Rechnen Sie mit uns ab aber bitte elektronisch! Wie der Bund das Sparpotential der E-Rechnung realisiert und deren Nutzung in der Schweiz fördert.

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1 Rechnen Sie mit uns ab aber bitte elektronisch! Wie der Bund das Sparpotential der E-Rechnung realisiert und deren Nutzung in der Schweiz fördert.

2 Vorwort Mit der Teilnahme am Wettbewerb wird dokumentiert, dass die Bundesverwaltung (BVerw) in der Lage ist, innovative Projekte erfolgreich umzusetzen. Bei dem Programm «E-Rechnung» geht es nicht um die Einführung eines neuen Produkts, sondern um die gesamtheitliche und nachhaltige Veränderung von etablierten Prozessen mit Auswirkungen weit über die BVerw hinaus. Ausgangslage und Zielsetzung Moderne, stark vereinheitlichte Systemlandschaft In den letzten Jahren hat die BVerw ihre verschiedenen Systeme und Prozesse im Finanzwesen einer starken Modernisierung unterzogen. So wurde unter anderem mit der Einführung des Neuen Rechnungsmodells Bund (NRM) im Jahr 2007 eine moderne und über alle Departemente vereinheitlichte Systemlandschaft eingeführt. Diese Basis erlaubte es, weitere Optimierungen bundesweit anzugehen und diese effizient weil standardisiert einzuführen. Die Eidgenössische Finanzverwaltung (EFV) hat im Jahr 2010 gestützt auf eine Situationsanalyse beschlossen, die Arbeiten zur Modernisierung und Automatisierung der Kreditorenprozesse aufzunehmen. und Kundenbedürfnisse Vermehrt ist zudem das Bedürfnis von Lieferanten und Kunden festzustellen, den Geschäftsverkehr mit der BVerw elektronisch, d.h. möglichst papierfrei abzuwickeln. Insbesondere waren vermehrt Anfragen und Wünsche seitens der Lieferanten zur Einlieferung von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) zu registrieren. als Treiber für die E-Rechnung Das Ziel der BVerw ist es, im Supportbereich über moderne und effiziente Prozesse zu verfügen, um so Steuergelder wirtschaftlich einzusetzen. Die eingehenden Rechnungen sollen digitalisiert und systemgestützt vollkommen papierlos geprüft, genehmigt und medienbruchfrei zur Zahlung freigegeben werden. Ab 2016 sollen 60% aller eingehenden Rechnungen elektronisch empfangen werden. Zur Realisierung dieses Zieles hat sie das Programm «E-Rechnung» initialisiert. Programm «E-Rechnung» Mit dem Programm «E-Rechnung» wurde die Umsetzung der anspruchsvollen Ziele angegangen. Es gliedert sich in die folgenden drei Realisierungsetappen: Befähigung Förderung Durchsetzung Befähigung (2010 bis 2013) In einem ersten Schritt soll die BVerw die technischen und organisatorischen Voraussetzungen schaffen, um die von ihren Lieferanten erhaltenen Rechnungen papierlos zu genehmigen und medienbruchfrei zur Zah- Eidgenössische Finanzverwaltung EFV 2

3 lung frei zu geben. Weiter sollen elektronische Rechnungen empfangen werden können. Die systemtechnische Ausgestaltung der SAP Systeme in der BVerw mit einem Buchungskreis pro Verwaltungseinheit (VE) ermöglichte keine zentrale Implementierung. Dieser Umstand erforderte jeweils eine separate Einführung für jede einzelne der 75 VE. Nach erfolgreicher Pilotierung in einer einzelnen VE wurde der konzipierte Workflow als Standard erklärt, wobei einige optionale Wahlmöglichkeiten innerhalb des Standards spezifische Bedürfnisse der VE abdecken können. Der anschliessende Rollout in die Departemente und VE erfolgte gestützt auf einen praktikablen Leitfaden und mit enger fachlicher Begleitung durch die EFV und dem Bundesamt für Informatik und Kommunikation (BIT), dem internen Leistungserbringer. Dies ermöglichte die sehr zügige und ressourcenschonende