Leitfaden zur Schulung

Transkript

1 AWO Ortsverein Sehnde Reiner Luck Straße des Großen Freien 5 awo-sehnde.de PC Verwaltung für Vereine Leitfaden zur Schulung Inhalt Sortieren nach Geburtsdaten... 2 Sortieren nach Ort, Nachname, Vorname... 3 Filtern nach Männer aus Sehnde... 4 Sortieren für Geburtstagsliste... 5 Wenn Abfrage... 7 Rechnen mit Datum... 8 Tabellen Drucken... 9 Serienbrief Seite 1

2 Datei Adressen_RAW Hinweis: die Daten dieser Datei sind aus einer Originaldatei bunt zusammengewürfelt worden und stellen keinen Bezug zur Realität dar! 1. Übung Sortieren nach Geburtsdatum Menüzeile Daten Sortieren darauf achten, dass der gesamte Bereich (blau) markiert ist Registerelement Optionen anklicken Bereich enthält Spaltenbeschriftungen Registerelement Sortierkriterien anklicken Geburtsdatum anklicken Aufsteigend der Älteste wird zuerst angezeigt anschließend OK Seite 2

3 2. Übung Sortieren nach Ort, innerhalb des Ortes nach Nachname, dann Vorname Vorbereiten wie Übung 1 Eingabe von 3 Sortierkriterien Seite 3

4 3. Übung Filtern: zeige nur Männer (Geschlecht = 1) aus Sehnde an Menüzeile Daten Filter AutoFilter Alle Spaltenbeschriftungen haben rechts ein Einstellfenster Ort anklicken, Sehnde auswählen Geschlecht anklicken, 1 für männlich auswählen Das Zeichen für das Einstellfenster bei Ort und Geschlecht hat einen Hinweis auf aktive Einstellung rechts unten Seite 4

5 4. Übung Seite 5 Sortieren für Geburtstagsliste Eine Geburtstagsliste muss nach Tag und Monat sortiert sein. Hierfür müssen in der Tabelle zwei neue Spalten eingerichtet werden. Es werden zwei freie Spalten vor der Spalte Geburtsdatum eingefügt und mit Tag und Monat beschriftet. So gehts: Spalte Geburtsdatum markieren und über Einfügen Spalten zwei Spalten einfügen. Werden die Spalten am Ende der Tabelle eingefügt, übernimmt das Programm die Formatierung der letzten Spalte und das Ergebnis (der Tag des Geburtsdatums) wird als Währung in Euro ausgegeben. Den Tag errechnet das Programm aus dem Feld Geburtsdatum (Adresse: H2) Dafür wird die Formel wie folgt eingegeben: =Tag(H2) Das Feld zeigt jetzt den Tag 13 aus dem Geburtsdatum an. Die Formel wird in die weiteren Felder übertragen, indem der Mauszeiger genau auf die untere rechte Ecke des Feldes gesetzt wird und mit gedrückter Maustaste nach unten gezogen wird.

6 Feld Monat errechnen lassen Formel im Feld Monat: =Monat(H2) anschließend auch hier die Formel bis zum Ende ziehen letzter Schritt: Sortierung der Tabelle Vorbereitung wie bei Übung 1, Sortierkriterien einstellen wie abgebildet nach Monat, Tag, Nachname Ergebnis: Tabelle sortiert nach Geburtstagen. Seite 6

7 5. Übung Feld ANREDE einfügen Seite 7 die beliebte WENN Abfrage Damit Serienbriefe mit korrekter Anrede ausgedruckt werden können, muss das Feld Anrede aufgebaut werden. Dazu wird die Formel WENN benutzt. Neue Spalte Anrede vor der Spalte PLZ einfügen. Formel beginnt mit: =Wenn( Die Hilfestellung zeigt die Syntax der kompletten Formel leicht verständlich übersetzt: =wenn(frage;ja;nein) WICHTIG: keine Leerstellen in der Formel, auf Klammer auf ( und Klammer zu ) achten, Trennung mit Semikolon ;)! Übersetzt heißt die Formel: =Wenn ( J2 = 1 ; Sehr geehrter Herr ; Sehr geehrte Frau ) im Feld Geschlecht J2 eine 1 für männlich steht setze im JA-Fall den Wert Sehr geehrter Herr in das Feld sonst setze im NEIN-Fall den Wert Sehr geehrte Frau in das Feld Die Textangabe Sehr geehrt... wird in der Formel in Hochkomma gesetzt, da es sich um Text und nicht um Zahlen handelt. Fertige Tabelle nach kopieren in die weiteren Felder:

8 6. Übung Seite 8 Termin einfügen Wir wollen im Serienbrief einen Termin von 14 Tagen ab Druckdatum setzen, bis zu dem eine Zusage erwartet wird. Neue Spalte, Überschrift Termin Inhalt: Funktion =heute() Eingabe Ergebnis Die Spalte davor (BETRAG) ist für Währung formatiert, die nächste Spalte übernimmt die Formatierung. Das Feld anklicken, rechte Maustaste, Datum und Datumsformat wählen. Anschließend erscheint das Tagesdatum im richtigen Format. Das Zahlungsziel (gerechnet vom Tagesdatum) um 14 Tage verlängern Eintrag im Anzeigefeld, nicht in der Tabelle! Anschließend kopieren in die weiteren Felder. Zum Vergleich beim Nachmachen: denkt dran, dass beim Erstellen dieses Blattes das Tagesdatum auf dem stand!

