Gut vorbereitet in die Familienzeit Leitfaden für werdende Eltern Für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Universitätsklinikums Münster

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1 GESCHÄFTSBEREICH PERSONAL Gut vorbereitet in die Familienzeit Leitfaden für werdende Eltern Für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Universitätsklinikums Münster

2 VORWORT Impressum Herausgeber Universitätsklinikum Münster Stabsstelle Unternehmenskommunikation Alber-Schweitzer-Campus 1, Münster T F unternehmenskommunikation@ukmuenster.de Redaktion Karin Brüggemann, Dr. Peter Czeschinski, Christian Hille, Nadine Schultz, Jessica Upritchard Gestaltung/Layout GUCC grafik & film, Münster Fotos Seite : UKM Pressestelle Seite : Photolyric - istockphoto.com Druck Druckhaus Cramer, Greven Stand Juni 2013 Allgemeiner Hinweis: Dieser Leitfaden erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Rechtsansprüche können hieraus nicht hergeleitet werden. Die nachfolgenden Informationen sollen Ihnen einen Überblick über notwendige Personalverwaltungsprozesse und familienbezogene finanzielle Leistungen vermitteln. Um eine übersichtliche Darstellung zu erzielen, können nicht alle gesetzlichen, finanziellen und organisatorischen Regelungen detailliert aufgeführt werden. Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, eine der zentralen Herausforderungen am UKM ist es, Ihnen die Vereinbarkeit von Beruf und Familie zu ermöglichen. Im Rahmen einer familienorientierten Personalpolitik liegt es im Interesse des UKM, Sie bei einer familienbedingten Auszeit zu unterstützen, Sie während des Wiedereinstiegs zu begleiten und mit Ihnen individuelle Arbeitszeitmodelle zu gestalten. Dieser Leitfaden richtet sich an Sie als Eltern sowie Mitarbeiterin und Mitarbeiter. In chronologischer Abfolge erhalten Sie einen ersten Überblick über die wichtigsten organisatorischen Aufgaben, die vor und nach der Geburt zu beachten sind. Um eine gute Vereinbarkeit von Kindererziehung, Familienleben und Beruf gewährleisten zu können, ist es wichtig, den Übergang in die Elternzeit und die Berufsrückkehr frühzeitig zu planen. Für die Phase vor der Geburt, die Elternzeit und den Wiedereinstieg gilt grundsätzlich: Je gründlicher Sie Ihre Familienzeit vorbereiten, desto besser wird der Übergang gelingen. Ein persönliches Gespräch mit Ihren personalverantwortlichen Vorgesetzen kann Sie bei Ihrer individuellen Planung und den Möglichkeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie unterstützen. Sowohl das FamilienServiceBüro als auch die Personalsachbearbeiterinnen und Personalsachbearbeiter des Geschäftsbereiches Personal stehen Ihnen für eine vertrauliche Beratung und Informationen zur Verfügung. Herzliche Grüße Ihr Peter Plester 3

3 Sobald Ihnen die Schwangerschaft bekannt ist Mitteilung der Schwangerschaft Informieren Sie: Ihre Vorgesetzte bzw. Ihren Vorgesetzten Ihre Personalsachbearbeiterin bzw. Ihren Personalsachbearbeiter (GB Personal). Füllen Sie gemeinsam mit Ihrer bzw. Ihrem Vorgesetzten das Formular Mitteilung einer Schwangerschaft und Gefährdungs- beurteilung aus. Intranet Ò Organisatorisches Ò Ò Formulare Ò Sonstige Formulare Ò Mitteilung einer Schwangerschaft Die bzw. der Vorgesetzte sendet: Das Formular Mitteilung einer Schwangerschaft und Gefährdungsbeurteilung an die zuständige Personalsachbear- beiterin bzw. den zuständigen Personalsachbearbeiter (GB Personal). Sollten Sie Unterstützung bei der Gefährdungsbeurteilung bzw. hinsichtlich des Arbeitseinsatzes während der Schwangerschaft benötigen, können Sie sich für eine Beratung an den Arbeitsmedizinischen und Sicherheitstechnischen Dienst (AMSD) wenden. Nexus Curator Ò Home Ò Arbeitsmedizinischer und Sicherheitstechnischer Dienst Ò Handbuch medizinischer und technischer Arbeitsschutz Ò Teil C: Arbeitshilfen Ò C10 Mutterschutz 4 5