Einführung des Workflows in sämtlichen VE des Bundes bis Ende Die erste Etappe gestaltete sich erfolgreich. Die Einführung konnte sehr effizient und zügig durchgeführt werden. Wesentliche Fehler und Rückschlage konnten vermieden werden, die Zufriedenheit war bei allen Beteiligten und Betroffenen von Beginn weg hoch. Als wesentliche Herausforderungen erwiesen sich: Zentralisierung des Rechnungseingangs auf eine Stelle pro Departement Die Einführung einer Eingangsplattform und eines Kreditorenworkflows erforderten die Zentralisierung des Kreditoreneingangs in einem Verarbeitungszentrum, an welches sämtliche per Post eingehenden Rechnungen der VE adressiert werden. Im Verarbeitungszentrum werden die eingehenden Rechnungen in verschiedenen Arbeitsschritten vorsortiert, eingelesen (Scanning), die Rechnungsdaten soweit möglich elektronisch erkannt (OCR-Verfahren) und anschliessend sofern erforderlich formell geprüft und vorerfasst, damit die jetzt digitalisierten Rechnungen in den Workflow eingespeist werden können. Aus verwaltungspolitischen Gründen konnte die Zentralisierung innerhalb der BVerw nicht vollständig umgesetzt werden. Einzelne Departemente setzten sich stark für departementale Verarbeitungszentren ein. Heute bestehen vier Verarbeitungszentren, die meisten Departemente haben diese Aufgaben an das Papierrechnung PDF E-Rechnung Service Provider für PDF Service Provider für strukturierte E-Rechnungen Empfang AVOR Scanning OCR Invoice Mgmt Nachbearbeitung Kontierung Genehmigung Verbuchung Zahllauf EINGANGSPLATTFORM VERARBEITUNGS- ZENTRUM KREDITOREN-WORKFLOW VERWALTUNGSEINHEITEN Abbildung 1: Prozessablauf Rechnungseingang BVerw Eidgenössische Finanzverwaltung EFV 3

4 Dienstleistungszentrum Finanzen des EFD übertragen. Weitere Optimierungen in diesem Bereich sind möglich. Änderungen bei den betroffenen Stellen und Mitarbeitenden Die Einführung des systemgestützten Kreditorenworkflows und dem damit verbundenen Wegfall der Papierrechnung für die Genehmigung und Weiterverarbeitung, die Schaffung der zentralen Verarbeitungszentren und damit auch die Veränderung von klassischen Tätigkeiten im Rechnungswesen führten zu einem erheblichen Umstellungsaufwand bei den zahlreichen Betroffenen. Diesem wurde im Rahmen des Change Managements unter anderem mit einem gut ausgebauten Informations- und Schulungsangebot begegnet. Damit waren die technischen und organisatorischen Voraussetzungen geschaffen, um die Kreditorenprozesse bundesweit einheitlich und effizient abzuwickeln. Förderung (2013 bis 2014) In der nächsten Etappe ging es darum, einen weiteren Schritt zum vollständig papierlosen Prozessablauf zu machen und die relevanten Lieferanten der BVerw zur Zustellung von E-Rechnungen zu bewegen. Dadurch kann der gesamte Prozess noch effizienter abgewickelt werden und auch der Lieferant kann von der Möglichkeit der Zustellung von E-Rechnungen profitieren. Diese Etappe umfasste die folgenden wesentlichen Massnahmen und Herausforderungen: Ausbau der Zustellmöglichkeiten für Lieferanten Um eine möglichst grosse Anzahl von Lieferanten zur Zustellung von E-Rechnungen zu bewegen, müssen die entsprechenden Zustellmöglichkeiten vielfältig, einfach und kostengünstig sein. Die BVerw hat deshalb entschieden, zum bereits bestehenden Service Provider zusätzliche Möglichkeiten anzubieten. Im Besonderen hat sie auch die Einlieferung von PDF-Rechnungen ermöglicht. Sie trägt damit dem Umstand Rechnung, dass sehr viele kleine und mittlere Unternehmen zu ihren Lieferanten zählen, für welche eine systemmässige Umstellung für eine strukturierte E-Rechnung mit zu grossem