3.3.1 Die Lohn- und Gehaltsabrechnung

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1 3.3 PERSONALWIRTSCHAFT 3.3 Personalwirtschaft Personalkosten ist der Oberbegriff für sämtliche das Personal betreffende Aufwendungen. Löhne sind das Arbeitsentgelt von Arbeitern. Gehälter erhalten kaufmännische und technische Angestellte. Tarifverträge sind in der Regel die Grundlage des Arbeitsentgeltes. Häufig werden die sozialen Verhältnisse und die Leistungen der Arbeitnehmer berücksichtigt. Mit leitenden Angestellten schließen die Arbeitgeber meistens Einzelarbeitsverträge ab Die Lohn- und Gehaltsabrechnung Eine Lohn- und Gehaltsabrechnung vollzieht sich nach folgendem Schema: Bruttogehalt bzw. -lohn Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung Abzüge Steuern = Nettogehalt bzw. -lohn (Auszahlung) Krankenversicherung Pflegeversicherung Rentenversicherung Arbeitslosenversicherung Lohnsteuer Solidaritätszuschlag Kirchensteuer Vom Bruttoverdienst behält der Arbeitgeber zum Zeitpunkt der Lohn- bzw. Gehaltszahlung die im vorstehenden Schema dargestellten Abzüge ein. Ab dem 1. Juli 2008 gelten für die Sozialversicherung folgende Beitragssätze: Arbeitnehmer 1 einschl. des Mehranteils der Arbeitnehmer (oder: 13,3 %, ausschl. des Mehranteils der Arbeitnehmer) Arbeitgeber Krankenversicherung, individuell, z. B.: 14,2 % 1, davon trägt der Arbeitnehmer 0,9 %mehr 7,55 % 6,65 % Pflegeversicherung, für Versicherte mit Kindern: 1,95 %, 0,975 % 0,975 % ohne Kinder, zwischen 23 und 65 Jahren alt: 2,2 % 1,225 % 0,975 % Rentenversicherung: 19,9 % 9,95 % 9,95 % Arbeitslosenversicherung: 3,3 % 1,65 % 1,65 % Gesamtbeitragssatz für Versicherte mit Kindern: 39,35 %, 20,125 % 19,225 % ohne Kinder, zwischen 23 und 65 Jahren alt: 39,6 % 20,375 % 19,225 % Seit dem 1. Juli 2005 gilt der Grundsatz nicht mehr, dass sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber die Sozialversicherungsbeiträge je zur Hälfte teilen. Zur Finanzierung von Zahnersatz (+ 0,4 %) und Krankengeld (+ 0,5 %) zahlen die Arbeitnehmer nun insgesamt 0,9 %mehr als die Arbeitgeber in die Krankenversicherung ein. Bei der Pflegeversicherung sind Versicherte mit Kindern besser gestellt als Versicherte (zwischen 23 und 65 Jahren) ohne Kinder. Letztere zahlen 0,25 % mehr in die Pflegeversicherung ein. Damit wird ein Urteil des Bundesverfassungsgerichts umgesetzt. Die Gesamtsozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeberanteil und Arbeitnehmeranteil) sind seit dem 1. Jan bereits am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem die Beschäftigung ausgeübt wird, und müssen der Krankenkasse spätestens an diesem Tag wertstellungsmäßig zur Verfügung stehen. Erfolgen die Lohn- und Gehaltsabrechnungen am Monatsende und erhalten alle oder ein Teil der Beschäftigten sich ändernde Vergütungen, so müssen die vorab zu zahlenden

2 3 DIE FUNKTIONEN EINES BETRIEBES IN DER PRAXIS DER BUCHFÜHRUNG Beispiel Gesamtversicherungsbeiträge (Arbeitgeberanteil und Arbeitnehmeranteil) für den laufenden Monat geschätzt werden (prognostizierte Vorausleistung). Die monatlich einbehaltenen Steuern müssen bis zum 10. des Folgemonats beim zuständigen Finanzamt eingehen. Vom Finanzamt wird die Kirchensteuer weitergeleitet. Der Gesetzgeber schreibt vor ( 41 EStG), dass der Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer einen Einzelnachweis über das Arbeitsentgelt führen muss. In der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung wird daher für jeden Arbeitnehmer ein Lohn- bzw. Gehaltskonto geführt. In Lohn- und Gehaltslisten werden die