PayNet Elektronische Rechnungen

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1 PayNet Elektronische Rechnungen PayNet Einleitung o o o Wichtige Informationen zu PayNet Stand Ihrer elektronischen Rechnung Status-Anzeigen im Überblick Übersicht der angeschlossenen Rechnungssteller Privatpersonen o Ihre Vorteile o Wie werden Sie PayNet-Teilnehmer Unternehmen o Rechnungen versenden o Rechnungen erhalten Ihre Vorteile (analog Privatpersonen) Wie werden Sie PayNet-Teilnehmern (analog Privatpersonen) Einleitung PayNet ist eine neue Dienstleistung Ihrer Bank für Private und Firmen. Mit PayNet können Unternehmen und Privatpersonen elektronisch über Internet Rechnungen stellen und bezahlen. Dem PayNet-Netzwerk sind schon heute zahlreiche grosse Schweizer Unternehmen angeschlossen und es werden laufend mehr. Es hat die Aufgabe, Rechnungssteller und -empfänger zu verbinden. Damit können Sie als PayNet-Teilnehmer Rechnungen der angeschlossenen Rechnungssteller direkt elektronisch empfangen und bezahlen. In jedem Fall entscheiden Sie, ob Sie eine Rechnung bezahlen oder zurückweisen. Ebenso haben Sie die Möglichkeit, selber Rechnungen elektronisch zu versenden. Sie erhalten die nötigen Informationen über Voraussetzungen und Vorgehen bei der Anmeldung als Rechnungssteller direkt auf der Website der PayNet (Schweiz) AG. Wichtige Informationen zu PayNet Elektronische Rechnung Detaillierte elektronische Rechnung Aufbewahren von detaillierten elektronischen Rechnungen Delegationserklärung (Vorsteuerabzug Mehrwertsteuer) Sicherheit und Datenschutz

2 Elektronische Rechnung Erhalten Sie eine elektronische Rechnung, so wird sie in der PayNet Rechnungsübersicht in Ihrem NetBanking angezeigt. Per Mausklick können Sie die Rechnung freigeben oder ablehnen. Bei Freigabe werden Sie aufgefordert, das Belastungskonto anzugeben, von dem aus die Bezahlung der Rechnung erfolgen soll. Lehnen Sie eine Rechnung ab, so erhält der Rechnungssteller darüber eine Mitteilung. Delegationserklärung (Vorsteuerabzug Mehrwertsteuer) Der Rechnungssteller delegiert der PayNet (Schweiz) AG das Recht, die von ihm in elektronischer Form eingelieferten Rechnungen in seinem Namen digital zu signieren und an den Rechnungsempfänger weiterzuleiten. In der Delegationserklärung ist dies offiziell geregelt. Die elektronische Rechnungsstellung unterliegt speziellen Vorschriften der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV). Nur wenn diese eingehalten werden, ist eine elektronische Rechnung mehrwertsteuerkonform. Dies ist Bedingung, damit der Vorsteuerabzug der Mehrwertsteuer geltend gemacht werden kann. Gemäss den Bestimmungen der ESTV können Sie als Rechnungsempfänger die Delegationserklärung jederzeit einsehen, wofür Sie via NetBanking einen Link auf die Delegationserklärung des Rechnungsstellers erhalten. Klicken Sie dafür auf den Namen des Rechnungsstellers unter dem Menüpunkt Rechnungsteller an-/abmelden. Der Service der Delegationserklärung ist eine Dienstleistung der PayNet (Schweiz) AG; Ihre Bank hat darauf keinen Einfluss.

3 Wichtiger Hinweis: Der mehrwertsteuerpflichtige Kunde nimmt zur Kenntnis, dass er bei Rechnungen, die über PayNet abgewickelt wurden, den Vorsteuerabzug der Mehrwertsteuer erst seit April 2004 geltend machen kann. Sicherheit und Datenschutz Dank der Integration von PayNet im NetBanking können Sie sich in beiden Applikationen auf die gleichen Sicherheitsvorkehrungen verlassen. Die detaillierte elektronische Rechnung wird beim jeweiligen Rechnungssteller aufbewahrt. Welche Sicherheitsvorkehrungen der Rechnungssteller trifft, entzieht sich dem Einfluss Ihrer Bank. Sie hat keine Einsicht in diese Rechnungsinformationen. Ihre Bank und die PayNet (Schweiz) AG tauschen keine Daten zu Werbezwecken aus. Ebenso werden Dritten keine Daten zugänglich gemacht.

