Bedienungsanleitung Version Datum Bearbeiter Hinweise

Transkript

1 Bedienungsanleitung Version Datum Bearbeiter Hinweise Markus Horowski Basis Markus Horowski Ergänzungen Markus Horowski Ergänzungen

2 Anmeldung am System Nach dem Aufruf von sehen Sie ein Loginformular, in welchem Sie Ihre eindeutige Benutzerkennung nebst Passwort eingeben müssen. Dieses haben Sie bereits auf dem Postweg erhalten. Drücken Sie nach der Eingabe Ihrer Zugangsdaten auf die Schaltfläche Anmelden. Dashboard Nach dem Anmelden werden Sie stets auf das sogenannte Dashboard geleitet. Hier haben Sie einen direkten Überblick über die bereits eingegebenen Daten Ihrer Kita. Oben rechts in der roten Leiste werden der Name Ihrer Kita und Ihr Name angezeigt. Zentral auf der Seite finden Sie vier Blöcke, die Ihnen anzeigen, wie viele Datensätze derzeit gespeichert sind (blauer Block), wie viele Datensätze davon Bedarfsmeldungen sind (gelber Block), wie viele Datensätze bereits mit Betreuungsverträgen versehen wurden (grüner Block) und bei wie vielen Datensätzen es sich um auslaufende Betreuungsverträge handelt (roter Block). Mit einem Klick auf den jeweiligen Block werden nur die Datensätze angezeigt. Klicken Sie zum Beispiel auf den gelben Block (Alle Bedarfsmeldungen), werden nur Datensätze angezeigt, bei denen es sich um Bedarfsmeldungen handelt. Die Standardansicht erreichen Sie immer über den Menüpunkt Dashboard im Hauptmenü. Unter den genannten Blöcken befindet sich die eigentliche Datentabelle mit den jeweiligen Datensätzen.

3 Datenübersicht Bei der Datenübersicht handelt es sich um die Tabelle, in der alle Datensätze angezeigt werden. Diese Tabelle besteht aus den Spalten Nachname, Vorname, Geburtsdatum, (Betreuungs-) Umfang, (Status) Vertrag und Vertragsende. Ganz oben rechts in der Tabelle finden Sie den Button Neuen Datensatz erfassen. Klicken Sie diesen, um der Tabelle einen weiteren Datensatz hinzuzufügen. Auf der linken Seite der Tabelle (kurz darüber), können Sie einstellen, wie viele Datensätze pro Seite angezeigt werden sollen. Links unten wird angezeigt, auf welcher Seite Sie sich befinden, rechts unten können Sie durch die jeweiligen Seiten (sofern mehrere vorhanden sind) navigieren. Rechts oben (unter dem grünen Button) befindet sich ein Suchfeld. Dieses Suchfeld sucht quer über die gesamten Datensätze. Geben Sie dort z.b. Krü ein, werden in diesem Beispiel nur noch Datensätze mit dem Nachnamen Krümel angezeigt, da der Nachname der Kinder Krümel lautet und logischerweise beide mit Krü beginnen. Geben Sie z.b. 35 h in das Suchfeld ein, werden nur noch Datensätze mit einem Betreuungsumfang von 35 Stunden angezeigt usw. Nachname (Vorname): Bei der Spalte Nachname (Vorname) handelt es sich, wie der Name schon vermuten lässt, um den jeweiligen Nachnamen (Vornamen) des Kindes. Diese Spalte kann mit einem Klick auf die Spaltenüberschrift alphabetisch sortiert werden. Bei dem ersten Anklicken wird von A-Z sortiert. Klicken Sie erneut, werden die Datensätze von Z-A sortiert. Geb.-datum: Bei der Spalte Geburtsdatum wird der Geburtstag des jeweiligen Kindes angegeben. Auch diese Spalte lässt sich durch das Klicken auf die Spaltenüberschrift sortieren. Beim ersten Anklicken werden ältere Kinder zuerst angezeigt. Klicken Sie erneut auf die Überschrift, werden jüngere Kinder zuerst angezeigt.

