Informationsschreiben an alle klassischen Stiftungen

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1 Westschweizer BVG-und Stiftungen Aufsichtsbehörde Avenue de Tivoli 2 Postfach Lausanne Lausanne, Januar 2017 N Rechtsgrundlagen 1 2. Vorzuweisende Dokumente Stiftungen mit einer Revisionsstelle Gesuch um Fristerstreckung für die Jahresrechnung Von der Revisionspflicht befreite Stiftungen 3 3. Vermögensverwaltung- und Anlage 4 4. Überschuldung und Zahlungsunfähigkeit 4 5. Revisionsstelle Benennung einer Revisionsstelle Revisionsbericht 4 6. Revisionspflicht Befreiung 4 7. Aktualisierung der Eintragung des Handelsregisters 5 1. Rechtsgrundlagen Konkordat über die Schaffung und den Betrieb der Westschweizer BVG- und Stiftungsaufsichtsbehörde, Art. 80 ff Schweizerisches Zivilgesetzbuch (SZG), Art. 957 à 963 Bundesgesetz betreffend die Ergänzung des Schweizerischen Zivilgesetzbuch(OR), Art. 19, 23, 94, 95, 101 et ff Handelsregisterverordnung (HRegV), Bundesgesetz über die Zulassung und Beaufsichtigung der Revisorinnen und Revisoren (Revisionsaufsichtsgesetz, RAG), Reglement über die BVG- und Stiftungsaufsicht (RBVGS). - T F E info@as-so.ch

2 Aufsichtsbehörde 2 2. Vorzuweisende Dokumente 2.1 Stiftungen mit einer Revisionsstelle Die Stiftungen sind verpflichtet, der Westschweizer BVG- und Stiftungsaufsichtsbehörde (As-So) innerhalb von sechs Monaten nach Abschluss jedes Geschäftsjahres die folgenden Dokumente zu übergeben: Zwei ordnungsgemäss datierte und unterzeichnete originale Exemplare des Berichts der Revisionsstelle. Der Bericht der Revisionsstelle muss die Bilanz, den Betriebsrechnung und den Anhang enthalten. Das zweite Exemplar wird an die Steuerbehörden weitergegeben. Die elektronisch unterzeichneten Berichte sind Papierform als Farbkopie zu übermitteln. Stiftungen welche einer eingeschränkten Revision unterliegen: Erstellung von Buchführung gemäss Art. 959 ff OR, Verpflichtende Anhang (Art. 959c OR) mit Nennung den Mitgliedern des Stiftungsrates sowie von Drittpersonen, die die Unterschrift für die Stiftung führen. Stiftungen welche vom Gesetz einer ordentlichen Revision unterliegen: Erstellung von Buchführung gemäss Art. 959 ff OR, Erstellung des nach anerkannten Standard zur Rechnungslegung Abschlusses (Art. 962 und 962a OR), Erstellung als Teil der Jahresrechnung eine Geldflussrechnung (Art. 961, ziff. 2 OR), Verpflichtende Anhang (Art. 959c OR) mit Nennung den Mitgliedern des Stiftungsrates sowie von Drittpersonen, die die Unterschrift für die Stiftung führen und die weiteren gesetzlichen Angaben (Art. 961 ff OR). Gegebenenfalls, müssen die Stiftungen für die Gesamtheit der kontrollierten Unternehmen eine Konsolidierte Jahresrechnung erstellen (Art. 963 ff OR). Das Protokoll, das die geprüfte Abschlüsse bestätigt, ist im Original vom Präsidenten und vom Verfasser oder einem anderen Mitglied des Rates unterschrieben einzureichen. Falls die Jahresrechnung im Umlaufverfahren angenommen wurde, muss die Zustimmung jedes Ratsmitglieds an die As-So übermittelt werden; Die anderen sonstigen wichtigen Protokolle der Stiftungsratssitzungen; diese müssen im Original vom Präsidenten und dem Verfasser oder einem anderen Mietglied des Rates unterzeichnet sein; Den jährlichen Tätigkeitsbericht mit den Informationen über die Tätigkeiten der Stiftung und die wichtigsten vergangenen und künftigen Ereignisse.