4 Stand Ihrer elektronischen Rechnung Mit Hilfe des Status erkennen Sie den Stand Ihrer elektronischen Rechnung. Status offen fällig ausgelöst ausgeliefert gemahnt erledigt storniert freigegeben abgelehnt avisiert Bedeutung Rechnung ist noch nicht bezahlt. Rechnung kann freigegeben oder abgelehnt werden. Das Fälligkeitsdatum vom Rechnungssteller ist erreicht. Rechnung kann freigegeben oder abgelehnt werden. Rechnung wurde der Bank zur Bezahlung übergeben. Rechnung ist von einem anderen System ausgeliefert respektive abgeholt worden. Zum Beispiel von PayMaker oder einer anderen Software. Mahnung einer Rechnung. Mahnung kann freigegeben oder abgelehnt werden. Gemäss Rechnungssteller ist die Rechnung oder Mahnung bezahlt. Gemäss Rechnungssteller ist die Rechnung storniert. Die Rechnung ist nicht mehr zu bezahlen. Freigegebene Rechnung. Der zugehörende Zahlungsauftrag ist unter pendente Zahlungen ersichtlich. Abgelehnte Rechnung. Eine Ablehnung kann wieder aufgehoben werden. Avisierungen. Zum Beispiel Gutschriftsanzeigen (vom Rechnungssteller). Achtung: Die Rechnungen/Mahnungen werden wie folgt angezeigt: Bezahlte, erledigte, stornierte: bis 3 Monate zurück. Alle anderen: bis 12 Monate zurück. Übersicht angeschlossener Rechnungssteller Für die Anmeldung klicken Sie rechts vom Namen des Rechnungsstellers auf [ANMELDEN] und folgen Sie den Anweisungen. Beachten Sie, dass die Anmeldung des Rechnungsstellers ein paar Tage in Anspruch nimmt. Wollen Sie sich beim Rechnungssteller abmelden, z.b. weil Sie die Rechnungen wieder per Post erhalten wollen, so klicken Sie rechts vom jeweiligen Rechnungssteller auf [ABMELDEN]. Sie erhalten die Liste der angeschlossenen Rechnungssteller direkt bei der PayNet (Schweiz) AG: Link zur Übersicht angeschlossener Rechnungssteller (

5 Privatpersonen Als PayNet-Teilnehmer (Rechnungsempfänger) haben Sie die Möglichkeit, Rechnungen der angeschlossenen Rechnungssteller direkt elektronisch zu empfangen und zu bezahlen. Sie entscheiden, ob Sie eine Rechnung freigeben und damit bezahlen oder ablehnen. Die PayNet (Schweiz) AG betreibt in der Schweiz ein EBPP-Netzwerk zur elektronischen Abwicklung von Rechnungen. EBPP steht für "Electronic Bill Presentment and Payment" (elektronische Rechnungsstellung und - bezahlung). PayNet verbindet die Rechnungssteller mit ihren Kunden (Rechnungsempfängern) und deren Finanzinstituten. Diese drei Gruppen bilden das Paynet-Netzwerk, zu welchem auch Ihre Bank zählt. Der ganze Prozess von der Rechnungsstellung über den Rechnungsempfang, von der Freigabe bis zur Bezahlung und Verbuchung erfolgt elektronisch. Wichtiger Hinweis: Die elektronische Rechnung kann nicht dazu verwendet werden, um Rückerstattungen zu beanspruchen (z.b. bei der Krankenkasse) oder um steuermindernde Tatsachen (z.b. gemeinnützige Ausgaben, Bahnbillete, Einkommens- bzw. Grundstückgewinnsteuern) geltend zu machen. Wir empfehlen Ihnen für solche Fälle, beim Rechnungssteller eine herkömmliche Rechnung auf Papier anzufordern und damit Ihre Ansprüche durchzusetzen. Bezahlen können Sie diese selbstverständlich trotzdem auf elektronischem Weg via NetBanking. Die Rechnung auf Papier dient Ihnen als gültiger Beleg. Als Teilnehmer von PayNet nehmen Sie zur Kenntnis, dass Sie die elektronische Rechnung zurzeit nicht verwenden können, um mit ihr den Vorsteuerabzug der Mehrwertsteuer geltend zu machen. Teilnehmern, die zu einer Buchführung verpflichtet sind, empfehlen wir, vor der Nutzung der PayNet- Dienstleistungen mit ihrer Revisionsstelle Kontakt aufzunehmen, um die Konformität mit der "Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher" abzusprechen.

