Warum wir WEB-Grips zur Zusammenarbeit nutzen

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1 WEB-Grips ist unser wichtigstes internes Tool. Wir haben es selbst entwickelt, um unseren Alltag zu erleichtern, unsere Prozesse und Abläufe zu ordnen kurz, den Überblick zu behalten. Wir haben es selbst entwickelt und nutzen es schon seit vielen Jahren. Seit einiger Zeit erleichtert es uns auch die Zusammenarbeit mit unseren Kunden, weil wir es auch für das Projektmanagement und als Aufgabenliste (Todo-Liste) nutzen. Warum wir WEB-Grips zur Zusammenarbeit nutzen Uns erreichen über den Tag verteilt insgesamt locker 100 s. Da sind natürlich auch Newsletter dabei, viel Spam, Anfragen, aber eben auch jede Menge s von Kunden, die Fragen zum Stand ihres Projekts haben, Daten, Material (Bilder, Texte), Infos schicken, einen kleinen oder großen Wunsch haben, und manchmal vor der Umsetzung wissen wollen, was Sie dafür investieren. Sie können sich vorstellen, wie leicht da etwas untergeht. Hinzu kommt der sachliche Zusammenhang zwischen den s, die hin und her gehen. Bei mehreren parallelen Projekten ist es oft nicht einfach, den letzten Stand und die nächsten Schritte immer im Kopf zu behalten. Und jetzt kommt WEB-Grips ins Spiel. In WEB-Grips werden alle Vorgänge, auch Anfragen innerhalb von Projekten (z. B. Sonderwünsche, Zusatzleistungen) als Aufgaben erfasst. Jede Aufgabe kann so lange von Ihnen zu uns und umgekehrt hin und her geschoben werden, bis sie erledigt ist. Dabei lassen sich Notizen und Termine hinterlegen, Dateien als Anlage hochladen, Somit hat WEB-Grips für Sie viele Vorteile: Sie sehen alle noch offenen Aufgaben und wissen stets über den Status Ihres Projektes Bescheid. Sie können jederzeit selbst Aufgaben eintragen auch für sich selbst und so den Erfolg des Projekts / der Projekte gezielt vorantreiben. Wir können Ihnen auch Aufgaben eintragen (z. B. wenn Infos oder Dateien fehlen) bzw. zurückgeben (zum Testen), dadurch haben Sie immer auch Ihre eigenen Todos im Blick. Wenn wir Ihnen eine Aufgabe zurückgeben, werden Sie von WEB-Grips automatisch benachrichtigt. Sie sehen, welche Aufgabe bei welchem Mitarbeiter bei uns ist und können sich direkt an den richtigen Ansprechpartner wenden. Sie können jede Aufgabe als Anfrage markieren und erhalten von uns umgehend ein Angebot dazu. Dieses sehen Sie dann immer direkt an der Aufgabe so gehen keine Angebote verloren. Es steht Ihnen frei, das Angebot anzunehmen, die Anfrage zu ändern oder das Angebot abzulehnen (oder auch auf später zu vertagen, dazu schieben Sie die Aufgabe einfach weiter, z. B. auf nächstes Jahr

2 und haben Sie dann wieder auf dem Radar). Sie erreichen uns schneller, weil wir mit WEB-Grips wesentlich intensiver arbeiten, als mit s. Wir sind zu den Bürozeiten praktisch immer online. Daraus resultieren dann auch kürzere Antwortzeiten und eine schnellere und viel flüssigere Umsetzung Ihres Projektes. Außerdem können Sie in WEB-Grips auf Wunsch Ihre Rechnungen einsehen und Ihre Zugangsdaten sicher an uns übermitteln. Weitere Funktionen sind in Vorbereitung. Und keine Angst: Es ist ganz einfach. Auch wenn WEB-Grips viel kann, ist es intuitiv zu bedienen. WEB-Grips Menü Sie erhalten von uns Ihre individuellen Zugangsdaten zu WEB-Grips. Den Link zum Anmeldeformular finden Sie auf unserer Website ganz unten rechts. Der Zugang erfolgt verschlüsselt. Nach dem Einloggen landen Sie automatisch in der Aufgabenliste. Hier sehen Sie alle Aufgaben zu Ihren Projekten. Im oberen Bereich können Sie die Liste filtern. Hier können Sie Ihre Rechnungen herunterladen (PDF). Der Menüpunkt fehlt? Bitte tragen Sie uns eine Aufgabe ein, dann schalten wir ihn sofort frei. Unter dem Punkt Zugangsdaten können Sie uns Ihre Zugangsdaten sicher übermitteln. Hier können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen. Unter dem Punkt Benutzer können Sie Ihre Zugangsdaten zu WEB-Grips bearbeiten. Wünschen Sie weitere Funktionalitäten, die Ihnen oder uns die Arbeit erleichtern? Sprechen Sie uns an. WEB-Grips wird von uns selbst entwickelt, eine Erweiterung ist oft nicht nur nützlich und schnell

