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3 Online-Aktualisierung unter: Exklusiv und kostenlos für Buchkäufer! Und so geht s: Einfach unter den Buchcode eingeben oder direkt per QR-Code über Ihr Smartphone bzw. Tablet auf die Website gehen. Buchcode: SM4-H4E5 Ihr Online-Service: Aktualisierung einzelner Kapitel auf Basis von gesetzlichen Änderungen und/oder Software-Anpassungen

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5 lohn+gehalt training Claus-Jürgen Conrad

6 Der Autor Claus-Jürgen Conrad studierte von 1986 bis 1991 Wirtschaftsinformatik in Karlsruhe. Nach einer kurzen Tätigkeit für die Siemens AG studierte er Volkswirtschaftslehre in Freiburg trat er als Redakteur für Lohn- und Gehaltsprodukte in die Haufe Lexware GmbH ein. Er war mit verantwortlich für die Entwicklung der ersten Generationen von Lexware lohn+gehalt. Seit 1999 ist er Leiter für Personal- und Entgeltsysteme bei der Endress + Hauser Firmengruppe. Für die Haufe Lexware Mediengruppe ist er seit mehr als zehn Jahren als Referent und Autor im Bereich Lohn- und Gehaltsabrechnung tätig.

7 lohn+gehalt training Claus-Jürgen Conrad Haufe Gruppe Freiburg München

8 Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über abrufbar. Print: ISBN: Bestell-Nr.: epdf: ISBN: Bestell-Nr.: Auflage , Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Munzinger Straße 9, Freiburg Redaktionsanschrift: Fraunhoferstraße 5, Planegg/München Telefon: (089) Telefax: (089) Produktmanagement: Jutta Thyssen Alle Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotomechanischen Wiedergabe (einschließlich Mikrokopie) sowie die Auswertung durch Datenbanken, vorbehalten. Lektorat und Desktop-Publishing: Tina Braun, b-satz, Berlin; Text + Design Jutta Cram, Augsburg Umschlag: RED GmbH, Talangerstraße 3, Krailling/München Druck: Schätzl Druck & Medien, Am Stillflecken 4, Donauwörth Zur Herstellung dieses Buches wurde alterungsbeständiges Papier verwendet.

9 Inhaltsverzeichnis 1. Ist die Software aktuell, sind die Daten sicher? Regelmäßige Updates über den Lexware Info Service Programmaktualisierungen, wenn kein Internetanschluss besteht Datensicherungen durchführen Gesicherte Datenstände ins Programm einspielen Datensicherung und Rücksicherung bei Rechnerwechsel Hauptnavigation, Menü- und Symbolleisten Onlinehilfen und Lexware Know-how Eine neue Firma anlegen Wichtige Daten für die Meldungen an die Finanzverwaltung Wichtige Daten für die Meldungen an die Sozialversicherungsträger Eine oder mehrere Bankverbindungen im Firmenstamm hinterlegen Den Kontenrahmen für Buchungen in die Finanzbuchhaltung festlegen Eine Testfirma anlegen Das Reporting für Firmendaten Krankenkassen einrichten Anlegen einer neuen Krankenkasse Pflichtbeiträge und freiwillige Beiträge im Krankenkassenstamm Umlagesätze zu den U1-/U2-Umlagen hinterlegen Firmenbezogene Angaben zur Kasse hinterlegen Zuordnung von Krankenkassen zu Betriebsstätten Krankenkassenfusionen pflegen Stammdaten eines angestellten Arbeitnehmers erfassen Den Beschäftigungsstatus festlegen Melderelevante Grunddaten erfassen Die Beitragsgruppe bestimmen Zuschlags- und Umlagepflicht festlegen Lohnsteuerabzug nach Lohnsteuerabzugsmerkmalen Pauschale Lohnsteuer festlegen Eintritt während des Kalenderjahres Übernahme aus anderem Lohnprogramm 73