Beträge der einzelnen Konten zusammengestellt. Die Summenzeile der Lohn- bzw. Gehaltsliste wird an die Hauptbuchhaltung weitergeleitet Lohn- bzw. Gehaltsbuchungen Im Personalbereich fallen in Zusammenhang mit den Lohn- und Gehaltszahlungen drei Buchungen an: 1. Zunächst muss die Zahlung des Sozialversicherungsbeitragssolls (prognostizierte Vorausleistung des laufenden Monats verrechnet mit einem Forderungsbzw. Schuldvortrag aus dem Vormonat) an die Krankenkasse gebucht werden. Dieses Sozialversicherungsbeitragssoll muss dem Bankkonto der Krankenkasse spätestens am drittletzten Bankarbeitstag eines jeden Monats wertstellungsmäßig zur Verfügung stehen. 2. Am Monatsende sind dann die Lohn- bzw. Gehaltsbuchungen (mit den tatsächlichen Sozialversicherungsbeiträgen) vorzunehmen. 3. Bis zum 10. des Folgemonats müssen die einbehaltenen Steuern an das zuständige Finanzamt abgeführt werden. Zu 1.: Das Sozialversicherungsbeitragssoll (Arbeitgeberanteil und Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung) eines Industriebetriebes beträgt für die beschäftigten Arbeiter im Monat April ,00. Essetzt sich zusammen aus einem Schuldvortrag aus dem prognostizierte Vorausleistungen Vormonat März (Restbeitrag) in Höhe von 500,00 und einer prognostizierten Vorausleistung für den Monat April in Höhe von ,00 (81.405,00 =500, ,00 ). Dieser Betrag wird am 26. April an die Krankenkasse gezahlt (Banküberweisung). Buchungssatz für die Überweisung des Sozialversicherungsbeitragssolls am 26. April 2640 SV-Beitragsvorauszahlung ,00 an 2800 Guthaben bei Kreditinstituten (Bank) ,00 In der obigen Buchung sind die Sollbuchungen auf dem Konto 2640 SV-Beitragsvorauszahlung zusammengefasst. Das Sozialversicherungsbeitragssoll von ,00 (= 500, ,00 ) wird zur Vornahme der obigen Buchung außerhalb des Kontos ermittelt. 1 Zu 2.: Am 30. April steht die tatsächliche 2 Höhe der fälligen Lohnzahlung und damit auch die tatsächliche Höhe der Gesamtsozialversicherungsbeiträge und die tatsächliche Höhe der noch abzuführenden Steuern fest: 1 Wird die Sollbuchung auf dem Konto 2640 SV-Beitragsvorauszahlung nicht zusammengefasst, so wird gebucht: 2640 SV-Beitragsvorauszahlung 500, SV-Beitragsvorauszahlung ,00 an 2800 Guthaben bei Kreditinstituten (Bank) ,00 2 Die Vergütungen ändern sich monatlich bedingt durch unterschiedliche Arbeitsstunden, Überstunden, Urlaubsgeld, Zulagen, unbezahlten Urlaub, Fluktuation usw. Deshalb weichen die tatsächlichen Sozialversicherungsbeiträge von dem zuvor geschätzten Sozialversicherungsbeitragssoll ab

3 3.3 PERSONALWIRTSCHAFT Brutto- Abzüge Gesamt- Netto- Arbeitlöhne abzüge löhne geberanteil (30. April) Steuern AN-Anteil (Bank- zur zur Sozialver- über- Sozialversicherung weisung) sicherung , , , , , ,50 Tatsächliche Gesamtsozialversicherungsbeiträge: , ,50 = ,00 Buchungssatz für die Lohnzahlung am 30. April 6200 Löhne , AG-Anteil zur Sozialversicherung (Lohnbereich) ,50 an 2800 Guthaben bei Kreditinstituten (Bank) ,50 an 2640 SV-Beitragsvorauszahlung ,00 an 4830 Sonst. Verb. ggü. Finanzbehörden ,00 Die obigen Buchungen ergeben folgendes Bild auf dem Konto 2640 SV-Beitragsvorauszahlung : Soll 2640 SV-Beitragsvorauszahlung Haben (Saldo Ende März) , /6400 (tatsächlicher 2800 (progn. Vorausl. April) ,00 SV-Beitrag April) ,00 Saldo Ende April ,00 Der Saldo von 595,00 ist der verbleibende Restbeitrag am Ende des Monats April (Schuldvortrag), der im Folgemonat Mai zusammen mit der dann wiederum zu ermittelnden Vorausleistung des Monats Mai als Sozialversicherungsbeitragssoll an die Krankenkasse abzuführen ist. Hätte