Der Kopf ist rund, damit das Denken die Richtung ändern kann. Mit Change Management zu Qualitätsmanagement

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1 Der Kopf ist rund, damit das Denken die Richtung ändern kann. Mit Change Management zu Qualitätsmanagement Prof. Dr. Ute von Lojewski, Präsidentin Dr. Annika Boentert, QM-Koordinatorin HRK, Heinz-Nixdorf-Stiftung, Stifterverband für die Deutsche Wissenschaft Berlin,

2 Agenda 1. Kurzportrait: Fachhochschule Münster 2. QM-Projekte als Change Management-Prozess 3. Phasen des Change Managements 4. Drei kritische Erfolgsfaktoren 2 von 16 Prof. Dr. Ute von Lojewski, Dr. Annika Boentert Mit Change Management zu Qualitätsmanagement

3 1. Kurzportrait Die Fachhochschule Münster 9800 Studierende 220 Professorinnen und Professoren 570 Beschäftigte 60 Bachelor- und Master-Programme, 12 Fachbereiche, 3 ZWE Fächervielfalt plus Lehrerbildung, duale Angebote, Promotionen 11 Mio. Drittmittel, knapp 50 % aus der Wirtschaft Bis 2009: 100% Programmakkreditierung 2008/09: Projekt Qualität bewegt (Stifterverband) Mai 2010: Zulassung zur Systemakkreditierung 3 von 16 Prof. Dr. Ute von Lojewski, Dr. Annika Boentert Mit Change Management zu Qualitätsmanagement

4 2. QM-Projekte als Change-Management-Prozess 2.1 Projektziele und Ausgangslage Zielvereinbarungen Berichtswesen Entwicklungsplanung Academic Scorecard QM-Jahresgespräch Modul 1: Klare Ziele Prozessoptimierung Programmakkreditierung Forschungsevaluation Kollegiale Beratung, Beiräte Modul 4: Nachhaltige Wirkung Lehrevaluationen Modul 3: Kritische Fragen Hochschuldidaktik Modul 2: Optimale Prozesse OE und PE Prozessportal FINDUS 4 von 16 Prof. Dr. Ute von Lojewski, Dr. Annika Boentert Mit Change Management zu Qualitätsmanagement

5 2. QM-Projekte als Change-Management-Prozess 2.2 Ausgangslage Bekannte Anforderungen Erworbene Kompetenz Gewisse Macht Programmakkreditierung Forschungsevaluation Sicherheit OE und PE Hochschuldidaktik Lehrevaluationen Prozessoptimierung Zielvereinbarungen Berichtswesen Entwicklungsplanung 5 von 16 Prof. Dr. Ute von Lojewski, Dr. Annika Boentert Mit Change Management zu Qualitätsmanagement

6 2. QM-Projekte als Change-Management-Prozess 2.3 Auswirkungen für das Individuum Neue Anforderungen Entwertete Kompetenzen Umverteilte Macht Unsicherheit, Angst Bekannte Anforderungen Erworbene Kompetenz Gewisse Macht Sicherheit Neuland (QM-System) 6 von 16 Prof. Dr. Ute von Lojewski, Dr. Annika Boentert Mit Change Management zu Qualitätsmanagement

7 2. QM-Projekte als Change-Management-Prozess 2.4 Definition Definition Change-Management Strategie des geplanten und systematischen Wandels, der durch die Beeinflussung von Organisationsstruktur, Unternehmenskultur und individuellem Verhalten zu Stande kommt, und zwar unter größtmöglicher Beteiligung der betroffenen Arbeitnehmer. Charakterisierung QM-Projekt Ziel jedes Projekts z.b. neue Gremien, neue Zuständigkeiten z.b. Bewusstsein für Qualitätsfragen wecken z.b. Nutzung von Prozessportalen? Herausforderung 7 von 16 Prof. Dr. Ute von Lojewski, Dr. Annika Boentert Mit Change Management zu Qualitätsmanagement

8 3. Phasen des Change Managements 3.1 Schockphase Akzeptanz 1. Schock vermeiden Frühzeitige und wiederholte Information Abgestufte Veränderungen Moderates Veränderungstempo Widerstand Schock Zeit 8 von 16 Prof. Dr. Ute von Lojewski, Dr. Annika Boentert Mit Change Management zu Qualitätsmanagement

9 3. Phasen des Change Managements 3.2 Abwehrphase Akzeptanz 2. Widerständen vorbeugen, auf Abwehr reagieren Einflussreiche Verbündete suchen Für Transparenz sorgen Betroffene beteiligen Widerstand Abwehr Zeit 9 von 16 Prof. Dr. Ute von Lojewski, Dr. Annika Boentert Mit Change Management zu Qualitätsmanagement

