GS-Verein Zahlungsverkehrsmodul

Transkript

1 GS-Verein Zahlungsverkehrsmodul Copyright 2014 Sage GmbH Die Inhalte und Themen in dieser Unterlage wurden mit sehr großer Sorgfalt ausgewählt, erstellt und getestet. Fehlerfreiheit können wir jedoch nicht garantieren. Sage haftet nicht für Fehler in dieser Dokumentation. Die Beschreibungen stellen ausdrücklich keine zugesicherten Eigenschaften im Rechtssinne dar.

2 Inhaltsverzeichnis 1.0 Einführung Voraussetzungen für SEPA-Lastschriften Anleitung für die Konvertierung der Stammdaten durchgeführt Aktuelle Programmversion installiert Gläubiger-ID hinterlegen Bankverbindung hinterlegen Zahlungsverkehrsmodul (ZVK) Download und erster Aufruf Import der Daten aus GS-Verein Kontrolle der übernommenen Daten GS-Verein: Daten an das ZVK übergeben Voraussetzungen für übergabefähige Buchungen Buchungsvorschau / Buchungsübergabe Zahlungsaufträge im ZVK verarbeiten Import der Buchungen aus GS-Verein Verarbeitung der Zahlungsaufträge Fertig! 19 GS-Verein Zahlungsverkehrsmodul Seite 2

3 1.0 Einführung Diese Anleitung erläutert Ihnen anhand von Beispielen, wie Sie Lastschriften und/oder Überweisungen mit dem Zahlungsverkehrsmodul verarbeiten können. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Anleitung Konvertierung der Stammdaten in GS- Verein für SEPA vorab durchgeführt worden sein sollte. Nur so kann sichergestellt werden, dass alle Mitglieder, Kursleiter oder Adressen mit IBAN und BIC vollständig eingetragen sind. Dieses Dokument ist gültig für folgende Programme: GS-Verein ab Version 2014 Wichtig: Das Zahlungsverkehrsmodul steht erst ab der Programmversion GS-Verein 2013 Ausgabe zur Verfügung. Stellen Sie bitte über DIENSTE > Programmaktualisierung/Info-Center sicher, dass die aktuelle Programmversion im Einsatz ist. GS-Verein Zahlungsverkehrsmodul Seite 3

4 2.0 Voraussetzungen für SEPA-Lastschriften 2.1 Anleitung für die Konvertierung der Stammdaten durchgeführt Für die Konvertierung der Bankdaten der Vereinsmitglieder, Adressen und Kursleiter wird dringend empfohlen, die Anleitung Konvertierung der Stammdaten in GS-Verein für SEPA vor Durchführung dieser Anleitung zu beachten. 2.2 Aktuelle Programmversion installiert Prüfen Sie über DIENSTE > Programmaktualisierung/Info-Center, ob die aktuelle Programmversion im Einsatz ist. Wird Ihnen hier ein Update angeboten, sollte dies vorab installiert werden. In Programmversionen vor sieht das Menü noch wie folgt aus: GS-Verein Zahlungsverkehrsmodul Seite 4

5 2.3 Gläubiger-ID hinterlegen Bitte gehen Sie über OPTIONEN > Stammdaten des Vereins. Wechseln Sie dort in den Reiter Finanzdaten und tragen Sie die Gläubiger-ID ein. Dies ist für das Zahlungsverkehrsmodul eine Voraussetzung. GS-Verein Zahlungsverkehrsmodul Seite 5

6 2.4 Bankverbindung hinterlegen Wechseln Sie nun auf den Reiter Bankverbindungen und prüfen Sie, ob die Bankverbindung des Vereins korrekt hinterlegt ist. GS-Verein Zahlungsverkehrsmodul Seite 6

7 3.0 Zahlungsverkehrsmodul (ZVK) 3.1 Download und erster Aufruf Wenn Sie das Zahlungsverkehrsmodul noch nicht verwendet haben können Sie die Installation über den Punkt BUCHUNGEN > ZAHLUNGSVERKEHR > Zahlungsverkehr öffnen anstoßen. Es öffnet sich nun die Information, dass noch kein Zahlungsverkehrsmodul gefunden wurde. Über die Schaltfläche < Ja > können Sie den Download beginnen. GS-Verein Zahlungsverkehrsmodul Seite 7

