Grundlagen Projektmanagement/ Projektcontrolling

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1 Titel Grundlagen Projektmanagement/ Projektcontrolling Basiswissen für ein erfolgreiches Projektmanagement Dozentin: Dipl.- Betriebswirtin (FH)

2 Überblick Projektmanagement-Haus Strategisches Projektmanagement 1. Projekt und Projektumwelt Definitionen, Abgrenzungen, Stakeholder, Rollen im Projekt 2. Organisationsstrukturen für Projekte Linien-, Stabsprojekt-, Matrix- und reine Projektorganisation 3. Projekterfolgsfaktoren 4. Phasenmodelle/Vorgehensmodelle 5. Strategische Projektauswahl Strategische Projektplanung, - Nutzwertanalyse, - Portfolioansatz, - Risikomanagement, - Wirtschaftlichkeitsrechnungen Operatives Projektmanagement 6. Projektstart - Ernennung Projektleiter - Bildung Projektteam - Projektorganisation - Stakeholdermanagement - Risikomanagement - Projektziele - Erste Projektplanung - Projektauftrag - Projektstart-Workshop/ Kick-off-Meeting 7. Projektplanung - Projektstrukturplan - Aufwandsschätzung - Ablauf- und Termin- Planung - Ressourcenplanung - Kostenplanung 8. Projektsteuerung/ Projektkontrolle - Terminkontrolle - Leistungskontrolle - Kostenkontrolle - Projekt Scorecard - Berichtswesen - Dokumentation - Konfigurations- / Änderungsmanagement - Qualitätssicherung 9. Projektabschluss - Abschlusspräsentation - Projektabnahme - Abschlussanalyse - Abschlusssitzung - Abschlussbericht - Erfahrungssicherung - Projektauflösung u. Wiedereingliederung

3 Projektplanung Übersicht Kapitel 7 (1) 7 Projektplanung 7.1 Projektstrukturplanung Arbeitspakete Gliederungsprinzip des Projektstrukturplans Erstellung des Projektstrukturplans Unterscheidung Projektstrukturplan - Vorgehensmodell Beispiel Projektstrukturplan 7.2 Aufwandsschätzung Expertenbefragung Analogiemethode Multiplikatormethode Function-Point-Methode Probleme der Aufwandsschätzung

4 Projektplanung Übersicht Kapitel 7 (2) 7.3 Ablauf- und Terminplanung Schritte der Ablauf und Terminplanung Terminplan und Balkendiagramm Netzplantechnik Vorgangsknoten-Netzplan Bestimmung der Termine/Pufferzeiten/kritischen Weg Anordnungsbeziehungen Beispiel Netzplan 7.4 Ressourcenplanung Ablauf der Ressourcenplanung Problem der Qualitätsunterschiede 7.5 Projektkostenplanung Arten der Projektkosten Plankostenkalkulation

5 Projektplanung 7 Übersicht Projektplanung Die Projektplanung beinhaltet folgende Planungen: Projekstrukturplanung Aufwandsschätzung Ablauf- u. Terminplanung Ressourcenplanung Projektkostenplanung Was ist zu tun? Wie viel ist zu tun? Was ist wann zu tun? Wer kann es tun? Wie viel kostet es?

6 Projektstrukturplan 7.1 Definition Projektstrukturplan Die IPMA definiert den Projektstrukturplan in ihrer Competence Baseline als die Gliederung des Projekts nach seinen Arbeitsinhalten und -aufgaben. Der PSP ist die grafische oder tabellarische Darstellung der Projektstrukturierung und die systematische Antwort auf die Frage: Was ist in unserem Projekt zu tun? Erläuterung: Die Competence Baseline ist der internationale Projektmanagement-Standard der IPMA (International Project Management Association). Quelle: Schelle, H., Ottmann, R., Pfeiffer, A., ProjektManager, GPM, Nürnberg 2008

7 Projektstrukturplan 7.1 Zweck des Projektstrukturplans Der Projektstrukturplan ist durch die Aufteilung des Projekts in Teilaufgaben und Arbeitspaketen: Grundlage für die Transparenz des Projektes. Grundvoraussetzung um ein einheitliches Verständnis von Aufgaben und Vorgehensweisen im Projekt zu gewährleisten. Grundlage für die Aufwandsschätzung, Kostenplanung und -kontrolle. Bezugsbasis für die Dokumentation der Projektberichte und der technischen Unterlagen. Basis für die Gliederung des Pflichtenhefts. Grundlage für die Verteilung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Projekt. (Für jedes Arbeitspaket muss es einen Verantwortlichen geben). Grundlage für das Risikomanagement. Risiken können damit für jedes Arbeitspaket analysiert werden. Voraussetzung für die Erstellung der Ablauf- und Terminplanung.

