Sie können sich mit zwei verschieden Verfahren in das Portal einloggen, mit der Campuskarte oder den Informationen aus Ihrem Benutzerkonto.

Transkript

1 TUB Portal An der TU Berlin werden viele Verwaltungsvorgänge über die elektronische Datenverarbeitung realisiert, z.b. die Mitarbeiterverwaltung, die Kostenleistungsrechnung oder das Erstellen von Webseiten mit Hilfe von TYPO3. Damit Sie alle zentralen Anwendungen, die Sie für Ihre tägliche Arbeit benötigen, nicht immer einzeln aufrufen müssen, wurde eine Oberfläche entwickelt, bei der Sie sich mit nur einer Anmeldung an allen für Sie relevanten Systemen anmelden können. Das führt für Sie zu einer Zeitersparnis und einem Sicherheitsgewinn. Voraussetzungen Um die Anwendungen, die im Portal der TUB bereitgestellt werden, nutzen zu können, brauchen Sie einen Zugang zu diesem Portal. Diesen erhalten Sie über die Provisionierung. Mit den dort erhaltenen Hilfsmitteln wie z.b. Campuskarte, TAN Liste und Benutzernamen können Sie sich in das Portal einloggen. Nähere Informationen erhalten Sie unter berlin.de/menue/dienste/accounts_passworte/provisioning/. bzw. über den Direktzugang 3240 des TUB Internetauftrittes. Portal benutzen Sie können sich mit zwei verschieden Verfahren in das Portal einloggen, mit der Campuskarte oder den Informationen aus Ihrem Benutzerkonto. Einloggen mit der Campuskarte: Sie benötigen: Rechner mit Internetzugang Kartenlesegerät für Ihren Rechner PIN Nummer für die Karte Einloggen mit Passwort: Sie benötigen: Rechner mit Internetzugang Benutzernamen Passwort TAN Liste Einloggen in das Portal Rufen Sie in Ihrem Internetbrowser (z.b. Internet Explorer, Firefox) die Seite berlin.de auf. Sie sehen in rechten oberen Bereich folgende Ansicht Seite 1

2 Klicken Sie auf mit Passwort wenn Sie sich mit Passwort und Benutzernamen einloggen möchten. Sie sehen folgendes Bild: oder klicken Sie auf mit Campuskarte wenn Sie sich mit Hilfe der Campuskarte einloggen möchten. Sie sehen folgendes Bild: Seite 2

3 Geben Sie danach Ihre PIN Nummer ein. Nach erfolgreichen Einloggen sehen sie folgendes Bild Solange Ihr Browser geöffnet ist, bleiben Sie eingeloggt, Sie werden jedoch nach einem Tag automatisch vom Portal getrennt. Seite 3

4 Der Anwendungsbereich Unter dem Menüpunkt tubit Verwaltung finden Sie die Anwendungen, die im Portal benutzbar sind. Unter dem Menüpunkt Meine Daten können Sie Ihre eigenen Daten einsehen und verwalten. Menü Meine Daten TAN Verwaltung Klicken Sie auf den Menüpunkt TAN Verwaltung, wenn Sie Ihre TAN Liste sperren oder eine neue TAN Liste erzeugen wollen. Sie sehen folgendes Bild: Aktive TAN Liste sperren Klicken Sie auf Aktive TAN Liste sperren, wenn Sie z.b. ihre TAN Liste nicht mehr verwenden wollen.sie sollten vorher eine neue TAN Liste erstellt und ausgedruckt haben. Eine neue aktive TAN Liste können Sie nach der Sperrung nur in der Kartenausgabestelle erhalten! Neue TAN Liste erzeugen Sollten Sie eine neue TAN benötigen, müssen Sie eine neue TAN Liste erzeugen. Diese ist bis zur Aktivierung inaktiv. Klicken Sie auf Neue TAN Liste erzeugen und folgen Sie den Anweisungen. Drucken Sie Ihre neue Liste aus und verwahren Sie diese gut. Folge TAN Liste aktivieren Nach Verbrauch Ihrer vorletzten TAN Nummer müssen Sie die neue TAN Liste aktivieren. Klicken Sie auf Folge TAN Liste aktivieren und folgen Sie den Anweisungen. Seite 4

5 Inaktive TAN Liste sperren Es besteht die Möglichkeit, auch noch inaktive TAN Listen zu sperren, wenn Sie z.b. die neue Liste verlegt haben. Klicken Sie auf Inaktive TAN Liste sperren und folgen Sie den Anweisungen. Passwort Änderung Klicken Sie auf den Menüpunkt Passwort Änderung, wenn Sie Ihr Passwort zum Portalzugang ändern wollen. Sie sehen folgendes Bild: Wählen Sie als erstes das tubit Nutzerkonto, für das Sie Ihr Passwort ändern wollen. Es ist möglich, dass Sie mehrere Nutzerkonten haben, wenn Sie sich für verschiedene Anwendungen registriert haben bzw. in mehreren Projekten oder Bereichen arbeiten. Geben Sie danach in der Zeile Altes Passwort Ihr Passwort ein, welches Sie ändern möchten. Lesen Sie die Richtlinien zur Passwortvergabe und wählen Sie für sich ein Passwort, welches diesen Richtlinien entspricht. Geben Sie Ihr neu gewähltes Passwort in die darauf folgenden Zeilen ein. Bestätigen Sie Ihre Angaben durch Anklicken des Buttons Absenden. Ihr Passwort für diese gewählte Benutzerkennung wird geändert. Seite 5