3 umgesetzt, sondern für Sie in jedem Fall kostenfrei! Aufgabenliste WEB-Grips Goldene Regeln Bitte beachten Sie diese Regeln sorgfältig, damit Aufgaben zuverlässig bearbeitet werden können. 1. Achten Sie darauf, dass bei zuständig immer der richtige Name steht. Wir sehen nur Aufgaben, in denen unser Name steht. 2. Sie können Aufgaben als Preisanfragen kennzeichnen. Anfragen sind noch keine Aufgaben und werden von uns immer mit einem Preisangebot beantwortet. 3. Bitte senden Sie Dateien zu den Aufgaben möglichst nicht per , sondern laden Sie sie in der Aufgabenliste hoch. 4. Bitte setzen Sie den Aufgaben-Status erst auf fertig, wenn die Aufgabe vollständig erledigt ist. 5. Falls Sie mehrere Websites (z. B. Webseite und Shop) betreiben, tragen Sie die Website ein, für die die Aufgabe gilt. Etwas soll ganz dringend umgesetzt werden? Lesen Sie unsere Hinweise dazu unten. Aufgabenliste Aufgaben sind standardmäßig nach Termin und Priorität sortiert. Allerdings stehen neue Aufgaben fett markiert immer ganz oben. Sie werden automatisch entfettet, wenn Sie einmal darauf klicken wie Sie es vielleicht von Ihrem Programm kennen. Fertige Aufgaben sind an der linken Seite mit einem kleinen grünen Häkchen markiert. Sie brauchen sie nur anklicken, beim nächsten Laden der Liste werden sie automatisch ausgeblendet. Angebote sind mit einem kleinen Geldsack an der linken Seite markiert. Wenn Sie mit der Maus darüber fahren, wird der Preis angezeigt. Sie können auf Status ändern klicken, um das Angebot anzunehmen, abzulehnen, oder die Anfrage zu ändern. Über den Filter oben rechts können Sie sich auch die Aufgaben der anderen Verantwortlichen oder die gesamte Liste (alle Benutzer) anzeigen lassen. Neue Aufgabe Von Ihnen eingestellte Aufgaben sind verbindliche Aufträge, sofern sie nicht als Anfragen markiert sind. Bei Festpreisprojekte erhalten Sie aber von uns ein Angebot für alle Aufgaben, die über den vereinbarten Umfang hinausgehen und können dann noch entscheiden, ob Sie es annehmen oder nicht. Um eine neue Aufgabe anzulegen, klicken Sie oben auf Neue Aufgabe erstellen. Ein Eingabeformular popt auf.

4 Falls Sie mehrere Projekte mit WEB-Grips verwalten, wählen Sie das Projekt aus. Legen Sie Priorität und einen Termin fest. Wenn Sie neue Aufgaben für uns eintragen, achten Sie darauf, dass bei zuständig einer unserer Mitarbeiter eingetragen ist (im Zweifel Bettina - ich gebe die Aufgabe dann entsprechend weiter). Wenn Sie selbst dort stehen, ist es Ihre Aufgabe und wir können sie in unserer Aufgabenliste nicht sehen. Beschreiben Sie die Aufgabe möglichst genau. Wenn Sie zuerst ein Angebot wünschen, markieren Sie die Aufgabe bitte als Preisanfrage. Sie erhalten dann von uns ein Preisangebot und können die Aufgabe in einen Auftrag umwandeln, indem Sie den Status auf neu setzen und die Aufgabe an einen unserer Mitarbeiter zurückgeben. Falls es sich um einen Fehler handelt, laden Sie nach Möglichkeit einen Screenshot hoch. Status ändern An jeder Aufgabe finden Sie ein kleines Status ändern -Symbol. Damit können Sie Aufgaben schneller bearbeiten und insbesondere den Bearbeitungs-Status der Aufgabe ändern, den Verantwortlichen ändern, eine Datei hochladen, eine Notiz hinterlegen, den Termin ändern, sowie bei Anfragen unser Angebot annehmen oder ablehnen (oder die Anfrage ändern). Die Status-Änderung erfolgt im Hintergrund, um lange Ladezeiten zu vermeiden. Aktualisieren Sie gegebenenfalls die Liste mit F5, um den aktuellen Stand zu sehen. Es ist empfehlenswert, fertige Aufgaben auch als fertig zu markieren, weil sie dann aus der Aufgabenliste verschwinden. So behalten Sie die noch offenen Dinge besser im Blick. Setzen Sie dazu nur den Status auf fertig und drücken Sie Speichern. Über den Filter können Sie sich auch fertige Aufgaben jederzeit wieder ansehen. Wichtig: Setzen Sie eine Aufgabe erst auf fertig, wenn sie wirklich fertig bearbeitet wurde. Wenn Sie dabei einen anderen Verantwortlichen eintragen, erhält dieser eine entsprechende Info. Dateien und Notizen In der Aufgabe sehen Sie immer die letzte Notiz. Sind weitere Notizen zur Aufgabe vorhanden, erkennen Sie das an dem Symbol hinter der Aufgabe. Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich unter der Aufgabe ein Feld mit allen Notizen. Unter der Aufgabe werden ggf. dazu hochgeladene Dateien angezeigt. Um weitere Dateien hochzuladen, klicken Sie auf das Status-Ändern-Symbol. Im Formular, das sich öffnet, können Sie rechts auch eine

5 Datei hochladen. Blick hinter die Kulissen: Wie die Abarbeitung bei uns erfolgt Wir arbeiten mit dem WEB-Grips deutlich intensiver als mit . Hier können wir uns ganz auf die Aufgaben unserer Kunden konzentrieren. Daher ist es günstiger, wenn Ihre Aufgaben im WEB-Grips eingestellt werden. Bei der Abarbeitung sind unsere Planung, die Aufgabenprioritäten und Terminwünsche ausschlaggebend. Bitte haben Sie Verständnis, dass nicht alle Terminwünsche einzuhalten sind. Falls ein Termin verbindlich ist, oder Sie eine Benachrichtigung wünschen, wenn etwas später umgesetzt wird, teilen Sie uns das bitte in der Aufgabe mit. Brauchen Sie WEB-Grips-Zugänge für weitere Mitarbeiter? Bitte sprechen Sie uns an.