Workshop 3: Im Wachstum den finanziellen Überblick behalten!

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1 2. BPW Business School Wachstum Workshop 3: Im Wachstum den finanziellen Überblick behalten! Uwe Struck Struck Unternehmensberatung 1. September 2011 BPW Business ist eine Initiative des Businessplan-Wettbewerbs Berlin-Brandenburg Weitere Informationen unter: Administration 1. September 2011

2 Warum "finanziellen Überblick" behalten? Strategisches Ziel 1 Strategisches Ziel 2 Immer Zahlungsfähig sein! Nie überschuldet sein! 2 Welche Punkte machen den "finanziellen Überblick" aus? 1. Finanzierung (muss langfristig gesichert sein) 2. Finanzbuchhaltung (ist gesetztliche Pflicht) 3. Kosten-Controlling (schafft Gewinne) 4. Liquiditäts-Controlling (erhält die Zahlungsfähigkeit) 3

3 Welche Punkte machen den "finanziellen Überblick" aus? 1. Finanzierung (muss langfristig gesichert sein) 2. Finanzbuchhaltung (ist gesetztliche Pflicht) 3. Kosten-Controlling (schafft Gewinne) 4. Liquiditäts-Controlling (erhält die Zahlungsfähigkeit) 4 Finanzierung ist ein Dauerthema! 1. Wachstum erfordert Kapital! 2. Nicht-Wachstum erfordert auch Kapital! 3. Finanzkrisen verursachen Imageschäden 4. Finanzierung kann auch selbst erwirtschaftet werden! 5

4 Plan-GuV Summe Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Erträge Umsatzerlöse 98,4% 500,0 18,0 32,0 45,0 40,0 45,0 40,0 35,0 40,0 45,0 50,0 60,0 50,0 Sonst. Erträge Zuschüsse 1,6% 8,0 2,0 2,0 2,0 2,0 Erträge, ges. 100,0% 508,0 18,0 32,0 45,0 40,0 47,0 42,0 37,0 42,0 45,0 50,0 60,0 50,0 Aufwendungen Mat. u. Fremdleist. 40,4% 205,0 8,0 12,0 17,0 15,0 22,0 17,0 12,0 10,0 17,0 25,0 30,0 20,0 Rohertrag 59,6% 303,0 10,0 20,0 28,0 25,0 25,0 25,0 25,0 32,0 28,0 25,0 30,0 30,0 Personalkosten 33,9% 172,1 14,3 14,3 14,3 14,3 14,3 14,3 14,3 14,3 14,3 14,3 14,3 14,3 Raumkosten 4,5% 22,8 1,9 1,9 1,9 1,9 1,9 1,9 1,9 1,9 1,9 1,9 1,9 1,9 Versich./Beitr. 0,4% 2,1 0,1 0,2 1,5 0,3 Werbe-/Reisekost. 3,5% 17,7 2,0 3,0 2,0 0,2 1,0 2,0 3,0 3,0 1,0 0,5 Kommunikation 0,9% 4,6 0,4 0,4 0,4 0,4 0,4 0,4 0,4 0,4 0,4 0,5 0,5, Verschied. Kosten 4,4% 22,3 1,6 3,0 1,6 2,0 2,0 1,6 2,0 1,6 2,5 1,6 1,2 1,6 Abschreibungen 2,1% 10,8 0,9 0,9 0,9 0,9 0,9 0,9 0,9 0,9 0,9 0,9 0,9 0,9 Zinsen 0,9% 4,7 0,3 0,5 0,5 0,3 0,4 0,2 0,3 0,2 0,5 0,5 0,5 0,5 Betriebskosten 50,6% 257,1 21,4 24,1 21,6 20,0 20,1 19,3 22,3 21,3 23,5 22,7 20,6 19,7 Aufwand, ges. 91,0% 462,1 29,4 36,1 38,6 35,0 42,1 36,3 34,3 31,3 40,5 47,7 50,6 39,7 Ergeb. v. Steuern 9,0% 46,0-11,4-4,1 6,4 5,0 4,9 5,7 2,7 10,7 4,5 2,3 9,4 10,3 6 Liquiditätsplanung Einzahlungen Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Umsatz 25,0 32,0 40,0 40,0 35,0 28,0 32,0 34,0 28,0 35,0 45,0 50,0 Auszahlungen Personal 17,0 17,0 17,0 17,0 20,0 20,0 20,0 23,0 23,0 23,0 23,0 23,0 Material 1,9 3,0 1,9 4,0 4,0 5,0 6,0 8,0 8,0 6,0 5,0 5,0 Vertrieb 4,0 1,0 2,0 3,0 3,0 2,0 5,0 10,0 2,0 3,0 5,0 Sonstige Kosten 5,0 3,0 2,0 4,0 2,0 5,0 5,0 3,0 5,0 4,0 5,0 4,0 Zinsen 2,0 1,0 2,0 1,0 2,0 2,0 2,0 2,0 3,0 4,0 3,0 4,0 Tilgungen 5,0 Investitionen 25,0 2,0 5,0 1,0 Summe Auszahl. 29,9 50,0 22,9 28,0 33,0 35,0 40,0 41,0 54,0 39,0 40,0 41,0 EZ minus AZ Liquid. Mon-Anfang Liquid. Mon-Ende (kumulierter Liquidität) 7