4 Sieben Wochen vor dem errechneten Geburtstermin Beantragung des Mutterschaftsgeldes Arbeitnehmerinnen erhalten in der Regel von Ihrer Krankenkasse als Lohnersatzzahlung das Mutterschaftsgeld für den Zeitraum der Schutzfristen. Vom Arbeitgeber wird für die Zeit, für die Anspruch auf Mutterschaftsgeld durch die Krankenkasse besteht, ein Zuschuss zum Mutterschaftsgeld gezahlt. Ausführliche Informationen hierzu bietet das Infoblatt Mutterschutz des GB Personal. Intranet Ò Organisatorisches Ò Ò Formulare Ò FAQ Ò Mutterschutz 1. Mutterschaftsgeld Richten Sie Ihren Antrag an: die gesetzliche Krankenversicherung, wenn Sie freiwillig oder pflichtversichert sind, das Bundesversicherungsamt, wenn Sie privat krankenversichert sind. Fügen Sie eine Kopie der ärztlichen Bescheinigung des errechneten Entbindungstermins bei. Bei Beamtinnen wird die Zahlung der Dienst- oder Anwärterbezüge durch Beschäftigungsverbote nicht berührt. 2. Zuschuss des Arbeitgebers Senden Sie eine Kopie der ärztlichen Bescheinigung des voraussichtlichen Entbindungstermins an die Personalsachbearbeiterin bzw. den Personalsachbearbeiter. 6 7

5 Sieben Wochen vor dem errechneten Geburtstermin Beantragung der Elternzeit (Vater) (Mutter siehe Seite 17) Sofern Ihre Elternzeit direkt nach der Geburt beginnen soll, müssen Sie diese schon 7 Wochen vor dem errechneten Geburtstermin schriftlich beantragen. Richten Sie Ihren Antrag an: Ihre Personalsachbearbeiterin bzw. Ihren Personalsachbearbeiter (GB Personal). Fügen Sie eine Kopie der ärztlichen Bescheinigung des voraussichtlichen Entbindungstermins bei. Intranet Ò Organisatorisches Ò Ò Formulare Ò Sonstige Formulare Ò Antrag auf Gewährung einer Elternzeit Hinweis Väter, die Ihre Elternzeit zu einem späteren Zeitpunkt antreten möchten, müssen diese immer 7 Wochen vor dem gewünschten Beginn schriftlich beantragen und sollen sich verbindlich für einen Zeitraum von 2 Jahren erklären. Eine Beantragung der Übertragung von bis zu 12 Monaten der Elternzeit auf den Zeitraum bis zum 8. Lebensjahr des Kindes ist mit Zustimmung des Arbeitgebers möglich. 8 9

6 Sechs Wochen vor dem errechneten Geburtstermin Beginn der Mutterschutzfrist Werdende Mütter dürfen in den letzten 6 Wochen vor der Entbindung nur dann beschäftigt werden, wenn sie sich ausdrücklich dazu bereit erklären. Diese Erklärung kann jederzeit widerrufen werden. Informieren Sie hierfür: Ihre Vorgesetzte bzw. Ihren Vorgesetzten Ihre zuständige Personalsachbearbeiterin bzw. Ihren zuständigen Personalsachbearbeiter (GB Personal)

7 Sobald wie möglich nach der Geburt Geburt anmelden Um eine Geburtsurkunde zu erhalten, müssen Sie die Geburt des Kindes umgehend anmelden. Zuständig ist immer das Standesamt, in dessen Bezirk das Kind geboren wurde. Beantragen Sie die Geburtsurkunde beim: zuständigen örtlichen Standesamt. Je nach Familienstand, Staatsangehörigkeit und Ort der Eheschließung der Eltern sind unterschiedliche Nachweise zusätzlich zu erbringen

8 Sobald wie möglich nach der Geburt Krankenversicherung des Kindes Sie benötigen eine Krankenversicherung für Ihr Kind. Sind beide Eltern als eigenständige Mitglieder bei der gesetzlichen Krankenkasse versichert, kann das Kind beitragsfrei mitversichert werden. Ist ein Elternteil privat versichert, hängt es vom Verdienst ab, ob eine beitragsfreie Mitversicherung des Kindes in der gesetzlichen Krankenkasse möglich ist. Sind beide Elternteile privat versichert, kann das Kind nur privat und mit eigenem Beitrag versichert werden