10 Inhaltsverzeichnis 5. Stammdaten einer Aushilfe/eines Minijobbers erfassen Geringfügige Beschäftigung Kurzfristige Beschäftigung Pauschaler Beitrag zur Krankenversicherung Beitrag zur Rentenversicherung Versteuerung mit pauschalem Steuersatz Versteuerung nach Lohnsteuerabzugsmerkmalen Stammdaten für einen Mitarbeiter in der Gleitzone erfassen Status der Beschäftigung Daten für die Sozialversicherungsmeldungen Laufendes Arbeitsentgelt zwischen 450,01 und 850 EUR Stammdaten bei Mehrfachbeschäftigung Versteuerung aufgrund der Lohnsteuerabzugsmerkmale Pauschale Versteuerung des Arbeitslohns Stammdaten für den Geschäftsführer einer GmbH erfassen Den Status des Mitarbeiters hinterlegen Die Angaben für die Sozialversicherungsmeldungen pflegen Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung Beiträge zur Renten- und Arbeitslosenversicherung und Umlagen Angaben zur Besteuerung über ELStAM-Rückantwort Lohnabrechnung einrichten und Bezüge erfassen Erfassen von festen Bezügen Erfassen von zeitabhängigem Arbeitslohn Einzelerfassung von Einmalzahlungen Einmalzahlungen über den Abrechnungsassistenten erfassen Lohnarten ein- und ausblenden Position der Lohnarten verändern Nicht vorhandene Lohnart neu anlegen Lohnarten mit der Möglichkeit zum Ändern Lohnarten ohne Möglichkeiten zum Ändern oder Kopieren Manuelles Anlegen einer Lohnart Neuanlage als Kopie einer bestehenden Lohnart Festlegen des Verrechnungskontos 151 8

11 Inhaltsverzeichnis 10. Krankheit oder Urlaub erfassen Krankheit innerhalb der Lohnfortzahlung Krankheit nach Ablauf der Lohnfortzahlung Ermittlung der Erstattung von der Krankenkasse Voraussetzung für die Erstattung aus der Umlagekasse Pflege von Urlaub und Sonderurlaub als Fehlzeit Direkteingabe und Korrektur von genommenem Urlaub Erstellen von Fehlzeitenstatistiken Betriebliche Altersvorsorge abrechnen Erfassen der betrieblichen Altersvorsorge Abrechnung einer Direktversicherung Abrechnung eines Pensionsfonds oder einer Pensionskasse Steuerrechtliche Behandlung des Vertrags festlegen Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge festlegen Besonderheiten bei Pensionskassenverträgen Empfängerdaten und Zahlungsart pflegen Lohndaten erfassen und abrechnen Einzelerfassung der Bruttobezüge und Abzüge Zeitdaten erfassen Bezüge und Abzüge für mehrere Mitarbeiter erfassen Lohnabrechnungen und Lohntaschen erstellen Berichte zur Lohnabrechnung erstellen Hinweistexte auf die Lohnabrechnung drucken Personalstammdaten während des Abrechnungsmonats ändern Statuswechsel erfassen Statuswechsel wegen Ende des Ausbildungsverhältnisses Statuswechsel wegen Übergang einer Aushilfe zum Auszubildenden Auswirkung des Statuswechsels auf die Abrechnung der Bezüge Auswirkung des Statuswechsels auf die Berichte und SV- Meldungen Änderungen nach durchgeführtem Statuswechsel Statuswechsel rückgängig machen 216 9

12 Inhaltsverzeichnis 14. Beitragsmeldungen an die Krankenkassen erstellen Erstellen der geschätzten Beitragsnachweise Beiträge nach dem vereinfachten Schätzverfahren ermitteln Beitragsnachweise mit dakota übertragen Beitragsnachweise mit sv.net versenden Restschuld aus Vormonaten ermitteln Zahlungslauf für die Sozialversicherungsbeiträge durchführen Lohnsteueranmeldung an das Finanzamt erstellen Aktualisierung des ELSTER-Moduls ELSTER-Zertifikat bestellen und einlesen Die Lohnsteueranmeldung mit dem ELSTER-Modul übermitteln Übertragungsprotokoll drucken Zahlungsverkehr einrichten Zahlungslauf für die Lohnsteueranmeldung durchführen Sozialversicherungsmeldungen erstellen und versenden Ergänzende Stammdaten für die Sozialversicherungsmeldungen Wichtige Abwesenheiten für die Sozialversicherungsmeldungen Sozialversicherungsmeldungen mit dakota versenden Datenübermittlung mit der manuellen Ausfüllhilfe sv.net Verarbeitungsprotokolle in die Antwortzentrale übernehmen Fehlerbereinigung und Wiederholungssendungen Zahlungen an Mitarbeiter, Sozialversicherungen und Finanzamt Bankverbindungen anlegen Bankverbindungen in den Stammdaten zuordnen Datenexport Datei erstellen Online-Banking durchführen Bereits durchgeführte Zahlungen wiederholen Zahlungsliste erstellen

