OPTIMIERUNG DES DIENSTREISEWESENS DER ÖFFENTLICHEN VERWALTUNG

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1 OPTIMIERUNG DES DIENSTREISEWESENS DER ÖFFENTLICHEN VERWALTUNG Reorganisation von Prozessen im Business Travel Management nach privatwirtschaftlichem Vorbild Kai Schmidt, MBA FH-Worms

2 Privatwirtschaftliches Vorbild I Auf der Suche Online Buchung Kreditkarte Reiserichtlinie Reisebüro Leistungsträger Travel Solutions Best Practice Business Travel Seite 2

3 Privatwirtschaftliches Vorbild II Erste Erkenntnisse Schwerpunkt der Tätigkeiten im Business Travel Management liegt in der Wahrnehmung von Unternehmer- bzw. Leitungsaufgaben Business Travel Management ist Chefsache in der Erstellung von Reiserichtlinien und der Abrechnung von Reisekosten in der Kontrolle der Reisekosten und wirtschaftliche Beurteilung der Reiseplanung in der Beschaffung von Reisedienstleistungen in der Bereitstellung von Transportleistungen und wird deshalb zugeordnet zu Unternehmensleitung/Geschäftsführung Personalbereich-/Abteilung Finanzen/Controlling Einkauf/Beschaffung Logistik / Fuhrpark Quelle: Eigene Darstellung Seite 3

4 Privatwirtschaftliches Vorbild III Organisation ist alles wie auch immer Seite 4

5 Privatwirtschaftliches Vorbild IV Das Genie beherrscht das Chaos Seite 5

6 Lösung braucht Methode Ausgangslage Problemstellung? Lösungen nach privatwirtschaftlichem Vorbild Option 1: Auswahl einer Lösung und Beweisführung! Option 2: Modellentwicklung als Folge der Analyse und Bewertung der Ausgangslage Quelle: Eigene Darstellung Seite 6

7 Jetzt kommt Licht ins Dunkel Strategische Gestaltung Ausgestaltung der Dienstleistungsorganisation Dienstleistung Business Travel Travel Solutions Best Practice Prozessmanagement Organisationsmanagement Dienstleistungsmanagement Dienstleistungsmarketing Seite 7

8 Mit Methode zur Lösung I II III IV v IST Analyse Datenerhebung Dienstreisewesen Prozess- und Organisationsanalyse Unternehmensstrategie Marktform Steuerung Organisation Wertschöpfung Wettbewerb Leistungsprogramm Strategische Gestaltungsempfehlung Identifizierung Kundenanforderungen Marktanalyse Best Practice -Ansätze Ausgestaltungsempfehlung Produkt / Leistung Nutzerschnittstelle Leistungsprozesse Steuerungsprozesse Personal Organisation Infrastruktur Finanzen Service Modell Betriebsspezifikation (Detailausplanung) Produkt / Leistung Nutzerschnittstelle Leistungsprozesse Steuerungsprozesse Personal Organisation Infrastruktur Finanzen Implementierung Prozessorganisation Start Dienstleistungserstellung Entwicklungsrichtung Nachfrage Angebot Prozess Organisation Service Design I Service Design II Rahmenbedingungen + Zielvorgabe + Aufgaben + Ressourcen Begleitende Erfolgskontrolle / Kontinuierlicher Verbesserungsprozess Quelle: Eigene Darstellung Seite 8

9 die sich sehen lassen kann Bundeswehr OrgB OrgB OrgB Heer Marine Shared Services Center KompZ TM Bw RST A RST B RST C Seite 9

10 Das neue Dienstreisewesen im Detail Shared Services Center nach Industriestandard Teamstrukturen mit Integration des Reisebüropartners Weitgehender Verantwortungs- und Zuständigkeitsbereich Standardisierte und weitestgehend automatisierte Prozesse Rollen- und Kompetenzmodell für Personaleinsatz sowie Aus- und Fortbildung Einsatz moderner Contact Center IT Umfassende IT-Unterstützung der Prozesse Integration der Reiseplanung, Online Buchung und Reisekostenabrechnung in die Service Center IT mit Workflow - und Workforce Management Zusammenführung der operativen und dispositiven Aufgaben des Business Travel Managements Seite 10

11 Auswirkung der Reorganisationsmaßnahmen Zielsetzung Reduktion der direkten Reisekosten Reduktion der indirekten Reisekosten Schaffen von Datentransparenz Ausgangslage ca. 150 Mio. p.a. Kein strukturierter Einkauf Vielzahl von Anbietern 742 Mitarbeiter in 150 Dienststellen uneinheitliche Prozesse / Keine IT- Unterstützung Keine verlässliche Information zu Daten des Dienstreisewesens Shared Services Center Dienstreisewesen ca. 139 Mio. p.a. Strukturierter Einkauf Kernlieferanten ca. 340 Mitarbeiter in einem Shared Service Center mit standardisierten Prozessen und voller IT-Unterstützung Volle Datentransparenz durch IT- Unterstützung und Data Warehouse Verbesserung des Services für den Reisenden Vereinfachung von Richtlinien und Regelungen Verwaltung der Reisen ohne Kundenorientierung Komplexes Regelwerk Kundenorientierter Dienstleistungsservice Service Level Agreements Leistungsprogramm Einheitliches und gestrafftes Regelwerk unter Berücksichtigung der Rahmenbedingungen Generierte jährliche Einsparung für den Verteidigungshaushalt ca. 16 Mio. p.a. Seite 11