaudit 740 Gefahrenanalyse 743 Gefahrenbewertung 765 Umgang mit potentiell unsicheren Produkten 7101 Lenkung von Fehlern 7102 Korrekturen 7104 Rücknahmen 841 Internes Audit 851 Planung Verbesserung Teil 3 Formblätter / Nachweise 200 Checkliste Rechtsvorschriften 200 Vorgaben 421 Liste der Dokumente Verpflichtung Qualitätspolitik 530 Ziele 540 Aufgabenbeschreibung 540 Organisationsdiagramm 550 Benennungsschreiben Lebensmittelsicherheitsgruppe 550 Zuständigkeiten 561 Externe Kommunikation 562 Maßnahmenplan 562 Protokoll Besprechung 570 Notfallplan 580 Managementbewertung 621 Vereinbarung mit externen Fachleuten 622 Befugnismatrix Copyright Qualitätsmanagement Verlag Seiler, post@qmhandbuch.de, Revision 0, Seite 1 von 2, Gültig ab xx.xx.xxxx

3 Inhaltsübersicht 622 Einarbeitungsplan 622 Schulungsplan 622 Unterweisungsprotokoll 630 Checkliste Infrastruktur 630 Kontrolle Kühlraum 630 Lageplan 630 Liste der Maschinen und Geräte 630 Wartungskarte 640 Interne Anregungen 640 Reinigungsplan 710 Prozessketten 710 Prozesslandschaft 720 Auditcheckliste Lieferanten 720 Checkliste Lieferanten 720 Lieferantenliste bewertung 720 Master PRP 720 QSV Vorlage 731 Annehmbares Mass 731 Gefahrenbaum 731 Pot Gefahrenliste 732 Qualifikationen in der Lebensmittelsicherheitsgruppe 7331 Produktakte Vorlage 7332 Produktakte Endprodukt XY 7351 Flussdiagramm tabelarisch 7351 Flussdiagramm 7351 Symbolik Flussdiagramme Gefahrenidentifikation Bewertung 743 Gefahren FMEA 750 oprp Vorlage 760 Ermittlung CCP 761 HACCP Plan 770 Liste Reinigungsmittel 780 Prüfplan Küche 780 Prüfplan Labor 780 Prüfplan LSG 780 Prüfplan Produkkt XY 780 Prüfplan Versand 780 Prüfplan Vertrieb 790 Rückverfolgbarkeitsystem D-report 830 Prüfgerätekartei 840 Prüfkonzept 840 Prüfplan 841 Auditabweichung 841 Auditbericht 841 Auditcheckliste Teil 4 Arbeitsanweisungen 720 Hände waschen 744 Auswahl von Maßnahmen Alle Prozesse, Arbeitsanweisungen, Formblätter und Nachweise finden Sie auf der beiliegenden CD in den entsprechenden Verzeichnissen. Copyright Qualitätsmanagement Verlag Seiler, post@qmhandbuch.de, Revision 0, Seite 2 von 2, Gültig ab xx.xx.xxxx

4 Kapitel 4 Qualitätsmanagementsystem Inhaltsverzeichnis 4 Managementsystem für Lebensmittelsicherheit Allgemeine Anforderungen Dokumentationsanforderungen Allgemeines Lenkung von Dokumenten Lenkung von Aufzeichnungen... 4 Mitgeltende Unterlagen Managementsystem für Lebensmittelsicherheit 4.1 Allgemeine Anforderungen Mit unserem Handbuch dokumentieren wir ein effektives Managementsystem für Lebensmittelsicherheit. Wir haben das Managementsystem eingeführt, halten es ständig aktuell und verbessern es systematisch. Mit unserem Managementsystem haben wir alle gesundheitlichen Gefahren durch Lebensmittel, die in unserem definierten Anwendungsbereich auftreten können, identifiziert, bewertet und steuern diese, um mögliche Schäden für unsere Kunden und Endverbraucher zu vermeiden; Informationen über unsere Produkte inklusive Sicherheitsangaben bekannt gemacht; alle Informationen bzgl. der Maßnahmen und Regelungen zur Lebensmittelsicherheit auf den notwendigen Ebenen kommuniziert und einen Bewertungsmechanismus des Managementsystems eingeführt. Produkte, die im Ablauf der Lebensmittelkette in unser Haus gelangen und die Qualität der Endprodukte beeinflussen, unterliegen einer ständigen Überwachung. Unsere diesbezüglichen Prozesse sind im Rahmen der Beschaffung in Verträgen beschrieben. Die kritischen Punkte der Prozesse wurden von uns ermittelt und mit den Lieferanten kommuniziert. Aufgrund unserer Unternehmensgröße bedienen wir uns auch an den Informationen zur Lebensmittelsicherheit unserer Lieferanten. Sämtliche in unserem Unternehmen definierten Prozesse haben wir in einer Prozesslandschaft, dargestellt (Formblatt Prozesslandschaft [4.1.0]). Die Wechselwirkungen der Prozesse können in der Prozesslandschaft eingesehen werden. In der Prozessbeschreibung ist die Wechselwirkung auf den entsprechenden Prozess dargestellt. 