13 Inhaltsverzeichnis 18. Abrechnung verbuchen und Monatswechsel durchführen Buchungsliste erstellen Buchungsbelege in die Finanzbuchhaltung übertragen Laufenden Abrechnungsmonat abschließen Monatswechsel rücksetzen Laufende Bezüge in den Folgemonat übernehmen Beitragsnachweise und Sozialversicherungsmeldungen verwerfen Korrekturen in abgeschlossenen Abrechnungsmonaten Korrektur von Mitarbeiterstammdaten Korrektur von Abrechnungsdaten Korrekturen in den Krankenkassenstammdaten Korrekturen im vorangegangenen Abrechnungsjahr Korrekturberichte Auswirkungen von Korrekturen auf das Meldewesen Korrigierte ELStAM-Meldungen Jahresabschluss durchführen Lohnsteuer-Jahresausgleich durchführen Resturlaube ermitteln und Urlaubskonten bereinigen Jahreslohnsteuermeldung versenden und Bescheinigung erstellen Jahresmeldung zur Sozialversicherung durchführen Das Lohnkonto für jeden Mitarbeiter erstellen Lohnnachweise für die Berufsgenossenschaft erstellen

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15 1. Ist die Software aktuell, sind die Daten sicher? Im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist es enorm wichtig, mit einer aktuellen Programmversion zu arbeiten. Gesetzliche Änderungen, neue Beitragssätze der Krankenkassen, Fusionen von Berufsgenossenschaften oder Krankenkassen sowie die Aktualisierungen der elektronischen Übermittlungsmodule werden regelmäßig von Lexware über das Internet bereitgestellt. Durch die Vielzahl der Änderungen und die Möglichkeit, rückwirkende Korrekturen durchzuführen, kommt der Datensicherung eine hohe Bedeutung zu. Zu allen Programmfunktionen gibt es zahlreiche inhaltliche und technische Hilfen, die regelmäßig über das Internet aktualisiert werden. Lesen Sie in diesem Kapitel alles Wissenswerte über Programmaktualisierungen und die Möglichkeiten der Datensicherung. Außerdem erfahren Sie hier, wie Sie die Hilfefunktionen des Programms nutzen können. 1.1 Regelmäßige Updates über den Lexware Info Service Programmaktualisierungen, wenn kein Internetanschluss besteht Datensicherungen durchführen Gesicherte Datenstände ins Programm einspielen Datensicherung und Rücksicherung bei Rechnerwechsel Hauptnavigation, Menü- und Symbolleisten Onlinehilfen und Lexware Know-how 23

16 1. Ist die Software aktuell, sind die Daten sicher? 1.1 Regelmäßige Updates über den Lexware Info Service In den ersten Monaten des Jahres werden häufig Neuerungen und Programmverbesserungen ausgeliefert. Die sogenannten Updates werden in aller Regel über das Internet bereitgestellt. Der erste Schritt einer Lohnabrechnung sollte deshalb in der Überprüfung auf Programmaktualisierungen bestehen. Die Überprüfung lässt sich mit dem Aufruf des Lexware Info Service vornehmen. Ist Ihr Computer an das Internet angeschlossen und wurde der Lexware Info Service aktiviert, finden Sie in der Taskleiste am unteren rechten Bildschirmrand eine kleine grüne Weltkugel Abb. 1: Über den Menüpfad? 1 und das Lexware Info Service 2 lässt sich die Internet Aktualisierung starten 3. Wurde der Lexware Info Service nicht automatisch mit dem Programmstart aktiviert, kann die Funktion über den Menüpfad? Lexware Info Service aufgerufen werden. Per Mausklick auf die Schaltfläche Jetzt suchen wird die Internetverbindung zum Lexware Service Center hergestellt und nach möglichen Programmaktualisierungen gesucht. Sind aktuelle Updates vorhanden, werden diese dargestellt und können auf den Computer heruntergeladen und anschließend installiert werden. Über die Schaltfläche Einstellungen können Sie die Suche nach Aktualisierungen automatisieren. Mit der Option automatisch wählen Sie den automatischen Aufbau 14