9 Bis sieben Tage nach der Geburt des Kindes Beantragung der Elternzeit (Mutter) Sofern Ihre Elternzeit direkt im Anschluss an die Mutterschutzfrist beginnen soll, müssen Sie diese bis 7 Tage nach der Geburt schriftlich beantragen. Richten Sie den Antrag an: die zuständige Personalsachbearbeiterin bzw. den zuständigen Personalsachbearbeiter (GB Personal). Intranet Ò Organisatorisches Ò Ò Formulare Ò Sonstige Formulare Ò Antrag auf Gewährung einer Elternzeit Fügen Sie eine Kopie der Geburtsurkunde bei. Hinweis Mütter, die Ihre Elternzeit zu einem späteren Zeitpunkt antreten möchten, müssen diese immer 7 Wochen vor dem gewünschten Beginn schriftlich beantragen und sollen sich verbindlich für einen Zeitraum von 2 Jahren erklären. Teilzeittätigkeit oder die Übertragung von bis zu 12 Monaten der Elternzeit auf den Zeitraum bis zur Vollendung des 8. Lebensjahres des Kindes ist mit Zustimmung des Arbeitgebers möglich

10 Acht bzw. zwölf Wochen nach der Geburt des Kindes Ende der Mutterschutzfrist Regulär endet die Mutterschutzfrist 8 Wochen nach der Geburt des Kindes. Bei Mehrlingsgeburten oder Frühgeburten im medizinischen Sinne endet die Mutterschutzfrist 12 Wochen nach der Geburt des Kindes. In diesen 8 bzw. 12 Wochen besteht ein absolutes Beschäftigungsverbot für die Mutter. Wurde der errechnete Geburtstermin überschritten, verkürzt sich die Schutzfrist nach der Entbindung nicht. Bei einer vorzeitigen Entbindung verlängert sich die Schutzfrist um die Anzahl der Tage, die vor der Entbindung nicht in Anspruch genommen werden konnten. Nach einer Frühgeburt: Bitte senden Sie bei einer Frühgeburt sobald wie möglich nach der Geburt eine Kopie der ärztlichen Bescheinigung an Ihre Personalsachbearbeiterin bzw. Ihren Personalsachbearbeiter (GB Personal)

11 In den ersten drei Monaten nach der Geburt des Kindes Beantragung von Elterngeld Die Beantragung des Elterngeldes ist frühzeitig durchzuführen, da eine rückwirkende Auszahlung nur für 3 Monate möglich ist. Jeder Elternteil, welcher Elterngeld beantragen möchte, muss einen eigenen Antrag stellen. In NRW sind die Elterngeldstellen bei den Kreisen und kreisfreien Städten für die Bearbeitung des Elterngeldes zuständig. Siehe: Richten Sie den Antrag an: die zuständige Elterngeldstelle bei den Kreisen und kreisfreien Städten. Je nach Art des Elterngeldbezuges sind dem Antrag unterschiedliche Nachweise beizufügen

12 In den ersten drei Monaten nach der Geburt des Kindes Beantragung von Betreuungsgeld Betreuungsgeld erhalten Eltern für Kinder, die ab dem 1. August 2012 geboren sind. Anspruch auf Betreuungsgeld hat, wer für sein Kind unter 3 Jahren keinen Platz in einer öffentlich geförderten Kinderbetreuung (Kindertageseinrichtung oder Kindertagespflege) in Anspruch nimmt. Das Betreuungsgeld beträgt ab dem 1. August 2013 zunächst 100,00 pro Monat, ab dem 1. August 2014 wird es auf 150,00 pro Monat erhöht. Es wird unabhängig vom Umfang der Erwerbstätigkeit der Eltern gezahlt. Im Regelfall wird das Betreuungsgeld im Anschluss an das Elterngeld gezahlt und kann für maximal 22 Lebensmonate, längstens bis zur Vollendung des 3. Lebensjahres des Kindes bezogen werden. Richten Sie den Antrag an: das zuständige Amt für Kinder, Jugendliche und Familien oder das Jugendamt Ihrer Stadt

