Zahlstellen-Meldeverfahren

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1 Sage Lohn XL Zahlstellen-Meldeverfahren Impressum Sage GmbH Emil-von-Behring-Str Frankfurt am Main Copyright 2016 Sage GmbH Die Inhalte und Themen in dieser Unterlage wurden mit sehr großer Sorgfalt ausgewählt, erstellt und getestet. Fehlerfreiheit können wir jedoch nicht garantieren. Sage haftet nicht für Fehler in dieser Dokumentation. Die Beschreibungen stellen ausdrücklich keine zugesicherten Eigenschaften im Rechtssinne dar. Ohne die vorherige schriftliche Genehmigung der Sage GmbH darf kein Teil dieses Dokuments in jeglicher Form kopiert, veröffentlicht und/oder weitergeleitet werden, sei es elektronisch, gedruckt, als Fotokopie, auf Mikrofilm oder jedweder anderen Art und Weise. Sage GmbH, Alle Rechte vorbehalten. Alle hier genannten Marken und Markenzeichen stehen den jeweiligen Schutzrechtsinhabern zu.

2 Inhaltsverzeichnis 1.0 Einführung Anlage Krankenkasse Anlage der SV-Daten Anlage Lohnarten Systemlohnarten Eingabe der Lohnarten in den Festen Be- und Abzüge Meldungsarten und gründe Erzeugen der Zahlstellenmeldungen Ausweisung Lohnsteuerbescheinigung Fertig 16 Zahlstellen-Meldeverfahren Seite 2 von 16

3 1.0 Einführung Alle in der gesetzlichen Krankenversicherung pflichtversicherten Rentner sind mit ihren der Rente vergleichbaren Einnahmen (Versorgungsbezüge) beitragspflichtig in der Krankenversicherung der Rentner (KVdR). Somit sind Arbeitgeber, die den Status einer Zahlstelle haben, verpflichtet, die Beiträge zu berechnen, einzubehalten und an die zuständige Krankenkasse zu melden und abzuführen. Ausnahme sind Zahlstellen, die regelmäßig weniger als 30 beitragspflichtige Versorgungsbezugsempfänger haben. Diese können beantragen, dass die Mitglieder die Beiträge selbst abführen. Weiterhin ist die Zahlstelle verpflichtet, unabhängig von der Anzahl der Versorgungsbezugsempfänger, der zuständigen Krankenkasse Beginn, Veränderungen und Ende der Versorgungsbezüge unverzüglich mitzuteilen. Der Versorgungsbezugsempfänger ist wiederum verpflichtet, der Zahlstelle seine Krankenkasse sowie evtl. Veränderungen anzugeben. Dieses Dokument ist gültig für Sage Lohn XL. Zahlstellen-Meldeverfahren Seite 3 von 16

4 2.0 Anlage Krankenkasse Alle Krankenkassen, an die Beiträge von Versorgungsbezugsempfängern abgeführt bzw. Meldungen im Rahmen des Zahlstellen-Meldeverfahrens abgesetzt werden, müssen zusätzlich zu den bereits existierenden Krankenkassen angelegt werden. Wichtig ist hierbei die Kennzeichnung der Krankenkasse als KVdR-Kasse und die Hinterlegung Ihrer Zahlstellen-Nummer. Bei der Anlage einer neuen Krankenkasse wird der ermäßigte Beitragssatz nach der Kennzeichen als KVdR-Kasse automatisch auf "0,00" gesetzt, da hier für die Abführung der Beiträge nur der allgemeine Beitragssatz maßgeblich ist. Stamm > Sozialversicherung > Krankenkassen Wichtig: Bitte beachten Sie, dass ein separater Empfänger für die KVdR Kasse unter Stamm > Zahlungsverkehr > Empfänger angelegt und der Krankenkasse unter Stamm > Sozialversicherungsmeldungen > Krankenkassen zugeordnet werden muss. Zahlstellen-Meldeverfahren Seite 4 von 16

5 3.0 Anlage der SV-Daten Bitte hinterlegen Sie die für die Sozialversicherung relevanten Daten in den Steuer-/SV-Daten. Wenn von Beginn an feststeht, dass keine SV-Beiträge abgeführt werden müssen, wählen Sie unter Beitragsgruppe bitte Personal > Steuer-/SV-Daten > Steuer-/Sv-Daten Soll bei dem Rentner der Bezug ab dem 1. Euro verbeitragt werden (da er z.b. in einem anderen Unternehmen auch eine Betriebsrente erwirtschaftet hat), lautet die Schlüsselung 1001 und es ist das Kennzeichen für Mehrfachbeschäftigung zu setzen. Soll die Beitragspflicht durch das Programm geprüft werden, schlüsseln Sie bitte Mehrf. bis Grenze KvdR. Die Beitragsgrenzen KvdR sind in den konstanten Daten hinterlegt. Wichtig: Zur Erstellung der Zahlstellenmeldungen ist der Personengruppenschlüssel 903 und die Hinterlegung der KDvR Krankenkasse notwendig. Zahlstellen-Meldeverfahren Seite 5 von 16