17 1.2 Programmaktualisierungen, wenn kein Internetanschluss besteht einer Verbindung zum Lexware Service Center und die Suche nach Updates beim Programmstart. 1.2 Programmaktualisierungen, wenn kein Internetanschluss besteht Zum Jahreswechsel wird eine Kaufaktualisierung bereitgestellt, die Sie über die ausgelieferte DVD durchführen können. Verfügt der Computer mit dem Lohnprogramm nicht über einen Internetzugang, mit dem Sie die gesetzlichen Aktualisierungen per Internet Update aktualisieren können, haben Sie auch die Möglichkeit, diese Aktualisierung über einen anderen Rechner mit Internetanschluss auszuführen Abb. 2: Update auf der Lexware Internetseite über Online Support 1, Auswahl des Produkts unter Online Support für 2 und anschließend Bestätigung über die Schaltfläche Neueste Aktualisierung > mehr 3. Öffnen Sie dazu im Internet die Seite Wählen Sie auf der Startseite im oberen Bereich die Schaltfläche Kontakt & Support und anschließend unter der Option Online Support für Ihr Programm (z. B. lohn+gehalt plus) sowie die Versionsnummer aus und bestätigen Sie über die Schaltfläche Auswählen. Klicken Sie im folgenden Dialog links auf mehr im Frame Neueste Aktualisierung. Das Service Pack speichern Sie auf der lokalen Festplatte und übertragen es mit einer CD-Rom oder einem USB-Stick auf den Rechner, auf dem Sie lohn+gehalt einsetzen. 15

18 1. Ist die Software aktuell, sind die Daten sicher? Tipp Die aktuell installierte Programmversion finden Sie im Lohnprogramm über den Menüpfad? Info Achtung Zum Jahresbeginn werden auch Aktualisierungen des ELSTER-Moduls, Fusionen von Krankenkassen und Berufsgenossenschaften, Änderungen in dakota- und im ELStAM-Modul sowie die gesetzlichen Änderungen über mehrere Internet Aktualisierungen ausgeliefert. Ist der Rechner nicht direkt an das Internet angeschlossen, sollten Sie vor jedem Abrechnungslauf die Lexware Internetseite aufsuchen und auf Aktualisierungen prüfen. 1.3 Datensicherungen durchführen Lexware lohn+gehalt führt in den Versionen standard und plus automatisch beim Monatswechsel eine Datensicherung durch. In den Versionen professional und premium muss der Anwender selbst auf eine regelmäßige Datensicherung achten. Um zu verhindern, dass durch versehentliches Löschen oder bei anderweitiger Beschädigung des Datenbestandes sämtliche Daten unwiderruflich verloren sind, sollten Sie das folgende doppelte Sicherungskonzept durchführen: 1. Verwenden Sie für die Datensicherung ein externes Laufwerk oder brennen die Daten regelmäßig auf eine CD oder DVD. Möglich ist auch eine Sicherung auf einen USB-Stick. 2. Legen Sie zusätzlich eine Datensicherung auf der Festplatte unter dem Verzeichnis Lexware an. Erstellen Sie mit dem Windows Explorer ein Unterverzeichnis Datensicherung, in welchem Sie eine aktuelle Gesamtsicherung speichern. Tipp Zusätzlich steht die Möglichkeit einer Datensicherung auf einem Internetlaufwerk zur Verfügung. Für diesen kostenpflichtigen Service müssen Sie sich jedoch anmelden. Die Anmeldung finden Sie unter dem Menüpfad Datei Datensicherung Datensicherung Online Center. Bei der Datensicherung werden alle Dateien in ein frei wählbares Verzeichnis kopiert und komprimiert. Das heißt, die Datensicherung sichert alle Firmen (Mandanten) mit allen Arbeitnehmern und alle bis dahin eingegebenen Stamm- und Abrechnungsdaten des gesamten laufenden Jahres und von abgerechneten Vorjahren. Dabei wird der aktuelle Stand der Daten gespeichert. In der Version financial office sichern Sie bei der Datensicherung den Datenbestand über alle drei Module buchhalter, faktura, und lohn+gehalt. Eine Sicherung nur einer Firma oder nur des Teiles von lohn+gehalt ist in den Versionen standard und plus nicht möglich. In diesen 16