13 Zeitnah nach der Geburt des Kindes Beantragung von Kindergeld Die Beantragung des Kindergeldes sollte frühzeitig durchgeführt werden, da eine rückwirkende Auszahlung nur für 6 Monate möglich ist. Es kann nur ein Elternteil (bzw. anderweitig berechtigte Person) Kindergeld beantragen. Mitarbeiter/innen des UKM richten den Kindergeldantrag an: den Infopoint des GB Personal. Ihre zuständige Personalsachbearbeiterin bzw. Ihr zuständiger Personalsachbearbeiter leitet den Kindergeldantrag an die für die Bearbeitung zuständige Familienkasse des Landesamtes für Besoldung und Versorgung in NRW (LBV NRW) weiter. Intranet Ò Organisatorisches Ò Ò Formulare Ò Kindergeld Dort finden Sie auch das Merkblatt Kindergeld des Landesamtes für Besoldung und Versorgung NRW. Mitarbeiter/innen der Töchterfirmen und DRK-Schwestern richten Ihren Kindergeldantrag an: die zuständige Familienkasse (In der Regel die Familienkasse, in deren Bezirk Sie wohnen. Auflistung aller zuständigen Familienkassen siehe

14 Sieben Wochen vor Ablauf des 2. Jahres Elternzeit Beantragung Elternzeit für das 3. Jahr Sofern Sie nur für die ersten 2 Jahre Elternzeit beantragt haben und das 3. Jahr Elternzeit anschließend in Anspruch nehmen möchten, müssen Sie 7 Wochen vor Ablauf des 2. Jahres Elternzeit einen erneuten schriftlichen Antrag stellen. Richten Sie den Antrag an: die zuständige Personalsachbearbeiterin bzw. den zuständigen Personalsachbearbeiter (GB Personal). Intranet Ò Organisatorisches Ò Ò Formulare Ò Sonstige Formulare Ò Antrag auf Gewährung einer Elternzeit 26 27

15 DIE INTERNEN ANSPRECHPARTNER/INNEN UND ZUSTÄNDIGKEITEN Die internen Ansprechpartner/innen und Zuständigkeiten Abteilung/Dienststelle Personaladministration Info-Point Büro: Albert-Schweitzer-Campus 1, Gebäude D5 Erdgeschoss rechts, Raum Öffnungszeiten: Mo Mi: 8.30 bis Uhr Do: 8.30 bis Uhr Zuständigkeiten in Stichpunkten Verwaltung und Bearbeitung folgender Personalangelegenheiten: Mitteilung über Schwangerschaft und Gefährdungsbeurteilung, Antragsverfahren Elternzeit, Kindergeldantrag (außer Töchterfirmen), Teilzeitantrag und Sonderurlaub ohne Bezüge. T F

16 DIE INTERNEN ANSPRECHPARTNER/INNEN UND ZUSTÄNDIGKEITEN DIE INTERNEN ANSPRECHPARTNER/INNEN UND ZUSTÄNDIGKEITEN Abteilung/Dienststelle Zuständigkeiten in Stichpunkten Abteilung/Dienststelle Zuständigkeiten in Stichpunkten Personalentwicklung FamilienServiceBüro: Jessica Upritchard und Nadine Schultz Albert-Schweitzer-Campus 1, Gebäude A1 Zentralklinikum, Ebene 04 Raum T F familienservicebuero@ukmuenster.de Beratungszeiten: Mo: bis Uhr Mi: bis Uhr Erste orientierende Beratung zu gesetzlichen Rahmenbedingungen der Vereinbarkeit von Beruf und Familie, Unterstützung der individuellen Organisation und Vermittlung an passende Fachstellen im Bereich Kinder-, Jugend- und Familienhilfe. Informationen und Broschüren zu Kinderbetreuung in Münster und Umgebung: (z.b. Kita, Au-Pair, Tagesmutter, Babysitter, UKM-Kinderinsel und UKM-Ferienbetreuung, finanzielle familienbezogene Leistungen (Elterngeld, Mutterschaftsgeld, Kosten der Kinderbetreuung, etc.). Stabsstelle Arbeitsmedizinischer und Sicherheitstechnischer Dienst (AMSD) Domagkstraße Münster Terminvereinbarung: Mo/Di/Do/Fr: 8.00 bis Uhr T Arbeitsmedizinische Beratungen zum Mutterschutz: Unterstützung bei Fragen im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung, Individuelle betriebsärztliche Beratung für Schwangere, insbesondere für Mitarbeiterinnen in den Bereichen der Patientenbetreuung und/oder des Umganges mit Kindern, mit potentiell infektiösem Material und/oder Gefahrstoffen

17 Universitätsklinikum Münster Stabstelle Unternehmenskommunikation Alber-Schweitzer-Campus 1, Münster T F unternehmenskommunikation@ukmuenster.de