6 4.0 Anlage Lohnarten Um eine korrekte Berechnung, Ausweisung und Übermittlung im elektronischen Zahlstellen-Meldeverfahren zu gewährleisten, ist eine richtige Anlage der Lohnarten wichtig. Lohnart für einen laufenden Bezug Lohnart für Einmalbezug Wichtig: Die Sozialversicherungsbeiträge werden über die Beitragsgruppe der Versorgungsbezieher gesteuert, daher die Lohnarten in der Regel sozialversicherungspflichtig schlüsseln. Zahlstellen-Meldeverfahren Seite 6 von 16

7 Lohnart für Kapitalabfindung Lohnart für Sterbegeld Zahlstellen-Meldeverfahren Seite 7 von 16

8 5.0 Systemlohnarten Weiterhin sind für die Abrechnung der Versorgungsbezugsempfänger folgende unten dargestellte Systemlohnarten notwendig. Diese sind im Lohnprogramm bereits vorhanden und müssen nicht manuell angelegt werden. Hinterlegen Sie diese System-Lohnarten mit den entsprechenden Versorgungsbezügen in der Maske Feste Be-/Abzüge (Personal > Be- und Abzüge) bei dem jeweiligen Mitarbeiter. Wichtig: Bitte ändern Sie die Systemlohnarten nicht ab. Die Systemlohnarten dienen lediglich zur Vorgabe der Bemessungsgrundlage und führen nicht gleichzeitig zur Auszahlung in der Abrechnung. Die Bemessungsgrund-lagen zur Berechnung der Kohorten müssen zwingend in der Maske Personal > Be- und Abzüge > Be-/Abzüge erfasst werden, da es nur hierüber zu einer korrekten Ausweisung auf der Lohnsteuerbescheinigung kommen kann. Systemlohnart für den laufenden Bezug Systemlohnart für den Einmalbezug Zahlstellen-Meldeverfahren Seite 8 von 16

9 Wichtig: Die Systemlohnarten 814 und 815 dürfen bei Versorgungsende Mitte des Monats nicht anteilig auf Tage gekürzt werden. Bitte tragen Sie das Bemessungsentgelt für den vollen Monat ein. Systemlohnart für Kapitalabfindung Systemlohnart für Sterbegeld Wichtig: Die Auszahlungslohnarten müssen immer in Verbindung mit den Systemlohnarten verwendet werden, mit Ausnahme der Lohnart 814. Diese muss immer hinterlegt werden, damit die Lohnsteuerbescheinigungen richtig erstellt werden können Zahlstellen-Meldeverfahren Seite 9 von 16

10 6.0 Eingabe der Lohnarten in den Festen Be- und Abzüge Die System- und Auszahlungslohnarten müssen immer in der Maske Feste Be- und Abzüge hinterlegt werden. Ausschließlich über die Aktenzeichen-Zahlstellen wird die Zuordnung der Meldungen und der Rückmeldungen zu den jeweiligen Versorgungsbezügen und Versorgungsbezugsempfängern gesteuert. Im kompletten Meldeverfahren fehlen andere eindeutige Kennungen, wie z. B. Mandanten-, Personalnummer oder RV- Nummer. Umso wichtiger ist die korrekte Zuordnung der Aktenzeichen, welche auch historisch rückwirkend in allen Versorgungsbezügen erfasst werden müssen. Sofern Sie kein eigenes intern geführtes Nummernsystem zur Kennung Ihrer Aktenzeichen nutzen, können Sie in LohnXL/XXL das Aktenzeichen Zahlstelle automatisch generieren lassen. Basis-Menü > Konfiguration > Allgemeine Einstellungen Hinweis: Verwenden Sie bitte für laufende Bezüge, Einmalbezüge, Kapitalleistungen und Sterbegeld unterschiedliche Aktenzeichen-Zahlstellen. Wenn Sie dieselben verwenden, werden die Beträge addiert und eine klare Trennung in den Zahlstellenmeldungen ist nicht möglich. Achten Sie bitte bei Erhöhungen oder Verringerungen des laufenden Versorgungsbezuges darauf, dass Sie die gleiche Aktenzeichen-Zahlstelle verwenden. Zahlstellen-Meldeverfahren Seite 10 von 16