5 Kumulierte Liquidität zur Beurteilung der langfristigen Finanzierung Verlauf des Kontostandes Stand des Bankkontos am Monatsende KW 17 KW 18 KW 19 KW 20 KW 21 KW 22 KW 23 KW 24 KW 25 KW 26 Mon1 Mon2 Mon3 Mon4 Mon5 Mon6 Mon7 Mon8 Mon9 Mon10 Mon11 Mon Kontokorrent-Linie Überziehnungskredit der Hausbank der Hausbank Welche Punkte machen den "finanziellen Überblick" aus? 1. Finanzierung (muss langfristig gesichert sein) 2. Finanzbuchhaltung (ist gesetztliche Pflicht) 3. Kosten-Controlling (schafft Gewinne) 4. Liquiditäts-Controlling (erhält die Zahlungsfähigkeit) 5. Kapazitäts-Controlling 9

6 2. Überblick Finanzbuchhaltung Quartal 2, 2011 Erträge Plan Ist Abw. Abw. Umsatzerlöse 96,9% 250,0 240,0-10,0-4% Sonst. Erträge 0,8% 2,0 0,2-1,8-90% Zuschüsse 2,3% 6,0 5,0-1,0-17% Erträge, ges. 100,0% 258,0 245,2-12,8-5% Aufwendungen Mat. u. Fremdleist. 27,1% 70,0 65,0-5,0-7% Rohertrag 72,9% 188,0 180,2-7,8-4% Personalkosten 33,7% 87,0 88,0 1,0 1% Raumkosten 4,7% 12,0 12,0 Versich./Beitr. 0,4% 1,0 1,1 0,1 10% Werbe-/Reisekost. 5,8% 15,0 18,0 3,0 20% Kommunikation 0,8% 2,0 1,5-0,5-25% Verschied. Kosten 8,5% 22,0 15,0-7,0-32% Abschreibungen 4,7% 12,0 11,5-0,5-4% Zinsen 2,3% 6,0 8,0 2,0 33% Betriebskosten 60,9% 157,0 155,1-1,9-1% Aufwand, ges. 88,0% 227,0 220,1-6,9-3% Ergebnis vor Steuern 12,0% 31,0 25,1-5,9-19% Kennzahl EBIT 14,3% 37,0 33,1-3,9-11% <<< Kennzahl 1 Kennzahl cash flow 16,7% 43,0 36,6-6,4-15% <<< Kennzahl 2 Plan-Ist-Vergleich Überblick Finanzbuchhaltung Drei wichtige Punkte Effiziente Organisation der FiBu-Abläufe Frühzeitig Rechnungen schreiben Frühzeitig Mahnungen schreiben 11

7 Welche Punkte machen den "finanziellen Überblick" aus? 1. Finanzierung (muss langfristig gesichert sein) 2. Finanzbuchhaltung (ist gesetztliche Pflicht) 3. Kosten-Controlling (schafft Gewinne) 4. Liquiditäts-Controlling (erhält die Zahlungsfähigkeit) 12 Warum muss jedes Unternehmen Gewinne machen? 1. Der Unternehmensalltag schafft unerwartete Verluste, die ausgeglichen werden müssen! (Der Risikoaspekt des Unternehmerdaseins!) Forderungsausfall, Fehlschläge in der Entwicklung 2. Gewinne finanzieren Unternehmenswachstum 3. Tilgungen sind aus versteuerten Gewinnen zu zahlen 4. Ohne Gewinne keine Verzinsung des Eigenkapitals. 13