8 Projektstrukturplan Teilaufgaben und Arbeitspakete nach DIN Eine Teilaufgabe ist nach DIN ein Teil eines Projektes [...], der im Projektstrukturplan weiter aufgegliedert werden kann. Das Arbeitspaket wird in der DIN definiert als ein Teil eines Projekts [...], der im Projektstrukturplan nicht weiter aufgegliedert wird und auf einer beliebigen Gliederungsebene liegen kann. Quelle: DIN 69901

9 Projektstrukturplan Teilaufgaben und Arbeitspakete nach DIN Projekt 1. Ebene Arbeitspaket Teilaufgabe Teilaufgaben 2. Ebene Teilaufgabe Arbeitspaket Teilaufgabe Teilaufgabe 3. Ebene Arbeitspaket Arbeitspaket Arbeitspaket Arbeitspaket Arbeitspaket Arbeitspaket 4. Ebene Quelle: DIN 69901

10 Projektstrukturplan Objektorientierte Gliederung (Ausschnitt) Entwicklung einer Filmkamera 1. Ebene Gehäuse Elektrisches System 2. Ebene Mechanisches System Optik Sucher Filmtransport 3. Ebene Auslöser Filmspulenführung 4. Ebene Quelle: Schelle, H., Projekte zum Erfolg führen, dtv, München 2007

11 Projektstrukturplan Funktionsorientierte Gliederung (Ausschnitt) Entwicklung einer Filmkamera 1. Ebene 2. Ebene Versuche Modell- u. Prototypenbau Entwurf und Konstruktion Projektmanagement Vertriebsvorbereitung Systemanalyse Konstruktion der Vorrichtung Detaillierte Konstruktion Entwurf 3. Ebene Spezifikation Quelle: Schelle, H., Projekte zum Erfolg führen, dtv, München 2007

12 Projektstrukturplan Gemischtorientierte Gliederung (Ausschnitt) Entwicklung einer Filmkamera 1. Ebene 2. Ebene Elektrische Systeme Mechanische System Gehäuse Gesamtsystem Optik Sucher Filmtransport Auslöser Filmspulenführung 3. Ebene Integration Vertriebsvorbereitung Qualitätsmanagement Systemanalyse Projektmanagement Modelle Entwurf Versuche Spezifikation/ Entwurf 4. Ebene = Arbeitspakete Quelle: Schelle, H., Projekte zum Erfolg führen, dtv, München 2007

13 Projektstrukturplan Erstellung des Projektstrukturplans Vorgehenmöglichkeiten Top down Das Projekt als Ganzes wird von oben nach unten zerlegt. D. h. vom Projektgegenstand werden die Teilprojekte abgeleitet und von den Teilprojekten die Teilaufgaben und Arbeitspakete. Bottom-up Bereits bekannte Aktivitäten werden zu Arbeitspaketen und Teilaufgaben gebündelt und zu Teilprojekten und schließlich zum Gesamtprojekt zusammengefügt.

14 Projektstrukturplan Beispiel Projektstrukturplan Entwicklung einer Buchhaltungssoftware Konzeption Programmierung Dokumentation Qualitätssicherung Problemanalyse Projektmanagement Marktanalyse Systementwurf Modul A Testplanung Systembeschreibung Projektorganisation Zielgruppe Wettbewerber Anforderungsprofil / Lastenheft Schnittstellen Gesamtprogramm Entwicklungsumgebung Softwaremodule Pflichtenheft Modul B Modul... Modul X Betriebssysteme System/ Akzeptanztest Reviews Handbücher Anwender Adminstrator Projektplanung Projektsteuerung

15 Projektplanung Übersicht Kapitel 7 (1) 7 Projektplanung 7.1 Projektstrukturplanung Arbeitspakete Gliederungsprinzip des Projektstrukturplans Erstellung des Projektstrukturplans Unterscheidung Projektstrukturplan - Vorgehensmodell Beispiel Projektstrukturplan 7.2 Aufwandsschätzung Expertenbefragung Analogiemethode Multiplikatormethode Function-Point-Methode Probleme der Aufwandsschätzung

16 Projektplanung Übersicht Kapitel 7 (2) 7.3 Ablauf- und Terminplanung Schritte der Ablauf und Terminplanung Terminplan und Balkendiagramm Netzplantechnik Vorgangsknoten-Netzplan Bestimmung der Termine/Pufferzeiten/kritischen Weg Anordnungsbeziehungen Beispiel Netzplan 7.4 Ressourcenplanung Ablauf der Ressourcenplanung Problem der Qualitätsunterschiede 7.5 Projektkostenplanung Arten der Projektkosten Plankostenkalkulation

17 Aufwandsschätzung 7.2 Methoden der Aufwandsschätzung Expertenbefragung - Einzel und Mehrfachbefragung - Delphi-Methode - Schätzklausur Analogiemethode Multiplikatormethode Function Point-Methode

18 Aufwandsschätzung Expertenbefragung Delphi Methode Mehrstufige Befragungsmethode mehrere Experten werden anonym befragt. Ergebnisse werden ausgewertet und bei großen Schätzabweichungen den Experten als Grundlage für einen weiteren Durchlauf vorgelegt. Experten haben dadurch die Möglichkeit ihre Schätzung zu überdenken. Dieser Prozess wird so lange wiederholt, bis eine ausreichende Annäherung erreicht worden ist.