Aufwand verbunden wäre. Die BVerw bietet heute drei verschiedene Zustellmöglichkeiten an: die strukturierte E-Rechnung die Rechnung im PDF-Format die Erfassung von Rechnungsdaten in einem Portal Strukturierte E-Rechnung aus ERP Rechnung im PDF-Format Manuelle Erfassung in Online-Portal Service Provider Übertragung Validierung Konvertierung Signatur Archivieren Sicherheit Support Bundesverwaltung Kreditorenworkflow Eingangsplattform Papierrechnung Abbildung 2: Zustellmöglichkeiten Lieferantenrechnungen BVerw (Stand 2014) Eidgenössische Finanzverwaltung EFV 4

5 Die BVerw stellt ihren Lieferanten frei, welchen der drei Varianten sie wählen. Sie beobachtet den Markt aktiv und wird auch weiterhin geeignete neue Möglichkeiten zur elektronischen Rechnungszustellung prüfen. Hingegen verzichtet sie zum heutigen Zeitpunkt bewusst darauf, ein eigenes Portal zu Entgegennahme von E-Rechnungen zu erstellen. Mit einem solchen könnten ihre Lieferanten ausschliesslich die BVerw mit E-Rechnungen bedienen und keine weiteren Rechnungsempfänger. Zudem wäre ein wirtschaftlicher Betrieb einer solchen Bundeslösung kaum möglich. Aktive Überzeugung von relevanten Lieferanten Die BVerw hat ihre Lieferanten mit grossen Rechnungsvolumen in diesem Zeitraum aktiv kontaktiert, um sie zur Zustellung von E-Rechnungen zu bewegen. Diese «On-Boarding»-Aktivitäten bewirkten einen beachtlichen Anteil von E-Rechnungen von ca. 15% bzw. ca E-Rechnungen pro Jahr (Stande Ende 2014). Die BVerw hat ihre Lieferanten bei der Umstellung eng begleitet und ihre Erfahrungen zur Verfügung gestellt. Dabei hat es sich gezeigt, dass die Anbindungen teilweise mit technischen Schwierigkeiten verbunden waren. Unterstützung der E-Government Strategie Schweiz E-Government Schweiz ist das gemeinsame Programm des Bundes, der Kantone und Gemeinden, um die Verwaltungstätigkeit mit Hilfe der Informationsund Kommunikations-technik (IKT) so bürgernah und wirtschaftlich wie möglich zu gestalten. Eine Massnahme mit Signalwirkung und erheblichem Einsparungspotenzial ist die Ablösung der Papierrechnung durch die E-Rechnung. Bei jährlich rund 700 Mio. Rechnungen in der Schweiz resultiert ein wesentliches Einsparpotenzial für die Rechnungssteller, die Rechnungsempfänger und somit für die gesamte Volkswirtschaft. Dem Rechnungsaustausch mit dem öffentlichen Sektor kommt eine hohe Bedeutung zu: Über 10% aller Rechnungen werden mit ihm ausgetauscht. Rund die Hälfte aller Unternehmen senden Rechnungen an den öffentlichen Sektor. Die BVerw alleine berücksichtigt ca Lieferanten, für die gesamte öffentliche Verwaltung dürften es etwa doppelt so viele sein. Zudem erhalten alle Unternehmen und Privathaushalte Rechnungen vom öffentlichen Sektor. Da die E-Rechnung in der BVerw bereits etabliert ist, eignet sich diese besonders, die Weiterentwicklung und die Verbreitung der E-Rechnung in der Schweiz zu fördern. Deshalb hat der Steuerungsausschuss E-Government Schweiz der EFV die Rolle der federführenden Organisation (ffo) für das priorisierte Vorhaben «B2.08 Elektronische Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung» übertragen. Das angestrebte Ziel: Die schweizweite Durchdringung der E-Rechnung auf sämtlichen föderalen Stufen der öffentlichen Verwaltung ist Realität. Die dieser Etappe getroffenen Massnahmen und Arbeiten haben die BVerw ertüchtigt, die E-Rechnung als etabliertes Arbeitsinstrument einzusetzen. Die BVerw konnte sich als Kompetenzzentrum für die E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltungen der Schweiz positionieren. Sie ist dabei sowohl bei den Service Providern als auch bei den übrigen Stakeholdern ein akzeptierter Partner. Durchsetzung (ab 2015) Im Verlaufe der Arbeiten konnte die Gewissheit gewonnen werden, dass sich die E-Rechnung auch für den Lieferanten lohnt. Dadurch konkretisierte sich die Auffassung, dass sich die E-Rechnung sowieso früher o- der später durchsetzen wird. Aus diesen Gründen und aufgrund einer positiven Beurteilung der bisherigen Projektergebnisse hat der Bundesrat beschlossen, ab 2016 nur noch E-Rechnungen von seinen Lieferanten Eidgenössische Finanzverwaltung EFV 5