6 Meine Rollen Was sind Rollen? Eine Rolle definiert Aufgaben, Eigenschaften und Rechte eines Benutzers für eine Anwendung oder dient der Zuordnung von Personen zu bestimmten Tätigkeiten, die sie ausführen können. Statt Benutzern Rechte direkt zuzuweisen, wird eine Rolle definiert, die dann vielen Benutzern zugeordnet werden kann. Dies erleichtert die Rechteverwaltung für die Anwendungen des TUB Portals, da insbesondere bei Änderungen der Rechtestruktur nur die Rechte der Benutzerrolle angepasst werden müssen. Ein Benutzer kann mehrere Rollen haben, zu denen verschiedene Rechte existieren. So kann z.b. eine Person die Rolle eines Fachgebietsleiters, des Geschäftsführenden Direktors und des Präsidenten haben. Aus den jeweiligen Rollen ergeben sich immer andere Möglichkeiten zum Arbeiten mit Anwendungsprogrammen. So kann zum Beispiel jemand mit der Rolle Fachgebietsleiter nur die Mitarbeiter seines Fachgebietes verwalten, als Geschäftführender Direktor jedoch die aller Mitarbeiter eines Institutes. Im TUB Portal werden Positionen, Geschäftsrollen und Anwendungsrollen unterschieden. Positionen: Diese ergibt sich aus Ihrem Arbeitsverhältniss innerhalb der TUB, z.b. Wissenschaftlicher Mitarbeiter, Hausmeister, Angestellter in der DV Systemtechnik. Geschäftsrollen: Eine Geschäftsrolle definiert die Aufgaben innerhalb eines Arbeitsbereiches. Sie kann frei definiert werden, einige häufig verwendete Geschäftsrollen sind schon definiert und können verwendet werden. Geschäftsrollen können z.b. Koordinator in der DV, Sekretärin, Fachgebietsleiter, Lehrbeauftragter sein. Ein Aufstellung schon vorhandener Rollen finden Sie im Anhang. Einer Geschäftsrolle sind Anwendungsrollen zugewiesen. Anwendungsrollen: Eine Anwendungsrolle ergibt sich aus den Rechten, die man für das Benutzen einer Portalsanwendung benötigt. Dies sind zum Beispiel SuperX, TYPO3, Softwareportal oder Rollenverwaltung. In den jeweiligen Anwendungen können sie verschieden Rollen haben, z.b. wäre eine Rolle in der Anwendung TYPO3 der Chefredakteur, in der Anwendung ASKnet der Besteller. Seite 6

7 Welche Rollen habe ich? Klicken Sie auf den Menüpunkt Meine Rollen. Sie sehen Angaben zu Ihrer Person, wie sie im Personalverwaltungssystem der TUB gespeichert sind. Auf der rechten Seite unter der Überschrift Meine Positionen/Studiengänge sehen Sie die Bezeichnung(en) Ihrer Position und die zugeordnete Kostenstelle. Diese ergibt sich aus Ihrem Arbeitsverhältniss innerhalb der TUB. Wenn Sie z.b. als Angestellte in zwei Fachbereichen arbeiten, sehen sie Ihre beiden Positionen für die jeweiligen Fachbereiche. Klicken Sie auf eine angezeigte statische Rolle (Sie erkennen Sie am S hinter der Rollenbezeichnung) und wählen Sie dann Position verwalten. Sie sehen jetzt alle Ihre zugewiesenen Anwenderrollen. Beispiel: Seite 7

8 Position verwalten/vertreter bestimmen Sie können Ihre Geschäftsrollen einem Vertreter übertragen, z.b. während eines Urlaubs oder einer längeren Abwesenheit. Ihr gewählter Vertreter kann diese Rolle auch nicht weiterdelegieren. Sie können nur Rollen übertragen, die sich nicht aus Ihrem Arbeitsvertag ergeben. Wählen Sie dazu eine Position im Fenster Meine Positionen/Studiengänge und klicken Sie auf den Button Position verwalten Sie sehen jetzt Ihre Geschäftsrollen. Seite 8

9 Wählen Sie die Rolle. die Sie übertragen wollen und klicken Sie auf den Button Geschäftsrolle verwalten. Sie sehen z.b. folgendes Bild Geben Sie im rechten Fenster den Nachnamen der Person an, die Ihre Vertretung übernehmen soll und klicken Sie auf Suchvorgang starten. Sie sehen im Bereich Vetretung definieren (gefundene Personen / Positionen) alle Personen der TUB, die diesen Nachnamen haben und die zugehörige Kostenstelle. Seite 9

10 Im unteren Bereich sehen Sie Ihre Anwendungsrollen. Wählen Sie jetzt im rechten Fenster die Person, die Sie vertreten soll und klicken sie auf den Button mit dem nach links gerichteten Pfeil. Sie sehen z.b. folgendes Bild: Ihr gewählter Vertreter hat jetzt die gleiche Geschäftsrolle mit den zugehörigen Anwendungen. Verlassen Sie die Anwendung durch Anklicken der Schrift zum persönlichen Portal im Kopfbereich. Seite 10

11 Vertretung entziehen Wenn Sie einer Person ihre Rechte für die Arbeit mit einer Anwendung gegeben haben, können Sie dieser Person auch diese Rechte wieder entziehen. Wählen Sie den Menüpunkt Meine Rollen Wählen Sie Ihre Position aus und klicken Sie auf Position verwalten Wählen Sie die Geschäftsrolle, für die ein Vertreter vorliegt und klicken Sie auf Geschäftsrolle verwalten. Sie sehen z.b. folgendes Bild: Klicken Sie auf den Vertreter, dem Sie die Vertretung entziehen wollen. Klicken Sie anschließend auf den Button mit dem nach rechts gerichteten Pfeil. Sie bekommen eine Bestätigung, das die Vertretung entzogen wurde. Verlassen Sie die Anwendung durch Anklicken der Schrift zum persönlichen Portal im Kopfbereich. Seite 11

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