11 7.0 Meldungsarten und gründe Als Abgabegründe sind für die Zahlstellen im Verfahren folgende Gründe vorgesehen (DBZK/GD): 1. Bewilligung/Beginn des Versorgungsbezugs 2. Änderung des laufenden Versorgungsbezugs 3. Ende des laufenden Versorgungsbezugs 4. Bestandsmeldung Zusätzlich ist zudem die Kennzeichnung einer Meldung als Storno einer bereits abgegebenen Meldung (DBZK/KENNZST) verfügbar: N = keine Stornierung J = Stornierung Die Meldung mit dem Abgabegrund 1 Bewilligung/Beginn Versorgungsbezug wird automatisch generiert, wenn in der Maske Feste Be- und ein neuer Versorgungsbezug hinzugefügt wird. Auch bei Wiederaufnahme eines laufenden Versorgungsbezugs nach vorherigem Wegfall wird diese Meldung abgesetzt. Wechselt der Versorgungsbezugsempfänger die zuständige Krankenkasse oder fusioniert diese, wird sowohl eine Ende-Meldung als auch eine Bewilligungs-/Beginn- Meldung erstellt. Hinweis: Eine Besonderheit ist, dass bei Kapitalleistungen im Zahlstellen- Meldeverfahren eine Meldung Abgabegrund 1 mit erweiterten Informationen ausgelöst wird. Die Datenbestandteile, die übermittelt werden müssen, werden über die Systemlohnart 817 herangezogen, welche ebenfalls in den Festen Be- und Abzügen zu hinterlegen ist. Diese Systemlohnart dient lediglich zur Meldeerstellung und kommt somit in der Abrechnung des Versorgungsbezugsempfängers nicht zum Tragen. Über die Systemlohnart 817 muss der Gesamtbetrag der Kapitalleistung erfasst werden, auch wenn diese in Raten zur Auszahlung kommt. Des Weiteren wird hierüber Beginn und Ende der Kapitalleistung dargestellt. Dieser Zeitraum folgt immer auf den ersten Monat, in welchem die Kapitalleistung ausbezahlt wurde und stellt den Zeitraum der Beitragspflicht der Kapitalleistung dar. Bei der Erfassung der Systemlohnart bitte kein von-/bis-datum erfassen, weil automatisch ein Zeitraum von 120 Monaten angenommen wird. Es handelt sich hierbei um den maximalen Zeitraum der Verbeitragung zwischen Versorgungsbezugsempfänger und Krankenkasse. Die Meldung mit dem Abgabegrund 2 Änderung des laufenden Versorgungsbezugs wird automatisch generiert, wenn das Feld Beihilfe aktiviert oder die Höhe des laufenden Versorgungsbezugs geändert wird. Zahlstellen-Meldeverfahren Seite 11 von 16

12 Die Meldung mit dem Abgabegrund 3 Ende des laufenden Versorgungsbezugs wird automatisch generiert, wenn alle Lohnarten zu einem Aktenzeichen in den festen Beund Abzügen beendet werden, ein Versorgungsbezugsempfänger ausscheidet oder ein Krankenkassenwechsel stattfindet. Eine Bestandsmeldung wird ausgelöst, wenn die Zahlstelle beim Meldelauf angibt, dass sie für alle Kassen oder für einzelne Kassen eine Bestandsmeldung absetzen möchte. Bestandsmeldungen erfolgen nicht für einzelne sondern für alle betroffenen Versorgungsbezüge. Bestandsmeldungen werden mit dem Grund 4 Bestandsmeldung an die für den Versorgungsbezugsempfänger zuständige Krankenkasse gemeldet. Eine Stornierung einer bereits abgegebenen Meldung, die nicht von der DAV zurückgewiesen wurde, ist erforderlich für irrtümliche oder mit fehlerhaftem Inhalt abgegebene Meldungen. Ein Storno einer bereits abgegebenen Meldung wird im ZMV nicht durch einen eigenen Meldegrund, sondern in der Stornomeldung durch das Stornokennzeichen gekennzeichnet. Die Stornomeldung muss der vorausgegangenen Meldung, die sie widerrufen soll, inhaltlich entsprechen. Zu einem Storno können fehlerhafte Angaben in folgenden Feldern führen: Name, Vorname Beginn Versorgungsbezug Ende Versorgungsbezug Änderung Versorgungsbezug Höhe Versorgungsbezug Zeitpunkt der Auszahlung von Kapitalleistung Beginn Kapitalleistung Ende Kapitalleistung Höhe Kapitalleistung Beitrag KV Beitrag PV Zahlstellen-Meldeverfahren Seite 12 von 16