4.2 Dokumentationsanforderungen Wir haben die externen Vorgaben an unsere Produkte erkannt und lenken diese Dokumente. Der Leiter der Lebensmittelsicherheitsgruppe bewertet die Dokumente auf Relevanz für unser Unternehmen. Die Lebensmittelsicherheitsgruppe führt eine Liste aller relevanten Gesetze, Normen, Verordnungen und Auszüge des IFS (Formblatt Vorgaben [2.0.0]). Falls wir externe PRP s oder HACCP-Pläne einführen, werden deren Inhalte vom Leiter der Lebensmittelsicherheitsgruppe geprüft und ggf. freigegeben. Die Aufbewahrungsdauer richtet sich nach der Verwendungsdauer unserer Produkte und deren nachhaltigen Auswirkung auf die Lebensmittelkette. Unsere Aufbewahrungsfristen sind wie folgt: 1. Kaufmännische Unterlagen 10 volle Kalenderjahre 2. Schriftverkehr allgemein 5 volle Kalenderjahre 3. Prüfprotokolle 15 volle Kalenderjahre nach der letzten Inverkehrbringung des Produktes 4. PRP s/ HACCP-Pläne 25 volle Kalenderjahre nach der letzten Inverkehrbringung des Produktes 5. QM-Dokument (Vorgaben) 5 volle Kalenderjahre 6. Sonstige QM-Aufzeichnungen 5 volle Kalenderjahre Copyright Qualitätsmanagement Verlag Seiler, post@qmhandbuch.de, Revision 0, Seite 1 von 4, Gültig ab xx.xx.xxxx

5 Kapitel 4 Qualitätsmanagementsystem Allgemeines Wir haben die von der Norm geforderten Verfahren implementiert und umgesetzt. Zusätzlich haben wir Verfahren festgelegt, welche die Realisierung unserer Produkt und den Ablauf der Dienstleistung beschreiben. Für alle Dokumente und Aufzeichnungen führen wir ein Verzeichnis (Formblatt Liste der Dokumente [4.2.1]) über den aktuellen Bearbeitungsstand und den Verteiler. Datensicherung: Unsere digitalen Daten werden regelmäßig gesichert. Die Datensicherung erfolgt zentral über die EDV-Abteilung. Alle Dokumente sind in Papierform oder elektronisch verfügbar. Erklärungen Kapitel des Handbuchs: Prozessanweisungen: PRP Präventivprogramme: Arbeitsanweisungen: oprp operatives Präventivprogramm: Dies sind Vorgabedokumente, welche die übergeordneten Grundlagen bilden. Die genannten Inhalte sind Regelungen, welche direkt aus der zugrunde liegenden Norm abgeleitet sind. Die Norm, die Branche und das Unternehmen sind bestimmend für die Inhalte. Dies sind grundlegende Verfahrensabläufe, welche sich aus den Kapiteln des Managementhandbuchs ableiten. Sie beinhalten wichtige Regelungen zum Ablauf des Unternehmens. Art, Umfang und Inhalt erfordern es jedoch nicht, dass eine Prozessanweisung erstellt werden muss. Dies sind Anweisungen für eine festgelegte Tätigkeit. Sie regeln Details und beinhalten keine Verfahren. Es beinhaltet die Steuerung (Lenkung) einer kritischen Situation, welche direkten Einfluss auf die Qualität unseres Produktes / unserer Dienstleistung haben kann. Die Überwachung der Parameter ist elementar. HACCP-Plan: Der HACCP-Plan beinhaltet Anweisungen und Informationen, wie wir unser Produkt steuern. Durch die systematische Anwendung ermitteln wir CCP s (kritische Kontrollpunkte) sowie CP s (allgemeine Kontrollpunkte). Fließdiagramme: werden in der Regel im Rahmen des HACCP- Programmes erstellt. Sie beschrieben den Ablauf bei der Produktion / Erstellung eines Produktes. Für die Erstellung eines Fließdiagrammes wird stets die gleiche Vorlage verwendet. Gefahrenanalyse: Wir haben zwei Arten von Gefahrenanalysen durchgeführt. 