10 3. Phasen des Change Managements 3.3 Neugier- und Testphase Akzeptanz 3. Spürbaren Nutzen bieten und kommunizieren für Neuerungen werben Ausprobieren ermöglichen Ausprobieren Neugier Widerstand Zeit 10 von 16 Prof. Dr. Ute von Lojewski, Dr. Annika Boentert Mit Change Management zu Qualitätsmanagement

11 3. Phasen des Change Managements 3.4 Gewöhnungs- und Akzeptanzphase Akzeptanz 4. Zeit für Anpassung bieten Nicht zu viel zu schnell ändern, aber: Schnell auf Fehler reagieren Für Nachhaltigkeit sorgen Gewöhnen Akzeptieren Widerstand Zeit 11 von 16 Prof. Dr. Ute von Lojewski, Dr. Annika Boentert Mit Change Management zu Qualitätsmanagement

12 4. Kritische Erfolgsfaktoren 4.1 Übersicht 1. Sorgfältig kommunizieren, angemessen beteiligen 2. Spürbaren Nutzen und 3. ausreichende Ressourcen bieten Neuland (QM-System) 12 von 16 Prof. Dr. Ute von Lojewski, Dr. Annika Boentert Mit Change Management zu Qualitätsmanagement

13 4. Kritische Erfolgsfaktoren 4.2 Kommunikation und Beteiligung (1) Betroffene identifizieren Hochschulleitung Leitung der Dezernate und Fachbereiche/Fakultäten QM-Beauftragte, evtl. Evaluations-Beauftragte, Studiendekane Bisher zuständige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter angrenzender Themenbereiche Hochschulgremien: Senat, evtl. Hochschulrat Personalräte für wissenschaftliches und nicht-wissenschaftliches Personal Lehrende Studierende, AStA (2) Strukturelle Voraussetzungen schaffen Klare QM-Strukturen (u.a. Verwaltung, Stabsstellen, Projektteam) Dezentrale Ansprechpartner Hochschulweite Foren für kontinuierlichen Austausch Prozessbezogene, befristete Arbeitsgruppen (3) Gezielt informieren und beraten Kick-Off-Veranstaltungen Persönliche Beratung mit Betroffenen, Schulungsangebote Austausch mit Experten Information im Internet QM-Marketing (z.b. Quiz) 13 von 16 Prof. Dr. Ute von Lojewski, Dr. Annika Boentert Mit Change Management zu Qualitätsmanagement

14 4. Kritische Erfolgsfaktoren 4.3 Spürbarer Nutzen (1) Leichtere Reakkreditierung Mainz und Münster: gezielte Datenerhebung (u.a. Anpassung der Absolventenbefragung) (2) Schnelles Auffinden von Informationen Fulda und Münster: z.b. EDV-gestütztes Prozessportal mit Verlinkung zu Arbeitshilfen, Checklisten, Formularen etc. Münster: Kennzahlenkatalog Mainz: schnelle Information über steuerungsrelevante Daten durch Cockpit (3) Schnellere Einarbeitung Münster: Vernetzung über Expertenforen, Neuberufenentreffen Braunschweig: angedachte Begrüßungsbroschüre für neue Beschäftigte 14 von 16 Prof. Dr. Ute von Lojewski, Dr. Annika Boentert Mit Change Management zu Qualitätsmanagement

15 4. Kritische Erfolgsfaktoren 4.4 Ausreichende Ressourcen (1) Finanzen Für Personal: Konzeption und Koordination Evaluationen inkl. Lehrveranstaltungskritik, Eingangserhebungen, Absolventenbefragungen Prozessanalyse und -optimierung Erhebung und Auswertung von Kennzahlen, ggf. Schnittstellenprogrammierung Für Technische Ausstattung: EDV (Prozessoptimierung, Data Warehouse) (2) Zeit Überzeugungsarbeit Umsetzung Gewöhnung Kontinuierliche Pflege 15 von 16 Prof. Dr. Ute von Lojewski, Dr. Annika Boentert Mit Change Management zu Qualitätsmanagement

16 Vielen Dank für Ihr Interesse! Prof. Dr. Ute von Lojewski Dr. Annika Boentert Fachhochschule Münster Hüfferstraße Münster 16 von 16 Prof. Dr. Ute von Lojewski, Dr. Annika Boentert Mit Change Management zu Qualitätsmanagement