19 1.3 Datensicherungen durchführen Versionen wird immer eine vollständige Datensicherung des gesamten Datenbestandes durchgeführt. In den Versionen lohn+gehalt professional und premium ist eine Firmensicherung möglich. 1 2 Abb. 3: Datensicherung durchführen 1 und Sicherungsverzeichnis 2 festlegen. Die Datensicherung lässt sich über den Menüpfad Datei Datensicherung Sicherung vornehmen. Nachdem Sie über die Schaltfläche Durchsuchen das Verzeichnis auf der Festplatte bestimmt haben, gelangen Sie im dritten Schritt des Sicherungsassistenten über die Schaltfläche Weiter in den Sicherungsdialog. Per Mausklick auf die Schaltfläche Sicherung wird anschließend der gesamte Datenbestand in das zuvor angegebene Verzeichnis in komprimierter Form gesichert. Bei der Datensicherung wird eine Datei LGvvvv_jjjjmmtt_hhmmss.zip bzw. LxOfficevvvv_jjjjmmtt_hhmmss.zip (Lexware financial office) angelegt. Dieser Dateiname beinhaltet neben dem festen Teil LG die Versionsnummer (vvvv) das Jahr, Monat und Tag sowie die sekundengenaue Systemzeit (Stunde, Minute, Sekunde). Nehmen Sie mehrmals eine Datensicherung auf das gleiche Medium oder in das gleiche Verzeichnis vor, erstellt das Lohnprogramm immer eine neue Sicherungsdatei mit fortlaufendem Datum und Uhrzeit. In den Versionen professional und premium lässt sich neben einer Gesamtsicherung auch eine Sicherung pro Firma durchführen Firmensicherung. Nach der Bestätigung des Infodialogs Hinweise zur Sicherung wird der gesamte Datenbestand bzw. 17

20 1. Ist die Software aktuell, sind die Daten sicher? die Firma gesichert. Bitte beachten Sie, dass nur bei einer bestehenden Gesamtsicherung einzelne Firmen zu einem späteren Zeitpunkt zurück gesichert werden können. Achtung Rechnen Sie mehrere Firmen mit dem Lohnprogramm bzw. Lexware financial office ab, wird bei einer Gesamtsicherung eine Datensicherung über alle Firmen durchgeführt. Wird nach dem Monatswechsel von Firma A in Firma B gewechselt, die Abrechnung erstellt und anschließend eine Gesamtsicherung durchgeführt, ist in dieser Datensicherung der Stand von Firma A nach dem Monatswechsel und von Firma B vor dem Monatswechsel enthalten. 1.4 Gesicherte Datenstände ins Programm einspielen Haben Sie den Monatswechsel versehentlich durchgeführt und stehen noch weitere Abrechnungen für den bereits abgeschlossenen Monat aus, können Sie den Monatsabschluss über eine Datenrücksicherung rückgängig machen. Eine Datensicherung bzw. Datenrücksicherung kann auch erforderlich werden, wenn die Daten auf einen neuen Computer übertragen werden sollen. Schließlich muss in der Regel eine Datenrücksicherung für den Fall eines Datenverlusts durch einen Defekt des Computers vorgenommen werden. Über den Menüpfad Datei Datensicherung Rücksicherung wird der Stand zum Zeitpunkt der letzten Datensicherung wiederhergestellt. 1 2 ausge- Abb. 4: Datenrücksicherung durchführen 1, nachdem der Speicherort 2 wählt wurde. 18

21 1.5 Datensicherung und Rücksicherung bei Rechnerwechsel Bei der Rücksicherung wird standardmäßig die Datei der letzten Datensicherung vorgeschlagen. Soll ein anderer Datenstand wiederhergestellt werden, können Sie aus der Liste der Sicherungen einen bestimmten Datenbestand auswählen. Datum und Uhrzeit der Sicherung können Sie dem Dateinamen entnehmen. In der Version Standard und plus lassen sich die Datensicherungen über die Schaltfläche Durchsuchen auswählen. In der Version premium werden alle Datensicherungen bereits in der Übersicht dargestellt. Das Symbol vor dem Datum kennzeichnet, ob es sich bei der Sicherung um eine Firmensicherung oder eine Gesamtsicherung des Datenbestandes handelt. Firmensicherungen werden mit einem Haus gekennzeichnet, der grüne Zylinder steht für eine Gesamtsicherung über alle Firmen hinweg. Achtung Bei der Rücksicherung werden alle bestehenden Daten durch die Informationen der Sicherungsdatei ersetzt. Alle zwischenzeitlich durchgeführten Ergänzungen oder Änderungen gehen verloren. Wenn Sie mehrere Firmen mit dem Programm abrechnen, wird beim Monatsabschluss bzw. bei der Datensicherung immer der aktuelle Stand über alle Firmen gesichert. Haben Sie zwischen dem Monatsabschluss und der Rücksicherung bereits andere Firmen bearbeitet, werden diese Änderungen durch die Rücksicherung überschrieben. 1.5 Datensicherung und Rücksicherung bei Rechnerwechsel Soll Lexware lohn+gehalt auf einen anderen Rechner übertragen werden, können Sie dafür die Funktion Rechnerwechsel nutzen. Über den Menüpfad Datei Rechnerwechsel Datenbestand haben Sie die Möglichkeit, eine vollständige Datensicherung mit den dakota- und ELSTER-Zertifikaten zu erstellen. Der vierstufige Sicherungsassistent führt Sie durch die vollständige Datensicherung. In der Datensicherung werden alle Firmen/Mandanten mit allen Mitarbeitern und alle abgerechneten Monaten bzw. Jahren gespeichert. In den Versionen Premium und Professional haben Sie zusätzlich die Möglichkeit einer Mandantensicherung. Auf der ersten Seite des Assistenten sollten Sie sich die Seriennummern und die Anleitung zum Umstieg ausdrucken. Im zweiten Dialog des Assistenten können Sie festlegen, ob die Zertifikate für ELSTER und dakota mit dem Datenbestand mitgesichert werden sollen. 19