8 Nach dem erfolgreichen Download des Setup wird dieses automatisch installiert. GS-Verein Zahlungsverkehrsmodul Seite 8

9 Rufen Sie nach der Installation den Menüpunkt BUCHUNGEN > ZAHLUNGSVERKEHR > Zahlungsverkehr öffnen bitte erneut auf. Bei diesem Schritt wird nun der Mandant eingerichtet, der vom Zahlungsverkehrsmodul benötigt wird. GS-Verein Zahlungsverkehrsmodul Seite 9

10 Nach Aufruf des Zahlungsverkehrsmoduls wird vom Programm geprüft, ob für die übernommenen Bankverbindungen schon Online-Banking eingerichtet wurde. Ist dies nicht der Fall, kann der Assistent für die Einrichtung geöffnet und durchgegangen werden. Sie können auch die Option Diesen Dialog nicht mehr anzeigen aktivieren, wenn Sie Online-Banking nicht verwenden möchten, sondern ausschließlich mit dem SEPA-Export im XML-Format arbeiten. Über die Schaltfläche < Schließen > wird dieser Assistent zunächst geschlossen. Ist die Option nicht aktiviert erscheint der Assistent zu Erinnerung bei jedem Start des Zahlungsverkehrsmoduls. GS-Verein Zahlungsverkehrsmodul Seite 10

11 3.2 Import der Daten aus GS-Verein Es startet nun der Assistent für die Übernahme der Personenstammdaten, SEPA- Mandate und Buchungen aus GS-Verein. Hinweis: Beim ersten Öffnen des Zahlungsverkehrsmodul werden nur Stammdaten aus GS-Verein übernommen, falls noch keine Buchungsübergabe in GS-Verein durchgeführt wurde. Dies wird ab Punkt 4.0 erklärt. Klicken Sie auf < Weiter >. GS-Verein Zahlungsverkehrsmodul Seite 11

12 3.3 Kontrolle der übernommenen Daten Klicken Sie nun im Navigator auf den Button Einstellungen. Prüfen Sie hier die Reiter Mandantenanschrift und Bankverbindung auf Vollständigkeit. Wenn Sie z.b. die Pre-Notifikation per versenden möchten, können Sie hier auch die Einstellungen dafür vornehmen. GS-Verein Zahlungsverkehrsmodul Seite 12

13 4.0 GS-Verein: Daten an das ZVK übergeben 4.1 Voraussetzungen für übergabefähige Buchungen Die Buchungen in GS-Verein müssen vollständig sein, damit diese an das Zahlungsverkehrsmodul übergeben werden können. Anders als z.b. bei einer DTA- Buchung muss auch die Anschrift des Mitglieds hinterlegt sein. Ansonsten erhalten Sie bei der Übergabe der Daten eine Meldung auf unvollständige Buchungen. 4.2 Buchungsvorschau / Buchungsübergabe In GS-Verein finden Sie über das Menü BUCHUNGEN > ZAHLUNGSVERKEHR die Buchungsvorschau und die Buchungsübergabe für das Zahlungsverkehrsmodul. GS-Verein Zahlungsverkehrsmodul Seite 13

14 Die Buchungsvorschau zeigt Ihnen alle übergabefähigen Buchungen an. Bei der Buchungsübergabe können Sie anschließend die Buchungen der Buchungsvorschau an das Zahlungsverkehrsmodul übergeben. Hierzu fragt das Programm zuerst, ob Sie die Übergabe über das Fälligkeitsdatum einschränken möchten. Klicken Sie nach Ihrer Auswahl auf < Ok >. GS-Verein Zahlungsverkehrsmodul Seite 14