6 zu akzeptieren. Ausgenommen sind Kleinbeschaffungen mit einem Vertragswert von unter fünftausend Franken. Damit soll die BVerw in diesem Bereich frühzeitig Effizienzgewinne realisieren und als Folge der Verpflichtung seiner Lieferanten auch als Beschleuniger der Entwicklung in der Schweiz wirken. Diese Etappe umfasst die folgenden wesentlichen Massnahmen und Herausforderungen: Sicherstellung der politischen Akzeptanz Durch die Verpflichtung der Lieferanten der BVerw zur E-Rechnung sind zahlreiche KMUs betroffen. Diese verfügen in der Schweiz über ein hohes politisches Gewicht. Die BVerw hat deshalb die entsprechenden Gremien frühzeitig und transparent einbezogen und letztendlich auch deren Erwartungen in ihrem Entscheid berücksichtigt. Sicherstellung des Bundesrats-Beschlusses Sämtliche VE der BVerw werden angewiesen, die vom Bundesrat beschlossene Verpflichtung der Lieferanten zur E-Rechnung ab 2016 gleichermassen umzusetzen. Dabei müssen auch allfällige Ausnahmeregelungen geprüft werden. Im Sinne eines partnerschaftlichen Vorgehens wird den Lieferanten genügend Zeit eingeräumt, sich auf die E-Rechnung vorzubereiten. Die Einhaltung der Verpflichtung wird in angemessenem Rahmen geprüft und sichergestellt werden. Kommunikation der Verpflichtung an die Lieferanten Für viele Lieferanten ist die Erstellung einer E-Rechnung mit einem gewissen Umstellungsaufwand verbunden. Die BVerw hat für den Umsetzungszeitpunkt bewusst eine lange Frist von über einem Jahr gewählt. Zudem ist sie für die frühzeitige Kommunikation an ihre Lieferanten besorgt, so dass keine Überraschungen zum Zeitpunkt der Einführung entstehen sollten. Mit einem gut ausgebauten Support- und Informationsangebot sollen zudem Lieferantenanfragen kompetent beantwortet werden. Die Arbeiten in dieser 3. Etappe sind zum heutigen Zeitpunkt soweit gediehen, dass die Umsetzung gesichert scheint. Die sorgfältig geplanten Vorarbeiten zeigen Wirkung. Die BVerw geht mit der Verpflichtung einen konsequenten Schritt weiter, wie er ansonsten nur in einzelnen Ländern Europas umgesetzt wird wie z.b. Dänemark (2005), Österreich (2014), Frankreich (2017 bis 2020). Die Erfahrungen in diesen Ländern zeigen, dass sich der E-Rechnungsmarkt im Land dynamisieren wird. Die Anstrengungen des Bundes wirken sich beschleunigend auf die weitere Ausbreitung der E-Rechnung in der Schweiz aus. Win win-situation für den Bund und seine Lieferanten Das Programm «E-Rechnung» richtet sich einerseits an die bundesinternen Prozessbeteiligten und andererseits an die Lieferanten des Bundes. Daneben resultieren weitere Auswirkungen auf zusätzliche Stakeholder. Nachstehend werden die wichtigsten Vorteile und die grössten Nutzen für die einzelnen Zielgruppen aufgeführt: Bundesverwaltung Ist der Rechnungsempfänger technisch und organisatorisch in der Lage, E-Rechnungen zu empfangen und elektronisch Eidgenössische Finanzverwaltung EFV 6