19 Aufwandsschätzung Expertenbefragung Schätzklausur Überblick: Schritte einer Schätzklausur 1. Projektumgebung definieren 2. Arbeitspakete erläutern 3. Ersten Schätzwert abgeben 4. Durchschnittswert errechnen 5. Höchste/niedrigste Werte erläutern u. diskutieren 6. (Fehl-)Annahmen klären und korrigieren 7. Schätzung wiederholen 8. Schlussprotokoll erstellen/bearbeiten Quelle: Schelle, H., Ottmann, R., Pfeiffer, A., ProjektManager, GPM, Nürnberg 2008

20 Aufwandsschätzung Multiplikatormethode Aus vergangenen Projekten werden Erfahrungswerte in Form von Kennzahlen abgeleitet. Es wird ein aussagefähiger und vergleichbarer Aufwand pro Leistungseinheit festgelegt. Schritte der Multiplikatormethode 1. Für ein Arbeitspaket werden die zu erbringenden Leistungen festgelegt. 2. Geeignete Kennzahl aus den Erfahrungswerten auswählen. 3. Multiplikation der festgelegten zu erbringende Gesamtleistung mit der Kennzahl bzw. dem Aufwand pro Leistungseinheit.

21 7.2.4 Function-Point-Methode Annahme: Grundlagen Projektmanagement/Projektcontrolling Aufwandsschätzung Das Function-Point-Verfahren geht davon aus, dass der Aufwand eines Softwareprojektes im wesentlichen von der Entwicklungsumgebung (= wie Programmiersprache u. Betriebssystem), dem Funktionsumfang (=Produktanforderungen aus Sicht des Benutzers) sowie dem Schwierigkeitsgrad des Projektes bestimmt wird. Schritte der Funktion -Point-Methode: 1. Funktionen (=Elementarprozesse, die durch die Software abgedeckt werden sollen) ermitteln und in die fünf Kategorien (Funktionstypen) einteilen: Eingabedaten, Ausgabedaten, Abfragen, Datenbestände, Referenzdaten. 2. Funktionen anhand der Komplexität (niedrig, durchschnittlich, hoch) bewerten. Aus der Kombination der Funktionstypen mit den Komplexitätskategorien ergeben sich 5 * 3 = 15 Fälle, in die Funktionen eingeteilt werden können. Jedem Fall ist ein bestimmtes Gewicht zugeordnet, was die Function Points der entsprechend eingestuften Funktion entspricht. Summieren der Function-Points = Function-Points eines Projekts 3. Allgemeine Einflussfaktoren ermitteln und anhand eines Faktors berücksichtigen. Entstehung des gewichteten Function- Points eines Projekts 4. Analogieschluss von den ermittelten Function-Points abgeschlossener Projekte und deren Ist-Entwicklungsaufwände zum benötigten Aufwand des geplanten Projekts (Function-Point-Kurve).

22 Aufwandsschätzung Function-Point-Kurve Function Points Mann-Monate

23 Überblick Projektmanagement-Haus Strategisches Projektmanagement 1. Projekt und Projektumwelt Definitionen, Abgrenzungen, Stakeholder, Rollen im Projekt 2. Organisationsstrukturen für Projekte Linien-, Stabsprojekt-, Matrix- und reine Projektorganisation 3. Projekterfolgsfaktoren 4. Phasenmodelle/Vorgehensmodelle 5. Strategische Projektauswahl Strategische Projektplanung, - Nutzwertanalyse, - Portfolioansatz, - Risikomanagement, - Wirtschaftlichkeitsrechnungen Operatives Projektmanagement 6. Projektstart - Ernennung Projektleiter - Bildung Projektteam - Projektorganisation - Stakeholdermanagement - Risikomanagement - Projektziele - Erste Projektplanung - Projektauftrag - Projektstart-Workshop/ Kick-off-Meeting 7. Projektplanung - Projektstrukturplan - Aufwandsschätzung - Ablauf- und Termin- Planung - Ressourcenplanung - Kostenplanung 8. Projektsteuerung/ Projektkontrolle - Terminkontrolle - Leistungskontrolle - Kostenkontrolle - Projekt Scorecard - Berichtswesen - Dokumentation - Konfigurations- / Änderungsmanagement - Qualitätssicherung 9. Projektabschluss - Abschlusspräsentation - Projektabnahme - Abschlussanalyse - Abschlusssitzung - Abschlussbericht - Erfahrungssicherung - Projektauflösung u. Wiedereingliederung

24 Titel Grundlagen Projektmanagement/ Projektcontrolling Basiswissen für ein erfolgreiches Projektmanagement Dozentin: Dipl.- Betriebswirtin (FH)