22 1. Ist die Software aktuell, sind die Daten sicher? 1 2 Abb. 5: Auswahl des Datenträgers und des Verzeichnisses, in dem die Sicherung abgelegt werden soll 1. Festlegen, ob die Zertifikate für ELSTER und dakota 2 mitgesichert werden sollen. Werden die Zertifikate für die Sicherung mit ausgewählt, prüft das Programm, ob gültige Zertifikate vorhanden sind und ob diese mitgespeichert werden können. Ist der Zugriff auf die Zertifikate nicht möglich, wird im vierten Dialog Zusammenfassung eine entsprechende Meldung dargestellt. Über die Schaltfläche Informationen zur Sicherung Ihrer Zertifikate können Sie ggf. detaillierte Informationen zu Fehlern erhalten. Achtung Wie bei der Datensicherung wird in diesem Assistenten eine Sicherung über den gesamten Datenbestand erstellt. Verwenden Sie financial office, wird auch eine Sicherung über den aktuellen Stand von Lexware buchhalter und Lexware faktura+auftrag durchgeführt. Tipp Die Datensicherung sollten Sie zunächst auf der Festplatte Ihres alten Rechners speichern. Kopieren Sie diese nach dem Speichern auf einen USB-Stick oder eine CD und übertragen Sie die Datensicherung so auf den neuen Rechner. Rücksicherung der Daten und Zertifikate Bevor Sie den Datenbestand übertragen können, muss das Lohnprogramm auf dem neuen Rechner installiert sein. Es muss sich um die gleiche Programmversion handeln wie auf dem alten Rechner. Zusätzlich müssen Sie ggf. zuerst das ELSTER- 20

23 1.5 Datensicherung und Rücksicherung bei Rechnerwechsel Modul installieren bzw. über das Internet aktualisieren. Verwenden Sie für die Datenübertragung zu den Sozialversicherungen das Modul dakota, muss auf dem neuen Rechner ebenfalls bereits dakota installiert sein. dakota können Sie ggf. über die Programm-CD auf dem neuen Rechner installieren. Für die Installation des Programms ist die Seriennummer erforderlich. Diese finden Sie ggf. auf dem mitgelieferten Zertifikat oder im Programm unter? Info. Wurde auf dem neuen Rechner das Programm vollständig installiert, kann die Datensicherung ggf. mit den Zertifikaten in das Lohnprogramm zurückgesichert werden. Die Rücksicherung ist auf dem neuen Rechner über den Menüpfad Datei Rechnerwechsel Datenbestand einspielen möglich. Bei der Rücksicherung werden alle gespeicherten Firmen/Mandanten und abgerechneten Zeiträume in das neue Programm übertragen. Gegebenenfalls werden auch die gespeicherten Zertifikate in dakota und das ELSTER-Verzeichnis eingespielt. Tipp Nach dem Einspielen des dakota-zertifikats sollten Sie die Annahmestellen in dakota aktualisieren und das Zertifikat überprüfen. Die Funktionen finden Sie unter Extras dakota dakota einrichten Einstellungen bzw. Zertifikate. Abb. 6: Datenrücksicherung mit Zertifikaten durchführen. Können Zertifikate nicht zurückgesichert werden, wird eine Fehlermeldung ausgegeben. 21