7 weiter zu verarbeiten, entfallen zahlreiche zeitaufwändige und kostspielige Aktivitäten. Damit ergeben sich für diesen wesentliche Einsparungen. Manuelle Prozesse (Kuverts öffnen, Stempelung, Digitalisierung, Kurierdienst etc.) entfallen. Die interne Verarbeitung der Rechnung (Genehmigung, Verbuchung, Bezahlung) kann wesentlich effizienter erfolgen. Die Genehmigung und Prüfung der Rechnung erfolgt systemgestützt und nachvollziehbar. Das interne Kontrollsystem im Bereich der Rechnungsprüfung und -genehmigung wird dadurch effektiver. Es entstehen weniger Fehler bei der Erfassung, Verbuchung und Bezahlung der Rechnungen. Es braucht deutlich weniger Aufwand zur Bearbeitung von Mahnungen und Nachfragen. Eine klare Zuordnung der Rechnung zur Bestellung ist möglich. Dies erlaubt eine bessere Kostenkontrolle. Die Rechnungen können papierlos archiviert werden. Die E-Rechnung führt besonders beim Rechnungsempfänger zu administrativer Entlastung und zu deutlichem Effizienzgewinn. Dieser wird vorsichtig auf 15 Franken pro Rechnung geschätzt. Für die öffentliche Verwaltung in der Schweiz ergibt das ein Einsparpotenzial von jährlich ca. 225 Mio. Franken. Mit der Einführung der E-Rechnung im Jahr 2012 und der damit einhergehenden Konzentration des Rechnungseingangs auf vier Dienstleistungszentren mit automatisierter papierloser Weiterbearbeitung der Rechnungen, hat die BVerw bereits einen Teil des Effizienzpotenziales realisiert. Das zusätzliche Einsparpotenzial des Bundes durch die konsequente Anwendung der E-Rechnung wird auf einige Mio. Franken pro Jahr geschätzt. Rechnungssteller des Bundes (Lieferanten) Je nach gewählter Form der E-Rechnung und den technischen Voraussetzungen ist deren Einführung in einem Unternehmen mit gewissem Umstellungsaufwand verbunden. Nach der Umstellung entfallen jedoch manuelle Aktivitäten sowie Material- und Übermittlungskosten. Die Erstellung der E-Rechnung ist einfach. Die elektronische Übermittlung erfolgt kostengünstig und nachvollziehbar. Es entfallen Kosten für Papier, Druck, Kuvert, Porto u.ä. Die schnellere Übermittlung sowie die strukturierten Rechnungsangaben ermöglichen eine raschere und zuverlässigere Verarbeitung beim Rechnungsempfänger. Dies wiederum führt zu kürzeren Zahlungsfristen, verbesserter Liquidität des Lieferanten und weniger Aufwand für Abklärungen und Mahnungen. Damit verbunden resultieren eine stärkere Kundenbindung und ein innovatives Image des Lieferanten. Insgesamt führen die neuen Prozesse beim Rechnungssteller zu administrativer Entlastung und zu deutlichem Effizienzgewinn. Dieser wird auf ca. 2 Franken pro erstellte Rechnung geschätzt. Bei ungefähr 15 Mio. Rechnungen jährlich an die öffentliche Verwaltung ergibt sich dadurch für Unternehmen des privaten Sektors ein Einsparpotenzial von ca. 30 Mio. Franken. Übrige öffentliche Verwaltungen auf allen föderalen Stufen Die EFV hat sich dank ihrer Rolle als federführende Organisation für das Vorhaben «E-Rechnung» als Kompetenzzentrum und Koordinationsstelle etabliert. Zahlreiche Kantone und Städte profitieren von den Erfahrungen der BVerw. Mit den finanziellen Mitteln aus dem Aktionsplan von E-Government Schweiz konnte die Anzahl E-Rechnungsprojekte Eidgenössische Finanzverwaltung EFV 7