1. Bei Einführung des Managementsystems. Es wurde Anhand einer Checkliste das Unternehmen untersucht, welche Gefahren sich bei der Produktion / Durchführung der Dienstleistung ergeben können. 2. Jährliche Gefahrenanalyse. Es wird jährlich anhand der Ergebnisse weitere Gefahren ermittelt oder bestehende Gefahren neu bewertet. Copyright Qualitätsmanagement Verlag Seiler, post@qmhandbuch.de, Revision 0, Seite 2 von 4, Gültig ab xx.xx.xxxx

6 Kapitel 4 Qualitätsmanagementsystem Lenkung von Dokumenten Die Hierarchie unserer Dokumentation ergibt sich aus der vorherigen Grafik. Für die Erstellung, Prüfung und Herausgabe des Managementhandbuchs ist der Leiter der Lebensmittelsicherheitsgruppe verantwortlich. Ebenso obliegt ihm die Verteilung des Managementhandbuchs. Der Verteiler ist aus der Liste der Dokumente (Formblatt Liste der Dokumente [4.2.1]) ersichtlich. Dokumente sind freigegeben, wenn sie in der Liste der Dokumente als freigegeben gekennzeichnet sind. Alle extern vergebenen Kopien der Dokumentation werden nicht aktualisiert und unterliegen somit nicht der Überwachung. Regelungen zur Lenkung von Dokumenten: Tätigkeit Regelung Erstellung Durch die, dem Leiter der Lebensmittelsicherheitsgruppe und Abteilungsleiter Prüfung auf Angemessenheit Durch den Leiter der Lebensmittelsicherheitsgruppe vor der Herausgabe Freigabe Durch den Leiter der Lebensmittelsicherheitsgruppe Schriftart Arial 10 oder Times New Roman 10 Dokumentendesign Logo in der Kopfzeile (links), Dokumententitel in der Kopfzeile (mitte) Copyright, Revision, Seitenzahl, und Gültigkeit in der Fußzeile Verteiler Durch den Leiter der Lebensmittelsicherheitsgruppe festgelegt und in der Liste der Dokumente [4.2.1] dokumentiert. Verfahren zur Lenkung von Dokumenten Siehe (Prozessanweisung Lenkung von Dokumenten [4.2.2]) Regelmäßige Prüfung auf Aktualität Durch den Leiter der Lebensmittelsicherheitsgruppe Vermittlung von Änderungen Schulung der Beteiligten über Änderungen durch den Leiter der Lebensmittelsicherheitsgruppe Aktualität an den Einsatzorten Stichprobenprüfung durch den Leiter der Lebensmittelsicherheitsgruppe und Rückmeldung der Benutzer bei Austausch Verfügbarkeit Umgehende Verteilung und Belehrung (binnen 48 Stunden), nach Freigabe durch den Leiter der Lebensmittelsicherheitsgruppe Gewährleistung der Lesbarkeit Archivierung eines ausgedruckten Exemplars. Prüfung der archivierten Exemplare während der Aufbewahrungsdauer. Erkennbarkeit Kennzeichnung von Ordnern und Dokumenten (siehe Dokumentendesign). Beschriftung von Ordnern im Büro. Bestimmung von digitalen Verzeichnissen. Kennzeichnung externer Dokumente Sammlung externer Dokumente in Ordnern (auch digital). Inhalte des Verzeichnisses Formblatt Vorgaben [2.0.0] Lenkung externer Dokumente Allgemeine und gesetzliche Vorgaben bei dem Leiter der Lebensmittelsicherheitsgruppe. Kundenspezifische Vorgaben beim Ver- Copyright Qualitätsmanagement Verlag Seiler, post@qmhandbuch.de, Revision 0, Seite 3 von 4, Gültig ab xx.xx.xxxx

