IKS Transparenz schafft Sicherheit. Erfolgsfaktor Internes Kontrollsystem

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1 17. Bundesfachtagung IKS Transparenz schafft Sicherheit Erfolgsfaktor Internes Kontrollsystem Mag. Gunnar Frei

2 Warum braucht eine Gemeinde ein IKS? Landeskriminalamt ermittelt Wie aus gut informierten Kreisen zu hören ist, soll es zu Unregelmäßigkeiten bei der Verrechnung oder besser gesagt Nicht-Verrechnung von Gebühren von Wasser und Kanal gekommen sein. Von einem Schaden von bis zu Euro ist die Rede. Prüfbericht Altenheim: Wo versickerten Euro? Am 27. Dezember berät der Altenheimverband über Konsequenzen aus dem Prüfbericht zum Großbetrug im Heim. Die Kontrolle versagte auf allen Ebenen, die Justiz sucht das Geld? 2015 Deloitte Tirol Wirtschaftsprüfungs GmbH 2

3 Was kann ein IKS erreichen? Minimierung von Fehlerquellen Steigerung von Transparenz Schutz des öffentlichen Vermögens Unterstützung bei der Erreichung strategischer Ziele ordnungsgemäße finanzielle Berichterstattung IKS Reduktion von persönlichen Haftungsrisiken eindeutige Organisationsstrukturen, klare Zuständigkeiten zuverlässige und sichere Arbeitsabläufe 2015 Deloitte Tirol Wirtschaftsprüfungs GmbH 3

4 Definition eines IKS im öffentlichen Sektor (INTOSAI) Die interne Kontrolle ist ein in die Arbeits- und Betriebsabläufe einer Organisation eingebetteter Prozess, der von den Führungskräften und den Mitarbeitern durchgeführt wird, um bestehende Risiken zu erfassen und zu steuern und mit ausreichender Gewähr sicherstellen zu können, dass die betreffende Körperschaft im Rahmen der Erfüllung ihrer Aufgabenstellung die folgenden Ziele erreicht: Sicherstellung ordnungsgemäßer, ethischer, wirtschaftlicher, effizienter und wirksamer Abläufe Erfüllung der Rechenschaftspflicht Einhaltung der Gesetze und Vorschriften Sicherung der Vermögenswerte vor Verlust, Missbrauch und Schaden 2015 Deloitte Tirol Wirtschaftsprüfungs GmbH 4

5 Diese Definition enthält fundamentale Konzepte Das IKS ist ein PROZESS es ist kein Projekt, das irgendwann endet Das IKS wird von PERSONEN getragen es geht nicht nur um Richtlinien, Organisationsvorschriften und andere Dokumentationen Das IKS kann nur ZWECKMÄSSIGE SICHERHEIT aber keine absolute Sicherheit gewährleisten Das IKS ist auf ZIELERREICHUNG ausgerichtet und unterstützt die öffentliche Hand bei den Haushaltsgrundsätzen der Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit 2015 Deloitte Tirol Wirtschaftsprüfungs GmbH 5

6 Anforderungen an ein IKS Wirksamkeit: klar geregelte Verantwortungen Kontrollen werden an Risiken ausgerichtet Kontrollen sind in Geschäftsprozesse integriert und überwacht ausreichend getestete Kontrollen gut geschulte MitarbeiterInnen klar definierter Informations- und Eskalationsprozess Effizienz: fokussiert auf Schlüsselrisiken nach Möglichkeit Automatisierung der Kontrollen Nachvollziehbarkeit: IKS Ziele und Ausbaugrad sind dokumentiert Risiken sind dokumentiert Prozesse und Kontrollen sind schriftlich festgehalten Kontrolltätigkeiten werden nachvollziehbar dokumentiert Qualität des IKS wird regelmäßig beurteilt und darüber Bericht erstattet 2015 Deloitte Tirol Wirtschaftsprüfungs GmbH 6

7 Interessensgruppen für das IKS bei Gemeinden Gemeinderat Bürger Gemeinderevision Bürgermeister IKS Amtsleiter operative Verantwortung für die Umsetzung stellt mit IKS sicher, dass Aufgaben und Anforderungen lt. Gemeindeordnung erfüllt sind Mitarbeiter Kontrollausschuss Kontrollämter Rechnungshof 2015 Deloitte Tirol Wirtschaftsprüfungs GmbH 7