6 Ihre Vorteile Übersicht über Ihre elektronischen Rechnungen Als Benutzer von NetBanking und PayNet haben Sie jederzeit den Überblick über Ihre elektronischen Rechnungen. In der Rechnungsübersicht sehen Sie jeweils den Status Ihrer Rechnungen ( fällig, offen, freigegeben usw.). Nachdem Sie eine elektronische Rechnung zur Bezahlung freigegeben haben, ist die detaillierte elektronische Rechnung mit allen Positionen noch 90 Tage auf den Internetseiten des Rechnungsstellers abrufbar. Wir empfehlen Ihnen, die detaillierten elektronischen Rechnungen auf Ihrem Computer in einem dafür vorgesehenen Ordner zu speichern bzw. auszudrucken, falls Sie Ihr gewohntes Ablagesystem weiterhin benutzen. Sie entscheiden, von welchen Unternehmen Sie Rechnungen elektronisch erhalten wollen. Dazu können Sie sich bei den Unternehmen jederzeit an- und auch abmelden. welche Rechnungen Sie freigeben oder ablehnen wollen. Schneller und einfacher Als PayNet-Teilnehmer bezahlen Sie Rechnungen einfach mit einem Mausklick. Sie empfangen Rechnungen direkt in NetBanking. Das heisst: kein Abtippen der Daten vom Einzahlungsschein keine Fehler bei der Eingabe. Sie kontrollieren nur noch den bereits vollständig ausgefüllten Einzahlungsschein.

7 Damit Sie Ihre elektronischen Rechnungen nicht vergessen, werden Sie jedes Mal, wenn Sie sich in NetBanking anmelden, über die offenen Rechnungen informiert. Die elektronischen Rechnungen sind in der Rechnungsübersicht aufgelistet. Bei der Freigabe einer Rechnung zur Bezahlung bestimmen Sie das Ausführungsdatum selbst. So können Sie Rechnungen z.b. nach deren Eingang freigeben, die eigentliche Zahlung aber erst Ende Monat ausführen. Damit entfällt das Sammeln der Rechnungen bis zur Erledigung Ihrer Zahlungen. Unabhängiger Bezahlen Sie Ihre elektronischen Rechnungen ganz einfach über NetBanking. Hier haben Sie rund um die Uhr Zugriff und sind unabhängig von den Öffnungszeiten bei Bank und Post. Wie werden Sie PayNet-Teilnehmer? Um PayNet nutzen zu können, benötigen Sie einen Internetzugang und einen NetBanking-Plus-Vertrag. Aktivierung für Private Wichtiger Hinweis: Die elektronische Rechnung kann nicht dazu verwendet werden, um Rückerstattungen zu beanspruchen (z.b. bei der Krankenkasse) oder um steuermindernde Tatsachen (z.b. gemeinnützige Ausgaben, Bahnbillete, Einkommens- bzw. Grundstückgewinnsteuern) geltend zu machen. Wir empfehlen Ihnen für solche Fälle, beim Rechnungssteller eine herkömmliche Rechnung auf Papier anzufordern und damit Ihre Ansprüche durchzusetzen. Bezahlen können Sie diese selbstverständlich trotzdem auf elektronischem Weg via NetBanking. Die Rechnung auf Papier dient Ihnen als gültiger Beleg. Als Teilnehmer von PayNet nehmen Sie zur Kenntnis, dass Sie die elektronische Rechnung zurzeit nicht verwenden können, um mit ihr den Vorsteuerabzug der Mehrwertsteuer geltend zu machen. Teilnehmern, die zu einer Buchführung verpflichtet sind, empfehlen wir, vor der Nutzung der PayNet- Dienstleistungen mit ihrer Revisionsstelle Kontakt aufzunehmen, um die Konformität mit der "Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher" abzusprechen. Wie werden Sie PayNet Teilnehmer? Aktivierung für Private Als Benutzer von NetBanking haben Sie Zugang zu PayNet. Sie können sich von NetBanking aus direkt bei der PayNet (Schweiz) AG anmelden. In der Hauptnavigation in NetBanking finden Sie den Navigationspunkt PayNet. Mit einem Mausklick auf PayNet gelangen Sie zur online-anmeldung, durch welche NetBanking Sie Schritt für Schritt führt.

