KANTONALE VERWALTUNG. Verpflegungsvergütung; Weisung des Personalamtes vom 25. November 2014
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- Silvia Messner
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1 Seite 1 Verpflegungsvergütung; Weisung des Personalamtes vom 25. November 2014 Mit RRB Nr. 254/2005 beschloss der Regierungsrat die Neuregelung des Lunch-Check-Bezugs. Monatlich können 25 Lunch-Checks à 10 Franken bezogen werden und jährlich sind höchstens zwölf Bezüge erlaubt. Teilzeitangestellte mit einem Pensum von mindestens 20 Prozent erhalten Lunch-Checks entsprechend ihrem Beschäftigungsgrad. Die Lunch-Checks werden mit der monatlichen Lohnabrechnung per Post zugestellt. Ergänzend zum RRB 254/2005 erlässt das Personalamt die vorliegende Weisung. Sie regelt insbesondere die Bestell- und Bezugsmodalitäten, die Lunch-Check-Ansprüche und Lunch-Check- Sistierungen sowie das Vorgehen bei der Verbuchung über PULS resp. über das Webtool. 1 Bestell- und Bezugsmodalitäten / Bestellverfahren über PULS/Webtool Die Bestellung der Lunch-Checks erfolgt in aller Regel direkt durch die Ämter und über die Applikation Webtool/PULS. Die erfassten Daten werden beim Personalamt gesammelt und der monatlichen Lohnverarbeitung zugeführt. Die Ämter sind dafür besorgt, dass via Webtool ausschliesslich die Lohnart 5600 mit der Menge 1 erfasst wird. 2 Zustellung der Lunch-Checks Die Lunch-Checks werden mit der monatlichen Lohnabrechnung per Post zugestellt (RRB 254/2005, Ziff. I.6). Die erste Zustellung erfolgt mit der ersten Lohnabrechnung nach Stellenantritt resp. nach Bestellung der Lunch-Checks. 3 Berechnung von Lunch-Check-Ansprüchen und -Sistierungen 3.1 Neueintretende Der Bezugsanspruch bei untermonatigen und/oder unterjährigen Eintritten wird anhand der nachfolgenden Formeln berechnet. Dabei werden alle Monate zu 30 und das Jahr zu 360 Kalenderta-
2 Seite 2 gen gerechnet und die Rundungen nach den kaufmännischen Regeln vorgenommen: Anspruch LC-Bogen gemäss Beschäftigungsgrad x Anzahl gearbeiteter Tage 360 Tage 3.2 Unbezahlter Urlaub und Sistierungen Während eines unbezahlten Urlaubs besteht kein Anspruch auf Lunch-Checks. Bei anderen (bezahlten) Abwesenheiten wie Krankheit, Unfall, Mutterschaftsurlaub oder Militärdienst von mehr als vier zusammenhängenden Wochen wird die Bezugsberechtigung ab der 5. Woche sistiert (RRB 254/2005, Ziff. I.2). Eine Sistierung bei bezahlten Abwesenheiten wird aus administrativen Gründen nur dann vorgenommen, wenn die Arbeitsleistung unter 20% fällt. Für die Berechnung der Sistierung wird ebenfalls die obengenante Formel verwendet. Bei einer Sistierung ab der 5. Woche werden dabei die ersten vier Wochen als "gearbeitet" berechnet. Im Gegensatz dazu wird jeder Tag des unbezahlten Urlaubs als "nicht gearbeitet" vermerkt. Anspruch LC-Bogen gemäss Beschäftigungsgrad x Anzahl gearbeiteter Tage 360 Tage 3.3 Beschäftigungsgradwechsel Bei einem unterjährigen Beschäftigungsgradwechsel ist der Lunch-Check-Anspruch neu zu berechnen. Massgebend ist dabei der durchschnittliche Beschäftigungsgrad. Er berechnet sich nach nachfolgenden Formeln. Das Resultat wird mathematisch auf ganze Zahlen gerundet. Anhand des durchschnittlichen Beschäftigungsgrads und RRB 254/2005, Ziff. I.2 berechnet sich der konkrete Lunch-Check-Anspruch. Beim Beschäftigungsgradwechsel auf Anfang Monat: (Monate x Beschäftigungrad 1) + (Monate x Beschäftigungsgrad 2) 12 Monate Beim untermonatigen Beschäftigungsgradwechseln: (Kalendertage x Beschäftigungrad 1) + (Kalendertage x Beschäftigungsgrad 2) 360 Kalendertage
