E-Rechnung für die öffentliche Verwaltung in der Schweiz

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Christin Kolbe
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1 E-Rech nung E-Rechnung f ür die öffentliche Verw altung in der Schw eiz E-Rechnung für die öffentliche Verwaltung in der Schweiz Ein Vorhaben der E-Government-Strategie Schweiz, 4. Oktober 03

2 Die E-Rechnung in der Verwaltung Der Online-Kontakt mit der Behörde ist erstmals bedeutender als der telefonische Quelle: E-Government für Firmen auf gutem Kurs, Studie des gfs Bern im Auftrag des Seco, November 0

3 Die E-Rechnung in der Verwaltung Online-Aktivitäten für private Zwecke in den letzten zwölf bzw. drei Monaten Quelle: BFS-Aktuell, Internet in den Schweizer Haushalten,

4 E-Government-Strategie Schweiz Anfang 007 lanciert Von Bund und Kantonen getragen Drei Hauptziele:. Die Wirtschaft wickelt ihren Verkehr mit den Behörden elektronisch ab.. Die Behörden haben ihre Geschäftsprozesse modernisiert und verkehren untereinander elektronisch. 3. Die Bevölkerung kann die wichtigen Geschäfte mit den Behörden elektronisch abwickeln. 4

5 Vorhaben E-Rechnung Teil der E-Government-Strategie Schweiz Seit 00 ist die EFV federführende Organisation (ffo) für das Vorhaben E-Rechnung. Die elektronische Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung ist Teil des Kataloges priorisierter Vorhaben (Nr. B.08). Vorhaben E-Rechnung E-Rechnungseingang (Kreditoren) E-Rechnungsausgang (Debitoren) E-Payment (Kartenzahlung im Internet) E-Rechnung für die öffentliche Verw altung in der Schw eiz E-Rech nung 5

6 Vorhaben E-Rechnung Vision der ffo EFV Die schweizweite Durchdringung der E-Rechnung auf sämtlichen föderalen Stufen der öffentlichen Verwaltung ist Realität. Ziele Bis Ende 06 sollen 00% der öffentlichen Verwaltungen der Schweiz fähig sein, E-Rechnungen zu erstellen oder zu empfangen. Bis Ende 06 soll der Anteil der E-Rechnungen am Total aller in die öffentlichen Verwaltungen der Schweiz eingehenden Rechnungen mindestens 60% betragen. 6

7 Argumentarium Steigerung der Qualität Fehlerquellen Buchführung / Kontierung Prozessmonitoring Steigerung der Effizienz Papierfluss Genehmigungsprozess Zahlfristen / Mahnungen Archivierung Steigerung der Kundenzufriedenheit Schonung der Umwelt 7

8 Einführung der E-Rechnung beim Bund Start 009 Abschluss 0 Einführung von E-Billing In, E-Billing Out und E-Payment Standardisierung und Referenzlösung Einführung bei 80 Bundesämter Dienstleistungszentrum FI EFD Vereint vier Departemente (EFD, EDI, WBF, UVEK) Rund 9 Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter Verarbeitung von ca Rechnungen pro Jahr 8

9 Einführung der E-Rechnung beim Bund Durchlaufzeit: Ca. 80% aller Rechnungen werden innerhalb von 0 Tagen genehmigt Zahlfristen: 97% der Rechnungen werden fristgerecht bezahlt Anteil: Ziel 03: Anteil an E-Rechnungen von 8% 9

10 E-Rechnungsempfang beim Bund RECHNUNGSSTELLER Papierrechnung E-Rechnung Post Dienstleister E-Rechnung Digitale Signatur Empfangen, AVOR Einlesen, Erkennen Nachbearbeiten Vorerfassen Genehmigen Genehmigen Verbuchen Zahlen EINGANGSPROZESS GENEHMIGUNGSPROZESS VERARBEITUNGSZENTRUM ORGANISATIONSEINHEITEN RECHNUNGSEMPFÄNGER 0

11 E-Rechnungsversand beim Bund RECHNUNGSSTELLER Kundenstamm Auftrag Lieferung Fakturierung Zahlungseingang Verbuchung VERKAUF/PRODUKTION/LOGISTIK RECHNUNGSFÜHRUNG Digitale Signatur Dienstleister E-Rechnung Zahlungsprotokoll Bank, PostFinance Registrierung zur E- Rechnung Bestellung Bezahlung E-Rechnung RECHNUNGSEMPFÄNGER Organisations-Sicht

12 Die E-Rechnung in der Verwaltung 0 und 0 Kontaktgespräche mit Kantone und Städte. Erkenntnisse nach den Besuchen: Die E-Rechnung ist überall ein Thema. Die E-Rechnung hat nicht erste Priorität. Die E-Rechnung ist oft schon dort realisiert oder zumindest geplant, wo grosse Volumina sind (Steuer- und Strassenverkehrsämter).

13 E-Rechnungsprojekt im Kanton TG 3

14 Anzahl E-Rechnungsprojekte bei den Kantonen AG AI AR BE BL BS FR GE GL GR JU LU NE NW OW SG SH SO SZ TG TI UR VD VS ZG ZH E-Rechnungseingang E-Rechnungsausgang E-Payment 4

15 Entwicklung Anzahl E-Rechnungsprojekte bei den Kantonen : 4 Projekte 4 0 0: 5 Projekte E-Rechnungseingang E-Rechnungsausgang E-Payment 5

16 Anzahl E-Rechnungsprojekte bei den Städten 0 (> Einwohner) k.a. k.a. E-Rechnungseingang E-Rechnungsausgang E-Payment 6

17 Projektanteile nach Themen bei den Städten 0 (> Einwohner) E-Payment 0% E-Rechnungseingang 37% E-Rechnungsausgang 43% 7

18 E-Rechnung in Thurgauer Gemeinden 8

19 E-Rechnung in Sutz-Lattrigen Ausgangslage Rund 350 Rechnungen pro Jahr Buchhaltungssystem Abacus Software auf aktuellem Release Projekt Projektdauer -3 Wochen Kosten rund CHF Belohnung Lessons learned ICT-Provider wecken Gut verhandeln Werbung machen 9

20 E-Rechnung in Sutz-Lattrigen 0

22 Herausforderungen Die E-Rechnung muss sich im Zahlsystem der Schweiz einen Platz schaffen. Die Transaktionskosten der E-Rechnung müssen deutlich tiefer sein als die Kosten einer Papierrechnung. Die Vorbehalte gegenüber der E-Rechnung müssen abgebaut werden. Auf die Nachteile einer Rechnung im pdf-format muss hingewiesen werden.

23 Was können Sie tun? Den Druck auf Ihren Softwareanbieter erhöhen, wenn er noch keine E-Rechnungen verarbeiten kann. Befähigung Sich selber für den E-Rechnungsempfang, die E-Rechnungsstellung und E-Payment fit machen. Befähigung Den Druck auf Ihre Lieferanten und Kunden erhöhen, damit diese E-Rechnungen und E-Payment nutzen. Ausbreitung 3

24 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Christian Gnägi Leiter E-Government FI Finanz- und Rechnungswesen F+RW Bundesgasse Bern T M christian.gnaegi@efv.admin.ch 4

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