8 bei den Kantonen und Städten deutlich gesteigert werden. Durch diese Aktivitäten konnte das Thema E-Rechnung auch ausserhalb der BVerw bekannt gemacht und breiter abgestützt werden. Die Anstrengungen der BVerw sind also nicht nur singulär für sie selbst, sondern auch als Initialwirkung für eine breite Entwicklung hin zur E-Rechnung zu verstehen. Dienstleister E-Rechnung Die Anstrengungen der BVerw wirken sich auch positiv auf weitere Marktteilnehmer aus. Mit der Ausbreitung der E-Rechnung entwickelt sich das Marktangebot der Dienstleister (Service Provider, SW-Hersteller, etc.) hin zu massenmarkttauglichen und günstigen oder sogar kostenlosen Dienstleistungen. Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung an die BVerw wird dazu führen, dass die Lieferanten die E-Rechnung auch ihren übrigen Kunden zustellen. In der Folge tragen diese erheblich dazu bei, den Anteil E-Rechnungen sowohl im Geschäftsbereich zwischen Unternehmen als auch bei den öffentlichen Verwaltungen auf allen föderalen Stufen zu fördern. Der kontinuierlich steigende Anteil an E-Rechnungen führt zu administrativer Entlastung, weil vermehrt manuelle Tätigkeiten wegfallen. Das gesamte volkswirtschaftliche Nutzenpotenzial wird auf 7-10 Milliarden Franken geschätzt, sofern alle Papierrechnungen durch E-Rechnungen ersetzt werden. In Anbetracht der fortschreitenden Entwicklung der elektronischen Geschäftsabwicklung im internationalen Umfeld, droht ein Rückstand der Schweizer Wirtschaft. Durch innovative und moderne Prozesse kann die Wettbewerbsfähigkeit hingegen gestärkt werden. Mit der konsequenten Abkehr von der Papierrechnung ergibt sich zusätzlich ein ökologisches Nutzenpotenzial. Es würden ca Tonnen Papier eingespart und Tonnen CO2-Ausstoss reduziert. Der Bund als Innovator Dank den modernen systemgestützten bundesweit eingesetzten Prozessen im Kreditorenbereich und der konsequenten Ablösung der Papierrechnung durch die E Rechnung übernimmt die BVerw eine Vorreiterrolle innerhalb der öffentlichen Verwaltungen und positioniert sich als kostenbewusste und moderne Institution. Mit der Verpflichtung ihrer Lieferanten setzt der Bund zudem ein deutliches Signal zugunsten der Ausbreitung der E Rechnung in der Schweiz. Einmal entwickeln, mehrfach verwenden Es war von Anfang an ein ausdrückliches Bestreben des Programms, generische Lösungen zu entwickeln, die in einem ersten Schritt einen effizienten Rollout in der BVerw selbst ermöglichten, aber dann auch weiteren interessierten Behörden zur Verfügung gestellt werden können. Eine Pilotentwicklung als Basis für die Referenzlösung Die BVerw hat erst ein Pilotprojekt durchgeführt. Gestützt darauf wurde eine standardisierte Referenzlösung und ein standardisiertes Einführungsvorgehen entwickelt. Mit diesen Hilfsmitteln konnte beispielsweise der Eidgenössische Finanzverwaltung EFV 8

9 Kreditorenworkflow in der Regel in einer Projektfrist von 3 Monaten und mit maximal 10 Arbeitstagen Aufwand für die technische Umsetzung in den meisten VE problemlos umgesetzt werden. Ein Leitfaden für die öffentliche Verwaltung Die internen Leitfäden und Dokumente wurden so angepasst, dass sie durch jede weitere externe Institution und unabhängig von den systemmässigen Voraussetzungen nutzbringend eingesetzt und verwendet werden können. Sie wurden zu diesem Zweck publiziert. Förderung des Erfahrungsaustauschs und Best Practice Mit der Mitarbeit in verschiedenen Gremien und der Durchführung von Anlässen fördert die BVerw den Erfahrungsaustausch auf allen Ebenen der öffentlichen Verwaltung. Sie schafft damit ein gemeinsames Verständnis und trägt damit zu gleichartigen Lösungen bei. Die BVerw konnte dank der gewonnenen Erfahrung auch bei der Erstellung eines Standardvertrags der Schweizerischen Informatik Konferenz (SIK) mitwirken. Dank diesem werden die Beschaffungsaktivitäten und Vertragsverhandlungen mit den Service Providern wesentlich vereinfacht. Einsatz von bestehenden Standards Es wurde bewusst darauf verzichtet, eigene Standards oder Systeme (z.b. Einlieferungsportal) zu entwickeln. Die gewählten Lösungen berücksichtigen die im Markt vorhandenen Systeme