3 Seite Beispiele zur Berechnung der Lunch-Check-Ansprüche Beispiel 1 (untermonatiger, unterjähriger Eintritt): Der Mitarbeitende tritt am 16. Juni 2014 beim Personalamt ein mit einem Beschäftigungsgrad von 80%. Wie viele Lunch-Check-Bogen kann er im Jahr 2014 maximal beziehen? Bei einem Beschäftigungsgrad von 80% hat man Anspruch auf 10 Lunch-Check-Bogen im Jahr. Gemäss obenstehender Formel hat der Mitarbeitende damit Anspruch auf 5 Bogen im Jahr [LC-Bogen] x 195 [gearbeitete Tage] = 5.41 = 5 Bogen 360 [Tage] Beispiel 2 (Unbezahlter Urlaub): Eine längjährige Mitarbeiterin mit einem Beschäftigungsgrad von 50% bezieht vom 1. März 2014 bis zum 15. April 2014 einen unbezahlten Urlaub. Wie viele Lunch-Check-Bogen kann sie im Jahr 2014 maximal beziehen? Bei einem Beschäftigungsgrad von 50% hat man einen Anspruch auf 6 Lunch-Check-Bogen im Jahr. Gemäss obenstehender Formel hat die Mitarbeiterin im Jahr 2014 einen Anspruch auf 5 Bogen. 6 [LC-Bogen] x 315 [gearbeitete Tage] = 5.25 = 5 Bogen 360 [Tage] Beispiel 3 (Krankheit): Ein Mitarbeiter mit einem Beschäftigungsgrad von 80% fällt vom 16. Juni bis am 31. August 2014 krankheitshalber aus. Wie viele Lunch-Check-Bogen kann er im Jahr 2014 maximal beziehen? Bei einem Beschäftigungsgrad von 80% hat man einen Anspruch auf 10 Lunch-Check-Bogen im Jahr. Die Sistierung der Lunch-Checks erfolgt aber der 5. Woche. D. h. vom 14. Juli bis zum 31. August Gemäss obenstehender Formel hat der Mitarbeiter im Jahr 2014 einen Anspruch auf 9 Bogen. 10 [LC-Bogen] x 314 [gearbeitete Tage] = 8.72 = 9 Bogen 360 [Tage]
4 Seite 4 Beispiel 4 (Mutterschaftsurlaub mit unbezahltem Urlaub): Eine Mitarbeiterin mit einem Beschäftigungsgrad von 70% ist vom 15. Mai bis am 3. September 2014 im Mutterschaftsurlaub. Im Anschluss an den Mutterschaftsurlaub bezieht sie einen unbezahlten Urlaub bis am 31. Oktober Wie viele Lunch-Check-Bogen kann sie im Jahr 2014 maximal beziehen? Bei einem Beschäftigungsgrad von 70% hat man einen Anspruch auf 8 Lunch-Check-Bogen im Jahr. Die Sistierung der Lunch-Checks beim Mutterschaftsurlaub erfolgt aber der 5. Woche. D. h. vom 12. Juni bis zum 3. September Zudem erhält sie keine Lunch-Checks während des unbezahlten Urlaubs (3. September Oktober). Gemäss obenstehender Formel hat die Mitarbeiterin im Jahr 2014 einen Anspruch auf 5 Bogen. 8 [LC-Bogen] x 221 [gearbeitete Tage] = 4.91 = 5 Bogen 360 [Tage] Beispiel 5: Ein Mitarbeiter mit einem Beschäftigungsgrad von 100% entschliesst sich per 1. August 2014 seinen Beschäftigungsgrad auf 50% zu senken. Wie viele Lunch-Check-Bogen kann er im Jahr 2014 beziehen? Während sieben Monaten (Jan- Jul) arbeitet er zu einem Beschäftigungsgrad von 100%. Danach arbeitet er während fünf Monaten (Aug - Dez) zu 50%. Gemäss obenstehender Formel hat er damit einen durchschnittlichen Beschäftigungsgrad von 79% und Anspruch auf 8 Bogen. (7 x 100) + (5 x 50) = = 79 % 12 4 Nichterhalt der Lunch-Checks Wer die Lunch-Checks nicht erhalten hat, bekommt diese ersetzt. Die Mitarbeitenden melden den Nichterhalt der Amtsstelle, welche die Lunch-Checks gemäss Ziffer 6 beim Buchungszentrum (BUZ) nachbezieht. Im Wiederholungsfalle werden die Lunch-Checks noch einmal ersetzt. In begründeten Ausnahmefällen kann auf die Postzustellung vorübergehend verzichtet werden. Während dieser Zeit werden Lunch-Checks direkt vom Amt ausgegeben. Der Bezug bzw. das Ersetzen der nicht erhaltenen Lunch-Checks geht zu Lasten der Amtsstellen. Die Verantwortung für die Kontrolle und das Vorgehen beim Nichterhalt der Lunch-Checks liegt bei den Ämtern.