13 8.0 Erzeugen der Zahlstellenmeldungen Für die Meldungen an die Krankenkassen stehen Ihnen folgende Fenster zur Verfügung: Monat > Sozialversicherung > Zahlstellen Meldeverfahren Bewilligung/Beginn, Änderung und Ende Versorgungsbezug sind immer automatisch angehakt. Sollten Sie eine Bestandsmeldung benötigen, setzen Sie bitte hier einen Haken. Übergabe der Meldungen ins Melde Center Zahlstellen-Meldeverfahren Seite 13 von 16

14 Übersicht der im Meldeverfahren abgesetzten Meldungen Importieren von Rückmeldungen Die Rückmeldungen der Krankenkasse beeinflussen unter Umständen die laufende Abrechnung. Daher ist es erforderlich, die aktuellen Rückmeldungen der Krankenkassen aus dem Melde Center vor dem Abrechnungslauf zu importieren. Folgende Fehler können ausgegeben werden: PNr. Zuordnung nicht möglich Der Grund hierfür sind Rückmeldungen, die nicht das korrekte Aktenzeichen Zahlstelle enthalten und somit keine Zuordnung zum Versorgungsbezugs-Empfänger ermöglichen. Stornomeldung entspricht nicht der Originalmeldung Ein Stornosatz muss immer inhaltsgleich mit der zu stornierenden Meldung sein. Ist das nicht der Fall wird die Meldung nicht importiert. In diesem Fall müssen Sie Rücksprache mit der zuständigen Krankenkasse nehmen und die Daten ggf. manuell nachpflegen. Neumeldung nach fehlerhafter Stornomeldung sendet die Krankenkasse eine fehlerhafte Stornomeldung, kann die dazugehörige Neumeldung der Daten nicht verarbeitet werden. Auch hier müssen Sie Rücksprache mit der zuständigen Krankenkasse nehmen und die Daten ggf. manuell nachpflegen. Zahlstellen-Meldeverfahren Seite 14 von 16

15 9.0 Ausweisung Lohnsteuerbescheinigung Die Ausweisung der Versorgungsbezüge auf der Lohnsteuerbescheinigung erfolgt in den folgenden Zeilen: Zeile 8 "In 3. enthaltene steuerbegünstigte Versorgungsbezüge Zeile 9 Ermäßigt besteuerte Versorgungsbezüge für mehrere Kalenderjahre : bei Schlüsselung Mehrjähriger Vers.Bezug 1/5 Zeile 29 Bemessungsgrundlage für den Versorgungsfreibetrag zu 8. : Summe der Lohnart 814 x 12 und die Summe der Lohnart 815 Zeile 30 Maßgebendes Kalenderjahr des Versorgungsbeginns zu 8. und/oder 9. : Gültig ab Datum der Lohnart 814 Zeile 31 Zu 8. bei unterjähriger Zahlung: Erster und letzter Monat, für den Versorgungsbezüge gezahlt wurden Zeile 32 Sterbegeld; Kapitalauszahlungen/Abfindungen und Nachzahlungen von Versorgungsbezügen - in 3. und 8. Enthalten : Ausweisung Kapitalleistungen bzw. Sterbegelder mit Schlüsselung "Mehrjähriger Vers.Bezug 1/5" nur, wenn Steuer nach Günstigkeitsprüfung als Einmalbezug abgerechnet wurde Zahlstellen-Meldeverfahren Seite 15 von 16

16 10.0 Fertig Nun können Sie Zahlstellenmeldungen erzeugen und importieren. Sollten Sie Fragen zum Programm haben, nutzen Sie die Hilfestellung über die Taste!. Weitere Informationen zum Programm finden Sie auch in unserer Wissensdatenbank, welche Sie über die ServiceWelt abrufen können. Sie erreichen die Wissensdatenbank im Internet unter der nachfolgenden Adresse Alle Kunden haben auf unserer Webseite die Möglichkeit, sich mit einem Kennwort in den exklusiven Kundenbereich einzuloggen. Hier können Sie wichtige Neuerungen und Informationen zu unseren Produkten lesen bzw. herunterladen. Außerdem sehen Sie z. B. den aktuellen Stand Ihrer Anfragen. Sie können einen Zugang per an oder telefonisch über unsere Hotline beantragen. Wichtig: Bitte beachten Sie, dass die Hotline grundsätzlich keine Auskünfte zu Steueroder SV-rechtlichen Problematiken geben kann. Hierfür stehen Ihnen Ihre Krankenkassen bzw. Ihr Steuerberater sicher gerne zur Verfügung. Zahlstellen-Meldeverfahren Seite 16 von 16