sich auf dem Konto 2640 SV-Beitragsvorauszahlung ein Habensaldo ergeben, so hätte man einen Erstattungsanspruch (Forderungsvortrag), der im Folgemonat Mai das Sozialversicherungsbeitragssoll mindert 2. Zu 3.: Die einbehaltenen Steuern werden am 8. Mai an das Finanzamt überwiesen. Buchungssatz für die Überweisung der noch abzuführenden Steuern an das Finanzamt am 8. Mai 4830 Sonst. Verb. gegenüber Finanzbehörden ,00 an 2800 Guthaben bei Kreditinstituten (Bank) ,00 Das Konto 2640 SV-Beitragsvorauszahlung ist ein Verrechnungskonto, das nach der Lohn- bzw. Gehaltsbuchung am Ende eines jeden Monats als Saldo einen Restbeitrag (Schuldvortrag) im Soll oder einen Erstattungsanspruch (Forderungsvortrag) im Haben ausweist. Beim Jahresabschluss ist ein Restbeitrag als Restschuld gegenüber den Sozialversicherungsträgern zu passivieren 3,ein Erstattungsanspruch ist als Restforderung gegenüber den Sozialversicherungsträgern entsprechend zu aktivieren 4. 1 Zur besseren Transparenz sind hier diese Sollbuchungen explizit (gemäß Fußnote auf S. 260) ausgewiesen. Sie ergeben in der Summe das Sozialversicherungsbeitragssoll (500, ,00 =81.405,00 ). 2Wird das Sozialversicherungsbeitragssoll nicht außerhalb des Kontos ermittelt, wäre in diesem Fall unsaldiert zu buchen: 2640 SV-Beitragsvorauszahlung an 2640 SV-Beitragsvorauszahlung an 2800 Guthaben bei Kreditinstituten (Bank) 3 auf der Passivseite der Bilanz auszuweisen 4 auf der Aktivseite der Bilanz auszuweisen

4 3 DIE FUNKTIONEN EINES BETRIEBES IN DER PRAXIS DER BUCHFÜHRUNG Zum Zeitpunkt der Lohn- bzw. Gehaltszahlung stellen die einbehaltenen Steuern Verbindlichkeiten gegenüber dem Staat dar. Bis zum Zahlungstermin im Folgemonat werden die einbehaltenen Steuern vom Unternehmen treuhänderisch verwaltet. Das Konto 4830 Sonstige Verbindlichkeiten gegenüber Finanzbehörden ist ein passives Bestandskonto. Zusammenfassung Schaubild Lohnbuchhaltung (Nebenbuchhaltung) 1. Führung von Lohn- bzw. Gehaltskonten für jeden Arbeitnehmer 2. Führung von Lohn- bzw. Gehaltslisten für alle Arbeitnehmer Einfache Erfassung Weiterleitung der Summenzeile der Lohn- bzw. Gehaltsliste Hauptbuchhaltung S Löhne/Gehälter H Personalkosten des Arbeitgebers Kontenklasse 6 Arbeitgeberanteil zur Sozial- S versicherung H Bruttolohn/-gehalt Steuern Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung =Nettolohn/-gehalt (Auszahlung) Sonst. Verb. gegenüber S Finanzbehörden H SV-Beitrags- voraus- S zahlung H Guthaben bei Kreditinstituten S (Bank) H Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung Doppelte Buchführung Merksätze Aufgaben folgen auf Seite Die Personalkosten setzen sich zusammen aus den Bruttolöhnen bzw. -gehältern sowie aus den Arbeitgeberanteilen zur Sozialversicherung. 2. In dem Konto 2640 SV-Beitragsvorauszahlung werden die monatlich geschätzten und die monatlich tatsächlich angefallenen Gesamtsozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil) verrechnet. Ein Sollsaldo am Monatsende weist einen Restbeitrag (Schuldvortrag), ein Habensaldo einen Erstattungsanspruch (Forderungsvortrag) aus. 3. Die vom Bruttoverdienst einbehaltenen Steuern werden bis zu ihrem Abführen an das Finanzamt als durchlaufende Posten auf dem Konto 4830 Sonstige Verbindlichkeiten gegenüber Finanzbehörden erfasst

