E-Rechnung für die öffentliche Verwaltung in der Schweiz
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- Charlotte Bretz
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1 E-Rech nung E-Rechnung f ür die öffentliche Verw altung in der Schw eiz E-Rechnung für die öffentliche Verwaltung in der Schweiz Ein Vorhaben der E-Government-Strategie Schweiz,. Mai 03
2 Der Online-Kontakt mit der Behörde ist erstmals bedeutender als der telefonische Quelle: E-Government für Firmen auf gutem Kurs, Studie des gfs Bern im Auftrag des Seco, November 0
3 Online Aktivitäten für private Zwecke in den letzten zwölf bzw. drei Monaten Quelle: BFS-Aktuell, Internet in den Schweizer Haushalten,
4 Vorhaben E-Rechnung Teil der E-Government-Strategie Schweiz Die elektronische Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung ist Teil des Kataloges priorisierter Vorhaben (Nr. B.08). Vorhaben E-Rechnung E-Rechnungseingang (Kreditoren) E-Rechnungsausgang (Debitoren) E-Payment (Kartenzahlung im Internet) Seit 00 ist die EFV federführende Organisation (ffo) für das Vorhaben E-Rechnung. E-Rechnung f ür die öffentliche Verw altung in der Schw eiz E-Rech nung 4
5 Geschätzter Marktanteil E-Invoicing 03 BB/BG/GB Quelle: Market Report 03, B. Koch, Billentis 5
6 Geschätzte Marktdurchdringung 03 BB/BG/GB BC (0: 0-30%) (0: <0%) Quelle: Market Report 03, B. Koch, Billentis 6
7 Programm E-Government FI Einführung der E-Rechnung beim Bund Start 009 Abschluss 0 Einführung von E-Billing In, E-Billing Out und E-Payment Standardisierung und Referenzlösung Maximal ein Dienstleistungszentrum pro Departement Rollout 0 bei rund 80 Bundesämter 7
8 E-Rechnungsversand beim Bund RECHNUNGSSTELLER Kundenstamm Auftrag Lieferung Fakturierung Zahlungseingang Verbuchung VERKAUF/PRODUKTION/LOGISTIK RECHNUNGSFÜHRUNG Digitale Signatur Dienstleister E-Rechnung Zahlungsprotokoll Bank, PostFinance Registrierung zur E- Rechnung Bestellung Bezahlung E-Rechnung RECHNUNGSEMPFÄNGER Organisations-Sicht 8
9 E-Rechnungsempfang beim Bund RECHNUNGSSTELLER Papierrechnung E-Rechnung Post Dienstleister E-Rechnung Digitale Signatur Empfangen, AVOR Einlesen, Erkennen Nachbearbeiten Vorerfassen Genehmigen Genehmigen Verbuchen Zahlen EINGANGSPROZESS GENEHMIGUNGSPROZESS VERARBEITUNGSZENTRUM ORGANISATIONSEINHEITEN RECHNUNGSEMPFÄNGER 9
10 Die E-Rechnung in der Verwaltung 0 und 0 Kontaktgespräche mit Kantone und Städte. Erkenntnisse nach den Besuchen: Die E-Rechnung ist überall ein Thema. Die E-Rechnung hat nicht erste Priorität. Die E-Rechnung ist oft schon dort realisiert, wo grosse Volumina sind (Steuer- und Strassenverkehrsämter). 0
11 Anzahl E-Rechnungsprojekte bei den Kantonen AG AI AR BE BL BS FR GE GL GR JU LU NE NW OW SG SH SO SZ TG TI UR VD VS ZG ZH E-Rechnungseingang E-Rechnungsausgang E-Payment
12 E-Rechnungsprojekte im Kanton Luzern
13 Entwicklung E-Rechnungsprojekte bei den Kantonen E-Rechnungseingang E-Rechnungsausgang E-Payment 3
14 Projektanteile nach Themen bei den Kantonen 0-0 E-Payment 36% E-Rechnungseingang 8% E-Payment 33% E-Rechnungseingang 9% E-Rechnungsausgang 36% E-Rechnungsausgang 38% 0 0 4
15 Anzahl E-Rechnungsprojekte bei den Städten 0 (> Einwohner) k.a. k.a. E-Rechnungseingang E-Rechnungsausgang E-Payment 5
16 Projektanteile nach Themen bei den Städten 0 (> Einwohner) E-Payment 0% E-Rechnungseingang 37% E-Rechnungsausgang 43% 6
17 E-Rechnung in Sutz-Lattrigen Ausgangslage Rund 350 Rechnungen pro Jahr Buchhaltungssystem Abacus Software auf aktuellem Release Projekt Projektdauer -3 Wochen Kosten rund CHF Belohnung Lessons learned ICT-Provider wecken Gut verhandeln Werbung machen 7
18 E-Rechnung in Sutz-Lattrigen 8
19 9
20 Herausforderungen Das Gute ist der Feind des Besseren Belohnung / Zwang PDF-Rechnung Digitale Signatur Gebühren / Kosten Service Provider u.a. 0
21 Argumentarium Steigerung der Qualität Fehlerquellen Buchführung / Kontierung Prozessmonitoring Steigerung der Effizienz Papierfluss Genehmigungsprozess Zahlfristen / Mahnungen Archivierung Steigerung der Kundenzufriedenheit
22 Was können Sie tun? Den Druck auf Ihren Softwareanbieter erhöhen, wenn er noch keine E-Rechnungen verarbeiten kann. Befähigung Sich selber für den E-Rechnungsempfang, die E-Rechnungsstellung und E-Payment fit machen. Befähigung Den Druck auf Ihre Lieferanten und Kunden erhöhen, damit diese E-Rechnungen und E-Payment nutzen. Ausbreitung
23 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Christian Gnägi Leiter E-Government FI Finanz- und Rechnungswesen F+RW Bundesgasse Bern T M christian.gnaegi@efv.admin.ch 3
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