5 Seite 5 5 Ordentliche Verbuchung über PULS Lohnart Sollkontierung Habenkontierung Betrag Arbeitnehmer 5600 AN Nettolohn der Zahlstellen (LC-Vorrat) Fr Arbeitgeber Unselbstständige Rechnungsstellen: 5602 AG Amt (aus PULS) (LC-Vorrat) Kostenstelle/KTR (aus PULS) Fr Selbstständige Rechnungsstellen: 5602 AG Amt (aus PULS) 1015xxxxxx / 2005xxxxxx (LC-Vorrat) 6 Einzelbezüge in Ausnahmefällen (über Lohn resp. via BUZ) Der Einzelbezug von Lunch-Check-Bogen ist in besonderen Fällen weiterhin möglich. Das gilt namentlich bei Nichterhalt der Lunch-Checks und bei berechtigten ausserterminlichen Bestellungen. Einzelbezüge erfolgen durch die Ämter beim BUZ mit den gleichen Formularen wie bisher (Bezugsschein Lunch-Check-Quittung im Intranet verfügbar sowie Sachkontobeleg mit dem vollen Nennwert).
6 Seite 6 Schalterbezüge beim BUZ sind nur ausnahmsweise und nur durch die Direktionen bzw. Amtsstellen möglich. Die Schalter-Öffnungszeiten sind Montag bis Freitag von bis Uhr. Das Amt führt weiterhin die Kontrolle über die Bezüge der Lunch-Checks. Den Arbeitnehmeranteil der Einzelbezüge muss die Amtsstelle über die Lohnart 5601 vom Lohn abziehen lassen. Die Lohnart 5601 wird wie folgt verbucht: Lohnart Sollkontierung Habenkontierung Betrag Arbeitnehmer 5601 AN Nettolohn der Zahlstellen Amt (aus PULS) Kostenstelle/KTR (aus PULS) Fr Arbeitgeber Wird über den Lohn nicht verbucht Die Kontierung für den Sachkontobeleg lautet: Sollkontierung Habenkontierung Betrag Unselbstständige Rechnungsstellen Amtsstelle (+ Kostenstelle oder Co-Auftrag) Fr bzw. Abrechnungskonto bei selbstständigen Rechnungsstellen.
7 Seite 7 Selbstständige Rechnungsstellen Amtsstelle 1015xxxxxx / 2005xxxxxx Bu-Kr : Fr Rückgabe von Lunch-Checks an das BUZ In begründeten Ausnahmefällen können Lunch-Checks dem BUZ zurückgegeben werden. Eine Rückgabe ist nur während eines laufenden Anstellungsverhältnisses möglich und grundsätzlich nur während des laufenden Jahres. Für die Rückgabe von Lunch-Checks muss ein Sachkontobeleg mit folgender Kontierung erstellt werden: Sollkontierung Habenkontierung Betrag Unselbstständige und unselbstständige Rechnungsstellen Fr Die Lunch-Checks (Originalbogen) können mit einer Kopie des Sachkontobelegs am BUZ Schalter abgegeben werden. Die Gutschrift an den Arbeitnehmer erfolgt über die LOA 5609 "Lunch-Check Korrektur" (Anzahl mit Minus erfassen). Die Gutschrift für den Arbeitgeber erfolgt automatisch über die LOA Bestell- und Abrechnungswesen Das BUZ regelt wie bis anhin das Bestell- und Abrechnungswesen. Zweifelsfälle über die Bezugsberechtigung sind im Einvernehmen mit dem Rechtsdienst des Personalamtes (recht@pa.zh.ch) zu regeln.
8 Seite 8 9 Inkrafttreten Diese Weisung tritt am 1. Januar 2015 in Kraft. Sie ersetzt die bisherige Weisung vom 28. November FINANZDIREKTION Personalamt
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