4 Umfang: Bei dieser Spalte handelt es sich um den Betreuungsumfang in Stunden. Auch dieser kann mit einem Klick auf die Spaltenüberschrift sortiert werden. Beim ersten Anklicken werden zuerst Kinder angezeigt, die einen geringen Betreuungsumfang haben, beim erneuten Anklicken werden Kinder mit hohem Betreuungsumfang zuerst angezeigt. Vertrag: Bei der Spalte Vertrag handelt es sich um die Anzeige, ob für dieses Kind schon ein Betreuungsvertrag besteht oder nicht. Besteht kein Betreuungsvertrag, so sehen Sie für den Datensatz ein leeres Kästchen. Besteht bereits ein Betreuungsvertrag, so befindet sich in diesem Kästchen ein Haken. Sofern Vertragsbeginn und Vertragsende datiert sind, ist dieses Symbol grün eingefärbt. Fehlt eines der genannten Daten, so wird das Symbol orange eingefärbt. Auch hier erfolgt die Sortierung durch das Klicken auf die Spaltenüberschrift. Beim ersten Klick werden Kinder ohne Betreuungsvertrag zuerst angezeigt. Bei erneutem Klicken werden Kinder mit Betreuungsvertrag zuerst angezeigt. Vertragsende: Bei der Spalte Vertragsende handelt es sich um das Datum, wann der jeweilige Betreuungsvertrag endet. Sofern es sich bei dem Datensatz um eine Bedarfsmeldung handelt, bleibt dieses Feld leer, da noch kein Vertrag geschlossen wurde. Sofern wichtige Vertragsdaten (z.b. Start- und/oder Enddatum) zu einem jeweiligen Vertrag fehlen, obwohl ein Vertrag besteht, wird dieser Missstand mit einem Warndreieck gekennzeichnet. Leere Spalte: Bei der Spalte ganz rechts in der Tabelle (ohne Überschrift) handelt es sich um die Bearbeitungsspalte. Hier finden Sie ein kleines Zahnrad. Klicken Sie auf das Zahnrad, öffnet sich ein Menü mit den Punkten Datensatz ansehen, Datensatz bearbeiten und Datensatz löschen. Genaueres zu den Funktionen erfahren Sie im Folgenden. Mögliche Fehlermeldungen/Hinweise: Bei der rot markierten Zeile (vierte von unten) handelt es sich um eine globale Fehlermeldung, der hin und wieder vorkommen kann. Dieser Fehler ist als Hinweis zu verstehen. In diesem Fall ist es so, dass für das Kind Hans Mustermann in mehreren Kitas eine Bedarfsmeldung abgegeben wurde. Die Fehlermeldung bzw. der rote Hinweis wird dann angezeigt, wenn für Hans Mustermann in einer anderen Kita ein Betreuungsvertrag geschlossen wurde, obwohl auch eine Bedarfsmeldung in Ihrer Kita erfolgte. Das schwarze Warndreieck in der dritten Zeile von unten zeigt Ihnen, dass trotz bestehendem Vertrag wichtige Daten fehlen. Hierbei könnte es sich z.b. um ein fehlendes Start- bzw. Enddatum für den Vertrag handeln.

5 Daten ansehen Um sich die Details eines Datensatzes anzusehen, klicken Sie in der Tabelle auf das Zahnrad und dann auf dem sich öffnenden Menü auf Datensatz ansehen. Es öffnet sich eine Übersicht, in welcher alle Details, die zu dem Datensatz eingegeben wurden, zu sehen sind. Unten links gelangen Sie zurück zur Liste, unten rechts besteht die Möglichkeit diesen Datensatz zu bearbeiten (oranger Button) oder den Datensatz komplett zu löschen (roter Button). In diesem Datensatz werden oben rechts zusätzlich die beiden Button Historie und Geplante Änderungen angezeigt. Hierbei handelt es sich um die Aufzeichnung von Änderungen (Historie) oder um Änderungen, die jedoch erst ab einem in der Zukunft liegenden Zeitpunkt gelten und umgesetzt werden sollen (Geplante Änderungen). Sobald Sie auf einen dieser Button klicken, werden Ihnen genaue Details zu den jeweiligen Änderungen angezeigt. Sofern es für diesen Datensatz bereits geplante Änderungen gibt, werden die möglicherweise betroffenen Felder blau hinterlegt und mit einem kleinen Info-Icon markiert. Hier betrifft das z.b. den Punkt Betreuungsumfang und den Punkt Vertragsverhältnis. Klicken Sie nun auf den Button Geplante Änderungen oder auf das kleine Info-Icon, können Sie sich den geplanten Änderungen im Detail ansehen. Geplante Änderungen können nur zum Vertragsverhältnis, zum Betreuungsumfang und zur Adresse des jeweiligen Kindes getätigt werden. Alle anderen Änderungen werden in Echtzeit durchgeführt und nicht in der Historie nachgehalten (z.b. Änderung der Telefonnummer o.ä.).