5 3 DIE FUNKTIONEN EINES BETRIEBES IN DER PRAXIS DER BUCHFÜHRUNG 2. Buchungssatz für die Überweisung der einbehaltenen Abzüge 4860 Verb. aus vermögenswirksamen Leistungen 39, Sonst. Verb. ggü. Finanzbehörden 248,00 an 2800 Guthaben bei Kreditinstituten (Bank) 287,00 Merksätze Zusammenfassung 1. Der Staat begünstigt vermögenswirksames Bausparen und Beteiligungssparen mit der Arbeitnehmer-Sparzulage. 2. Die vermögenswirksame Anlage wird häufig vom Arbeitgeber bezuschusst. AUFGABEN Aufgaben 1bis 3: Aufgaben 4 bis 7: Aufgaben 8und 9: Aufgabe 10: Aufgabe 11: Aufgabe 12: 1 A 1 Einfache Lohn- und Gehaltsbuchungen; Vorschüsse und entgeltliche Erzeugnislieferungen an Arbeitnehmer; Vermögenswirksame Leistungen; Belegbuchungen; Sonstige Personalaufwendungen; Geschäftsgang. 1. SV-Forderungsvortag aus dem Vormonat Februar: 150,00 Prognostizierte SV-Vorausleistung (März): 3.000,00 Bilden Sie den Buchungssatz für die Banküberweisung des Sozialversicherungsbeitragssolls am 27. März. 2. Erstellen Sie in Ihrem Arbeitsheft mithilfe der auf S. 267 stehenden Auszüge aus der Lohnsteuertabelle (Kirchensteuersatz: 9%) und anhand der Sozialversicherungsbeitragssätze für 2008 (siehe Tabelle S. 259) eine Gehaltsliste für den Monat März für die Angestellten: Heinz Aust (28 Jahre), Bruttomonatsverdienst im März (einschließlich Überstunden) 2.387,69, verheiratet, 1 Kind, Steuerklasse III, ev.-luth. Angelika Schuster (37 Jahre), Bruttomonatsverdienst im März (einschließlich Überstunden) 2.399,51, verheiratet, 2 Kinder, Steuerklasse IV, keine Kirchenzugehörigkeit. Gabriele Mönkemeyer (25 Jahre), Bruttomonatsverdienst im März (einschließlich Überstunden) 2.408,74, ledig, kein Kind, Steuerklasse I, röm.-kath. 3. Bilden Sie am 31. März den Buchungssatz für die Summenzeile der Gehaltsliste (mit dem Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung). Die Gehälter werden per Banküberweisung gezahlt. 4. Stellen Sie die Buchungen aus 1. und aus 3. auf dem Konto 2640 SV-Beitragsvorauszahlung dar. Weisen Sie dabei jeden Buchungsbetrag explizit aus. Erklären Sie den Charakter des Saldos, der sich am 31. März auf diesem Konto ergibt. 5. Bilden Sie am 8. April den Buchungssatz für das Abführen (Banküberweisung) der noch abzuführenden Steuern. 1 Um eine gewisse Konstanz bei dieser Aufgabe zu erreichen, wird sie nur in größeren Abständen aktualisiert

6 3.3 PERSONALWIRTSCHAFT Allgemeine Monatslohnsteuertabelle Quelle: Stollfuß Monats-Lohnsteuer-Tabelle Juli: Prognostizierte SV-Vorausleistung (Juli): 7.200,00, SV-Schuldvortrag aus dem Vormonat Juni: 60,00. Bruttogehälter 1 Abzüge Nettogehälter (31. Juli) Steuern AN-Anteil zur Sozialvers. (Banküberweisung) 1. Bilden Sie den Buchungssatz für die Banküberweisung des Sozialversicherungsbeitragssolls am 26. Juli. 2. Bilden Sie den Buchungssatz für die Gehaltszahlung (mit dem Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung) am 31. Juli. 3. Stellen Sie die Buchungen aus 1. und 2. auf dem Konto 2640 SV-Beitragsvorauszahlung dar. Weisen Sie dabei jeden Buchungsbetrag explizit aus. Erklären Sie den Charakter des Saldos, der sich am 31. Juli auf diesem Konto ergibt. 4. Bilden Sie am 9. August den Buchungssatz für das Abführen (Banküberweisung) der noch abzuführenden Steuern. 26. Oktober: Prognostizierte SV-Vorausleistung (Oktober): 5.700,00, SV-Forderungsvortrag aus dem Vormonat September: 100,00. Arbeitgeberanteil zur Sozialvers , , , , ,00 Bruttolöhne 1 Abzüge Nettolöhne Arbeitgeberanteil (31. Oktober) Steuern AN-Anteil zur Sozialvers. (Banküberweisung) zur Sozialvers , , , , ,00 1 Die Vergütungen ändern sich monatlich bedingt durch unterschiedliche Arbeitsstunden, Überstunden, Urlaubsgeld, Zulagen, unbezahlten Urlaub, Fluktuation usw. Deshalb weichen die tatsächlichen Sozialversicherungsbeiträge von dem zuvor geschätzten Sozialversicherungsbeitragssoll ab