9 Drucken Calc bietet viele Möglichkeiten, Ausdrucke zu gestalten. Hier ist eine Standarttabelle abgebildet. Der Standardausdruck würde folgendes Bild ergeben Seite 9

10 Gestaltung in der Tabelle Überschriften einfügen Zeile markieren, über der eine neue Zeile eingefügt werden soll Menüzeile Einfügen/Zeilen klicken Neue Zeile (1) ist eingefügt Überschrift Zellen verbinden, Text eingeben, zentrieren, Zelle A1 bis E1 mit Maus markieren, auf Symbol Zellen verbinden klicken rote Markierung: Spaltenbreite vergrößern, Buchstabengröße ändern Zelle zentrieren Überschrift eingeben Seite 10

11 Seite 11 Weitere Gestaltungsmöglichkeiten Es können Überschriften eingegeben werden, die auf jeder Seite wiederholt werden (Datum, Seitenzähler, usw...) Seiteneinstellung Quer- oder Hochformat und viele weitere Möglichkeiten Seitenansicht klicken Einstellungsmöglichkeiten mit dem oberen Einsteller kann die Ausgabe auf dem Blatt (späteren Ausdruck) vergrößert oder verkleinert werden! mit dem unteren Einsteller kann die Darstellung auf dem Bildschirm vergrößert oder verkleinert werden. Das hat keine Auswirkung auf den späteren Ausdruck! Klick auf Seitenformat Klick auf Seite Auswahl Papierformat und Ausrichtung Hochformat Querformat

12 Auswahl Kopfzeile, Kopfzeile einschalten Bearbeiten Es öffnet sich das Bearbeitungsfenster In die Bereiche Linker, Mittlerer und klicken und die Angaben eingeben. In den Bereich Rechter klicken und das Symbol für Datum anklicken, es erscheint das aktuelle Datum. Auswahl Tabelle Klicken auf Tabellengitter Eingabe mit OK abschließen Das Bearbeitungsfenster schließt sich, Anzeige der Liste. Seite 12

13 Ränder bearbeiten: auf Ränder klicken, die gestrichelten Linien können mit der Maus verschoben werden. Anzeigebild verlassen: klicken auf Seitenansicht schließen Es wird wieder die Tabelle angezeigt Nur in der Tabelle lassen sich die Daten/Zahlenwerte ändern. In der Seitenansicht kann die Form der Tabelle geändert werden. Bis der gewünschte Ausdruck angezeigt wird muss man öfter zwischen den Ansichten wechseln um Korrekturen vorzunehmen. Seite 13

14 Ausdrucken Vor dem Ausdrucken in die Seitenansicht wechseln Seiten vorwärts oder rückwärts zur Ansicht blättern Anzahl der Seiten feststellen Menüleiste Datei, dann auf Drucken klicken. Es eröffnet sich das Bearbeitungsfenster Auf Drucken klicken und los geht s! Seite 14

15 Seite 15 Serienbrief Aus allen Datensätzen der Datei Adressen soll jeweils ein Brief erstellt werden mit der persönlichen Adresse und persönlichen Angaben aus der Datei (Serienbrief). Die Vorgehensweise zur Erstellung eines Serienbriefes in Open Office (Writer) unterscheidet sich erheblich von der Vorgehensweise in Microsoft Office (Word). Auch in Open Office gibt es unter Extras einen Punkt Serienbrief-Assistent. Meine dringende Empfehlung: NICHT BENUTZEN, außer Frust kommt nichts heraus. Der manuelle Weg führt schneller zum Ziel. Brief anlegen Zunächst wird als neues Dokument der Brief mit Absender und Text erzeugt. Das Feld für die Anschrift wird freigelassen. Verbindung mit Adressdatei Der Brief muss mit der Adressdatei (Tabelle) verbunden werden. Es können auch xls-dateien aus EXCEL verarbeitet werden. Menüzeile Einfügen Feldbefehl Andere

16 Über Durchsuchen die richtige Datei zuordnen Seriendruck-Feld wählen Tabelle öffnen Feld für Feld: Cursor positionieren, Feld auswählen, Einfügen. Seite 16

17 Der aufbereitete Brief mit den Feldern als Platzhalter Als nächstes wird der Menüpunkt Drucken aufgerufen. Da der Brief mit einer Tabelle verbunden ist, erscheint folgende Abfrage. Antwort: JA Seite 17

18 Im nächsten Fenster auf Datei klicken (Empfehlung)! Wenn Fehler im Serienbrief sind, können diese noch ohne verdrucktes Papier berichtigt werden. Mit OK möchte das Programm wissen, unter welchem Datei-Namen der Serienbrief abgelegt werden soll. Es wird für jeden Datensatz eine Seite angelegt. Der erstellte Serienbrief ist dann wie jede andere Datei zu öffnen und kann ausgedruckt werden. Seite 18