7 Kapitel 4 Qualitätsmanagementsystem Veraltete Dokumente trieb Kennzeichnung durch Ordner Ablage oder Kennzeichnung im Dokument. Beschriftung digitaler Ordner mit alt Siehe auch (Prozessanweisung Lenkung von Dokumenten [4.2.2]) Lenkung von Aufzeichnungen Aufzeichnungen werden in allen Bereichen erstellt und aufrechterhalten, um den Nachweis der Konformität mit den Anforderungen und einen Nachweis des wirksamen Funktionierens des Managementsystems bereitzustellen. Die Lenkung von Aufzeichnungen ist in der Prozessanweisung Lenkung von Aufzeichnungen [4.2.3] geregelt. Regelungen Kennzeichnung, die Aufbewahrung, den Schutz, die Wiederauffindbarkeit, die Aufbewahrungsfrist und Vernichtung von Aufzeichnungen. Tätigkeit Regelung Kennzeichnung Ordner mit Beschriftung der Inhalte. Kennzeichnung der Aufzeichnung in dem Formblatt Liste der Dokumente [4.2.1]. Schutz Umgehende Weiterleitung nach Erstellung der Aufzeichnung bzw. deren Ablage. Digitale Aufzeichnungen (siehe auch Datensicherung). Wiederauffindbarkeit Ablage an den Arbeitsplätzen und Verbringung in das Archiv Aufbewahrungsfrist Siehe Kapitel Dokumentationsanforderungen Vernichtung Im Archiv werden die Ordner mit dem Datum der Vernichtung gekennzeichnet. Vor der Vernichtung prüft der Leiter der Lebensmittelsicherheitsgruppe die Identität. Lenkung Siehe Prozessanweisung Lenkung von Aufzeichnungen [4.2.3]. Mitgeltende Unterlagen Prozessanweisungen Rechtssicherheit Formblätter/ Nachweise Prozesslandschaft Vorgaben Liste der Dokumente Copyright Qualitätsmanagement Verlag Seiler, post@qmhandbuch.de, Revision 0, Seite 4 von 4, Gültig ab xx.xx.xxxx

8 4.2.3 Lenkung von Dokumenten Mitarbeit Verantwortlich Ablauf / Tätigkeiten Dokumente Ablauf Hilfsmittel Start Dokument neu erfassen oder überarbeiten Neues Dokument Durch den Ersteller oder durch den Erfasser des Dokuments. Die bewertet das Dokument auf seine Gültigkeit Handelt es sich um ein neues Dokument? Nein alte Dokumente vernichten FB "Liste der Dokumente" (4.2.4) In der Liste der Dokumente werden die alten Exemplare eingezogen und vernichtet. Eines dieser Exemplare wird archiviert Stempelung "alt" Altes Dokument Altes Dokument kennzeichnen und auf Inhalt prüfen, handschriftlich ist ebenfalls möglich Ja Ablage Archiv / Datensicherung Altes Dokument Dokument geht als Original ins Archiv und als gesicherte Datei in die Datensicherung Fachliche Prüfung Revisionsstand erhöhen (+1) Revisionsstand des überarbeiteten Überarbeitetes Dokument Dokumentes erhöhen Die fachliche Prüfung beinhaltet auch die Machbarkeit Fachliche und inhaltliche Prüfung in Ordnung? Nein Überarbeitung Neues Dokument Wenn die Inhalte nicht ausreichen, wird das Dokument überarbeitet Ja Muss aufgrund des Inhaltes eine Schulung erfolgen? ja PA "Schulungen" Neues Dokument, PA "Schulungen" (6.2.2) Wenn der Inhalt einer Einarbeitung bedarf, wird gem. PA "Schulungen" (6.2.2) verfahren nein Ausgabe Neues Dokument Ausgabe des neuen Dokuments an alle Mitarbeiter, um eine optimale Verteilung von notwendigen Informationen zu erzielen Datei in laufenden Sicherungsbestand aufnehmen Neues Dokument Datei wird in die Datensicherung aufgenommen Ende Copyright Qualitätsmanagement Verlag Seiler, post@qmhandbuch.de, Revision 0, Seite 1 von 1, Gültig ab xx.xx.xxxx

9 5.1.0 Verpflichtung der Lebensmittelsicherheitspolitik Verpflichtung der Im Rahmen der unternehmerischen Sorgfaltspflicht legen wir mit dem unserem Managementhandbuch unsere Qualitäts- und Lebensmittelsicherheitspolitik fest. Unser Unternehmen betreibt und verwirklicht ein an die ermittelten normativen, rechtlichen und internen Anforderungen und Vorgaben orientiertes Managementsystem, erhält dieses aufrecht und verbessert ständig dessen Wirksamkeit. Das Managementhandbuch stellt eine Beschreibung des von uns festgelegten