Outlook 2010 für Windows. Grundkurs kompakt. Linda York 2. Ausgabe, Januar 2011 K-OL2010-G

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1 Linda York 2. Ausgabe, Januar 2011 Outlook 2010 für Windows Grundkurs kompakt K-OL2010-G

2 Inhalt Zu diesem Buch 4 1 Erste Schritte mit Outlook Outlook starten Das Outlook-Anwendungsfenster Mit dem Anwendungsfenster arbeiten Mit der Hilfefunktion Fragen und Probleme klären Outlook beenden Auf einen Blick Übungen s senden Mit dem -Modul arbeiten s erstellen Empfänger eingeben Nachrichtentext gestalten Die Rechtschreibung prüfen Anlagen einfügen s senden und speichern Auf einen Blick Übungen s empfangen s öffnen und Adressen speichern s verwalten s drucken Anlagen öffnen s beantworten und weiterleiten Sicherheitsrisiken kennen Auf einen Blick Übungen Wichtige -Funktionen Die Anzeige der s optimieren s kennzeichnen s erneut senden Briefpapier bzw. Designs verwenden Signaturen verwenden Abwesenheit eintragen Auf einen Blick Übungen Kontakte und Adressen verwalten Mit dem Kontaktmodul arbeiten Kontakte anlegen Kontaktdaten bearbeiten Kontakte drucken HERDT-Verlag

3 Inhalt 5.5 Das Adressbuch nutzen Auf einen Blick Übungen Termine planen Mit dem Kalender arbeiten Termine direkt im Kalender eintragen Details zu Terminen eintragen Die Erinnerungsfunktion nutzen Termine drucken Auf einen Blick Übungen Terminserien und Ereignisse eintragen Terminserien erstellen und bearbeiten Ereignisse und ganztägige Termine eintragen Auf einen Blick Übung Besprechungen organisieren Zu einer Besprechung einladen Auf Besprechungseinladungen antworten Besprechungen koordinieren Auf einen Blick Übungen Aufgaben verwalten Mit dem Aufgabenmodul arbeiten Aufgaben verwalten Aufgaben mit Details eintragen Aufgaben anzeigen und drucken Notizen erstellen Auf einen Blick Übungen Stichwortverzeichnis 110 HERDT-Verlag 3

4 2 2 s senden Voraussetzungen Grundkenntnisse in der Textverarbeitung Grundlegende Programmbedienung Ziele -Modul kennenlernen s erstellen, adressieren und senden s als Entwürfe speichern Dateien per senden HERDT-Verlag 17

5 2 s senden 2.1 Mit dem -Modul arbeiten Das -Modul kennenlernen Im -Modul wird Ihr in Outlook angelegtes -Konto im Navigationsbereich angezeigt und als Postfach bezeichnet. Im Postfach befinden sich verschiedene Ordner zur Verwaltung Ihrer s, z. B. die Ordner Posteingang und Entwürfe. Die Inhalte dieser -Ordner können Sie im Anzeigebereich betrachten, indem Sie die Ordner anklicken. Falls das -Modul nicht bereits angezeigt wird, klicken Sie auf die Modulschaltfläche . Ihr Postfach Im Ordner Posteingang befinden sich alle eingegangenen s. Enthält ein Ordner ungelesene s, wird deren Anzahl in Klammern angezeigt. Hinweis Da empfangene s schädliche Inhalte enthalten können, die durch das einfache Anzeigen im Lesebereich aktiviert werden, ist es wichtig, diesen Bereich im Ordner Posteingang auszublenden. Aktivieren Sie im Navigationsbereich den Ordner Posteingang. Wechseln Sie im Menüband zum Register Ansicht. Betätigen Sie in der Gruppe Layout die Schaltfläche Lesebereich. Wählen Sie den Eintrag Aus. 18 HERDT-Verlag

6 2 s senden 2.2 s erstellen -Formulare ausfüllen und senden Klicken Sie im Register Start auf die Schaltfläche Neue -Nachricht. Es öffnet sich ein neues -Formular. Eine lässt sich in fünf einfachen Schritten ausfüllen und absenden. In den weiteren Abschnitten dieses Kapitels erhalten Sie wichtige Hinweise zu den einzelnen Schritten. 1 Empfänger eintragen 2 Kopieempfänger eintragen 3 Betrefftext eingeben 4 Nachrichtentext eingeben 5 Schaltfläche Senden anklicken Hinweis Beim ersten Erstellen eines -Formulars wird der Personenbereich im Formular eingeblendet. Falls die sozialen Netzwerkdienste auf Ihrem Server eingerichtet sind, werden hier Fotos und Informationen zu allen Adressaten angezeigt. Die sozialen Netzwerkdienste werden nicht im Rahmen dieses Grundkurses behandelt. 1 Schaltfläche anklicken, um den Personenbereich zu minimieren HERDT-Verlag 19