8 Systematik des IKS in Gemeinden Internes Kontrollsystem (IKS) Aufbau- und ablauforganisatorische Maßnahmen Physische Kontrollen Aufbauorganisation Definition und Aktualisierung der Aufbauorganisation Trennung von Funktionen Definition von Rollen/Stellen und Verantwortlichkeiten Ablauforganisation Definition und Dokumentation der Geschäftsprozesse Richtlinien und Arbeitsanweisungen Implementierung und Dokumentation von Kontrollen Amtsleiter Vorgesetzte Rechnungsprüfungsorgan Gemeinderat Externe Revision K O N T R O L L K U L T U R 2015 Deloitte Tirol Wirtschaftsprüfungs GmbH 8

9 IKS in der Umsetzung In vier Schritten zum dauerhaften IKS Schritt 1 Vorbereitung, Design, Strategie Organisation, Führung, Kultur, Zusammenhänge 1 IKS-Grundlagen schaffen Übergeordnetes RISK- Management (SOLL / IST) IKS Grundsatzpapier Liste der relevanten Geschäftsprozesse erstellen Risiken identifizieren / analysieren Risikomatrix (quantitativ / qualitativ) Übergeordnete Kontrollen + Instrument (SOLL / IST) Übergeordnete IT-Kontrollen (SOLL / IST) Ziele definieren Prioritäten setzen 2015 Deloitte Tirol Wirtschaftsprüfungs GmbH 9

10 IKS in der Umsetzung In vier Schritten zum dauerhaften IKS Schritt 2 Prozess-Risiken analysieren und einstufen Aufbau und Umsetzung Kontrollmassnahmen definieren Darstellung in strukturierter Form: wichtigste Teilprozesse identifizieren wichtigsten operativen Risiken 2 Prozesse, Risiken + Kontrollen (operativ) wichtigsten Kontrollschritte Verantwortungsträger festhalten Prozesse erfassen und gestalten Kontrollmassnahmen implementieren bestehende Zusammenhänge und Verbesserungspotentiale aufzeigen 2015 Deloitte Tirol Wirtschaftsprüfungs GmbH 10

11 IKS in der Umsetzung In vier Schritten zum dauerhaften IKS Schritt 3 Umsetzung und Betrieb Systemüberwachung einführen soll sich selber immer wieder überprüfen 3 Umsetzung und Betrieb selbsttätig und automatisch als Teil der Kultur der Verwaltung kritisch hinterfragend IKS-Reporting einführen 2015 Deloitte Tirol Wirtschaftsprüfungs GmbH 11

12 IKS in der Umsetzung In vier Schritten zum dauerhaften IKS Schritt 4 Betrieb und Verbesserung Organisation und Routine 4 IKS-Pflege, Daueraufgaben zyklische Prüfaufgaben festlegen Abstimmung der Prüfungen mit dem Gemeinderat und Prüfungsorganen am kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) arbeiten internes Umfeld bewusst gestalten 2015 Deloitte Tirol Wirtschaftsprüfungs GmbH 12

13 IKS in der Umsetzung Über einen Regelkreis wird die Effektivität der Schlüsselkontrollen sowie der kontinuierliche Verbesserungsprozess sichergestellt Kontinuierliche Verbesserung 6 Definition von Schlüsselkontrollen 5 Überwachung der Korrektur 4 Korrektur der Schwachstellen Korrektur der Schwachstellen 3 Bericht der Ergebnisse 2 1 Prüfung und Bewertung der Effektivität der Kontrollen 2015 Deloitte Tirol Wirtschaftsprüfungs GmbH 13

14 IKS in der Umsetzung Kernpunkte einer erfolgreichen IKS-Implementierung: Unterstützung Bürgermeister / Amtsleiter! Verantwortlichkeiten festlegen! Fokus auf Schlüsselprozesse /-risiken! IKS ist ein nachhaltiger Prozess! IKS ist immer individuell! 2015 Deloitte Tirol Wirtschaftsprüfungs GmbH 14

15 Mag. Gunnar Frei Wirtschaftsprüfer und Steuerberater Partner Deloitte Tirol Wirtschaftsprüfungs GmbH Wilhelm-Greil-Straße 15, 6020 Innsbruck Tel/Direct: +43 (0) Fax: +43 (0) Deloitte Tirol Wirtschaftsprüfungs GmbH 15

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