6 Historie Mit einem Klick auf den Button Historie erhalten Sie eine detaillierte Ansicht der Änderungen bzgl. der Vertragsdaten, des Betreuungsumfangs und der Adresse. Die Historie ist als eine Art Logbuch zu verstehen. Die Änderungen sind in Bündeln zusammengefasst. Die Auflistung beginnt mit der jeweils jüngsten Änderung. Die einzelnen Änderungen können nicht aus der Historie gelöscht werden. Unter der jeweiligen Änderung finden Sie den Namen des Bearbeiters, der diese Änderung vorgenommen hat.

7 Geplante Änderungen Die Auflistung der geplanten Änderungen verhält sich äquivalent zur Auflistung der Historie. Hier besteht lediglich der Unterschied, dass diese Änderungen noch nicht durchgeführt wurden. Die Auflistung der geplanten Änderungen beginnt mit der jeweils nächsten durchzuführenden Änderung. Sobald das Datum erreicht wurde, wird die dort angegebene Änderung durchgeführt. Hier würde eine Bedarfsmeldung automatisch in ein Vertragsverhältnis umgewandelt. Dazu würde der Vertrag automatisch mit einem Vertragsbeginn und einem Vertragsende versehen. Am würde der Betreuungsumfang automatisch von 35 Stunden pro Woche auf 45 Stunden pro Woche geändert. Auch hier können die einzelnen geplanten Änderungen aus der Planung gelöscht werden. Sofern Sie z.b. die geplante Änderung für den löschen, wird diese Änderung nicht durchgeführt. Das Löschen der geplanten Änderung zum beeinflusst die geplante Änderung zum nicht. Löschen Sie also die Änderung zum , würde der Betreuungsumfang zum trotzdem durchgeführt. Sobald eine geplante Änderung automatisch in Kraft getreten ist und damit ausgeführt wurde, verschwindet diese von der Liste der geplanten Änderungen und wird in der Historie gespeichert. Unter der jeweiligen geplanten Änderung finden Sie den Namen des Bearbeiters, der die geplante Änderung vorgenommen hat (siehe Bild Historie). Vorsicht: Auch hier funktioniert das Löschen in Echtzeit. Es wird nicht nachgefragt, ob die geplante Änderung wirklich gelöscht werden soll. Eine gelöschte geplante Änderung kann nicht wiederhergestellt werden! Sie wird unwiderruflich gelöscht und dann natürlich auch nicht vom System ausgeführt.

8 Daten erfassen Um einen neuen Datensatz zu erfassen, klicken Sie im Hauptmenü auf den Menüpunkt Daten erfassen. Sie werden auf ein Formular weitergeleitet. Die Erfassung der Daten erfolgt durch ausfüllen des gesamten Formulars. Auf der linken Seite werden die Daten des Kindes sowie der Betreuungsumfang inkl. weiterer Angaben zu einer möglichen vorzeitigen Einschulung und dem Asyl- bzw. Flüchtlingsstatus abgefragt. Auf der rechten Seite erfolgt die Eingabe der Daten der Erziehungsberechtigten. Direkt darunter muss der Hauptwohnsitz des Kindes eingetragen werden. Sofern beide Eltern zusammenleben, wird es normalerweise nur eine Adresse geben. Bei getrennt lebenden Eltern muss dort die Adresse von dem Elternteil eingetragen werden, bei welchem das Kind überwiegend lebt. Bei den Formularfeldern Telefonnummer und -Adresse handelt es sich um freiwillige, also optional zu hinterlegende Daten. Alle anderen Felder mit Ausnahme der eckigen Checkboxen müssen ausgefüllt werden. Sobald Sie nach dem Ausfüllen auf die Schaltfläche Daten speichern klicken, werden die von Ihnen eingegebenen Daten in der Datenbank hinterlegt und sind danach in der Tabelle im Dashboard sichtbar. Sofern die Datenerfassung erfolgreich war, erhalten Sie die folgende Bestätigung:

9 Daten ändern Um einen Datensatz zu ändern, klicken Sie in der Tabelle auf das Zahnrad und dann im sich öffnenden Menü auf den Punkt Datensatz bearbeiten. Es erscheint das Ihnen bereits bekannte Formular der o.g. Datenerfassung. Hier gibt es lediglich den Unterschied, dass einige Felder bereits mit den in der Datenbank vorhandenen Daten ausgefüllt sind. Alle Daten können frei verändert werden. In diesem Beispiel besteht die Besonderheit, dass bereits geplante Änderungen vorgenommen wurden. Dies ist zum einen an dem blauen Button Geplante Änderungen oben rechts und zum anderen durch die blauen Info-Icons neben den Punkten Betreuungsumfang und Derzeit bestehendes Vertragsverhältnis zu erkennen. Sollten Sie an diesen Stellen Änderungen planen, ist es ratsam zunächst in die Übersicht der geplanten Änderungen zu schauen. Klicken Sie dazu einfach auf die Info-Icons oder auf den Button Geplante Änderungen. Sind Sie mit Ihren Änderungen fertig, klicken Sie bitte unten auf die Schaltfläche Änderungen speichern.

10 Änderungen planen: IPIKAN bietet die Möglichkeit Änderungen zu planen, die erst in der Zukunft stattfinden sollen. Diese Funktion wird ausschließlich für Daten zum Vertragsverhältnis (Vertragsstatus und die jeweiligen Daten), dem Betreuungsumfang und der Adresse des Kindes angeboten. Alle anderen Daten werden stets in Echtzeit geändert. Möchten Sie eine geplante Änderung einrichten, gehen Sie bitte folgendermaßen vor. In diesem Beispiel haben wir einen Datensatz mit einem Betreuungsumfang von 25 Stunden pro Woche. Dieser soll nun in der Zukunft (z.b. am ) auf 45 Stunden erhöht werden. Wählen Sie zunächst den neuen Betreuungsumfang aus (hier 45 Stunden): Sofern Sie Änderungen am Betreuungsumfang, der Adresse des Kindes oder am Vertragsverhältnis vornehmen, wird unten im Formular neben dem Speicher-Button automatisch ein Datumsfeld zum terminieren der Änderung angezeigt. In diesem Feld ist standardmäßig der jeweils aktuelle Tag vorausgewählt. Das würde bedeuten, dass die Änderungen sofort vorzunehmen sind. Um die Änderungen tatsächlich jedoch erst in der Zukunft vorzunehmen, müssen Sie ein in der Zukunft liegendes Datum (hier: ) wählen und den Datensatz speichern. Nachdem Sie den Datensatz mit der geplanten Änderung gespeichert haben, springt der oben ausgewählt Wert zum Betreuungsumfang wieder auf den Ursprungswert zurück, da dieser noch bis zum gültig ist. Schließlich soll die Änderung erst dann eintreten. Um die geplante Änderung trotzdem schnell erkennen zu können, würden Sie an dieser Stelle nun das Info-Icon finden, das auf die geplante Änderung hinweist: Oben rechts über dem Datensatz wird darüber hinaus der Button Geplante Änderungen mit Ihrer soeben eingegebenen Änderungen eingeblendet: Die von Ihnen geplante Änderung wird nun automatisch vom System am umgesetzt, sofern Sie diese nicht aus den geplanten Änderungen löschen.

11 Daten löschen: Sofern Sie einen Datensatz unwiderruflich löschen möchten, klicken Sie in der Tabelle auf das Zahnrad und im sich öffnenden Menü auf den Punkt Datensatz löschen. Nach dem Klick auf Datensatz löschen werden Sie vom System gefragt, ob Sie sich wirklich sicher sind, diesen Datensatz zu löschen (hiermit verhindern wir ein versehentliches Löschen). Um das Löschen zu bestätigen, müssen Sie den angezeigten vierstelligen Code eingeben und auf die Schaltfläche Ja, Datensatz löschen klicken. Der Datensatz wird gelöscht. Achtung: Sofern es sich um einen Datensatz mit bestehendem Vertrag handelt, werden Sie zusätzlich gefragt, ob Sie den Datensatz trotz des bestehenden Vertragsverhältnisses löschen wollen. Ausloggen Bitte loggen Sie sich nach der Datenverarbeitung über den Menüpunkt Abmelden im Hauptmenü wieder aus, um Datenmissbrauch und unerlaubte Zugriffe zu vermeiden. Sie erreichen den Abmelden Button auch, wenn Sie oben rechts auf Ihren Namen klicken.