24 1. Ist die Software aktuell, sind die Daten sicher? Achtung Bitte beachten Sie, dass eine Datenübertragung auf einen neuen Rechner nur innerhalb der gleichen Programmversion möglich ist. Datenübertragungen von der Standard- oder der Plus-Version auf professional oder premium oder zwischen anderen Produkten sind nicht möglich. Auf dem neuen Rechner muss auch die gleiche Programmversion sowie die gleiche ELSTER- und dakota-version wie auf dem neuen Rechner installiert sein. Konnten bei der Datensicherung auf dem alten Rechner nicht alle Daten oder Zertifikate gesichert werden, erhalten Sie bei der Rücksicherung auf dem neuen Rechner nochmals einen entsprechenden Hinweis. Wenn Sie den Assistenten weiter fortsetzen, wird zwar der Datenbestand eingespielt, jedoch müssen Sie ggf. über eine zusätzliche Sicherung auf dem alten Rechner das dakota- und/oder ELSTER-Zertifikat übertragen. 1.6 Hauptnavigation, Menü- und Symbolleisten Alle Lexware Produkte bieten Navigationsmöglichkeiten direkt über die Startseite oder über die Menüaufrufe. In der Überschriftzeile befindet sich die Menüleiste, sie beinhaltet alle Funktionsaufrufe. Die Navigation über die Menüleiste ist abhängig von der zuvor aufgerufenen Programmfunktion Abb. 7: Navigationsmöglichkeiten im Programm über die Menüleiste 1, die Hauptnavigation 2 oder über die Schaltflächen mit Mouse over Funktionen 3. 22

25 1.7 Onlinehilfen und Lexware Know-how In der Trainingsunterlage ist der Funktionsaufruf immer über den Menüpfad beschrieben (z. B. Datei Jahresübersicht öffnen). Die Schreibweise bedeutet: Aufruf des Menüpunkt Datei, darunter befindet sich ein weiterer Aufruf Jahresübersicht öffnen. Diesen Menüpunkt wählen Sie mit der linken Maustaste aus. Auf der Startseite finden Sie die Grundfunktionen, die Sie für die Erstellung der Abrechnungen bis zum Monatswechsel benötigen. Die Startseite kann modular durch weitere Funktionsaufrufe ergänzt werden. Der immer aktive Lexware scout überprüft die Eingaben und gewährleistet zusätzliche Sicherheit für die Korrektheit der Daten. 1.7 Onlinehilfen und Lexware Know-how Das Programm verfügt über umfangreiche Hilfefunktionen sowohl zu den Eingaben in den Dialogfeldern, als auch zu den Themen rund um die Lohnabrechnung. Alle Hilfen sind über die Menüfunktion?, das Fragezeichen und über (Help&News) aufrufbar Abb. 8: Aufruf der Hilfefunktionen in Lexware lohn+gehalt über die Schaltfläche Help&News 1, das Fragezeichen 2 oder über das Service Center 3. In den Dialogen des Firmenassistenten, des Mitarbeiterassistenten, in der Krankenkassen- und der Berufsgenossenschaftsverwaltung lassen sich direkte Hilfen zu den Eingabefeldern aufrufen. Klicken Sie in das Eingabefeld und drücken anschließend die Funktionstaste F1, öffnet sich ein zusätzlicher Dialog mit mehreren Stichworten 23

26 1. Ist die Software aktuell, sind die Daten sicher? zu den aktuellen Eingabefeldern. Per Mausklick auf das Stichwort wird der Hilfetext dargestellt. Über die Schaltfläche Help&News in der Kopfzeile des Dialogs lassen sich zusätzliche Onlinehilfen starten. In den Programmversionen lohn+gehalt plu sowie professional und premium stehen zusätzliche Hilfen rund um den Themenbereich Lohnabrechnung zur Verfügung. Über die Schaltfläche Service Center lässt sich die Onlinehilfe starten. Die Option Wissen bietet zu zahlreichen Themen der Lohnabrechnung inhaltliches Know-how. Die Hilfethemen sind nur über einen Internet Zugang verfügbar. Per Mausklick auf die Wissensthemen Entgeltabrechung, Betriebsprüfung, Unterbrechung, Reisekosten oder Pfändung können Sie gezielt in die Hilfethemen einsteigen und weiter navigieren. Übung 1. Überprüfen Sie Ihre Einstellungen im Modul Lexware Info Service. 2. Führen Sie eine Datensicherung durch. Legen Sie zuvor auf der Festplatte des Computers im Verzeichnis c:\lexware einen neuen Ordner Datensicherung Lexware an. Lösung Lösung 1 Klicken Sie auf die grüne Weltkugel in Ihrer Taskleiste oder gehen Sie über den Menüpfad? Lexware Info Service. Ist der Dialog des Info Service geöffnet, finden Sie als unterste Schaltfläche die Einstellungen. Lösung 2 Den Ordner zur Datensicherung können Sie erstellen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Windows Start Button klicken und die Option Explorer auswählen. Klicken Sie im Explorer-Fenster doppelt auf den Laufwerksbuchstaben c:\ und anschließend auf den Ordner Lexware. Klicken Sie mit der rechten Maustaste im linken Fenster und wählen die Option Neu. Legen Sie das Verzeichnis mit dem Namen Datensicherung Lexware an. Starten Sie Lexware lohn+gehalt und wählen die Option Datensicherung über den Menüpfad Datei Datensicherung Sicherung. Wählen Sie den neu angelegten Ordner über die Schaltfläche Durchsuchen. Bestätigen Sie die Auswahl mit OK und starten die Datensicherung über die Schaltfläche Weiter. 24