8 Unternehmen Als PayNet-Teilnehmer (Rechnungsempfänger bzw. -steller) haben Sie die Möglichkeit, Rechnungen der angeschlossenen Rechnungssteller direkt elektronisch zu empfangen und zu bezahlen. Sie entscheiden, ob Sie eine Rechnung freigeben und damit bezahlen oder ablehnen. Ebenso können Sie als Rechnungssteller elektronische Rechnungen an Ihre Kunden stellen. Die PayNet (Schweiz) AG betreibt in der Schweiz ein EBPP-Netzwerk zur elektronischen Abwicklung von Rechnungen. EBPP steht für "Electronic Bill Presentment and Payment" (elektronische Rechnungsstellung und - bezahlung). PayNet verbindet die Rechnungssteller mit ihren Kunden (Rechnungsempfängern) und deren Finanzinstituten. Diese drei Gruppen bilden das Paynet-Netzwerk, zu welchem auch Ihre Bank zählt. Der ganze Prozess von der Rechnungsstellung über den Rechnungsempfang, von der Freigabe bis zur Bezahlung und Verbuchung erfolgt elektronisch. Wichtiger Hinweis: Die elektronische Rechnung kann nicht dazu verwendet werden, um Rückerstattungen zu beanspruchen (z.b. bei der Krankenkasse) oder um steuermindernde Tatsachen (z.b. gemeinnützige Ausgaben, Bahnbillete, Einkommens- bzw. Grundstückgewinnsteuern) geltend zu machen. Wir empfehlen Ihnen für solche Fälle, beim Rechnungssteller eine herkömmliche Rechnung auf Papier anzufordern und damit Ihre Ansprüche durchzusetzen. Bezahlen können Sie diese selbstverständlich trotzdem auf elektronischem Weg via NetBanking. Die Rechnung auf Papier dient Ihnen als gültiger Beleg. Als Teilnehmer von PayNet nehmen Sie zur Kenntnis, dass Sie die elektronische Rechnung zurzeit nicht verwenden können, um mit ihr den Vorsteuerabzug der Mehrwertsteuer geltend zu machen. Teilnehmern, die zu einer Buchführung verpflichtet sind, empfehlen wir, vor der Nutzung der PayNet- Dienstleistungen mit ihrer Revisionsstelle Kontakt aufzunehmen, um die Konformität mit der "Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher" abzusprechen. Rechnungen versenden Mit dem Anschluss an PayNet revolutionieren Sie die Debitorenbewirtschaftung Ihrer Firma. Neu können Sie Ihre Rechnungen, die in Ihrem Fakturierungs-System erzeugt werden, elektronisch versenden. Sie erhalten die nötigen Informationen über Voraussetzungen und Vorgehen bei der Anmeldung als Rechnungssteller direkt auf der Website der PayNet (Schweiz) AG. Wie werden Sie PayNet Teilnehmer? Aktivierung für Unternehmen Als Benutzer von NetBanking haben Sie mit Ihrem Unternehmen Zugang zu PayNet. Sie können sich von NetBanking aus direkt bei der PayNet (Schweiz) AG anmelden. In der Hauptnavigation in NetBanking finden Sie den Navigationspunkt PayNet. Mit einem Mausklick auf PayNet gelangen Sie zur online-anmeldung, durch welche NetBanking Sie Schritt für Schritt führt.