und Standards (ech, swissdi- GIN, etc.). Die E-Rechnung setzt sich durch Die E-Rechnung setzt sich in der BVerw Der Kreditorenworkflow und die damit einhergehenden organisatorischen und technischen Anpassungen sind in der BVerw bereits seit 2012 umgesetzt. Auch die E-Rechnung ist etabliert. Der Anteil an E-Rechnungen beträgt per Ende 2014 ca. 15%, d.h. es werden monatlich bereits mehr als 8 Tausend E-Rechnungen entgegengenommen und verarbeitet. Die damit verbundenen neuen Prozessabläufe haben sich bewährt. Als wesentlicher Schritt hat zudem der Bundesrat die Verpflichtung zur E-Rechnung ab 2016 beschlossen. Es ist bereits jetzt erkennbar, dass zahlreiche Lieferanten frühzeitig, d.h. bereits im Verlaufe des Jahres 2015, auf die E-Rechnung umstellen werden. Auch wenn zahlreiche Kleinlieferanten noch ausgenommen sind, wird die BVerw ihr ursprünglich formuliertes Ziel von mehr als 60% E-Rechnungsanteil im Jahr 2016 voraussichtlich erreichen. Damit löst die E-Rechnung die Papierrechnung in absehbarer Frist in der BVerw als Standardformat ab. und auch ausserhalb durch Aber auch ausserhalb der BVerw hat sich im Soge der Aktivitäten des Bundes die E-Rechnung spürbar entwickelt. So werden einige bundesnahe Betriebe (SBB, Post, ETH) die entsprechenden Regelungen zur Verpflichtung ihrer Lieferanten demnächst ebenfalls übernehmen. Im Weiteren konnten im Rahmen des E- Government Aktionsplans 40 Projekte von Kantonen und Gemeinden zur Einführung der E-Rechnung initialisiert und unterstützt werden. Eidgenössische Finanzverwaltung EFV 9

10 Nachhaltige Umsetzung belebt den Markt und fördert die Nutzung der E-Rechnung Erfolgreiche Umsetzung im Bund Bereits mit der ersten Etappe (Zentralisierung Rechnungseingang, Einführung Kreditorenworkflow) konnten die Prozessabläufe nachhaltig verbessert werden (vergleiche Exkurs). Mit der Einführung der Verpflichtung zur E-Rechnung ab 2016 wird sich der Anteil E-Rechnungen auf ca. 60% erhöhen. Exkurs: Elektronische Verarbeitung der Kreditorenrechnungen in der BVerw belebt den Markt All diese Bestrebungen wirken sich unterstützend und beschleunigend auf die weiteren Stakeholder aus. Im E-Rechnungsmarkt sind positive Anzeichen erkennbar, die Preise und Angebote der Service Provider werden deutlich attraktiver, besonders auch für KMU. In den übrigen öffentlichen Verwaltungen sind ebenfalls deutliche Bestrebungen hin zur E-Rechnung erkennbar. Die BVerw ist heute optimistisch, dass sich die E-Rechnung durchsetzen und in absehbarer Zeit in der Schweiz zum Standard wird nicht nur in der BVerw. Würdigung Das Programm «E-Rechnung» macht deutlich, dass Vorhaben in öffentlichen Verwaltungen andere Umständen berücksichtigen müssen als in der Privatwirtschaft. Was in der Privatwirtschaft häufig rein wirtschaftlich betrachtet wird, unterliegt in der öffentlichen Verwaltung zusätzlich juristischen und politischen Einflüssen und Gegebenheiten. Diese verlängern in der Regel entsprechende Vorhaben und führen häufig zu zusätzlicher Komplexität. Andererseits geniessen so gewachsene Vorhaben grosse Akzeptanz und Nachhaltigkeit. Wie im vorliegenden Fall können solche Vorhaben auch über die BVerw hinaus wirken, auf die weiteren föderalen Stufen und sogar auf die gesamte schweizerische Volkswirtschaft. Die BVerw ist überzeugt, mit dem Vorhaben «E-Rechnung» einen wichtigen Fortschritt erzielt zu haben und zur weiteren Ausbreitung der E-Rechnung beizutragen. Die Programmverantwortlichen können mit Befriedigung festhalten, dass auch die BVerw in der Lage ist, innovative Vorhaben erfolgreich umzusetzen. Eidgenössische Finanzverwaltung EFV 10