3 Aufsichtsbehörde 3 Nach Ablauf der gesetzlichen Frist von sechs Monaten für die Einreichung der Dokumente wird durch die As-So ein Mahnverfahren angewendet. Die As-So wird Mahnkosten erheben und gegebenenfalls die durch das Gesetz vorgesehenen Strafmassnahmen für die Nichteinreichung der erwähnten Dokumente vornehmen. Alle nötigen Informationen und Dokumente für die Beaufsichtigung müssen auch übergegeben sein (Bericht von anderen Behörde, wie kantonal, Finanzkontrolle, usw). 2.2 Gesuch um Fristerstreckung für die Jahresrechnung Stiftungen mit einer Revisionsstelle Können eine Fristerstreckung für die Jahresrechnung beantragen. Jedes Gesuch um Fristerstreckung für die Einreichung der erwähnten Dokumente muss der As-So schriftlich und vor Ablauf der gesetzlichen Frist von sechs Monaten mithilfe des auf unserer Website zur Verfügung stehenden Formulars zugestellt werden. Gegebenenfalls wird eine maximale Frist von drei Monaten gewährt, jedoch nur, wenn das oberste Organ der Stiftung folgende Punkte bestätigt: Die Stiftung ist nicht in einer Überschuldung oder Zahlungsunfähigkeit Situation Nach Abschluss der Bilanz hat es kein Ereignis mehr gegeben, das die finanzielle Lage der Einrichtung beeinflusst Die Nichteinhaltung der gewährten Frist löst automatisch das erwähnte Mahnverfahren aus. 2.3 Von der Revisionspflicht befreite Stiftungen Von der Revisionspflicht befreite Stiftungen übergeben innerhalb von sechs Monaten nach Abschluss jedes Geschäftsjahres: Zwei ordnungsgemäss datierte und unterzeichnete originale Exemplare der Jahresrechnung enthaltend den Anhang oder den Beschreibungsbogen. Das Protokoll, das die Jahresrechnung bestätigt, ist im Original vom Präsidenten und vom Verfasser oder einem anderen Mitglied des Rates unterschrieben einzureichen. Den jährlichen Tätigkeitsbericht. Die Bestätigung in falls Befreiung von der Revisionspflicht erwähnten insbesondere: - Dass die Jahresrechnung vollständig ist und dass alle Geschäftsvorfälle, die für das Rechnungsjahr buchungspflichtig und rechtskonform sind - Dass das angegebene und geschätzte Vermögen nach den Handelsprinzipen verfügbar ist und dass alle Mittelbindungen berücksichtigt sind - Dass das Vermögen ist dem Zweck entsprechend verwendet worden. Ein Beschreibungsbogensmodel und ein Bestätigungsmodel sind auf unserer Website ( zugestellt.

4 Aufsichtsbehörde 4 3. Vermögensverwaltung- und Anlage Die klassischen Stiftungen verwalten und verwenden ihr Vermögen gemäss ihrem Zweck. Sie sollen ihr Vermögen verwalten um die Sicherheit der Anlagen, eine angemessene Rendite zu garantieren und um die für Erfüllung von ihren Aufgaben notwendigen Barmittel anordnen. 4. Überschuldung und Zahlungsunfähigkeit Wenn eine Überschuldung oder Zahlungsunfähigkeit besteht, zählt Art. 84a SZG die, besonders vom obersten Organ oder der Revisionsstelle, zu nehmenden Massnahmen auf. 5. Revisionsstelle 5.1 Benennung einer Revisionsstelle Das oberste Organ bezeichnet eine Revisionsstelle (Art. 83b SZG). Stiftungen welche einer eingeschränkten Revision unterliegen benennen als Revisionsstelle einen zugelassenen Revisor im Sinne des RAG (Art. 727c OR). Stiftungen welche einer ordentlichen Revision unterliegen benennen als Revisionsstelle einen Revisionsexperten im Sinne des RAG (Art. 727b OR). Eine ordentliche Revision ist nötig, wenn zwei der nachstehenden Grössen in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren überschreiten sind: Bilanzsumme von 20 Millionen Franken, Umsatzerlös von 40 Millionen Franken, 250 Vollzeitstellen in Jahresdurchschnitt. 5.2 Revisionsbericht Die Revisionsstelle der Stiftung muss unabhängig sein (Art. 728, 729 OR und 11 RAG). Gemäss Artikel 83c SZG übermittelt die Revisionsstelle der Aufsichtsbehörde eine Kopie des Revisionsberichts sowie aller wichtigen Mitteilungen an die Stiftung. 6. Revisionspflicht Befreiung Auf Gesuch des obersten Stiftungsorgans kann der As-So eine Stiftung von der Pflicht, eine Revisionsstelle zu bezeichnen, wenn alle drei nachfolgenden Bedingungen erfüllt sind: Die Bilanzsumme der Stiftung in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren kleiner als 200'000 Franken ist; Die Stiftung nicht öffentlich zu Spenden oder sonstigen Zuwendung aufruft; und Die Revision nicht für eine zuverlässige Beurteilung der Vermögens- und Ertragslage der Stiftung notwendig ist.

5 Aufsichtsbehörde 5 Gegebenenfalls sollen die Stiftungsstatuten angepasst werden. Die Bestimmung der Revisionsstelle kann die Nächste sein: es sei denn die Stiftung von dieser Verpflichtung befreit ist, bezeichnet das oberste Organ eine Revisionsstelle. Der Besuch der Revisionspflicht Befreiung muss an dem As-So mindestens drei Monaten vor Ablauf des Geschäftsjahrs einzureichen, um für dieses Geschäftsjahr befreiet zu sein. Während der ersten beiden Jahre nach der Gründung ist keine Befreiung möglich. Der As-So kann die Befreiung von Revisionspflicht jederzeit widerrufen, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen nicht mehr erfüllt sind. 7. Aktualisierung der Eintragung des Handelsregisters Gemäss Artikel 95 HRegV bei Stiftungen müssen insbesondere ins Handelsregister eingetragen werden: Der Sitz und das Rechtdomizil, Alle Mitglieder des obersten Stiftungsorgans, Die zur Vertretung berechtigten Personen, Die Revisionsstelle. Das oberste Stiftungsorgan muss unverzüglich alle Änderung einer Eintragung im Handelsregister anmelden um diesem zu Aktualisieren. Stiftungsaufsichtsbehörde Dominique Favre Direktor