27 1.7 Onlinehilfen und Lexware Know-how Abb. 9: Nach dem Start der Datensicherung kann über die Schaltfläche Durchsuchen 1 das Verzeichnis Lexware ausgewählt werden 2. Über die Schaltfläche Neuen Ordner erstellen 3 wird das Verzeichnis für die Datensicherung festgelegt. 25

28 26 1. Ist die Software aktuell, sind die Daten sicher?

29 2. Eine neue Firma anlegen Für die Lohnabrechnung werden zahlreiche firmenbezogene Daten wie beispielsweise die Bankverbindung, die Steuernummer oder die Betriebsnummer benötigt. Mithilfe des Firmenassistenten können im Lohnprogramm alle benötigten Daten in neun Dialogen vollständig eingegeben werden. Für den Zahlungsverkehr an Mitarbeiter, Finanzverwaltung und Krankenkassen wird der Firma eine Bankverbindung zugeordnet. Über die Zuweisung des Finanzkontenrahmens lassen sich aus der Lohnabrechnung Buchungslisten für die Finanzbuchhaltung erstellen oder die Abrechnungsdaten direkt in der Finanzbuchhaltung buchen (financal office). In allen Lexware Lohnprogrammen können mehrere Firmen verwaltet werden. Das Programm wird mit einer Musterfirma ausgeliefert, die sich für Übungen oder für die Simulation von schwierigen Abrechnungsfällen eignet. Für die Übungen dieser Trainingsunterlage legen Sie bitte eine eigene Firma neu an. In drei Schritten lassen sich die wichtigsten Angaben erfassen. 2.1 Wichtige Daten für die Meldungen an die Finanzverwaltung Wichtige Daten für die Meldungen an die Sozialversicherungsträger Eine oder mehrere Bankverbindungen im Firmenstamm hinterlegen Den Kontenrahmen für Buchungen in die Finanzbuchhaltung festlegen Eine Testfirma anlegen Das Reporting für Firmendaten 39

30 2. Eine neue Firma anlegen 2.1 Wichtige Daten für die Meldungen an die Finanzverwaltung Beim erstmaligen Programmstart fordert Sie Lexware lohn+gehalt zur Eingabe der Firmendaten wie z. B. Bankverbindung, Steuernummer oder Betriebsnummer des Unternehmens auf. Der Firmenassistent führt Sie Schritt für Schritt durch die notwendigen Angaben. In allen Lexware Lohnprogrammen können mehrere Firmen verwaltet werden. Neue Firmen können Sie über den Menüpfad Datei Neu Firma anlegen. Geben Sie zunächst den Namen und die Adresse der Firma ein und wählen Sie dann das Bundesland aus, in dem die Firma ihren Hauptsitz hat. Bestehen Niederlassungen in anderen Bundesländern, ist das Bundesland zu wählen, in dem die Lohnabrechnung für das Unternehmen erfolgt. Diese Angabe hat Bedeutung für die Berechnung der Kirchensteuer und von Pauschalsteuern. Erfassen Sie eine Bankverbindung, von der zukünftige Zahlungen an die Mitarbeiter erfolgen sollen. Die Angaben zu IBAN und BIC sind zwingend erforderlich. Nach Eingabe der Kontonummer und der Bankleitzahl können diese über die Schaltfläche IBAN+BIC generieren automatisch vom Programm erzeugt werden. Über die Schaltfläche Weiter gelangen Sie zur Erfassung der Finanzamtsdaten Abb. 1: Erfassen der Finanzamtsnummer 1, der Steuernummer 2 Adresse 3 des Unternehmens. und der Mail- Zunächst erfassen Sie die Kennnummer des zuständigen lokalen Finanzamts. Die vierstellige Finanzamtsnummer müssen Sie ggf. bei Ihrem Finanzamt erfragen. Über 28