7 2 s senden 2.3 Empfänger eingeben Empfänger manuell eingeben Bei Empfängern in Ihrem Netzwerk geben Sie Vor- und Nachname ein. Bei externen Empfängern geben Sie die komplette -Adresse ein. Trennen Sie mehrere Empfänger bzw. Kopieempfänger durch ein Semikolon. Haben Sie eine Adresse schon einmal eingegeben, erhalten Sie beim Eintippen der ersten Buchstaben eine Vorschlagsliste. 1 Eintrag in der Liste anklicken, um ihn auszuwählen Tipp Falls Sie einen Empfängernamen bzw. eine -Adresse falsch eingegeben haben, ist es sinnvoll, diese(n) aus der Vorschlagsliste zu entfernen. Klicken Sie hierzu auf die zu löschende Adresse und danach auf das nebenstehende Symbol. Empfänger aus dem Adressbuch wählen Wählen Sie folgendermaßen Empfänger aus dem Adressbuch: Klicken Sie im -Formular auf die Schaltfläche An bzw. Cc. 1 Pfeilschaltfläche anklicken, um die Adresslisten anzuzeigen 2 Gewünschte Liste anklicken Über die Adressliste Kontakte erhalten Sie eine Liste aller -Adressen, die Sie im Kontaktmodul eingetragen haben. In der globalen Adressliste finden Sie alle vom Systemadministrator angelegten Benutzer innerhalb Ihres Netzwerks. 20 HERDT-Verlag

8 2 s senden Einen Namen in der Liste anklicken, um ihn zu markieren Schaltfläche An, Cc bzw. Bcc betätigen Auf die gleiche Weise weitere Empfänger hinzufügen 6 Schaltfläche OK betätigen Blindkopien senden Über das Feld Bcc im Adressbuch können Sie Blindkopieempfänger bestimmen. Solche Empfänger werden nicht in der Kopfzeile der empfangenen angezeigt; so bleiben sie vor den Empfängern und Kopieempfängern verborgen. Wenn Sie eine an viele Empfänger richten, können Sie mithilfe von Blindkopien das Verbreiten der Adressen vermeiden. Zusätzlich müssen die Empfänger keine lange Liste mit -Adressen anschauen, bevor sie den Text der Nachricht finden. Sollten Sie regelmäßig Blindkopien versenden, können Sie das Feld Bcc dauerhaft im -Formular einblenden. 1 Im -Formular zum Register Optionen wechseln 2 Schaltfläche Bcc betätigen Falls Sie das Feld Bcc nicht mehr im -Formular anzeigen wollen, wiederholen Sie die vorigen Schritte. HERDT-Verlag 21

9 Impressum Matchcode: K-OL2010-G Autorin: Linda York Redaktion: Markus Krimm Produziert im HERDT-Digitaldruck 2. Ausgabe, Januar 2011 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH Am Kümmerling Bodenheim Internet: HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlags reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Wenn nicht explizit an anderer Stelle des Werkes aufgeführt, liegen die Copyrights an allen Screenshots beim HERDT-Verlag. Sollte es trotz intensiver Recherche nicht gelungen sein, alle weiteren Rechteinhaber der verwendeten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Eventuelle Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Verweise auf Webseiten Dritter. Diese Webseiten unterliegen der Haftung der jeweiligen Betreiber, wir haben keinerlei Einfluss auf die Gestaltung und die Inhalte dieser Webseiten. Bei der Bucherstellung haben wir die fremden Inhalte daraufhin überprüft, ob etwaige Rechtsverstöße bestehen. Zu diesem Zeitpunkt waren keine Rechtsverstöße ersichtlich. Wir werden bei Kenntnis von Rechtsverstößen jedoch umgehend die entsprechenden Internetadressen aus dem Buch entfernen. Die in den Bildungsmedien des HERDT-Verlags vorhandenen Internetadressen waren zum Zeitpunkt der Erstellung der jeweiligen Produkte gültig. Sollten Sie die Inhalte nicht mehr unter den angegebenen Adressen finden, sind diese eventuell inzwischen komplett aus dem Internet genommen worden oder unter einer neuen Adresse zu finden.