Managementsystems dar. Seine Anwendung gewährleistet, dass alle organisatorischen, kaufmännischen und technischen Tätigkeiten, die Auswirkungen auf die Qualität und Lebensmittelsicherheit haben, geplant, gesteuert und überwacht werden, und dass gesetzliche und vereinbarte Forderungen erfüllt werden. Durch diese Erklärung verpflichtet die Geschäftsleitung alle Mitarbeiter ihre Tätigkeiten gemäß den Beschreibungen dieses Managementhandbuchs und den nachgeschalteten Arbeitsanweisungen und Programmen auszuführen, um sicherzustellen, dass die Qualität und Sicherheit aller Produkte unseres Unternehmens den selbstgestellten Anforderungen und den Erwartungen und Anforderungen der Kunden entspricht. Unser Ziel ist die kontinuierliche Verbesserung unserer Leistungen hinsichtlich der Qualität und Sicherheit unserer Produkte. Mit der Bewertung von Ergebnisse, interner Audits und der periodischen Berichterstattung über die Qualität und Lebensmittelsicherheit wird durch die Geschäftsleitung die Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit des Managementsystems regelmäßig überprüft. Wir stellen alle erforderlichen Mittel zur Erfüllung der geplanten Ziele und der Durchsetzung der Qualitäts- und Lebensmittelsicherheitspolitik zur Verfügung. Wir verpflichten uns zur ständigen Verbesserung und Weiterentwicklung des Managementsystems. Copyright Qualitätsmanagement Verlag Seiler, Revision 0, Seite 1 von 2, Gültig ab xx.xx.xxxx

10 5.1.0 Verpflichtung der Lebensmittelsicherheitspolitik Lebensmittelsicherheitspolitik In unserem Unternehmen ist Qualität und Sicherheit der Lebensmittel ein wichtiger Bestandteil der Unternehmenspolitik. Als Verpflegungsbetrieb sind wir uns unserer Rolle in der Lebensmittelkette bewusst, daher ist es unsere Pflicht, Beeinträchtigungen auf die Qualität und Sicherheit unserer Produkte im Rahmen der wirtschaftlichen und technischen Möglichkeiten und mittels durchdachter Abläufe auf das mögliche Minimum zu reduzieren. Unsere Verantwortung im Umgang mit unseren Produkten erfordert die Ermittlung und Bewertung von möglichen Gefahren und Risiken in den Abläufen sowie die Erfüllung der festgelegten Ziele und Maßnahmen und deren Überprüfung anhand messbarer Merkmale. Aus der gemeinsamen Verantwortung haben wir Vorsorgeprogramme, Pläne und weitere Maßnahmen zur Lenkung der Lebensmittelsicherheit erstellt, um ein hohes Maß an Qualität und Sicherheit unserer Produkte zu gewährleisten. Hierbei ist es für uns eine Selbstverständlichkeit, die rechtlichen Vorschriften, die Vorgaben des Codex Alimentarius sowie die uns selbst gestellten Anforderungen an die Qualität und Lebensmittelsicherheit einzuhalten und wo möglich zu übertreffen. Jeder Mitarbeiter ist in unser Managementsystem aktiv eingebunden und hat das Recht und zugleich die Pflicht darauf hinzuwirken, dass Umstände, welche die Qualität und Lebensmittelsicherheit beeinträchtigen könnten, beseitigt werden. Die Sicherung und gezielte Verbesserung der Qualität ist dabei die Priorität für alle Mitarbeiter und Funktionsebenen. Sie erfordert das bewusste Engagement und die aktive Zusammenarbeit aller Mitarbeiter. Dieses Qualitätsverständnis und Qualitätsbewusstsein, sowie die Einstellung aller Mitarbeiter zur Qualität und Sicherheit der Produkte sind Voraussetzung für die Zufriedenheit unserer Kunden und damit für den dauerhaften Erfolg unseres Unternehmens. Ort, den Geschäftsleitung Lebensmittelsicherheitsgruppe Copyright Qualitätsmanagement Verlag Seiler, Revision 0, Seite 2 von 2, Gültig ab xx.xx.xxxx