8 Was ist ein Controlling? Controlling ist die Beschaffung und Auswertung von Informationen zur Unternehmenssteuerung. Controlling hat eine unterstützende Funktion für alle Entscheider im Unternehmen. 14 Controlling ist die Beschaffung und Auswertung von Informationen zur Unternehmenssteuerung Info-Beschaffung aus Auswertung mit Unternehmenssteuerung Controllinginstrumenten (Konsequenzbetrachtungen) Planwerte aller Art Zuschlagskalkulation (z. B. Umsätze, Kosten Zuschlagssätze Vwlt., Vertr. Kapazitäten usw.) Deckungsbeitragsrechnung Marktanalysen Kosten-Stundensatz Strategische Ziele Liquiditätsplanung Istwerte aller Art Plan-Ist-Vergleiche über Maßnahmen entscheiden (z. B. Umsätze, Kosten ABC-Analysen Maßnahmen umsetzten Kapatizäten usw.) a) Kosten senken (Effizienz steigern) vorliegenden Rechnungen Liquiditätsplanung b) Produkte & Dienstleistungen Stundenerfassungen Zwischenkalkulation aufgeben oder ändern erhaltene Aufträge Plan-Ist-Anzahl-Angebote 15

9 Was ist ein Controlling? 3. Kosten-Controlling (schafft Gewinne) 1. Kostenträger (KTR) festlegen 2. Variable Plan-Kosten pro KTR ermitteln 3. Variable Ist-Kosten pro KTR ermitteln 4. Plan-Ist-Vergleiche erstellen 17

10 Kosten-Controlling 1. Kostenträger (KTR) festlegen a) Aufträge b) Produkte c) Dienstleistungen d) Unternehmensbereiche (Profit Center) 18 Kosten-Controlling: Basis der Plankosten ist die Planung-GuV Summe Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Erträge Umsatzerlöse 98,4% 480,0 18,0 32,0 50,0 40,0 45,0 40,0 30,0 35,0 40,0 50,0 60,0 40,0 Sonst. Erträge Zuschüsse 1,6% 8,0 2,0 2,0 2,0 2,0 Erträge, ges. 100,0% 488,0 18,0 32,0 50,0 40,0 47,0 42,0 32,0 37,0 40,0 50,0 60,0 40,0 Aufwendungen Mat. u. Fremdleist. 42,0% 205,0 8,0 12,0 17,0 15,0 22,0 17,0 12,0 10,0 17,0 25,0 30,0 20,0 Rohertrag 58,0% 283,0 10,0 20,0 33,0 25,0 25,0 25,0 20,0 27,0 23,0 25,0 30,0 20,0 Personalkosten 35,3% 172,1 14,3 14,3 14,3 14,3 14,3 14,3 14,3 14,3 14,3 14,3 14,3 14,3 Raumkosten 4,7% 22,8 1,9 1,9 1,9 1,9 1,9 1,9 1,9 1,9 1,9 1,9 1,9 1,9 Versich./Beitr. 0,2% 1,1 0,1 0,2 0,5 0,3 Werbe-/Reisekost. 0,3% 1,7 0,2 0,2 0,2 0,2 0,3 0,2 0,2 0,2 Kommunikation 0,5% 2,4 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 Verschied. Kosten 3,9% 19,2 1,6 1,6 1,6 1,6 1,6 1,6 1,6 1,6 1,6 1,6 1,6 1,6 Kalkul. Kosten 1,7% 8,4 0,7 0,7 0,7 0,7 0,7 0,7 0,7 0,7 0,7 0,7 0,7 0,7 Abschreibungen 2,2% 10,8 0,9 0,9 0,9 0,9 0,9 0,9 0,9 0,9 0,9 0,9 0,9 0,9 Zinsen 0,2% 0,8 0,1 0,2 0,2 0,1 0,1 0,0 Betriebskosten 49,0% 239,2 19,8 20,1 19,9 19,9 19,9 19,7 20,3 19,8 19,9 19,8 20,1 19,8 Aufwand, ges. 91,0% 444,2 27,8 32,1 36,9 34,9 41,9 36,7 32,3 29,8 36,9 44,8 50,1 39,8 Ergeb. v. Steuern 9,0% 43,8-9,8-0,1 13,1 5,1 5,1 5,3-0,3 7,2 3,1 5,2 9,9 0,2 19