15 Im nächsten Schritt können Sie eine Bankverbindung auswählen, für welche die Übergabe durchgeführt werden soll und es steht eine Option zur Verfügung, mit welcher Sie die Buchungen in GS-Verein bereits zu einem gewünschten Termin als bezahlt markieren können. Wählen Sie im nächsten Schritt die gewünschte Bankverbindung aus. Über die Schaltfläche < Vorgang starten > werden die Daten für das Zahlungsverkehrsmodul bereitgestellt. GS-Verein Zahlungsverkehrsmodul Seite 15

16 Wenn noch relevante Buchungsinformationen fehlen, erhalten Sie die nachstehende Meldung im Programm. Für die nicht exportierbaren Buchungen erhalten Sie im Anschluss die Möglichkeit ein Protokoll auszugeben. In diesem Protokoll werden die betroffenen Buchungen mit der Fehlerursache ausgegeben. Die aufgeführten Buchungen müssen in GS-Verein vor einer erneuten Übergabe entsprechend korrigiert werden. Nach erfolgreichem Export bietet GS-Verein die Möglichkeit, das Zahlungsverkehrsmodul zu starten. GS-Verein Zahlungsverkehrsmodul Seite 16

17 5.0 Zahlungsaufträge im ZVK verarbeiten 5.1 Import der Buchungen aus GS-Verein Beim Start des Zahlungsverkehrsmoduls startet automatisch der Assistent zum Import der Daten aus GS-Verein. Hinweis: Sollten Informationen in einem Zahlungsauftrag nicht korrekt sein, werden diese am Ende des Imports in einem Protokoll angezeigt. 5.2 Verarbeitung der Zahlungsaufträge Nach dem Import werden Ihnen die übernommenen Zahlungsaufträge angezeigt. Hier entscheiden Sie, was mit den Zahlungsaufträgen nun passieren soll. Bei eingerichteter HBCI-Schnittstelle können Sie die Zahlungsaufträge nun über die Schaltfläche < Verarbeiten > direkt an das Banksystem weiterleiten. GS-Verein Zahlungsverkehrsmodul Seite 17

18 Wird < Verarbeiten > gewählt kommt die PIN/TAN-Abfrage für Ihr Bankverfahren. Danach sind die Lastschriften an die Bank übergeben und werden beim Mitglied eingezogen. Über die Schaltfläche < SEPA-Export > können die Daten im XML-Format exportiert werden, um diese mit Drittprogrammen zu bearbeiten oder auf einem Datenträger, bzw. Webportal an die Bank weiterzuleiten. Beim SEPA-Export muss nun das korrekte Format ausgewählt werden, mit dem Ihre Bank arbeitet. Sprechen Sie die Einstellung bitte vorab mit der Bank ab. Hinweis: Buchungen mit der gleichen Ausführungsart Erstmalig und Laufend müssen separat als Sammler an die Bank übermittelt werden. Um einen Sammler zu erstellen müssen die gewünschten Buchungen mit der <Leertaste> markiert werden. Haben Sie nur Buchungen einer Ausführungsart können Sie über <STRG>-<A> alle Datensätze in der Liste markieren. GS-Verein Zahlungsverkehrsmodul Seite 18

19 6.0 Fertig! Die Beitragsbuchungen sind nun per SEPA-Lastschrift über das Zahlungsverkehrsmodul aus GS-Verein verarbeitet. Sollten Sie Fragen zum Programm haben, nutzen Sie bitte an jeder Stelle im Programm durch Druck auf die Taste F1 die in das Programm integrierte Onlinehilfe, welche Ihnen - immer bezogen auf das aktuell geöffnete Fenster - Informationen anzeigt. Weitere Informationen zum Programm finden Sie auch in unserer Wissensdatenbank, welche Sie über die Service Welt abrufen können. Sie erreichen die Wissensdatenbank im Internet unter der nachfolgenden Adresse: GS-Verein Zahlungsverkehrsmodul Seite 19

20 Sage GmbH Emil-von-Behring-Straße Frankfurt am Main T F info@sage.de Sage GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Sage, das Sage Logo sowie hier genannte Sage Produktnamen sind eingetragene Markennamen der Sage GmbH. Alle anderen Markennamen sind Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber. Technische, formale und druckgrafische Änderungen vorbehalten. Stand Juli 2014