11 Kosten-Controlling: Variable Plankosten pro Kostenträger (KTR) Summe Aufträge Produkt 1 DL 2 Bereich 3 Erträge p.a. Umsatzerlöse 98,4% 480,0 200,0 150,0 130,0 Sonst. Erträge 0,0% 0,0 Zuschüsse 1,6% 8,0 6,0 2,0 Erträge, ges. 100,0% 488,0 200,0 156,0 132,0 0,0 Aufwendungen Mat. u. Fremdleist. 42,0% 205,0 100,0 65,0 15,0 35,0 Personalkosten 35,3% 172,1 37,0 55,0 50,0 30,0 Raumkosten 4,7% 22,8 22,8 Versich./Beitr. 0,2% 1,1 1,1 Werbe-/Reisekost. 0,3% 1,7 5,0 1,7 Kommunikation 0,5% 2,4 2,4 Verschied. Kosten 3,9% 19,2 14,2 Kalkul. Kosten 1,7% 8,4 8,4 Abschreibungen 2,2% 10,8 5,0 5,8 Zinsen 0,2% 0,8 0,8 Betriebskosten 91,0% 444,2 var. Kost. > 142,0 125,0 65,0 122,2 Aufwand, ges. 91,0% 444,2 DB 1 > 58,0 31,0 67,0 156,0 Ergeb. v. Steuern 9,0% 43,8 DB 1 > 29,0% 19,9% 50,8% <<< Kennzahl 3 20 Kosten-Controlling: Variable Ist-Kosten und Plan-Ist-Vergleich Auftr Auftr Plan-Ist variable variable Vergleich Plankosten Ist-Kosten Apr 2011 Auftragsvolumen > 180,0 180,0 Materialkosten > 45,0 35,0 10,0 Personalkosten > 68,0 55,0 13,0 Reisekosten > 6,0 4,5 var. Kost. > 119,0 94,5 23,0 DB 1 > 61,0 85,5 DB 1 > 33,9% 47,5% 21

12 Welche Punkte machen den "finanziellen Überblick" aus? 1. Finanzierung (muss langfristig gesichert sein) 2. Finanzbuchhaltung (ist gesetztliche Pflicht) 3. Kosten-Controlling (schafft Gewinne) 4. Liquiditäts-Controlling (erhält die Zahlungsfähigkeit) 22 Liquiditäts-Controlling / Liquiditätsplanung 1. Plan-Werte ermitteln Hier: Betrag und Zeitpunkt des Zahlungseinganges 2. Liquiditätsplanung erstellen 23

13 Liquiditätsplanung: Ein- und Auszahlungen auf Wochenbasis Einzahlungen KW 17 KW 18 KW 19 KW 20 KW 21 KW 22 KW 23 KW 24 KW 25 KW 26 Umsatz Auszahlungen Personal Material Vertrieb Sonstige Kosten Zinsen Tilgungen Investitionen Summe Auszahl EZ minus AZ Liquid. Wochenanfang Liquid. Wochenende (kumulierter Kapitalbedarf) Tipp: Google-Such-Anfrage "Vorlage Liquiditätsplanung" 24 Fällige Ein- und Auszahlungen der kommenden Wochen KW 25 KW 26 Firma Inhalt Rechn. Zahldat. Einzahl. Auszahl. Einzahl. Auszahl. datum gesch Bosch Sensoren 2. Aug. 19. Sep. 581,42 Leoni Kabel 28. Aug. 19. Sep. 870,00 Gemmel Alu-Gehäuse 27. Aug. 20. Sep ,00 Krediteinzahl. XY-Bank 21. Sep ,00 Finanzamt UST-Rückerstatt. 21. Sep ,00 Kunde Siemens Software 10. Aug. 22. Sep ,00 Kunde BASF Meßgerät 15. Aug. 23. Sep ,00 Protak GmbH Umbau Maschine 24. Sep ,00 Ritter GmbH AXY-Software 26. Sep ,00 Allianz Erstattung 28. Sep ,00 25

14 Planung der kumulierten Liquidität (Kontostand am Wochenende) Verlauf des Kontostandes KW 17 KW 18 KW 19 KW 20 KW 21 KW 22 KW 23 KW 24 KW 25 KW Überziehnungskredit der Hausbank Überziehnungskredit der Hausbank Warum Controlling? 1. Die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmannes 2. Je früher Controlling eingerichtet wird, desto besser. 3. Einmal eingerichtet und läuft es. 4. Besseres Rating bei den Banken. 5. Mehr Transparenz, bedeutet scheller und besser entscheiden. 6. Controlling ist nicht Chefsache! 27

15 Was ist Chefsache? 1. Für effiziente mit Arbeitsabläufe zu sorgen! Effiziente Arbeitsabläufe garantieren Gewinne! 2. Für effizienten Vertrieb zu sorgen! Er garantiert, dass immer genügend Geld verdient wird. 3. Für neue Produkte und Dienstleistungen zu sorgen. Innovationen garantieren das langfristige Überleben. 4. Gute Mitarbeiter finden und im Team arbeiten. Viele Erfolge einer Person waren in Wirklichkeit Teamleistungen 28 Kontakt Uwe Struck Struck Unternehmensberatung Telefon: (030) September 2011